Как оформить совмещение должностей в 1С 8.3

Совмещение должностей — одна из самых частых кадровых операций: сотрудник временно или постоянно выполняет дополнительную работу наряду с основной. В 1С:ЗУП 8.3 для этого есть штатный механизм, но он требует правильной настройки: если завести совмещение «не тем» документом, доплата не попадёт в расчёт зарплаты или будет считаться неверно.

Важно сразу различать два похожих понятия. Совмещение (ст. 60.2 ТК РФ) — дополнительная работа в течение основного рабочего дня, оформляется допсоглашением к трудовому договору, отдельный договор не нужен. Совместительство (ст. 282 ТК РФ) — работа в свободное от основной время по отдельному трудовому договору. В 1С это принципиально разные сценарии: совместительство оформляется приёмом на работу нового сотрудника, а совмещение — специальным документом.

Ниже разобран полный цикл работы с совмещением в 1С:ЗУП 8.3: включение механизма, создание документа, расчёт доплаты, отражение в табеле и отчётах, а также досрочное прекращение и типичные ошибки.

Проверьте настройки программы перед оформлением

Документ «Совмещение должностей» появляется в интерфейсе только после включения соответствующей функциональности. Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты и дополнительные сведения» → либо сразу «Настройка» → «Кадровый учёт» и установите флажок «Выполняется совмещение должностей» (в некоторых версиях путь: «Настройка» → «Расчёт зарплаты» → ссылка «Настройка состава начислений и удержаний»).

Также проверьте, что в настройках расчёта зарплаты доступен вид начисления «Доплата за совмещение должностей». Обычно он создаётся автоматически при включении флажка. Если такого начисления нет, создайте его вручную: «Настройка» → «Начисления» → «Создать», назначение — «Повременная оплата труда и надбавки», способ расчёта — процентом от оклада или фиксированной суммой.

Убедитесь, что у вас есть права на кадровые документы и расчёт зарплаты. Ограниченный профиль (например, только табельщик) не позволит создать документ совмещения.

Создайте документ «Совмещение должностей»

Основной рабочий инструмент — документ, доступный по пути «Кадры» → «Совмещения должностей» → «Создать». Если журнала нет в меню, найдите его через «Все функции» или проверьте настройку из предыдущего раздела.

Заполните ключевые поля документа:

• Организация и сотрудник — выберите работника, которому поручается дополнительная работа.
• Совмещаемая должность — позиция штатного расписания, обязанности которой исполняет сотрудник. Если совмещаемой позиции нет в штатном расписании, добавьте её заранее.
• Период — дата начала и, если известна, дата окончания совмещения. Дату окончания можно оставить пустой для бессрочного поручения.
• Размер доплаты — процент от оклада по совмещаемой должности, процент от оклада сотрудника или фиксированная сумма. Способ зависит от настройки вида начисления.

После проведения документа программа регистрирует кадровое событие и назначает плановое начисление. Из документа можно распечатать приказ и дополнительное соглашение к трудовому договору — макеты доступны по кнопке «Печать».

1. 1
   Включите флажок совмещения в настройках кадрового учёта
2. 2
   Убедитесь, что совмещаемая позиция есть в штатном расписании
3. 3
   Создайте документ «Совмещение должностей» и укажите сотрудника, должность и период
4. 4
   Задайте размер доплаты и проверьте вид начисления
5. 5
   Проведите документ и распечатайте приказ с допсоглашением
6. 6
   Проверьте доплату в документе «Начисление зарплаты и взносов» за текущий месяц

Как программа рассчитывает доплату за совмещение

Доплата начисляется автоматически документом «Начисление зарплаты и взносов» за каждый месяц действия совмещения. Сумма рассчитывается пропорционально отработанному времени: если сотрудник был на больничной часть месяца, доплата уменьшится вместе с основным окладом.

Если совмещение начинается или заканчивается в середине месяца, программа посчитает доплату за фактические дни действия документа. Проверить расчёт можно двойным щелчком по строке начисления в расчётном документе — откроется расшифровка с формулой и отработанным временем.

Доплата за совмещение входит в базу для расчёта среднего заработка (отпускные, командировки), облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке. Отдельных настроек для этого делать не нужно, если вид начисления создан штатно.

Контрольные точки

Как проверить результат

Доплата в расчёте зарплаты

Норма

Строка «Доплата за совмещение» есть в документе начисления, сумма соответствует формуле

Тревожный признак

Строки нет или сумма нулевая — проверьте даты документа и вид начисления

Печатная форма

Норма

Из документа печатается приказ и допсоглашение с корректными реквизитами

Тревожный признак

Макет пустой или с ошибками — обновите конфигурацию или проверьте шаблоны

Средний заработок

Норма

Доплата попадает в базу среднего при расчёте отпускных

Тревожный признак

Доплаты нет в базе — проверьте настройку вида начисления

Отражение совмещения в табеле и отчётах

Частый вопрос: нужно ли отдельно отмечать совмещение в табеле? Нет. Совмещение выполняется в течение основного рабочего дня, поэтому в табеле учитывается только время по основному месту работы. Доплата начисляется от этого же времени, двойного учёта не требуется.

В отчётах по зарплате (расчётный листок, расчётная ведомость Т-51, свод начислений) доплата за совмещение выводится отдельной строкой рядом с окладом. Это удобно для контроля: сотрудник видит состав своей зарплаты, а расчётчик может быстро сверить размер доплаты.

В штатном расписании совмещение не занимает ставку: совмещаемая позиция остаётся вакантной, если на неё никто не принят. Это отличает совмещение от временного перевода, при котором штатная единица считается занятой.

Как прекратить совмещение досрочно

Если в документе совмещения была указана дата окончания, начисление доплаты прекратится автоматически. Дополнительных действий не требуется — но стоит проверить расчёт за месяц окончания, чтобы убедиться, что доплата посчитана за неполный период корректно.

Для досрочной отмены (по инициативе работника или работодателя с предупреждением за три рабочих дня) создайте документ «Кадры» → «Совмещения должностей» → «Прекращение совмещения». Укажите сотрудника, отменяемое совмещение и дату прекращения. С этого момента плановое начисление отменяется.

Не пытайтесь отменить совмещение, отменив проведение исходного документа задним числом, если по этим периодам уже рассчитана и выплачена зарплата: это приведёт к расхождениям в учёте. Используйте только документ прекращения.

Частые ошибки и альтернативные сценарии

На практике большинство проблем связано не с самим документом, а с выбором неправильного механизма или с настройками начисления. Ниже — типичные ситуации.

Совмещение не начисляется

Проверьте по порядку: проведён ли документ, попадает ли расчётный месяц в период совмещения, заполнен ли размер доплаты, действует ли вид начисления. Также убедитесь, что у сотрудника есть основное плановое начисление — доплата процентом считается от него, и без оклада результат будет нулевым.

Что выбрать вместо совмещения

Если работа выполняется за пределами основного рабочего времени — оформляйте внутреннее совместительство через приём на работу. Если сотрудник полностью замещает отсутствующего коллегу с освобождением от своих обязанностей — подойдёт документ «Временный перевод» (кадровый перевод на период). Расширение зон обслуживания без привязки к конкретной должности также оформляется через совмещение, но с произвольным описанием работ.

Сравнение вариантов оформления

Совмещение должностей

Допработа в основное рабочее время, допсоглашение, доплата. Не подходит для работы вне смены

Внутреннее совместительство

Отдельный трудовой договор, работа в свободное время, отдельный табель. Требует приёма на работу

Временный перевод

Полное замещение отсутствующего сотрудника с освобождением от своих обязанностей. Занимает штатную единицу

FAQ: частые вопросы о совмещении в 1С 8.3

Почему в меню «Кадры» нет документа «Совмещение должностей»?

Механизм отключён в настройках. Откройте «Настройка» → «Кадровый учёт» и включите флажок совмещения должностей. Если флажок недоступен, проверьте права пользователя — нужны права на изменение настроек учёта.

Можно ли оформить совмещение нескольких должностей одному сотруднику?

Да, на каждую совмещаемую должность создаётся отдельный документ со своим размером доплаты и периодом. Все доплаты будут начисляться одновременно в расчёте зарплаты.

Как доплата за совмещение отражается в 6-НДФЛ и расчёте по взносам?

Доплата входит в состав оплаты труда и попадает в отчётность вместе с остальной зарплатой сотрудника по основному месту работы. Отдельных кодов или строк для совмещения не предусмотрено.

Что делать, если доплата должна быть фиксированной суммой, а не процентом?

Настройте вид начисления: «Настройка» → «Начисления», найдите доплату за совмещение и измените формулу на фиксированную сумму, либо создайте отдельное начисление и назначьте его в документе совмещения.

Нужно ли отражать совмещение в трудовой книжке?

Нет, сведения о совмещении в трудовую книжку не вносятся. В 1С документ совмещения тоже не формирует записи для трудовой книжки или отчёта ЕФС-1 — он регистрирует только назначение доплаты.

Как посмотреть все действующие совмещения по организации?

Используйте журнал «Кадры» → «Совмещения должностей» с отбором по периоду или отчёты по кадровым изменениям. Также список сотрудников с доплатой виден в отчёте «Начисления и удержания по сотрудникам» с отбором по виду начисления.