Как оформить приём на работу в 1С:ЗУП

Оформление нового сотрудника в 1С:ЗУП строится вокруг документа «Приём на работу», который одновременно регистрирует кадровое событие и назначает работнику плановые начисления. Корректно заполненный документ определяет, как будет рассчитываться зарплата, какие сведения попадут в отчётность и как будет формироваться приказ по форме Т-1.

Ошибки на этапе приёма — одна из самых частых причин проблем в дальнейшем: неверная дата, неправильный график или пропущенное начисление приводят к искажениям в расчётах, среднем заработке и отчётах в фонды. Поэтому перед созданием документа стоит подготовить данные: проверить штатное расписание, настроить график работы и убедиться, что в справочниках есть нужная должность и подразделение.

Материал ориентирован на типовую конфигурацию 1С:ЗУП редакции 3.1. Если у вас доработанная конфигурация или включены особые настройки учёта, отдельные шаги могут отличаться — в этом случае сверяйтесь с настройками вашей программы.

Подготовка: что должно быть настроено до приёма сотрудника

Документ приёма ссылается на справочные данные, и если их нет, заполнить его корректно не получится. Проверьте три вещи: наличие организации в справочнике «Организации», актуальное штатное расписание (если оно ведётся) и график работы, по которому будет трудиться новый сотрудник.

Штатное расписание ведётся через раздел «Кадры» → «Штатное расписание». Если в вашей организации ведение штатного расписания включено в настройках (раздел «Настройка» → «Кадровый учёт»), то при приёме программа будет предлагать выбрать позицию штатного расписания, а не просто должность. Это важно: позиция определяет оклад и состав начислений по умолчанию.

Графики работы сотрудников настраиваются в разделе «Настройка» → «Графики работы сотрудников». Типовые варианты — пятидневка, шестидневка, сменные графики. Если подходящего графика нет, создайте его заранее: от графика зависит расчёт нормы времени и, соответственно, зарплата при неполном месяце.

Создание сотрудника и документа «Приём на работу»

Основной путь: раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → кнопка «Создать» → «Приём на работу». В открывшейся форме сначала выберите организацию, затем сотрудника. Если человек работает в компании впервые, нажмите «Новый сотрудник» и заполните ФИО, пол, дату рождения — остальные личные данные (ИНН, СНИЛС, паспорт, адрес) удобно ввести сразу в карточке сотрудника, они понадобятся для отчётности.

После выбора сотрудника заполните ключевые поля документа: дату приёма, подразделение, должность (или позицию штатного расписания), количество ставок. Поле «Дата приёма» определяет первый рабочий день и влияет на расчёт зарплаты за неполный месяц, стаж и отчётность — проверьте его дважды, исправление потребует перепроведения документа.

Если сотрудник принимается по совместительству (внутреннему или внешнему), укажите вид занятости соответствующим образом. Это влияет на учёт рабочего времени и отражение в отчётах. Для внутреннего совместительства создаётся отдельный сотрудник, связанный с физическим лицом, уже имеющимся в базе.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → «Создать» → «Приём на работу»
2. 2
   Выберите организацию и создайте нового сотрудника, заполнив ФИО и личные данные
3. 3
   Укажите дату приёма, подразделение, должность или позицию штатного расписания, число ставок
4. 4
   Проверьте и при необходимости измените график работы на закладке «Оплата труда»
5. 5
   Проверьте состав и размер начислений (оклад, надбавки), при необходимости добавьте вручную
6. 6
   Проведите документ и распечатайте приказ по кнопке «Печать» → «Приказ о приёме (Т-1)»

Настройка оплаты труда в документе приёма

Закладка «Оплата труда» — самая ответственная часть документа. Здесь указывается график работы и список плановых начислений: оклад (по дням, по часам, тариф), постоянные надбавки, доплаты. Если приём оформляется по позиции штатного расписания, начисления подставляются автоматически — но их можно и нужно проверить, а при необходимости скорректировать: например, установить индивидуальный оклад или добавить персональную надбавку.

Обратите внимание на поле «Аванс»: если в организации аванс рассчитывается как фиксированная сумма или процент, для нового сотрудника способ выплаты аванса подставится из настроек организации, но его можно переопределить. Также проверьте порядок пересчёта оклада при неполном рабочем времени, если сотрудник принят на неполную ставку.

Дополнительные закладки документа позволяют указать условия трудового договора (характер работы, срочность, дату окончания договора), сведения об испытательном сроке и взносы. Для срочного договора обязательно заполните дату окончания — программа использует её для напоминаний и отчётности.

Печать приказа Т-1 и трудового договора

После проведения документа приказ о приёме печатается прямо из него: кнопка «Печать» → «Приказ о приёме (Т-1)». Форма заполняется данными документа автоматически: ФИО, должность, подразделение, дата приёма, условия оплаты, характер работы. Номер приказа программа присваивает по своей нумерации — при необходимости его можно скорректировать в поле «Номер» документа.

Трудовой договор в типовой конфигурации формируется через печатные формы, если для организации настроены шаблоны. Многие компании ведут договоры во внешних редакторах — тогда из 1С достаточно взять приказ и кадровые данные. Если вам нужен договор именно из программы, проверьте наличие и актуальность шаблонов печатных форм в разделе настроек.

Дата приказа и дата приёма могут не совпадать: приказ нередко издаётся раньше первого рабочего дня. Поле «Дата» документа — это дата приказа, поле «Дата приёма» — начало работы. Не путайте их: от даты приёма зависят расчёты, от даты документа — хронология кадровых событий.

Что происходит в программе после проведения документа

Проведённый приём регистрирует кадровое событие и назначает плановые начисления. С этого момента сотрудник появляется в штатной расстановке, в списках для начисления зарплаты, в табеле (при ведении учёта времени документами) и в отчётах. Зарплата за первый месяц будет рассчитана пропорционально отработанному времени по указанному графику.

Проверьте результат сразу после проведения: откройте карточку сотрудника и убедитесь, что в ней отображаются текущее место работы и начисления. Затем сформируйте отчёт «Штатная расстановка» (раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты») — новый сотрудник должен занять свою позицию с указанной даты.

Контрольные точки

Как проверить результат

Карточка сотрудника

Норма

Отображаются подразделение, должность, дата приёма и плановые начисления

Тревожный признак

Начисления пусты или место работы не указано — документ не проведён либо заполнен не полностью

Отчёт «Штатная расстановка»

Норма

Сотрудник виден на своей позиции с даты приёма

Тревожный признак

Сотрудника нет или стоит неверная дата — проверьте дату приёма в документе

Начисление зарплаты за месяц приёма

Норма

Сотрудник попадает в документ «Начисление зарплаты и взносов», сумма считается пропорционально отработанным дням

Тревожный признак

Сотрудник не подтягивается — вероятно, не задан график работы или дата приёма позже периода начисления

Особые сценарии: совместительство, срочный договор, испытательный срок

При приёме внешнего совместителя в поле «Вид занятости» выберите «Внешнее совместительство». Для внутреннего совместителя создайте нового сотрудника, связанного с уже существующим физическим лицом: в поле выбора сотрудника укажите физлицо, а программа предложит оформить дополнительное место работы. Не создавайте дубль физического лица — это нарушит учёт НДФЛ и взносов.

Для срочного трудового договора на закладке с условиями договора укажите «Срочный» и дату окончания. Программа будет сигнализировать о приближении окончания срока, а в кадровых отчётах такие договоры выделяются отдельно. Основание срочности фиксируется в реквизитах договора.

Испытательный срок задаётся в месяцах или днях в соответствующем поле документа. Это информационный реквизит: он выводится в приказ и помогает кадровику отслеживать даты, но на расчёты не влияет. Если испытание не предусмотрено, поле оставляют пустым — иначе условие попадёт в печатную форму приказа.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Сотрудник уже работал в организации и уволенНе создавайте новое физическое лицо — найдите существующее в справочнике и оформите приём на него, чтобы сохранить историю и накопленные данные

Нужно принять несколько сотрудников на одинаковые условияИспользуйте документ «Приём на работу списком», если он доступен в вашей версии, либо копируйте документ приёма с заменой сотрудника

Приём оформляется задним числом после расчёта зарплаты за периодПроведите документ и пересчитайте зарплату за затронутый период, проверив отсутствие конфликтов с уже проведёнными кадровыми документами

Штатное расписание не ведётся в программеУказывайте должность напрямую и заполняйте начисления вручную — контроль штатных единиц в этом случае не выполняется

Отчётность и дальнейшие действия после приёма

Сведения о приёме попадают в персонифицированную отчётность: данные о застрахованных лицах и кадровые сведения для фондов формируются на основании кадровых документов. Убедитесь, что у сотрудника заполнены СНИЛС, ИНН и документ, удостоверяющий личность, — без этого отчёты не пройдут проверку.

Дополнительно проверьте настройку учёта рабочего времени: если в организации отклонения (отпуска, больничные) регистрируются документами, табель заполнится по графику автоматически. Если учёт ведётся табелем вручную, новый сотрудник должен попасть в табель с даты приёма.

Наконец, если используется обмен с 1С:Бухгалтерией, кадровые данные синхронизируются по расписанию или вручную. После массового приёма имеет смысл выполнить синхронизацию и проверить, что сотрудники появились в бухгалтерской базе.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли оформить приём задним числом?

Да, документ можно провести прошедшей датой. Но если за этот период уже рассчитана зарплата или сдана отчётность, потребуется пересчёт начислений и, возможно, корректировка отчётов. Чем раньше оформлен документ, тем меньше последующих исправлений.

Что делать, если сотрудник вводится в программу в середине месяца, а зарплату нужно посчитать сразу?

Ничего дополнительно настраивать не нужно: при расчёте зарплаты за месяц программа учтёт дату приёма и рассчитает начисления пропорционально отработанным по графику дням. Главное — чтобы график работы был указан верно.

Как исправить ошибку в уже проведённом приёме?

Откройте документ, внесите изменения и проведите его повторно. Если по сотруднику уже были начисления, они будут пересчитаны при следующем расчёте. Менять карточку сотрудника напрямую вместо исправления документа не следует — кадровые события должны отражаться документами.

Нужно ли заводить сотрудника, если он работает по договору ГПХ?

Да, физическое лицо заводится в программе, но вместо приёма на работу оформляется документ «Договор подряда» (договор ГПХ) в разделе «Зарплата» или «Кадры» в зависимости от настроек. Кадровое событие приёма при этом не создаётся.

Почему новый сотрудник не попадает в документ начисления зарплаты?

Чаще всего причины три: документ приёма не проведён, дата приёма позже периода начисления или не указан график работы. Проверьте эти три пункта в карточке сотрудника и в документе приёма, затем перезаполните начисление зарплаты.