Как оформить договор ГПХ в 1С:ЗУП

Договор гражданско-правового характера в 1С:ЗУП оформляется отдельным документом и не создает трудовых отношений: исполнитель не попадает в штатное расписание, ему не начисляются отпускные и больничные за счет работодателя, но с его вознаграждения удерживается НДФЛ и начисляются страховые взносы на пенсионное и медицинское страхование. Чтобы учет был корректным, важно правильно выбрать вид договора, настроить начисление и проверить, как данные попадут в отчетность.

Ниже разобран полный цикл работы с подрядчиком в программе: от заведения физического лица до выплаты вознаграждения и отражения в отчетах. Инструкция актуальна для типовой конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» редакции 3.1; в других редакциях и отраслевых решениях названия документов могут отличаться.

Проверьте настройки программы перед началом работы

Перед оформлением первого договора убедитесь, что в настройках учетной политики организации включен учет договоров ГПХ. Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» → закладка «Учетная политика и другие настройки» и проверьте, что установлен флаг использования договоров гражданско-правового характера. Без этого флага соответствующие документы не появятся в интерфейсе.

Затем проверьте виды начислений: «Настройка» → «Начисления». В типовой поставке уже есть предопределенное начисление «Оплата по договорам подряда» с корректными настройками обложения НДФЛ и взносами. Если бухгалтерия использует несколько видов вознаграждений (например, отдельно авторские договоры), убедитесь, что для каждого настроен правильный код дохода по НДФЛ и категория по страховым взносам.

Отдельно проверьте права пользователя: документы по договорам ГПХ доступны профилям «Расчетчик зарплаты» и «Кадровик». Если документ не виден в списке, скорее всего, дело в правах или в отключенной функциональной опции, а не в ошибке программы.

Заведите физическое лицо и договор ГПХ

Исполнитель по договору ГПХ заводится в справочник «Сотрудники», как и штатный работник, но без приема на работу. Откройте «Кадры» → «Сотрудники» → «Создать», заполните ФИО, ИНН, СНИЛС, дату рождения и другие данные документа, удостоверяющего личность. Эти сведения понадобятся для персонифицированной отчетности, поэтому ИНН и СНИЛС стоит заполнить сразу и без ошибок.

Далее создайте сам договор. Перейдите в раздел «Зарплата» → «Договоры (включая авторские)» → «Создать» → «Договор (работы, услуги)». В документе укажите организацию, сотрудника, даты начала и окончания работ, подразделение, сумму вознаграждения и вид начисления. Проверьте, что программа автоматически подставила правильный код дохода по НДФЛ — для договоров подряда это, как правило, код 2010.

Если работы выполняются по нескольким этапам, договор можно оформить один на весь период, а начислять вознаграждение частями. Даты договора влияют на период, в котором исполнитель считается работающим по ГПХ для отчетности, поэтому указывайте реальные сроки из подписанного документа.

1. 1
   Включите учет договоров ГПХ в настройках учетной политики организации
2. 2
   Создайте сотрудника в справочнике «Сотрудники» без приема на работу
3. 3
   Заполните ИНН, СНИЛС и паспортные данные физического лица
4. 4
   Создайте документ «Договор (работы, услуги)» с датами и суммой
5. 5
   Проверьте вид начисления, код дохода НДФЛ и налогообложение взносами
6. 6
   Проведите документ и распечатайте при необходимости карточку договора

Начислите вознаграждение по договору

Начисление по договору ГПХ выполняется документом «Начисление по договорам» (раздел «Зарплата») либо автоматически в общем документе «Начисление зарплаты и взносов» за месяц, если в договоре задан плановый порядок оплаты. Практичный вариант — начислять вознаграждение отдельным документом по акту выполненных работ: так проще контролировать даты и суммы.

В документе «Начисление по договорам» выберите договор, укажите дату начисления и сумму. Программа автоматически рассчитает НДФЛ и страховые взносы. Обратите внимание на дату фактического получения дохода: для договоров ГПХ это дата выплаты, но в учете доход регистрируется по дате начисления, и от этого зависит, в какой период он попадет в 6-НДФЛ.

Если по договору исполнителю компенсируются расходы (например, проезд или материалы), такие суммы оформляются отдельно и по НДФЛ могут учитываться иначе, чем основное вознаграждение. Не включайте компенсации в сумму вознаграждения «одной строкой» — это исказит налоговую базу.

Проверьте НДФЛ и страховые взносы

С вознаграждения по договору подряда удерживается НДФЛ по ставке, применимой к налоговому резиденту или нерезиденту, и начисляются взносы на обязательное пенсионное и медицинское страхование. Взносы на социальное страхование по нетрудоспособности и на травматизм по договорам ГПХ по общему правилу не начисляются, если иное не прописано в договоре — программа это учитывает по настройкам вида начисления.

Чтобы убедиться в корректности расчета, откройте проведенный документ начисления и перейдите на закладки «НДФЛ» и «Взносы». Сумма налога должна соответствовать ставке от базы с учетом вычетов, если исполнитель заявил стандартные или профессиональные вычеты. Профессиональный вычет по договору ГПХ в ЗУП оформляется отдельным документом на основании заявления исполнителя и подтверждающих документов.

Контрольные точки

Как проверить результат расчета

Закладка «НДФЛ» в документе начисления

Норма

Налог рассчитан по верной ставке, код дохода 2010

Тревожный признак

НДФЛ не рассчитан или стоит код дохода от зарплаты

Закладка «Взносы»

Норма

Начислены взносы на ОПС и ОМС, взносы на травматизм отсутствуют

Тревожный признак

Начислены взносы на ВНиМ или травматизм без оснований

Отчет «Анализ взносов в фонды»

Норма

Исполнитель виден с категорией по договорам ГПХ

Тревожный признак

Исполнитель отсутствует или база не совпадает с начислением

Выплатите вознаграждение и перечислите налоги

Выплата оформляется стандартными ведомостями: «Ведомость в банк», «Ведомость в кассу» или «Ведомость через раздатчика» в разделе «Выплаты». При заполнении ведомости по кнопке «Заполнить» программа подтянет задолженность перед исполнителем по договору ГПХ за вычетом НДФЛ. Убедитесь, что в ведомости выбран правильный способ выплаты и дата — от даты выплаты зависит срок перечисления НДФЛ.

Если выплата производится в межрасчетный период, создавайте ведомость со ссылкой на конкретный документ начисления, а не «по итогам месяца». Это исключит ситуацию, когда исполнителю выплатили сумму, а начисление по нему еще не проведено, и в учете образуется отрицательная задолженность.

Отразите исполнителя в отчетности

Данные по договорам ГПХ автоматически попадают в регламентированную отчетность: расчет по страховым взносам, 6-НДФЛ, персонифицированные сведения о физических лицах и сведения о страховом стаже. Исполнитель по ГПХ отражается в отчетах за периоды действия договора и выплаты, поэтому расхождения обычно возникают из-за неверных дат в договоре или документе начисления.

Перед сдачей отчетов сформируйте «Анализ НДФЛ» и «Анализ взносов» по конкретному исполнителю и сверьте базы с первичными документами: договором, актами, платежными поручениями. Если исполнитель не попал в отчет, чаще всего причина в том, что документ начисления не проведен, дата выплаты относится к другому кварталу или у сотрудника заведено два элемента справочника (дубль физического лица).

Частые вопросы по оформлению ГПХ в 1С:ЗУП

Чем договор ГПХ отличается от приема на работу в программе?

Прием на работу создает трудовые отношения: позицию в штатном расписании, график работы, право на отпуск и больничный. Договор ГПХ фиксирует только разовое вознаграждение за результат работ или услуг, не влияет на штатное расписание и облагается взносами в усеченном составе. Оформлять подрядчика через прием на работу нельзя — это исказит кадровый учет и отчетность.

Нужно ли начислять взносы на травматизм по договору ГПХ?

По общему правилу взносы на страхование от несчастных случаев по договорам ГПХ не начисляются, если это прямо не предусмотрено условиями договора. В типовой настройке вида начисления «Оплата по договорам подряда» травматизм отключен. Если в вашем договоре такое условие есть, настройте обложение взносами в виде начисления вручную.

Как оформить авторский договор?

Используйте документ «Договор (авторский)» из того же раздела «Договоры (включая авторские)». У авторских договоров другой код дохода по НДФЛ и особенности применения профессионального вычета в процентах от вознаграждения. Не оформляйте авторское вознаграждение обычным договором подряда — это приведет к ошибкам в налоговой отчетности.

Исполнитель не попал в расчет по взносам. Что проверить?

Проверьте три вещи: проведен ли документ начисления по договору, заполнены ли ИНН и СНИЛС в карточке сотрудника и нет ли дубля физического лица в справочнике. Также убедитесь, что даты договора и начисления попадают в отчетный период — выплата в следующем квартале сместит отражение данных.

Можно ли выплатить вознаграждение до конца месяца?

Да. Создайте документ «Начисление по договорам» с фактической датой, проведите его, затем сформируйте ведомость на выплату со ссылкой на это начисление. Программа рассчитает НДФЛ на дату выплаты и корректно отразит операцию в 6-НДФЛ как межрасчетную выплату.