Другое · 7 мин
Как оформить сотрудников по договору ГПХ в 1С
Как оформить физлицо по договору ГПХ в 1С:ЗУП: приём, договор, начисление вознаграждения, взносы, НДФЛ, уведомления и отчётность по шагам.
Оформление исполнителей по гражданско-правовым договорам в 1С:ЗУП отличается от приёма штатных сотрудников: используются отдельные документы, другие правила расчёта взносов и особые сроки уведомлений в СФР. Ошибки на этом этапе приводят к неверным отчётам ЕФС-1, доначислениям взносов и спорам с налоговой о переквалификации договора в трудовой.
Ниже разобран полный цикл работы с ГПХ в 1С:ЗУП 3.1: от настройки программы и создания физического лица до начисления вознаграждения, удержания НДФЛ и сдачи отчётности. Инструкция подходит для типовой конфигурации с включённым учётом договоров ГПХ.
Подготовка программы: включение учёта договоров ГПХ
Перед первым оформлением проверьте настройки учётной политики. Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» → «Учётная политика и другие настройки» и убедитесь, что в программе разрешено использование договоров ГПХ. В типовой 1С:ЗУП 3.1 этот функционал активен по умолчанию, но в доработанных конфигурациях его иногда отключают.
Также проверьте настройку «Настройка» → «Расчёт зарплаты»: там должны быть доступны начисления для оплаты по договорам ГПХ. Типовое начисление «Оплата по договорам ГПХ» уже настроено на обложение страховыми взносами (кроме взносов на травматизм, если договором не предусмотрено иное) и удержание НДФЛ.
Создание физического лица и оформление договора
Если исполнитель ранее не работал в организации, создайте элемент справочника «Физические лица»: раздел «Кадры» → «Физические лица» → «Создать». Заполните ФИО, дату рождения, ИНН и СНИЛС — без СНИЛС не получится сформировать сведения для СФР и расчёт взносов. Данные документа, удостоверяющего личность, вносятся по ссылке «Личные данные».
Далее оформите сам договор. Есть два рабочих способа:
Способы оформления ГПХ в 1С:ЗУП
Подходит для разовых договоров с физлицом без приёма в штат. Быстро оформляется, не создаёт сотрудника в полном объёме.
Используется, когда исполнитель работает регулярно или нужен полный кадровый учёт. Создаёт карточку сотрудника с подразделением и графиком.
В документе «Договор (работы, услуги)» (раздел «Зарплата» → «Договоры (в т.ч. авторские)») укажите организацию, физлицо, даты начала и окончания договора, сумму вознаграждения и подразделение. Даты критичны: от них зависит срок подачи уведомления в СФР и период, за который начислятся взносы.
Начисление вознаграждения по договору
Начисление выполняется по факту выполнения работ — обычно по акту. Используйте документ «Начисление по договорам ГПХ» (раздел «Зарплата») или общий документ «Начисление зарплаты и взносов», если договор оформлен через приём на работу. В документе выберите сотрудника, проверьте сумму и дату выплаты дохода.
Дата фактического получения дохода по ГПХ — день выплаты вознаграждения, а не дата акта. Именно эта дата определяет период отражения НДФЛ в 6-НДФЛ. Если акт подписан в одном месяце, а оплата прошла в следующем, доход попадёт в отчётность периода выплаты.
- 1Создайте документ «Начисление по договорам ГПХ» за нужный месяц
- 2Подберите физлицо и укажите сумму по акту
- 3Проверьте автоматически рассчитанные НДФЛ и взносы на закладках документа
- 4Проведите документ и сформируйте ведомость на выплату
- 5Сверьте дату выплаты в ведомости с фактической оплатой
Налоги, взносы и выплата
С вознаграждения по ГПХ удерживается НДФЛ по стандартной ставке, начисляются взносы на пенсионное и медицинское страхование по единому тарифу. Стандартные вычеты на детей по договорам ГПХ предоставляются, если физлицо подало заявление, — в 1С они настраиваются через документ «Заявление на вычеты НДФЛ».
Выплата оформляется ведомостью: «Выплаты» → «Ведомости в банк» (или в кассу). В поле «Выплачивать» выберите вариант, включающий начисления по договорам ГПХ, — иначе суммы не подтянутся. После проведения ведомости НДФЛ считается удержанным и попадает в уведомление по ЕНП и отчёт 6-НДФЛ.
Уведомления в СФР и отчётность
По договорам ГПХ организация обязана подавать в СФР сведения о заключении и расторжении договора (форма ЕФС-1, подраздел 1.1). Срок — не позднее следующего рабочего дня после заключения или расторжения. В 1С:ЗУП документы формируются автоматически: «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» или журнал «Сведения о трудовой деятельности».
По итогам года исполнители по ГПХ включаются в персонифицированные сведения о физлицах и раздел 2 расчёта по страховым взносам. Проверьте, что физлицо попало в эти отчёты: частая ошибка — договор оформлен, но в отчётность физлицо не попадает из-за незаполненного СНИЛС или неверного статуса застрахованного лица.
Как проверить результат
Заполнены ФИО, ИНН, СНИЛС, документ
Пустой СНИЛС — отчётность не сформируется
Рассчитаны НДФЛ и взносы на ОПС и ОМС
Начислены взносы на ВНиМ — ошибка настройки
Уведомление отправлено на следующий рабочий день
Уведомление не создано или просрочено
Расторжение договора и типовые ошибки
При завершении договора оформите расторжение: в документе договора установите дату окончания либо создайте соответствующий кадровый документ, если использовался приём на работу. После этого сформируйте уведомление о расторжении в СФР — срок тот же, следующий рабочий день.
Перед массовым оформлением исполнителей проверьте справочник «Физические лица» на дубли: используйте поиск по ИНН и СНИЛС. Если дубли уже есть, объедините их типовой обработкой «Поиск и удаление дублей» в разделе «Администрирование».
Частые вопросы
Что важно запомнить
ГПХ в 1С:ЗУП оформляется отдельными документами, вознаграждение облагается НДФЛ и взносами на ОПС/ОМС, а уведомления в СФР подаются не позднее следующего рабочего дня после заключения и расторжения договора.
Можно ли оформить договор ГПХ на штатного сотрудника?
Технически в 1С можно — создаётся документ договора на то же физлицо. Но юридически это рискованно: выплаты в рамках трудовых обязанностей нельзя маскировать под ГПХ, такие договоры переквалифицируются.
Какой документ использовать для разового договора?
Документ «Договор (работы, услуги)» из раздела «Зарплата». Он не создаёт полноценную карточку сотрудника и оптимален для разовых работ.
Почему начисление по ГПХ не попало в ведомость на выплату?
Проверьте поле «Выплачивать» в ведомости — там должен быть выбран вариант, включающий договоры ГПХ, а также совпадение даты выплаты в начислении и ведомости.
Нужно ли подавать ЕФС-1, если договор длился один день?
Да, обязанность подачи сведений о заключении и расторжении не зависит от срока договора. Подаются оба уведомления в общие сроки.
Как исправить неверно начисленные взносы по договору?
Используйте документ «Перерасчёт страховых взносов» или сторнирующее начисление, затем сдайте уточнённый расчёт по взносам за соответствующий период.