Как оформить работника по совместительству в 1С:ЗУП

Совместительство в 1С:ЗУП оформляется как отдельное место работы сотрудника: у физического лица может быть несколько сотрудников (несколько трудовых договоров), и для каждого создаётся собственный кадровый документ, график и начисления. Программа различает внутреннее совместительство (у того же работодателя) и внешнее (у другого работодателя), и от этого зависит порядок ввода данных.

Ключевой принцип: физическое лицо в справочнике одно, а сотрудников — два. Это обеспечивает корректный расчёт НДФЛ (он считается по физлицу в целом), страховых взносов и формирование отчётности. Если ошибочно завести вторую карточку физического лица, отчёты по налогам и взносам будут формироваться с ошибками.

Внутреннее и внешнее совместительство: что выбрать

Перед оформлением определите вид совместительства, так как от него зависят настройки в программе и состав отчётности.

Внутреннее совместительство — сотрудник уже работает у вас по основному месту и берёт дополнительную работу в свободное от основной работы время. В 1С:ЗУП вы создаёте нового сотрудника, привязанного к тому же физическому лицу. Оба места работы обслуживаются в одной базе, НДФЛ учитывается суммарно, стандартные вычеты предоставляются один раз.

Внешнее совместительство — человек работает у другого работодателя, а у вас оформляется дополнительно. В базе создаётся новое физическое лицо и новый сотрудник. Основное место работы у вас не учитывается, вычеты по НДФЛ предоставляются только по заявлению работника (обычно он получает их у основного работодателя).

Сравнение вариантов

Внутреннее совместительство

Сотрудник уже есть в базе. Создаётся второй сотрудник на то же физлицо, НДФЛ и отчёты консолидируются автоматически.

Внешнее совместительство

Создаётся новое физлицо. Больничные и вычеты оформляются с учётом того, что основной работодатель — другая организация.

Подготовка: физическое лицо и график работы

Проверьте, есть ли физическое лицо в справочнике «Физические лица». Для внутреннего совместителя карточка уже существует — дублировать её нельзя. Для внешнего создайте новую карточку: ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС, паспортные данные. Именно по ИНН и СНИЛС программа и налоговая связывают данные, поэтому ошибка в этих полях критична.

Далее подготовьте график работы совместителя. По ТК РФ время работы по совместительству не должно превышать половины нормы рабочего времени (как правило, не более 4 часов в день при 8-часовом основном графике). Создайте график в разделе «Настройка — Графики работы сотрудников»: например, 4 часа в день, 5 дней в неделю, с указанием, что неполное время считается по графику полной пятидневки.

Оформление приёма на работу

Создайте документ «Кадровый учёт — Приёмы на работу» (или «Сотрудники — Создать»). Заполните ключевые поля:

• Сотрудник — выберите существующее физическое лицо (для внутреннего) или введите новое;
• Вид занятости — «Внутреннее совместительство» или «Внешнее совместительство»;
• Подразделение и должность — могут отличаться от основного места работы;
• График работы — созданный график неполного времени;
• Количество ставок — например, 0,5;
• Дата приёма и условия трудового договора.

На вкладке «Оплата труда» назначьте плановое начисление. Важный нюанс: если в начислении «Оплата по окладу» указать полный оклад, программа при графике неполного времени рассчитает сумму пропорционально отработанному времени. Проверьте, какой оклад указан: полный по штатному расписанию или уже половинный — от этого зависит итоговая сумма. Самый надёжный вариант — указать полный оклад и количество ставок 0,5, тогда расчёт будет прозрачным.

1. 1
   Проверьте или создайте карточку физического лица с корректными ИНН и СНИЛС
2. 2
   Создайте график неполного рабочего времени со ссылкой на график полного времени
3. 3
   Создайте документ «Приём на работу» с видом занятости «совместительство»
4. 4
   Назначьте плановое начисление: полный оклад и количество ставок 0,5
5. 5
   Проведите документ и напечатайте приказ о приёме (форма Т-1 или своя)
6. 6
   Сделайте тестовый расчёт зарплаты за первый месяц и проверьте пропорцию

Особенности внутреннего совместительства

Для внутреннего совместителя в списке сотрудников появится вторая строка с тем же ФИО. Оба сотрудника привязаны к одному физическому лицу, поэтому:

• НДФЛ рассчитывается с совокупного дохода по обоим местам работы;
• стандартные вычеты на детей применяются один раз — убедитесь, что заявление на вычет введено только для одного места работы;
• в отчётах 6-НДФЛ и персонифицированных сведениях данные суммируются корректно;
• средний заработок для отпусков и больничных считается по каждому месту работы отдельно.

Табель для внутреннего совместителя ведётся отдельно по каждой должности. Если сотрудник уходит в отпуск, отпуск оформляется по обоим местам работы одновременно — в программе создаются два документа «Отпуск».

Особенности внешнего совместительства

Внешний совместитель — полноценный сотрудник вашей базы, но с ограничениями. Трудовую книжку вы не заполняете (она хранится у основного работодателя), запись о совместительстве вносится только по желанию работника и на основании его документов. Сведения о приёме в ЕФС-1 (бывший СЗВ-ТД) подаются в обычном порядке.

Больничный внешнему совместителю оплачивается по общим правилам: если в расчётном периоде он работал у вас, пособие назначается по каждому месту работы. В 1С:ЗУП документ «Больничный лист» вводится в обычном порядке, программа учтёт вид занятости при расчёте.

Проверка результата и расчёт зарплаты

После оформления приёма выполните контрольный расчёт. Создайте документ «Начисление зарплаты и взносов» за первый месяц работы совместителя и проверьте:

• сумма начисления соответствует доле ставки (например, половина оклада при 0,5 ставки и полностью отработанном месяце);
• НДФЛ у внутреннего совместителя рассчитан с суммарного дохода по обоим местам;
• страховые взносы начислены корректно;
• в расчётном листке сотрудника видны оба места работы отдельными строками.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сотрудник в списке

Норма

Два сотрудника привязаны к одному физлицу

Тревожный признак

Два одинаковых физлица в справочнике

Начисление за месяц

Норма

Сумма пропорциональна ставке и отработанным дням

Тревожный признак

Начислен полный оклад при 0,5 ставки

НДФЛ внутреннего совместителя

Норма

Считается с совокупного дохода, вычет применён один раз

Тревожный признак

Вычет удвоен или НДФЛ посчитан раздельно

Типичные ошибки и ограничения

Помните о кадровых ограничениях: совместительство запрещено для несовершеннолетних, на вредных и опасных работах (если основная работа такая же), а для отдельных категорий (медики, педагоги, охранники) действуют особые нормы продолжительности. Руководитель организации может работать по совместительству только с разрешения уполномоченного органа. Эти ограничения программа не контролирует — ответственность лежит на кадровике.

Частые вопросы

Нужно ли заводить отдельное физическое лицо для внутреннего совместителя?

Нет. Создаётся второй сотрудник, привязанный к уже существующему физическому лицу. Только так НДФЛ, взносы и отчётность будут формироваться корректно по человеку в целом.

Какой оклад указывать при приёме на 0,5 ставки?

Указывайте полный оклад по должности и количество ставок 0,5. Программа сама рассчитает оплату пропорционально. Если указать уже половинный оклад, при графике неполного времени сумма может уменьшиться ещё раз.

Как оформить отпуск внутреннему совместителю?

Отпуск предоставляется по обоим местам работы одновременно. В программе создаются два документа «Отпуск» — по основному месту и по совместительству, средний заработок рассчитывается по каждому отдельно.

Подаются ли сведения по совместителю в ЕФС-1?

Да, приём и увольнение совместителя (в том числе внешнего) отражаются в ЕФС-1 в общем порядке — в срок не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.

Может ли совместитель работать полный день?

По общему правилу время работы по совместительству не должно превышать половины нормы. Исключение — дни, когда по основному месту работы сотрудник свободен: тогда допускается полный рабочий день, но за месяц норма всё равно не должна превышать половины месячной нормы.

Что делать, если случайно создали дубль физического лица?

До начисления зарплаты и сдачи отчётности перенесите сотрудника на правильное физлицо (перевыберите физическое лицо в карточке сотрудника), а лишнюю карточку пометьте на удаление. Если расчёты уже были, потребуется перерасчёт НДФЛ и корректировка отчётов.