Как доначислить зарплату уволенному сотруднику в 1С

Бывшему сотруднику пришлось доплатить, а расчётчик не знает, как это оформить, чтобы не испортить отчётность? Такое бывает, когда после увольнения выясняется недоначисленная премия, неверно посчитанная компенсация за отпуск, опоздавший больничный лист или ошибка в учёте отработанного времени. В 1С:ЗУП для этих случаев есть штатный механизм доначислений: он корректно пересчитает сумму выплаты, а вместе с ней — НДФЛ и страховые взносы.

Главный принцип: уволенному сотруднику нельзя просто создать новое начисление зарплаты «в лоб» — программа требует специального документа, связанного с исходным расчётом. В зависимости от причины доначисления используются разные инструменты: документ «Доначисление, перерасчет», исправление документа увольнения или сторнирование с последующим перерасчётом.

Ниже разобраны основные сценарии для 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 — именно в этой конфигурации чаще всего ведётся расчёт. В других версиях логика похожа, но названия документов и разделов могут отличаться.

Когда требуется доначисление уволенному сотруднику

Прежде чем создавать документы, важно определить причину перерасчёта — от неё зависит выбор инструмента. Типичные ситуации:

• после увольнения начислена премия за период, который сотрудник отработал до ухода;
• обнаружена ошибка в расчёте компенсации за неиспользованный отпуск;
• не учтены часы работы, сверхурочные или работа в выходные в последнем месяце;
• бывший сотрудник принёс больничный лист, открытый до увольнения или в течение 30 дней после него;
• пересмотрен размер среднего заработка или оклада задним числом.

Для каждого случая действует общее правило: доначисление относится к тому месяцу, в котором возникла ошибка, а НДФЛ и взносы пересчитываются по правилам периода выплаты. Именно поэтому важно не «рисовать» сумму текущим месяцем, а использовать штатный механизм перерасчёта.

Проверка перед доначислением: что нужно подготовить

Сначала убедитесь, что расчётный период, в котором работал сотрудник, доступен для изменений. Если месяц закрыт и по нему сдана отчётность, исправления всё равно возможны, но потребуют уточнённых форм — об этом ниже. Проверьте, что в базе есть документ «Увольнение» и исходные начисления, которые нужно скорректировать.

Полезно сформировать расчётный листок сотрудника за последние месяцы работы и сверить: какие начисления прошли, какие суммы удержаны, нет ли уже сделанных перерасчётов. Это защитит от двойного начисления одной и той же суммы.

Также проверьте, не выплачена ли уже часть суммы. Если доначисление делается из-за ошибки в отпускных или компенсации, а окончательный расчёт уже выплачен, в ведомости появится только разница — это нормально.

Основной способ: документ «Доначисление, перерасчет»

Это универсальный инструмент для большинства случаев. Порядок действий в 1С:ЗУП 3.1:

1. Откройте раздел «Зарплата» → «Доначисления, перерасчеты» и создайте новый документ.
2. Укажите месяц начисления — тот, в котором производится перерасчёт, и организацию.
3. На закладке «Доначисления, перерасчеты» добавьте сотрудника. Программа предложит выбрать исправляемый документ — укажите исходное «Начисление зарплаты и взносов» или «Увольнение».
4. После выбора документа-основания табличная часть заполнится прошлыми данными. Скорректируйте нужные показатели: отработанные дни, часы, размер премии, оклад.
5. Программа автоматически рассчитает разницу к доначислению, пересчитает НДФЛ и страховые взносы на соответствующих закладках.
6. Проведите документ и проверьте результат по кнопке «Расчетный листок».

Обратите внимание: на закладке «НДФЛ» сумма налога пересчитывается автоматически, но её можно проверить и при необходимости скорректировать вручную. То же касается взносов на закладке «Взносы».

1. 1
   Создайте документ «Доначисление, перерасчет» в разделе «Зарплата»
2. 2
   Выберите сотрудника и исправляемый документ-основание
3. 3
   Скорректируйте показатели: дни, часы, суммы начислений
4. 4
   Проверьте автоматический перерасчёт НДФЛ и взносов
5. 5
   Проведите документ и сформируйте расчётный листок для контроля
6. 6
   Создайте ведомость на выплату доначисленной суммы

Исправление документа «Увольнение»

Если ошибка допущена непосредственно в расчёте при увольнении — например, неверно посчитана компенсация за отпуск или не учтён заработок последних дней — корректнее исправить сам документ увольнения, а не создавать отдельное доначисление.

Откройте документ «Увольнение» и нажмите кнопку «Исправить» в командной панели. Программа создаст новый документ-исправление, в котором можно скорректировать данные: средний заработок, количество дней компенсации, состав начислений. После проведения исправления старый расчёт сторнируется, а новый будет учтён в зарплате, НДФЛ и взносах.

Важно: кнопка «Исправить» доступна, только если по сотруднику не было последующих расчётов, которые «наслаиваются» на увольнение. Если перерасчёты уже делались, возможно, придётся сначала отменить их, исправить увольнение и затем повторить перерасчёты заново.

Начисление премии уволенному сотруднику

Частый случай — квартальная или годовая премия, решение о которой принято после увольнения сотрудника. В 1С:ЗУП это можно оформить документом «Премия», но с условием: вид начисления должен быть настроен так, чтобы премия могла начисляться бывшим сотрудникам. В настройках вида расчёта проверьте назначение и приоритет начисления.

Если штатный документ «Премия» не позволяет выбрать уволенного, используйте «Доначисление, перерасчет» к последнему начислению зарплаты, добавив строку с премией, либо документ «Разовое начисление» — в зависимости от настроек вашей конфигурации. Во всех случаях премия облагается НДФЛ и взносами в общем порядке.

Дата фактического получения дохода по премии определится датой выплаты — проследите, чтобы в ведомости она была указана корректно, иначе 6-НДФЛ заполнится с ошибками.

Сравнение вариантов

Доначисление, перерасчет

Подходит для большинства ошибок в прошлых начислениях; автоматически считает разницу, НДФЛ и взносы

Исправление документа «Увольнение»

Оптимально при ошибке в компенсации отпуска или расчёте при увольнении; требует отсутствия «наслоённых» расчётов

Документ «Премия»

Для премий, решённых после увольнения; работает, если вид начисления допускает бывших сотрудников

Больничный лист

Единственный правильный способ оплатить пособие бывшему сотруднику; доначисление здесь не применяется

Выплата доначисленной суммы

После проведения доначисления сумма попадает в задолженность перед сотрудником. Создайте ведомость на выплату: раздел «Выплаты» → «Ведомости в банк» (или «В кассу», «Через зарплатный проект» — по способу выплаты в вашей организации). При заполнении ведомости по кнопке «Заполнить» программа подтянет долг перед уволенным сотрудником.

Проверьте, чтобы в ведомости корректно указался месяц зарплаты и дата выплаты — от даты зависит отражение в 6-НДФЛ. Если уволенный получает деньги на карту, убедитесь, что его лицевой счёт и реквизиты в базе актуальны.

Если бывший сотрудник не может получить деньги стандартным способом, выплату можно оформить через кассу с расходным кассовым ордером. Невыплаченные суммы депонируются в общем порядке.

Корректировка отчётности после доначисления

Если доначисление относится к периоду, по которому отчётность уже сдана, потребуются уточнённые формы. Для 6-НДФЛ сформируйте корректирующий расчёт за соответствующий период: доначисленный доход и пересчитанный налог должны попасть в отчётность того периода, когда доход фактически получен или пересчитан.

По страховым взносам (РСВ) уточнение подаётся за период, в котором возникла ошибка в базе по взносам. Персонифицированные сведения о физических лицах также могут потребовать корректировки, если изменилась сумма выплат за отчётный месяц.

Практический совет: перед отправкой уточнёнок сформируйте в 1С анализ НДФЛ и взносов по сотруднику за затронутые периоды и сверьте с тем, что было сдано ранее. Разница и есть содержание корректировки.

Проверка результата

После всех действий убедитесь, что учёт сошёлся. Сформируйте расчётный листок сотрудника: в нём должны быть видны исходное начисление, доначисление (сторно и новая сумма), пересчитанный НДФЛ и итог к выплате. Долг по зарплате перед сотрудником после выплаты должен обнулиться.

Дополнительно проверьте отчёты «Анализ НДФЛ по документам-основаниям» и «Анализ взносов в фонды»: пересчитанные суммы должны отражаться по правильным периодам. Если планируется уточнённая отчётность, суммы в ней должны совпасть с данными этих аналитических отчётов.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчётный листок сотрудника

Норма

Видна строка доначисления, НДФЛ пересчитан, итог совпадает с ведомостью

Тревожный признак

Сумма задвоена или НДФЛ остался прежним

Задолженность по зарплате

Норма

После выплаты долг перед сотрудником равен нулю

Тревожный признак

Остаток долга не совпадает с суммой доначисления

Отчёты по НДФЛ и взносам

Норма

Перерасчёт отражён в нужном периоде

Тревожный признак

Доначисление попало только в текущий месяц без корректировки прошлого

Уточнённая отчётность

Норма

Суммы в уточнёнке совпадают с аналитическими отчётами

Тревожный признак

Расхождения между учётом и сданными формами

FAQ

Можно ли доначислить зарплату уволенному сотруднику, если прошло больше года?

Технически в 1С ограничений по срокам нет: документ «Доначисление, перерасчет» можно создать для любого прошлого периода, пока в базе сохраняются исходные документы. Но потребуется уточнённая отчётность за все затронутые периоды, а по НДФЛ и взносам действуют сроки, в пределах которых корректировки целесообразны. При больших сроках полезно сверить расчёты с архивными данными.

Что делать, если кнопка «Исправить» в документе «Увольнение» недоступна?

Обычно это значит, что после увольнения уже созданы другие расчётные документы по сотруднику или период закрыт. Варианты: отменить последующие перерасчёты, исправить увольнение и повторить их заново — либо обойтись документом «Доначисление, перерасчет» без исправления самого увольнения.

Нужно ли платить компенсацию за задержку, если доначисление выявлено через несколько месяцев?

Если недоплата возникла по вине работодателя, компенсация по ст. 236 ТК РФ положена за весь период задержки — от даты, когда сумма должна была быть выплачена, до дня фактической выплаты. В 1С:ЗУП для этого есть документ «Компенсация за задержку зарплаты», который рассчитает сумму автоматически.

Как оплатить больничный уволенному сотруднику?

Доначисление здесь не используется. Создайте обычный документ «Больничный лист» в разделе «Зарплата», выберите уволенного сотрудника и укажите период нетрудоспособности. Программа рассчитает пособие по действующим правилам, включая ограничение для случаев заболевания в течение 30 дней после увольнения.

Доначисление проведено, но в ведомость сумма не попадает. В чём причина?

Чаще всего неверно указан месяц зарплаты в ведомости — он должен соответствовать месяцу доначисления. Также проверьте, что документ доначисления проведён, способ выплаты совпадает с типом ведомости и по сотруднику нет блокирующих удержаний, которые «съели» всю сумму.

Облагается ли доначисление уволенному НДФЛ и взносами?

Да, в общем порядке. Доначисленная зарплата, премия или компенсация — это доход бывшего работника, с которого удерживается НДФЛ и начисляются страховые взносы. Программа пересчитает их автоматически при проведении документа перерасчёта; ваша задача — проверить корректность сумм и отразить в отчётности.