Как оформить прием на работу в 1С 8.3: пошаговая инструкция

Прием сотрудника на работу в 1С:ЗУП 8.3 выполняется в два логических шага: сначала создается карточка физического лица и сотрудника, затем оформляется кадровый документ «Прием на работу», который назначает сотруднику должность, график и начисления. Если пропустить первый шаг или заполнить карточку с ошибками, документ проведется, но отчеты по НДФЛ, страховым взносам и расчет зарплаты будут формироваться некорректно.

Инструкция ниже написана для конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 8.3» — наиболее распространенного решения для кадрового учета. В «1С:Бухгалтерии 8.3» механизм похож, но часть реквизитов (плановые начисления, графики работы) упрощена. Перед началом работы убедитесь, что у вашей учетной записи есть права кадровика или расчетчика, а справочники организации, подразделений и должностей уже заполнены.

Подготовка: что должно быть настроено до приема сотрудника

Корректность кадрового документа напрямую зависит от состояния справочников. Проверьте, что в программе заполнены: организация с реквизитами, структура подразделений, штатное расписание (если оно ведется), должности, графики работы сотрудников и виды начислений — оклад по дням, премии, надбавки.

Если в настройках учетной политики включено ведение штатного расписания, документ приема будет требовать выбора позиции штатного расписания, а не просто должности. Это ограничение полезно: программа не даст принять сотрудника на несуществующую ставку и проконтролирует количество занятых единиц. Если штатное расписание не ведется, проверьте эту настройку в разделе «Настройка» → «Реквизиты и настройки» → «Настройка кадрового учета», чтобы понимать, какой вариант интерфейса вы увидите.

Также заранее подготовьте данные сотрудника: ФИО, СНИЛС, ИНН, паспортные данные, адрес регистрации, реквизиты для перечисления зарплаты. Часть этих данных обязательна для отчетности, и вводить их «потом» — частая причина ошибок при сдаче РСВ и персонифицированных сведений.

Шаг 1. Создание карточки сотрудника

Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» и нажмите «Создать». В поле «Физическое лицо» введите ФИО — если такого человека нет в базе, программа предложит создать новую запись. Заполните дату рождения, пол, СНИЛС и ИНН. Поля СНИЛС и дата рождения критичны: по ним сотрудник идентифицируется в отчетности в фонды.

Перейдите по ссылкам внутри карточки и заполните дополнительные сведения: документ, удостоверяющий личность (вид, серия, номер, кем и когда выдан), адрес по прописке и адрес фактического проживания, контактные телефоны. Для иностранных сотрудников дополнительно укажите статус налогового резидентства и данные документа, подтверждающего право на работу — от этого зависит ставка НДФЛ.

Сохраните карточку кнопкой «Записать». На этом этапе сотрудник в базе есть, но трудовые отношения еще не оформлены: он не попадет в списки работающих и в расчет зарплаты, пока не будет проведен кадровый документ.

Шаг 2. Оформление документа «Прием на работу»

Перейдите в раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» и нажмите «Создать» → «Прием на работу». Альтернативный путь — из карточки сотрудника по кнопке «Оформить документ» → «Прием на работу»: тогда сотрудник подставится автоматически.

Заполните основные реквизиты документа:

• Организация — выберите из справочника, если в базе несколько юридических лиц;
• Дата приема — первый рабочий день по трудовому договору;
• Подразделение и должность — или позиция штатного расписания, если оно ведется;
• Количество ставок — 1 для полной ставки, 0,5 для полставки и т.д.;
• График работы — пятидневка, сменный график или иной; от него считается норма времени;
• Вид занятости — основное место работы или совместительство (внутреннее/внешнее).

На вкладке «Оплата труда» укажите плановые начисления: оклад, районный коэффициент, премии. Проверьте способ отражения зарплаты в бухгалтерском учете, если настроена синхронизация с 1С:Бухгалтерией. На вкладке «Трудовой договор» введите номер и дату договора, условия испытательного срока при наличии.

1. 1
   Создайте физическое лицо и заполните СНИЛС, ИНН, паспортные данные
2. 2
   Создайте сотрудника, привязанного к организации
3. 3
   Откройте «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» → «Прием на работу»
4. 4
   Укажите дату приема, подразделение, должность, ставку и график работы
5. 5
   Заполните плановые начисления на вкладке «Оплата труда»
6. 6
   Введите реквизиты трудового договора
7. 7
   Нажмите «Провести и закрыть» и распечатайте приказ Т-1

Шаг 3. Проведение документа и печать приказа Т-1

После заполнения нажмите «Провести». Программа проверит обязательные поля и при включенном штатном расписании — наличие свободной ставки. Если проведение не выполняется, читайте текст сообщения об ошибке: чаще всего не указан график работы, начисление или позиция штатки уже занята.

Из проведенного документа доступна печать приказа о приеме: кнопка «Печать» → «Приказ о приеме (Т-1)». Форма Т-1 заполняется автоматически из реквизитов документа. Если организация использует собственную форму приказа, ее можно подключить через механизм дополнительных печатных форм.

Проверьте распечатанный приказ: даты, ФИО, должность, оклад и условия испытательного срока должны совпадать с трудовым договором. Расхождение между приказом и договором — типичное замечание при кадровых проверках.

Проверка результата после оформления

После проведения документа убедитесь, что прием отразился корректно. Откройте отчет «Списки сотрудников» (раздел «Кадры» → «Отчеты, справки») на дату приема — сотрудник должен присутствовать с указанной должностью и подразделением. Проверьте «Штатную расстановку», если ведется штатное расписание: ставка должна отображаться как занятая.

Выполните пробный расчет: создайте документ «Начисление зарплаты и взносов» за месяц приема и проверьте, что сотрудник попал в список, а сумма начисления рассчитана пропорционально отработанным дням по выбранному графику. Если сотрудник принят не с первого числа, оклад должен быть пересчитан по норме времени — это удобный способ проверить правильность графика.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сотрудник в отчете «Списки сотрудников»

Норма

Есть в списке с нужной датой приема и должностью

Тревожный признак

Отсутствует или дата неверна — документ не проведен или проведен с ошибкой

Начисление за первый месяц

Норма

Оклад рассчитан пропорционально отработанным дням

Тревожный признак

Начислен полный оклад при приеме в середине месяца — проверьте график работы

Штатная расстановка

Норма

Ставка занята этим сотрудником

Тревожный признак

Ставка свободна — прием оформлен без позиции штатки или не проведен

Особые сценарии приема

Прием по совместительству

Для внешнего совместителя создайте нового сотрудника на существующее или новое физическое лицо и в документе приема укажите вид занятости «По совместительству». Для внутреннего совместителя не создавайте дубль физлица: оформите второй прием на того же человека с видом занятости «Внутреннее совместительство». В программе это будет отдельный сотрудник с собственными начислениями, но единая налоговая история.

Прием на неполную ставку

Укажите количество ставок (например, 0,5) и выберите график работы, соответствующий режиму: для неполного рабочего времени нужен отдельный график с сокращенной нормой часов, иначе программа будет считать недоработку. Оклад в начислении указывается из расчета полной ставки — программа пересчитает его пропорционально.

Прием в обособленное подразделение

Если подразделение выделено на отдельный баланс или находится в другом регионе, проверьте, что в справочнике подразделений указаны правильные регистрация в налоговом органе и территориальные условия. От этого зависят КПП в отчетности и районный коэффициент в расчетах.

Если что-то пошло не так: отмена и исправление приема

Если документ проведен с ошибкой, но зарплата за период еще не рассчитана, просто исправьте реквизиты и перепроведите документ. Если сотрудник фактически не вышел на работу, документ приема можно отменить: пометьте его на удаление или воспользуйтесь механизмом отмены кадрового приказа, если он включен в настройках.

Когда зарплата уже начислена, прямое удаление документа приведет к «висячим» расчетам. В этом случае сначала отмените начисления, затем исправляйте кадровый документ. Для исправления данных в закрытых периодах используйте документы-исправления, а не редактирование исходного приема — так сохранится корректная история для отчетности.

Частые вопросы

Можно ли оформить прием, если штатное расписание не ведется?

Да. Если в настройках кадрового учета штатное расписание отключено, в документе приема выбираются просто подразделение и должность из справочников, без позиции штатки. Контроль свободных ставок в этом случае не выполняется.

Как оформить прием сотрудника, который работал раньше и был уволен?

Найдите существующее физическое лицо через справочник «Физические лица» и оформите новый документ «Прием на работу», создав нового сотрудника. Не вводите ФИО как нового человека — программа сама подскажет совпадения при вводе, но проверить справочник вручную надежнее.

Почему сотрудник не попадает в начисление зарплаты?

Наиболее частые причины: документ приема не проведен, дата приема позже расчетного месяца, не назначены плановые начисления на вкладке «Оплата труда» или сотрудник привязан к другой организации. Проверьте эти пункты в указанном порядке.

Чем отличается прием в 1С:Бухгалтерии от приема в ЗУП?

В 1С:Бухгалтерии 8.3 прием оформляется упрощенным документом с минимальным набором реквизитов — без гибких графиков, штатного расписания и сложных плановых начислений. Для полноценного кадрового учета и расчета зарплаты с графиками, отпусками и больничными предназначена конфигурация ЗУП.

Нужно ли вводить приказ Т-1 отдельным документом?

Нет. Приказ по форме Т-1 формируется как печатная форма из документа «Прием на работу» и не требует отдельного ввода. Все данные для приказа берутся из реквизитов документа, поэтому важно корректно заполнить номер и дату трудового договора.

Что делать, если прием оформили на неверную дату и период уже закрыт?

Не редактируйте исходный документ в закрытом периоде. Оцените, какие расчеты и отчеты затронула ошибка: при необходимости создайте исправительные документы в текущем периоде и подайте уточненную отчетность по НДФЛ и взносам за затронутый квартал.