Как оформить сотрудника на работу в 1С

Приём нового сотрудника на работу в программах 1С сводится к трём действиям: созданию физического лица, заведению карточки сотрудника и оформлению документа «Приём на работу». От корректности этих данных зависят расчёт зарплаты, удержание НДФЛ, начисление страховых взносов и отчётность в ФНС и СФР, поэтому ошибки на этапе приёма дорого обходятся при сдаче отчётов.

Порядок действий немного различается в зависимости от конфигурации. В 1С:Бухгалтерии 8 кадровый учёт ведётся в упрощённом виде и подходит для небольших компаний, где расчёт зарплаты не требует сложных схем. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) доступны полноценные штатное расписание, графики работы, кадровые переводы и электронные кадровые документы. Ниже разобраны оба варианта.

Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на разделы «Кадры» и «Зарплата», а в программу загружены актуальные классификаторы и ставки налогов. Также подготовьте данные сотрудника: паспортные данные, СНИЛС, ИНН, адрес регистрации, реквизиты для перечисления зарплаты и сведения о вычетах на детей, если они заявлены.

Подготовка: что проверить в программе до приёма сотрудника

Сначала откройте настройки учётной политики по зарплате. В 1С:Бухгалтерии это раздел «Главное — Настройки налогов и отчетов — Зарплата и кадры», в ЗУП — «Настройка — Реквизиты организации» и «Настройка — Расчет зарплаты». Убедитесь, что указаны корректные тарифы страховых взносов, применяемый вычет по НДФЛ и способ отражения зарплаты в бухгалтерском учёте.

Если организация использует штатное расписание (в ЗУП или в Бухгалтерии с включённой опцией), проверьте, что в нём создана позиция с нужной должностью и окладом. Приём сотрудника на позицию, которой нет в штатном расписании, либо будет запрещён настройками, либо приведёт к расхождению между штаткой и фактическими начислениями.

Отдельно проверьте график работы. Если сотрудник выходит на стандартную пятидневку, подойдёт типовой график. Для сменных графиков, неполного рабочего времени или работы по совместительству график нужно создать заранее, иначе программа неверно рассчитает норму времени и оклад.

Создание физического лица и карточки сотрудника

В 1С:Бухгалтерии перейдите в раздел «Зарплата и кадры — Сотрудники» и нажмите «Создать». В ЗУП путь аналогичный: «Кадры — Сотрудники — Создать». Программа предложит сначала ввести данные физического лица: ФИО, дату рождения, пол, СНИЛС и ИНН. Если человек уже работал в организации ранее, найдите его в справочнике физических лиц, чтобы не создавать дубль.

Заполните личные данные по ссылкам в карточке: паспортные данные, адрес регистрации и фактического проживания, контактные телефоны. Эти сведения напрямую попадают в отчётность — персонифицированные сведения о физлицах, расчёт по страховым взносам и справки о доходах. Ошибка в СНИЛС или дате рождения приведёт к отказу в приёме отчёта.

После сохранения физического лица программа создаст карточку сотрудника. Сотрудник и физическое лицо — разные объекты: у одного человека может быть несколько сотрудников, например основное место работы и внутреннее совместительство. Каждый такой случай оформляется отдельной карточкой сотрудника и отдельным приёмом.

Оформление документа «Приём на работу»

В 1С:Бухгалтерии приём оформляется из карточки сотрудника кнопкой «Оформить документ — Приём на работу» либо из раздела «Зарплата и кадры — Приемы на работу». В ЗУП документ находится в разделе «Кадры — Приемы, переводы, увольнения». Откройте новый документ и выберите сотрудника.

Заполните ключевые поля: дату приёма, подразделение, должность (или позицию штатного расписания), график работы и вид занятости — основное место работы или совместительство. На вкладке начислений укажите оклад или тарифную ставку. Если сотрудник принят на неполную ставку, укажите долю ставки — программа пересчитает оклад пропорционально.

Проверьте вкладку с налогами и взносами. Там должны быть корректно заполнены статус налогоплательщика (резидент или нерезидент), право на стандартные вычеты и особые условия по взносам, если они применимы. После проверки проведите документ. В ЗУП на основании приёма можно сразу сформировать печатную форму трудового договора и приказа по форме Т-1.

1. 1
   Откройте «Зарплата и кадры — Сотрудники» и создайте нового сотрудника
2. 2
   Заполните данные физического лица: ФИО, СНИЛС, ИНН, паспорт, адрес
3. 3
   В карточке сотрудника нажмите «Оформить документ — Приём на работу»
4. 4
   Укажите дату приёма, подразделение, должность, график и оклад
5. 5
   Проверьте вкладку с вычетами и взносами, затем проведите документ
6. 6
   Сформируйте приказ о приёме и проверьте сотрудника в списке начисления зарплаты

Особые сценарии приёма

Внутреннее совместительство

Для внутреннего совместительства не создавайте новое физическое лицо. В карточке существующего сотрудника выберите создание нового сотрудника для того же физлица, затем оформите отдельный приём с видом занятости «Внутреннее совместительство», своей должностью и своим окладом. Начисления по двум местам программа будет считать раздельно, а НДФЛ — суммарно.

Внешний совместитель

Внешний совместитель принимается как обычный сотрудник, но с видом занятости «Внешнее совместительство». Ему обязательно укажите долю ставки и график неполного рабочего времени — это влияет на расчёт нормы времени и сравнение оплаты с МРОТ пропорционально отработанному времени.

Работник по договору ГПХ

Исполнители по договорам гражданско-правового характера не принимаются документом «Приём на работу». В 1С:Бухгалтерии их оформляют через карточку сотрудника с видом договора ГПХ и документы начисления по договорам, в ЗУП — документом «Договор (работы, услуги)». С доходов по ГПХ не начисляются взносы на травматизм (если иное не прописано в договоре), а больничные и отпускные не рассчитываются.

Дистанционный работник и ЭКДО

При полностью дистанционной работе в ЗУП можно оформить приём с электронной подписью через кадровый ЭДО: сотрудник подписывает документы удалённо, а в программе фиксируется статус подписания. Убедитесь, что в трудовом договоре корректно указан характер работы — дистанционный, так как от этого зависят гарантии и компенсации.

Где оформлять приём

1С:Бухгалтерия

Подходит для небольших компаний с простой схемой оплаты: оклад, премия, стандартные вычеты. Ограничение — нет полноценного штатного расписания и сложных графиков.

1С:ЗУП

Нужна при сменных графиках, штатном расписании, кадровом ЭДО, резервах, надбавках за вредность и большой численности. Требует обмена с бухгалтерской программой для проводок.

1С:Комплексная автоматизация / ERP

Кадровый блок уровня ЗУП внутри единой системы; оправдана, если зарплата, учёт и производство ведутся в одной базе.

Проверка результата после приёма

После проведения документа убедитесь, что сотрудник появился в списке для начисления зарплаты: откройте документ «Начисление зарплаты и взносов», нажмите «Заполнить» — новый сотрудник должен попасть в табличную часть с корректным окладом. Если приём оформлен в середине месяца, программа должна рассчитать оплату пропорционально отработанным дням.

Проверьте кадровые отчёты. В ЗУП откройте «Кадры — Кадровые отчеты — Списки сотрудников» и убедитесь, что сотрудник числится в нужном подразделении с правильной датой приёма. Сформируйте приказ о приёме (Т-1) и сверьте печатную форму с данными документа.

Контрольная точка по отчётности: сотрудник должен попадать в персонифицированные сведения о физлицах за месяц приёма, а сведения о страховом стаже — в соответствующие формы. Если ведётся воинский учёт, проверьте заполнение соответствующих данных в карточке.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сотрудник в документе начисления зарплаты

Норма

Заполняется автоматически с верным окладом и днями

Тревожный признак

Не попадает в список или оклад равен нулю — проверьте дату приёма и начисления

Приказ о приёме (Т-1)

Норма

Печатная форма совпадает с данными документа

Тревожный признак

Пустые поля должности или оклада — документ заполнен не полностью

Перссведения о физлицах

Норма

Сотрудник включён в отчёт за месяц приёма

Тревожный признак

Сотрудника нет в отчёте — проверьте СНИЛС и дату приёма

Штатное расписание

Норма

Позиция закрыта принятым сотрудником

Тревожный признак

Позиция свободна, а сотрудник принят мимо штатки — расхождение данных

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — дубли физических лиц. Бухгалтер не находит человека в справочнике и создаёт нового, в результате у одного работника две записи, а НДФЛ и взносы распределяются между ними некорректно. Всегда ищите по СНИЛС перед созданием новой карточки.

Вторая ошибка — неверная дата приёма или дата в документе, отличающаяся от фактического выхода. От даты приёма зависит расчёт зарплаты за первый месяц, стаж для больничных и периоды в отчётности. Исправление даты после начисления зарплаты требует пересчёта и сторнирования документов.

Третья группа ошибок — неверные настройки налогообложения: забытые вычеты на детей, статус нерезидента, не указанный вовремя, неправильный вид дохода по взносам. Эти ошибки всплывают при сдаче 6-НДФЛ и РСВ, и исправлять их приходится уточнёнными расчётами. Поэтому вкладку с налогами проверяйте до проведения приёма, а не после.

Ограничения и когда нужна помощь специалиста

Самостоятельное оформление приёма безопасно в типовых ситуациях: основное место работы, стандартный оклад, пятидневный график. Риски возрастают при нестандартных сценариях — суммированный учёт рабочего времени, работа в районах с северными надбавками, приём иностранцев с патентом, сотрудники с инвалидностью с особыми условиями по взносам.

Если организация только переходит на учёт зарплаты в 1С и в базе уже есть сотрудники, принятые ранее в другой программе, используйте механизм переноса данных или начальную штатную расстановку вместо массового ручного приёма. Ручное заведение десятков сотрудников «с нуля» почти гарантированно приведёт к ошибкам в остатках по НДФЛ и стажу.

При сомнениях в настройках налогообложения или сложных кадровых ситуациях разумнее один раз привлечь специалиста по настройке, чем исправлять отчётность за несколько кварталов. Типовые приёмы после правильной первоначальной настройки выполняются штатно и не требуют вмешательства программиста.

Частые вопросы

Можно ли оформить приём задним числом, если сотрудник уже работает?

Технически можно — документ проводится любой датой. Но если зарплата за этот период уже начислена и отчётность сдана, потребуется пересчёт начислений и, возможно, уточнённые расчёты. Оформляйте приём до первого начисления зарплаты сотруднику.

Что делать, если сотрудник принят, но не появляется в начислении зарплаты?

Проверьте три вещи: документ приёма проведён, дата приёма попадает в расчётный месяц, у сотрудника указано начисление (оклад) с корректным размером. Также убедитесь, что организация в документе начисления совпадает с организацией приёма.

Нужно ли заводить отдельную карточку при повторном приёме уволенного сотрудника?

Новое физическое лицо создавать не нужно — найдите существующее по СНИЛС. Оформите новый приём на того же человека; в зависимости от настроек программа создаст нового сотрудника или продолжит учёт по старой карточке. Данные о стаже и доходах сохранятся.

Как оформить сотрудника, если зарплата ведётся в ЗУП, а бухучёт — в 1С:Бухгалтерии?

Приём оформляется только в ЗУП. В Бухгалтерию кадровые документы не переносятся — туда при обмене попадают сводные данные по начислениям, налогам и взносам для формирования проводок. Дублировать приём в обеих программах не нужно.

Можно ли исправить ошибку в данных сотрудника после приёма?

Личные данные (адрес, фамилию, паспорт) исправляют в карточке физического лица — для смены фамилии используйте историю изменений с указанием даты. Условия труда (оклад, должность, график) меняют не редактированием приёма, а документом кадрового перевода или изменения оплаты труда.

Чем отличается приём в 1С:Бухгалтерии от приёма в ЗУП?

Набор полей и возможностей. В Бухгалтерии приём проще: должность, оклад, график, вычеты. В ЗУП добавляются штатное расписание, испытательный срок, условия труда, кадровый ЭДО и расширенные печатные формы. Базовая логика — физлицо, сотрудник, документ приёма — одинакова в обеих конфигурациях.