Как оформить прием на работу в 1С

Документ «Прием на работу» — первый кадровый документ, с которого начинается трудовая история сотрудника в программе. От правильности его заполнения зависят расчет зарплаты, начисление налогов и взносов, формирование отчетности в ПФР и ФНС, а также корректность трудового договора и приказа по форме Т-1. Ошибка в дате приема, подразделении или виде занятости потом «тянется» через все расчеты, и исправлять её приходится кадровыми переводами и сторнированием.

Инструкция ниже подходит для 1С:Зарплата и управление персоналом (ред. 3.1) и частично для 1С:Бухгалтерии 8 — интерфейсы похожи, но состав полей немного отличается. Перед оформлением убедитесь, что в программе заполнены организация, подразделения, должности и графики работы: эти справочники подставляются в документ приема, и их отсутствие остановит вас на середине процесса.

Подготовка: что должно быть заполнено до оформления приема

Документ приема собирает данные из нескольких справочников, и если они пустые, программа не даст корректно заполнить документ. Проверьте четыре вещи: карточку организации (ИНН, КПП, регистрация в ФНС и СФР), список подразделений, справочник должностей и графики работы сотрудников.

Особое внимание уделите должности: в ЗУП 3.1 в карточке должности указывается категория для статистической отчетности и сведения о вредных условиях труда, если они есть. Эти данные попадут в отчетность по взносам и персонифицированные сведения. График работы нужно создать заранее в разделе «Настройка — Графики работы сотрудников»: для стандартной пятидневки подойдет типовой график, для сменных режимов его придется настроить вручную.

Создание карточки сотрудника

Откройте раздел «Кадры» (в ЗУП) или «Зарплата и кадры» (в Бухгалтерии) и перейдите в список «Сотрудники». Нажмите «Создать». Если человек раньше работал в организации, программа предложит выбрать его из справочника физических лиц — не создавайте дубликат, иначе налоговая карточка и страховые взносы раздвоятся, и свести их обратно будет сложно.

Заполните ФИО, дату рождения, пол, ИНН и СНИЛС. Именно по связке СНИЛС + ИНН программа сопоставляет сотрудника при сдаче отчетности, поэтому опечатка в одной цифре приведет к расхождениям при загрузке протоколов из ФНС и СФР. Паспортные данные и адрес заполняются на закладке «Личные данные» — они нужны для 2-НДФЛ-подобных справок и персонифицированных сведений.

Оформление документа «Прием на работу»

Самый быстрый путь — из карточки сотрудника нажать «Оформить документ — Прием на работу». Альтернатива: раздел «Кадры — Приемы, переводы, увольнения», кнопка «Создать — Прием на работу». Если принимаете сразу несколько человек, в ЗУП есть документ «Прием на работу списком» — он экономит время при массовом найме.

Заполните ключевые поля документа:

• Дата приема — первый рабочий день по трудовому договору. Именно с этой даты начнет считаться стаж и пойдет расчет зарплаты.
• Подразделение и должность — определяют проводки по затратам и кадровую структуру.
• Вид занятости — основное место работы, внутреннее или внешнее совместительство. От этого зависит расчет пособий и отчетность.
• График работы — влияет на расчет зарплаты за неполный месяц и табель.
• Испытательный срок — если предусмотрен договором.
• Количество ставок — 1 для полной ставки, 0,5 для полставки и т.д.

На закладке «Оплата труда» укажите начисления: оклад (или тарифную ставку), надбавки, премии, если они гарантированы договором. Проверьте, что способ отражения в бухучете подставился корректно — от него зависит, на какой счет затрат попадет зарплата при синхронизации с бухгалтерией.

1. 1
   Заполните справочники: подразделения, должности, графики работы
2. 2
   Создайте карточку сотрудника и внесите СНИЛС, ИНН, паспортные данные
3. 3
   Оформите документ «Прием на работу»: дата, подразделение, должность, вид занятости, график
4. 4
   На закладке «Оплата труда» укажите оклад и постоянные начисления
5. 5
   Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-1
6. 6
   Проверьте сотрудника в кадровых отчетах и будущем расчете зарплаты

Нюансы для разных ситуаций

Прием по совместительству

Внутреннее совместительство оформляется отдельным документом приема на того же сотрудника — у человека появится вторая строка в списке сотрудников с видом занятости «Внутреннее совместительство». Не путайте с совмещением должностей: совмещение оформляется документом «Совмещение должностей» и не создает новую позицию в штатном расписании.

Прием на неполную ставку

В поле «Количество ставок» укажите долю, например 0,5. В ЗУП оклад в начислениях обычно указывается из расчета полной ставки, а программа сама пересчитает пропорционально — проверьте это поведение в настройках своей конфигурации, чтобы не занизить или не завысить фонд оплаты.

Прием по срочному договору

Установите флажок «Срочный трудовой договор» и укажите дату окончания и основание. Программа напомнит о приближении срока окончания договора в отчете «Остатки отпусков и срочные договоры» — это защита от пропуска увольнения, после которого договор считается бессрочным.

Сравнение вариантов

Прием на работу (одиночный)

Подходит для найма одного сотрудника. Максимум контроля над каждым полем, но медленно при массовом приеме.

Прием на работу списком

Подходит для одновременного найма нескольких человек в ЗУП. Быстрее, но легче пропустить индивидуальные условия конкретного сотрудника.

Прием через штатное расписание

Подходит, если ведется штатное расписание: документ подтянет позицию, оклад и надбавки из него автоматически. Требует актуальности штатки.

Печать приказа и кадровых документов

После проведения документа кнопка «Печать» предлагает приказ о приеме по форме Т-1 (или Т-1а для списка), трудовой договор и личную карточку Т-2. Унифицированные формы не обязательны, но встроенные шаблоны 1С соответствуют им и подходят большинству организаций.

Проверьте перед печатью, что в организации заполнены данные руководителя — он подставляется в подпись приказа. Если организация использует собственную форму приказа, её можно подключить как внешнюю печатную форму через «Администрирование — Печатные формы, отчеты и обработки».

Проверка результата и типичные ошибки

После проведения убедитесь, что прием отразился корректно. Откройте отчет «Штатные сотрудники» или «Список сотрудников» (раздел «Кадры — Кадровые отчеты») и найдите нового человека: должны совпадать дата приема, подразделение, должность и ФОТ. Затем сформируйте пробный расчет зарплаты за первый месяц — документ «Начисление зарплаты и взносов» должен автоматически подхватить сотрудника и рассчитать оплату пропорционально отработанным дням.

Если сотрудник не попал в расчет, чаще всего причины такие: документ приема не проведен, дата приема позже расчетного месяца, или в начислении не указан график работы. Исправление делайте в самом документе приема, а не ручным добавлением строки в расчет.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сотрудник в отчете «Штатные сотрудники»

Норма

Есть строка с верной датой, подразделением и ФОТ

Тревожный признак

Сотрудника нет или данные не совпадают с договором

Пробное начисление зарплаты

Норма

Сотрудник подхватывается автоматически, сумма пропорциональна дням

Тревожный признак

Строка не появляется или сумма равна полному окладу при приеме в середине месяца

Приказ Т-1

Норма

Подставлены руководитель, дата, должность и условия оплаты

Тревожный признак

Пустые поля подписи или устаревшие данные организации

Частые вопросы

Можно ли оформить прием задним числом?

Технически да — документ проведется любой датой. Но если за этот период уже сдана отчетность, придется подавать уточненные формы, а прием «задним числом» без фактического допуска к работе создает риски при проверках. Оформляйте документы в день реального выхода сотрудника.

Что делать, если ошибся в дате приема после расчета зарплаты?

Сначала отмените проведение начислений зарплаты за затронутые периоды, затем исправьте дату в документе приема и пересчитайте зарплату. Если отчетность уже сдана, потребуется корректировка. В ЗУП для таких случаев есть механизм исправления документов прошлых периодов.

Нужно ли вести штатное расписание, чтобы оформить прием?

Нет, в ЗУП и Бухгалтерии прием можно оформить без штатного расписания. Но если оно включено в настройках, документ приема потребует выбрать позицию штатки — тогда сначала добавьте позицию в штатное расписание или утвердите его изменение.

Как оформить прием, если сотрудник работает удаленно?

Оформление не отличается: тот же документ «Прием на работу». Отличие — в условиях трудового договора и, при необходимости, в отдельном графике работы, если у удаленного сотрудника свой режим учета рабочего времени.

Почему сотрудник не попадает в отчет по страховым взносам?

Чаще всего дата приема выходит за пределы отчетного периода, документ приема не проведен или в карточке не заполнен СНИЛС. Проверьте также, что в карточке сотрудника вид застрахованного лица указан корректно.

Можно ли скопировать прием для похожего сотрудника?

Да, документ можно скопировать кнопкой «Скопировать», а затем заменить сотрудника и скорректировать условия. Это удобно при найме нескольких человек на одинаковые должности, но проверяйте каждое поле — оклад, график и дата у нового сотрудника могут отличаться.