Другое · 10 мин
Как произвести выплату заработной платы в 1С
Как правильно выплатить зарплату в 1С: ведомости, выплата через банк и кассу, перечисление НДФЛ, проверка результата и типичные ошибки бухгалтера.
Выплата заработной платы в 1С — завершающий этап расчёта с персоналом, который зависит от того, какая конфигурация используется: 1С:ЗУП или 1С:Бухгалтерия. В обоих случаях логика одинакова: сначала начисляется зарплата и рассчитываются удержания, затем оформляется ведомость на выплату, после чего деньги перечисляются через банк или выдаются из кассы. Ошибка на любом этапе приводит к расхождениям в учёте, неверному НДФЛ или долгам перед сотрудниками.
Ниже разобран порядок действий для двух основных сценариев — выплата на банковские карты (зарплатный проект или обычный перевод) и выдача наличными через кассу. Отдельно рассмотрены уплата НДФЛ, проверка результата и типичные ошибки, которые чаще всего встречаются у бухгалтеров при закрытии месяца.
Инструкция ориентирована на актуальные версии 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 и 1С:Бухгалтерия 8.3. Названия пунктов меню могут незначительно отличаться в зависимости от релиза, но общий принцип сохраняется.
Подготовка: что должно быть сделано до выплаты
Перед формированием ведомости убедитесь, что в программе завершены все кадровые и расчётные операции месяца. Все сотрудники должны быть приняты на работу, отражены отпуска, больничные, увольнения и отсутствия. Если какой-то документ не введён, сумма к выплате будет неверной.
Далее должен быть проведён документ «Начисление зарплаты и взносов» (в 1С:ЗУП) или «Начисление зарплаты» (в 1С:Бухгалтерии). Проверьте, что у всех сотрудников рассчитан НДФЛ и страховые взносы, а итоговая сумма «к выплате» соответствует ожиданиям. Для контроля используйте отчёт «Расчётный листок» или свод начислений.
Если выплата идёт через зарплатный проект, у каждого сотрудника в карточке должны быть заполнены данные лицевого счёта: банк, номер счёта. Отсутствие этих данных — частая причина того, что сотрудник не попадает в ведомость или реестр возвращается банком с ошибкой.
Что проверить перед выплатой
Документ проведён, суммы к выплате заполнены
Есть сотрудники без начислений или с пустым НДФЛ
У всех сотрудников указан банк и номер счёта
Пустые поля банковских реквизитов
Алименты и прочие удержания рассчитаны
Исполнительные листы введены, но не учтены в расчёте
Выплата зарплаты через банк в 1С:ЗУП
Перейдите в раздел «Выплаты» и выберите «Ведомости в банк». Создайте новый документ, укажите организацию, месяц выплаты и дату платежа. По кнопке «Заполнить» программа подберёт всех сотрудников с невыплаченными суммами за выбранный период. Проверьте состав табличной части: при необходимости сотрудника можно удалить или добавить вручную.
В поле «Зарплатный проект» выберите действующий договор с банком — тогда ведомость сформирует реестр для выгрузки. Если зарплатного проекта нет, выплата оформляется как обычный перевод на карты, и реквизиты счетов подставляются из карточек сотрудников. После проверки проведите документ.
Для зарплатного проекта следующий шаг — выгрузка реестра в банк. Это делается либо через обмен электронными документами (если настроен прямой обмен), либо выгрузкой файла, который загружается в клиент-банк. Формат файла зависит от банка и настраивается в параметрах зарплатного проекта.
- 1Проведите «Начисление зарплаты и взносов» за месяц
- 2Создайте «Ведомость в банк» в разделе «Выплаты»
- 3Заполните ведомость автоматически и проверьте суммы
- 4Проведите документ и сформируйте реестр для банка
- 5Выгрузите файл в клиент-банк или отправьте по прямому обмену
- 6Сверьте подтверждение банка с суммой ведомости
Выплата зарплаты через кассу
Выдача наличными оформляется документом «Ведомость в кассу» в том же разделе «Выплаты». Порядок заполнения аналогичен: месяц, дата, кнопка «Заполнить». Сумма ведомости должна совпадать с наличными деньгами, которые планируется выдать.
В 1С:Бухгалтерии после проведения ведомости на её основании создаётся «Расходный кассовый ордер» — именно он формирует проводку по счёту 70 и списывает деньги с кассы. В 1С:ЗУП кассовые документы не создаются, так как программа ведёт только расчётный учёт; проводки формируются при синхронизации с бухгалтерской программой.
Если часть сотрудников не получила деньги в срок, оформляется депонирование. В 1С для этого в ведомости отмечаются невыплаченные строки, и суммы переводятся на депонент. Выплата депонированной зарплаты позже оформляется отдельной ведомостью по конкретному сотруднику.
Выплата зарплаты в 1С:Бухгалтерия 8.3
В 1С:Бухгалтерии ведомости находятся в разделе «Зарплата и кадры» — «Ведомости в банк» или «Ведомости в кассу». Логика та же, что в ЗУП: создаёте документ, указываете месяц начисления, заполняете автоматически. Программа подтянет задолженность по счёту 70 на конец месяца.
При выплате через банк следующий шаг — «Платёжное поручение» в разделе «Банк и касса». На общую сумму ведомости формируется одно поручение (при зарплатном проекте — с приложением реестра) либо отдельные поручения по каждому сотруднику при переводах на карты разных банков. После оплаты загрузите выписку из банка — документ «Списание с расчётного счёта» закроет задолженность.
Контрольный признак корректной выплаты — нулевое сальдо по счёту 70 в разрезе сотрудников за выплаченный месяц. Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 70 с субконто «Сотрудники»: остатки должны соответствовать только тем суммам, которые ещё не выплачены осознанно.
Перечисление НДФЛ после выплаты
НДФЛ удерживается в момент выплаты дохода, поэтому сумма налога фиксируется при проведении ведомости. Перечисляется налог отдельным платёжным поручением на единый налоговый счёт. В 1С:Бухгалтерии платёжку удобно создавать на основании ведомости или через помощник уплаты налогов.
Проверьте, что сумма НДФЛ в платёжном поручении совпадает с удержанным налогом по ведомостям за период. Для контроля используйте отчёт «Анализ НДФЛ» в ЗУП или регистры налогового учёта в Бухгалтерии. Расхождения между удержанным и перечисленным налогом — прямой путь к требованиям из налоговой инспекции.
Страховые взносы перечисляются отдельно и не привязаны к дате выплаты зарплаты — срок уплаты определяется по итогам месяца начисления. Не смешивайте эти платежи в одной платёжке.
Проверка результата и сверка
После проведения всех документов выполните сверку по трём направлениям. Первое — сумма ведомостей совпадает с фактически списанными банком деньгами (по выписке) или выданными из кассы. Второе — сальдо по счёту 70 соответствует реальной задолженности перед персоналом. Третье — удержанный НДФЛ по ведомостям равен перечисленному налогу.
В 1С:ЗУП удобно использовать отчёты «Задолженность по зарплате» и «Расчётные листки»: они показывают, кому и сколько осталось выплатить. В Бухгалтерии — ОСВ по счету 70 и анализ счёта 68.01 по НДФЛ.
Если обмен между ЗУП и Бухгалтерией настроен, проверьте, что отражение зарплаты в учёте прошло без ошибок и суммы в обеих программах совпадают. Расхождения чаще всего возникают из-за непроведённых документов синхронизации или разных дат выплаты.
Особые ситуации
Выплата аванса
Аванс (зарплата за первую половину месяца) оформляется той же ведомостью, но с переключателем «Выплата» в положение «Аванс». Сумма либо рассчитывается по фактически отработанному времени, либо задаётся фиксированным процентом — зависит от настроек учётной политики. НДФЛ с аванса в текущем порядке удерживается при выплате.
Выплата при увольнении
Расчёт при увольнении выплачивается в день увольнения отдельной ведомостью. Сначала проводится документ «Увольнение», который рассчитывает компенсацию отпуска и окончательный расчёт, затем на эту сумму создаётся ведомость. Просрочка выплаты влечёт обязанность уплатить компенсацию за задержку.
Выплата в межрасчётный период
Отпускные, материальная помощь и премии выплачиваются ведомостями с соответствующим видом выплаты. Для отпускных важен срок: оплата производится не позднее чем за три дня до начала отпуска, поэтому дата ведомости должна это учитывать.
Что важно запомнить
Схема выплаты одинакова во всех конфигурациях: начисление → ведомость → платёжный документ → перечисление НДФЛ → сверка. Контролируйте дату ведомости, совпадение сумм с выпиской и сальдо по счёту 70 — это закрывает 90% возможных ошибок.
Частые вопросы
Почему ведомость заполняется пустой?
Чаще всего не проведён документ начисления зарплаты за выбранный месяц или в ведомости неверно указан период. Также проверьте, что способ выплаты в ведомости совпадает с указанным в карточках сотрудников (банк или касса).
Можно ли выплатить зарплату одному сотруднику, а не всем сразу?
Да. Создайте ведомость, заполните её автоматически, удалите лишних сотрудников из табличной части и оставьте нужного. Либо добавьте сотрудника вручную через кнопку подбора — программа подтянет сумму его задолженности.
Что делать, если банк вернул реестр с ошибкой?
Откройте сообщение об ошибке: обычно причина в неверных реквизитах лицевого счёта или закрытом счёте сотрудника. Исправьте данные в карточке сотрудника, сформируйте новый реестр по этой же ведомости и отправьте повторно.
Нужно ли создавать отдельную ведомость для НДФЛ?
Нет. НДФЛ удерживается автоматически при проведении ведомости на выплату. Отдельно создаётся только платёжное поручение на перечисление налога в бюджет.
Как исправить ошибочно проведённую ведомость?
Если деньги ещё не ушли, отмените проведение документа, исправьте данные и проведите заново. Если выплата уже прошла, корректировать нужно через сторнирование в учёте и отдельную ведомость на разницу — не редактируйте проведённый документ задним числом без необходимости.
Чем отличается выплата в ЗУП от выплаты в Бухгалтерии?
В ЗУП ведомости ведут расчётный учёт и формируют данные для НДФЛ и отчётности, а бухгалтерские проводки появляются после синхронизации. В Бухгалтерии ведомость сразу работает в связке с банковскими и кассовыми документами и формирует проводки по счёту 70.