Как оформить совмещение должностей в 1С 8.3 ЗУП

Совмещение должностей — ситуация, когда сотрудник в свое основное рабочее время выполняет дополнительную работу по другой или той же должности за отдельную доплату. В программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 для этого предусмотрен специальный документ «Совмещение должностей», который регистрирует период дополнительной работы и размер доплаты, а расчет выполняется автоматически при начислении зарплаты.

Главная ошибка кадровиков — путать совмещение с совместительством. Совместительство оформляется отдельным трудовым договором и отдельным приемом на работу, а совмещение — дополнительным соглашением к существующему договору и одним документом в ЗУП. Если оформить совмещение как совместительство, сотрудник получит лишнюю позицию штатного расписания, двойные записи в отчетах и ошибки в персонифицированной отчетности.

Ниже разобран полный цикл оформления: от включения нужной функциональности до проверки начисленной доплаты и досрочного прекращения совмещения. Инструкция актуальна для типовой конфигурации 1С:ЗУП 8.3 редакции 3.1.

Включение функциональности совмещения в настройках программы

По умолчанию документ «Совмещение должностей» может быть скрыт. Чтобы он появился в интерфейсе, откройте раздел «Настройка» → «Расчет зарплаты» и перейдите по ссылке «Настройка состава начислений и удержаний». На вкладке «Почасовая оплата» или «Прочие начисления» (зависит от релиза) установите флажок «Совмещение, временное исполнение обязанностей».

После установки флажка программа автоматически создает вид расчета «Доплата за совмещение должностей, исполнение обязанностей» с формулой, зависящей от размера доплаты и отработанного времени. Проверить его можно в разделе «Настройка» → «Начисления».

Если в вашей базе уже велся учет и флажок был снят, после его установки старые данные не изменятся — включение функциональности влияет только на новые документы. Однако если флажок снять при действующих совмещениях, доплата перестанет начисляться, поэтому менять настройку нужно осознанно.

Проверка штатного расписания и позиции для совмещения

Если в организации ведется штатное расписание, совмещаемая должность должна существовать как позиция штатного расписания с указанием подразделения и должности. Откройте «Кадры» → «Штатное расписание» и убедитесь, что нужная позиция есть и на дату совмещения она действует.

Размер доплаты в документе можно задать двумя способами: фиксированной суммой в месяц или процентом от ФОТ по совмещаемой должности. Если планируете считать доплату процентом от оклада по совмещаемой позиции, убедитесь, что в штатном расписании для этой позиции заполнен ФОТ — иначе программа не сможет рассчитать базу.

Если штатное расписание в программе не ведется, документ совмещения все равно доступен, но доплату придется задавать фиксированной суммой или процентом от оклада самого сотрудника, так как брать данные из позиции будет неоткуда.

Создание документа «Совмещение должностей»

Откройте раздел «Кадры» → «Все кадровые документы» → «Создать» → «Совмещение должностей» (в некоторых настройках интерфейса документ доступен также из раздела «Зарплата»). Заполните обязательные поля.

1. 1
   Укажите организацию и сотрудника, которому поручается дополнительная работа
2. 2
   Задайте дату начала совмещения и, если известна, дату окончания
3. 3
   Выберите совмещаемую должность (позицию штатного расписания) или укажите вид дополнительной работы
4. 4
   Установите размер доплаты: суммой или процентом от ФОТ совмещаемой должности
5. 5
   Проверьте автоматически подставленный вид расчета «Доплата за совмещение должностей»
6. 6
   Проведите документ и при необходимости распечатайте приказ по кнопке «Печать»

Поле «Дата окончания» можно оставить пустым, если срок совмещения заранее не определен. Тогда доплата будет начисляться ежемесячно, пока совмещение не прекратят отдельным документом. Если срок известен — укажите его сразу: программа сама прекратит начисление доплаты после этой даты.

Обратите внимание на поле «Размер доплаты». При выборе варианта «% от ФОТ по совмещаемой должности» программа берет ФОТ из штатного расписания на дату начала совмещения. Если позже оклад по этой позиции изменится, доплата автоматически не пересчитается — потребуется кадровое изменение или новый документ совмещения.

Совмещение на время отсутствия основного работника

Частный случай — исполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника (отпуск, больничный, командировка). Документ тот же, но удобно указать отсутствующего сотрудника: в некоторых релизах для этого есть поле «Отсутствующий сотрудник», которое подставляет его должность и период отсутствия. Проверьте, что период совмещения совпадает с периодом отсутствия по документам отпуска или больничного.

Начисление доплаты при расчете зарплаты

После проведения документа никаких дополнительных действий для ежемесячного расчета не требуется. При заполнении документа «Начисление зарплаты и взносов» доплата за совмещение добавится сотруднику автоматически отдельной строкой на вкладке «Начисления».

Сумма рассчитывается пропорционально отработанному времени по графику сотрудника. Если работник был на больничном полмесяца, доплата начислится только за фактически отработанные дни — так же, как оклад. Это стандартное поведение типового вида расчета, изменить его можно только через редактирование формулы начисления.

Контрольные точки

Как проверить результат

Строка доплаты в «Начислении зарплаты и взносов»

Норма

Есть строка «Доплата за совмещение должностей» с суммой, пропорциональной отработанному времени

Тревожный признак

Строки нет или сумма равна полной месячной доплате при неполном отработанном месяце

Расчетный листок сотрудника

Норма

Доплата видна отдельной строкой от оклада

Тревожный признак

Доплата отсутствует или слилась с окладом

Отчет «Полный свод начислений»

Норма

Вид расчета доплаты попадает в свод по подразделению сотрудника

Тревожный признак

Начисление относится на другое подразделение или не попадает в отчет

Если доплата не появилась в начислении зарплаты, проверьте по порядку: проведен ли документ совмещения, не наступила ли дата окончания, включен ли флажок функциональности и не отменен ли вид расчета в настройках. Чаще всего причина — непроведенный документ или ошибочно указанная дата начала следующим месяцем.

Изменение условий и досрочное прекращение совмещения

Если совмещение прекращается раньше указанного срока или оформлялось бессрочно, создайте документ «Прекращение совмещения должностей»: «Кадры» → «Все кадровые документы» → «Создать» → «Прекращение совмещения должностей». Укажите дату прекращения — с этого дня доплата перестанет начисляться.

Альтернативный способ — открыть сам документ совмещения и воспользоваться командой создания на основании, если она доступна в вашем релизе. Это снижает риск ошибки в выборе сотрудника и совмещаемой должности.

Для изменения размера доплаты без прекращения совмещения в типовой конфигурации используется новый документ совмещения с новой даты или кадровый перевод с изменением начислений — конкретный механизм зависит от релиза. Перед изменением проверьте на тестовом периоде, что старая доплата прекратилась, а новая начисляется, иначе возможно двойное начисление.

Типичные ошибки при оформлении совмещения

Отдельно стоит сказать про кадровые документы на бумаге. Документ «Совмещение должностей» в ЗУП регистрирует расчет, но не заменяет дополнительное соглашение к трудовому договору и приказ. Программа предлагает печатные формы приказа, но их соответствие требованиям кадрового делопроизводства вашей организации нужно проверять отдельно.

Отличие совмещения от смежных механизмов в ЗУП

В программе есть несколько похожих механизмов, и выбор правильного влияет на кадровый учет и расчеты. Краткое сопоставление поможет не ошибиться.

Сравнение вариантов оформления

Совмещение должностей

Дополнительная работа в основное рабочее время. Один трудовой договор, документ «Совмещение должностей», доплата пропорционально отработанному времени.

Внутреннее совместительство

Работа в свободное от основной работы время по отдельному договору. Оформляется приемом на работу на дополнительное место, отдельный табель и начисления.

Расширение зон обслуживания / увеличение объема работ

Та же должность, но больший объем. Оформляется тем же документом совмещения без выбора другой должности, доплата фиксированной суммой.

Временный перевод

Сотрудник полностью освобождается от основной работы. Оформляется кадровым переводом, а не совмещением.

Если сомневаетесь между совмещением и совместительством, ключевой признак — время выполнения дополнительной работы. В пределах основного рабочего дня — совмещение; за его пределами по отдельному договору — совместительство.

Частые вопросы

Можно ли оформить совмещение, если штатное расписание в программе не ведется?

Да. Документ «Совмещение должностей» доступен и без штатного расписания. В этом случае совмещаемую должность указывают из справочника должностей, а размер доплаты задают фиксированной суммой или процентом от оклада самого сотрудника, поскольку ФОТ позиции программе недоступен.

Почему доплата за совмещение не попала в начисление зарплаты?

Проверьте четыре пункта: проведен ли документ совмещения, попадает ли расчетный месяц в период совмещения, включен ли флажок «Совмещение, временное исполнение обязанностей» в настройках состава начислений и активен ли вид расчета доплаты. Чаще всего причина — непроведенный документ или неверная дата начала.

Как начисляется доплата, если сотрудник болел часть месяца?

Типовой вид расчета «Доплата за совмещение должностей» рассчитывается пропорционально отработанному времени по графику сотрудника, аналогично окладу. За дни больничного доплата не начисляется, если формула начисления не изменялась.

Нужно ли заводить отдельный табель на совмещаемую должность?

Нет. Совмещение выполняется в основное рабочее время, поэтому табель ведется один — по основному месту работы. Отдельный табель требуется только при внутреннем совместительстве, где работа выполняется в дополнительное время.

Как прекратить совмещение, если дата окончания в документе не указывалась?

Создайте документ «Прекращение совмещения должностей» из раздела «Кадры» → «Все кадровые документы» и укажите дату прекращения. С этой даты доплата перестанет автоматически начисляться в документах расчета зарплаты.

Учитывается ли доплата за совмещение при расчете среднего заработка?

Да, доплата за совмещение относится к выплатам за труд и входит в базу среднего заработка для отпускных, командировок и других случаев, если вид расчета настроен типовым образом. Проверить это можно в настройках вида расчета на вкладке «Средний заработок».