Как оформить пособие по рождению ребенка в 1С 8.3

Единовременное пособие при рождении ребенка — это социальная выплата, которую работодатель перечисляет сотруднику за счет средств СФР (Социальный фонд России). В 1С:Зарплате и управлении персоналом 8.3 для такого начисления предусмотрен отдельный механизм: выплата не облагается НДФЛ и страховыми взносами, не входит в расчет среднего заработка и должна корректно отражаться в отчетности, чтобы фонд принял расходы к зачету или возмещению.

Основная сложность при оформлении — не сама выплата, а правильная настройка вида начисления: если налоговый и взносовый статус указан неверно, программа обложит пособие НДФЛ или взносами, и потребуется сторнирование и пересдача отчетов. Поэтому статью стоит читать последовательно: сначала проверяем настройки, потом вводим документ, затем контролируем результат в отчетах.

Инструкция ориентирована на типовую конфигурацию 1С:ЗУП 8.3 редакции 3.1. В конфигурациях с доработками названия команд могут отличаться, но логика — вид начисления, документ, ведомость, отчетность — сохраняется.

Проверьте исходные условия перед оформлением

Прежде чем создавать документ, убедитесь, что в программе корректно заведены базовые данные. Сотрудник должен быть принят на работу, у него заполнены ИНН и СНИЛС — без них выплата не попадет в реестр для фонда. Организация должна быть указана с актуальными регистрационными данными в СФР: регистрационный номер и код подчиненности проверяются в карточке организации на вкладке «ОКВЭД, регистрации».

Также проверьте, какой механизм выплат действует в вашем регионе. При прямых выплатах работодатель передает в фонд только сведения, а деньги работнику перечисляет сам СФР. Если прямые выплаты не действуют, пособие начисляет и выплачивает работодатель с последующим зачетом или возмещением. От этого зависит, какие документы нужно формировать после начисления: реестр сведений или заявление о возмещении расходов.

Размер пособия ежегодно индексируется, и в типовой конфигурации актуальное значение подставляется автоматически при обновлении релиза. Если релиз устарел, программа может подставить прошлогоднюю сумму — это одна из самых частых причин расхождений с фондом. Сверьте сумму с действующим размером пособия на дату рождения ребенка, а не на дату оформления документа.

Настройте вид начисления для пособия

В типовой поставке вид начисления для пособия обычно уже создан. Найдите его через раздел «Настройка» — «Начисления». Откройте начисление с назначением «Единовременное пособие при рождении ребенка» и проверьте ключевые параметры. Начисление должно выполняться по отдельному документу, а не ежемесячно — иначе программа будет пытаться начислять его каждый расчетный период.

На вкладке «Налоги, взносы, учет» проверьте три критичных настройки. НДФЛ — «Не облагается». Страховые взносы — вид дохода, который не является объектом обложения (в типовой конфигурации для пособий за счет ФСС предусмотрен соответствующий вариант). В налоге на прибыль расходы по пособию не учитываются, так как выплата производится за счет средств фонда. Ошибка в любом из этих пунктов приведет к неверным суммам в 6-НДФЛ или расчете по взносам.

Если начисления в списке нет, создайте его копированием типового пособия или вручную: назначение начисления — «Прочие начисления и выплаты» с соответствующим типом, способ выполнения — «По отдельному документу», вид документа — «Единовременное пособие за счет ФСС». Не используйте для этих целей произвольное «Разовое начисление» — оно не даст корректной аналитики по расходам фонда.

Введите документ начисления пособия

Документ для начисления находится в разделе «Зарплата» — «Все начисления» либо создается из журнала пособий: «Зарплата» — «Пособия за счет ФСС» (точное название зависит от релиза). Создайте документ «Единовременное пособие за счет ФСС», выберите сотрудника и укажите вид пособия — «При рождении ребенка».

Программа подставит сумму автоматически по данным о размере пособия, действующем на дату рождения ребенка. Дату рождения укажите по свидетельству или справке о рождении — от нее зависит применяемый размер. Если в семье родилось двое и более детей, пособие оформляется на каждого ребенка: создайте отдельные строки или документы с соответствующим количеством.

Проверьте месяц начисления в шапке документа — он определяет, в каком расчетном периоде выплата попадет в ведомость и отчетность. После заполнения проведите документ. На вкладке с проводками или по кнопке результата можно увидеть, что НДФЛ и взносы по строке не рассчитались — это признак корректной настройки.

1. 1
   Проверьте настройки вида начисления: НДФЛ и взносы — не облагается
2. 2
   Создайте документ «Единовременное пособие за счет ФСС» в разделе «Зарплата»
3. 3
   Выберите сотрудника и вид пособия «При рождении ребенка»
4. 4
   Укажите дату рождения ребенка и проверьте подставленную сумму
5. 5
   Проверьте месяц начисления и проведите документ
6. 6
   Убедитесь, что НДФЛ и взносы по строке не рассчитались

Выплатите пособие через ведомость

Начисленное пособие выплачивается стандартной ведомостью: «Выплаты» — «Ведомости в банк» (или в кассу, на счета — в зависимости от принятого способа). При заполнении ведомости по кнопке «Заполнить» программа подтянет долг перед сотрудником, включая пособие. Если пособие нужно выплатить отдельно от зарплаты, в ведомости выберите характер выплаты — «По документам» или отберите конкретное начисление, чтобы в платеж не попали другие суммы.

Срок выплаты при зачетном механизме — в ближайший день выплаты зарплаты после назначения пособия. При прямых выплатах работодатель в установленный срок передает сведения в фонд, а перечислением денег занимается СФР. Нарушение сроков передачи сведений может привести к штрафу и задержке выплаты для сотрудника, поэтому не откладывайте формирование реестра.

После проведения ведомости проверьте состояние расчетов с сотрудником: отчет «Расчетный листок» должен показать начисленное пособие в составе прочих начислений и его выплату без удержаний. Если в расчетном листке по строке пособия появился НДФЛ — возвращайтесь к настройкам вида начисления.

Передайте сведения в СФР и проверьте отчетность

При прямых выплатах сформируйте реестр сведений: в 1С:ЗУП это делается через раздел «Отчетность, справки» — «Передача в ФСС сведений о выплате пособий» (в актуальных релизах — документы обмена с СФР). Реестр формируется на основании введенного документа пособия, поэтому ошибки в документе автоматически перенесутся в реестр. Перед отправкой проверьте СНИЛС сотрудника, реквизиты справки о рождении и сумму.

При зачетном механизме расходы отражаются в расчете по страховым взносам (приложение к разделу I) и при необходимости — в заявлении о возмещении. Проверьте, что сумма пособия попала в нужные строки расчета: она должна увеличить расходы на социальное страхование и уменьшить сумму взносов к уплате либо сформировать задолженность фонда.

Для контроля используйте типовые отчеты: «Анализ начислений и удержаний», «Отчет по пособиям за счет ФСС» (если есть в релизе) и сверку с данными СФР. Расхождение сумм между программой и данными фонда чаще всего вызвано устаревшим размером пособия или документом, проведенным не в том периоде.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчетный листок сотрудника

Норма

Пособие показано отдельной строкой, НДФЛ и взносы по ней равны нулю

Тревожный признак

По строке пособия рассчитан НДФЛ или взносы

Реестр в СФР

Норма

СНИЛС, сумма и реквизиты справки совпадают с документом, реестр принят без ошибок

Тревожный признак

Реестр отклонен, ошибки в СНИЛС или сумме

Расчет по страховым взносам

Норма

Сумма пособия отражена в расходах на соцстрахование

Тревожный признак

Пособие попало в облагаемую базу или не отразилось вовсе

Разберите частые ошибки и особые ситуации

Самая распространенная ошибка — устаревший размер пособия из-за необновленного релиза. Программа подставляет сумму, действовавшую на дату рождения ребенка, но только если в ней загружены актуальные значения. При расхождении с данными фонда сначала сверьте сумму в документе с официально установленным размером на нужную дату.

Вторая типичная проблема — пособие, начисленное обычным документом «Разовое начисление». Такая выплата не будет иметь признака «за счет ФСС», попадет в облагаемую базу и не сформирует расходы для фонда. Исправление — сторнирование неверного начисления и ввод правильного документа, а при уже сданной отчетности — уточненные расчеты.

Отдельные ситуации: если пособие оформляет второй родитель по месту своей работы, у него должна быть справка с места работы другого родителя о том, что пособие не назначалось — эта справка хранится в документообороте, но в программе достаточно корректно ввести сам документ. Если сотрудник работает по совместительству, пособие оформляется только по одному месту работы по его выбору.

FAQ

Облагается ли пособие по рождению ребенка НДФЛ и взносами в 1С?

Нет, единовременное пособие при рождении ребенка не облагается НДФЛ и страховыми взносами. В 1С:ЗУП это обеспечивается настройками вида начисления: если по строке пособия рассчитался налог или взносы, проверьте вкладку «Налоги, взносы, учет» в карточке начисления.

Какой документ использовать, если в списке нет «Единовременное пособие за счет ФСС»?

Названия документов зависят от релиза. Ищите документ в разделе «Зарплата» — «Все начисления» по кнопке «Создать»: в списке типов будет пункт пособия за счет фонда. Если его нет совсем, вероятно, конфигурация сильно устарела — обновите релиз.

Что делать, если программа подставила неверную сумму пособия?

Сначала проверьте дату рождения ребенка в документе — размер определяется именно по ней. Затем сверьте сумму с действующим размером пособия на эту дату. Если релиз устарел, обновите конфигурацию; при необходимости сумму в документе можно откорректировать вручную с последующим обновлением.

Как оформить пособие при рождении двойни?

Пособие выплачивается на каждого ребенка. В документе укажите количество детей либо создайте отдельные строки (документы) на каждого ребенка — в зависимости от интерфейса релиза. Итоговая сумма должна равняться размеру пособия, умноженному на число детей.

Нужно ли выплачивать пособие совместителю?

Пособие назначается только по одному месту работы по выбору сотрудника. Если сотрудник выбрал вашу организацию, оформление стандартное; если он получает пособие у другого работодателя, у вас документ не создается. Основанием служит заявление сотрудника и подтверждающие документы.