Другое · 9 мин
Как оформить переход на электронные трудовые книжки в 1С
Пошаговая инструкция по переходу на электронные трудовые книжки в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: заявления сотрудников, отчёты СЗВ-ТД и ЕФС-1, исправление ошибок.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это сведения о трудовой деятельности работника, которые работодатель передаёт в Социальный фонд России в электронном виде. Бумажная книжка при этом может сохраняться, если сотрудник подал заявление о её ведении. В программах 1С переход на ЭТК сводится к сбору заявлений, фиксации выбора каждого работника в карточке сотрудника и регулярной отправке отчётности о кадровых событиях.
Основная работа ведётся в конфигурациях «1С:Зарплата и управление персоналом» и «1С:Бухгалтерия» (в части кадрового учёта). Программа автоматически формирует сведения по приёму, переводу, увольнению и переименованию организации, но корректность данных зависит от того, насколько аккуратно ведётся кадровый учёт: любая ошибка в дате приказа уйдёт в отчёт.
Ниже разобран полный цикл: от проверки готовности программы до отправки отчётов и исправления типовых ошибок. Материал ориентирован на кадровика или бухгалтера, который выполняет переход самостоятельно, без привлечения внедренцев.
Проверьте готовность программы и учётных данных
Перед началом работы убедитесь, что конфигурация обновлена до актуального релиза. Формы отчётности в СФР периодически меняются, и устаревшая версия программы может формировать отчёт по старому формату, который фонд не примет. Проверить версию можно через «Администрирование» → «Обновление версии программы» или в разделе «О программе».
Второй обязательный шаг — проверить регистрационные данные организации: ИНН, КПП, ОГРН, регистрационный номер в СФР. Эти сведения попадают в каждый отчёт, и расхождение даже в одной цифре приведёт к отказу в приёме. Откройте карточку организации и сверьте данные с документами.
Третье условие — действующая квалифицированная электронная подпись руководителя и настроенный обмен с контролирующими органами (1С-Отчётность или другой оператор). Без подписи отправить сведения о трудовой деятельности невозможно.
Соберите заявления сотрудников о выборе формы трудовой книжки
Каждый работник должен был письменно определиться: продолжать вести бумажную трудовую книжку или получать сведения только в электронном виде. Заявление оформляется в произвольной форме, но должно содержать однозначный выбор сотрудника, дату и подпись.
Если сотрудник не подал заявление, по умолчанию за ним сохраняется бумажная книжка, а работодатель обязан вести оба формата одновременно: заполнять бумажный документ и передавать электронные сведения. Это удваивает работу кадровой службы, поэтому отсутствие заявлений стоит отслеживать отдельно.
Новые сотрудники, впервые поступающие на работу, бумажную книжку не получают — для них ведутся только электронные сведения. Это нужно учитывать при оформлении приёма.
Зафиксируйте выбор работника в 1С
В «1С:Зарплата и управление персоналом» выбор сотрудника фиксируется в его карточке. Откройте справочник «Сотрудники», выберите работника и перейдите по ссылке «Трудовая книжка» (в разных релизах расположение может отличаться — ищите блок «Трудовая деятельность»). Укажите, подано ли заявление о предоставлении сведений в электронном виде, и дату заявления.
Для массового оформления удобнее использовать документ «Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности» (раздел «Кадры» или «Отчётность, справки» в зависимости от версии). Документ позволяет зарегистрировать заявления сразу по списку сотрудников и автоматически проставляет отметки в карточках.
В «1С:Бухгалтерии» аналогичная отметка находится в карточке сотрудника. После заполнения проверьте выборочно нескольких работников: отметка должна отображаться, дата заявления — совпадать с бумажным оригиналом.
- 1Соберите письменные заявления всех сотрудников и разделите их на две группы: электронный и бумажный формат
- 2Создайте документ «Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности» и заполните список работников
- 3Проверьте в карточках сотрудников, что отметки проставлены корректно
- 4Сформируйте список сотрудников без заявлений и направьте им уведомления
- 5Подшейте оригиналы заявлений в кадровое дело
Настройте передачу сведений о кадровых событиях
Сведения о трудовой деятельности передаются по форме СЗВ-ТД (в составе объединённого отчёта ЕФС-1, раздел о трудовой деятельности). В 1С отчёт формируется автоматически на основании кадровых документов: приёмов на работу, кадровых переводов, увольнений, переименований организации.
Найдите отчёт в разделе «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» или «Кадры» → «Сведения о трудовой деятельности». При создании программа подбирает кадровые события за период, по которым сведения ещё не отправлялись. Проверьте состав: каждое событие должно соответствовать реальному приказу.
Сроки подачи жёсткие: при приёме на работу и увольнении сведения подаются не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. По остальным событиям (переводы, переименование) — в более длинные сроки, но практичнее отправлять всё сразу, чтобы не накапливать долг.
Отправьте первичные сведения по действующим сотрудникам
Если организация только начинает подавать электронные сведения, потребуется передать данные по всем работающим сотрудникам — о последнем кадровом событии (приёме или переводе) по состоянию на дату начала подачи. В программе для этого используется тот же отчёт СЗВ-ТД/ЕФС-1 с признаком первичной подачи.
Перед формированием сверьте кадровые документы с бумажными трудовыми книжками: даты приёма, наименования должностей, структурные подразделения. Расхождения исправьте в учёте до отправки — отменить уже принятые сведения сложнее, чем подать корректные сразу.
После отправки дождитесь положительного протокола из СФР. Отчёт считается сданным только после подтверждения приёма, а не в момент отправки.
Как проверить результат
Статус «Сдано», есть положительный протокол СФР
Статус «Не сдано» или ошибки в протоколе
У всех работников проставлена отметка о выборе формы книжки и дата заявления
Есть сотрудники без отметок и без заявлений
Каждое событие соответствует приказу с верной датой
В отчёт попали черновики, отменённые или дублирующиеся документы
Исправляйте ошибки и отменяйте ошибочные сведения
Если в СФР ушли неверные данные — не та дата приёма, ошибка в должности, лишнее событие — сведения исправляются повторной подачей. В 1С для этого в отчёте предусмотрен режим «Отмена» или «Корректировка» по конкретному событию: программа формирует отменяющую запись с указанием отменяемого события, а затем при необходимости подаётся корректная запись.
Частая ситуация — кадровый документ провели дважды или изменили задним числом после отправки отчёта. В этом случае сначала подайте отмену ошибочной записи, убедитесь в её приёме, и только потом отправляйте правильные сведения. Одновременная отправка отмены и корректировки по одному событию может вызвать ошибку обработки в фонде.
Контролируйте отрицательные протоколы: в них указывается код ошибки и конкретное поле. Большинство отказов связано с расхождением СНИЛС, ФИО или реквизитов организации — эти данные проверяйте в первую очередь.
Организуйте регулярный контур работы с ЭТК
После завершения перехода работа с электронными сведениями становится частью ежедневного кадрового документооборота. Практичное правило: каждый приказ о приёме или увольнении в тот же день отражается в программе, а отчёт формируется и отправляется до конца следующего рабочего дня.
Назначьте ответственного за контроль протоколов и ведите внутренний реестр поданных сведений. Раз в квартал полезно сверять данные 1С с состоянием лицевых счетов через запрос сведений — это позволяет вовремя заметить непринятые события.
Для сотрудников, сохранивших бумажные книжки, ведите двойной учёт параллельно и сверяйте оба формата при увольнении: записи должны совпадать.
Что важно запомнить
Переход на ЭТК в 1С — это фиксация заявлений сотрудников в карточках, настроенная отправка сведений о кадровых событиях по форме СЗВ-ТД/ЕФС-1 и контроль протоколов СФР. Ключевые сроки — следующий рабочий день после приёма или увольнения. Ошибки исправляются отменяющей и корректирующей подачей.
Частые вопросы
Обязательно ли собирать заявления, если все сотрудники уже выбрали электронный формат раньше?
Да, выбор должен быть документально подтверждён по каждому работнику. Если заявления собраны ранее, достаточно проверить, что отметки в 1С соответствуют бумажным оригиналам, и восполнить пробелы по сотрудникам без заявлений.
Что делать с сотрудником, который не подал заявление?
За ним сохраняется бумажная трудовая книжка, и работодатель обязан вести оба формата: заполнять бумажный документ и передавать электронные сведения в СФР. Направьте работнику письменное уведомление о праве выбора и зафиксируйте факт уведомления.
Можно ли подавать сведения из 1С:Бухгалтерии, если зарплата ведётся в другой программе?
Можно, если кадровые документы (приёмы, переводы, увольнения) ведутся в той же базе, откуда отправляется отчёт. Если кадровый учёт разрознен, сведения придётся формировать вручную или переносить данные между программами — это повышает риск ошибок.
Как исправить неверный СНИЛС, ушедший в отчёт?
Сначала исправьте СНИЛС в карточке физического лица в 1С, затем сформируйте отменяющую подачу по ошибочному событию и после её приёма отправьте корректные сведения с правильным номером. Проверьте, что в фонде не образовалось двух лицевых счетов на одного человека.
Нужно ли выдавать СТД-Р при увольнении сотрудника с бумажной книжкой?
Если работник сохранил бумажную книжку, в день увольнения ему выдаётся она с внесённой записью. Форма СТД-Р в этом случае не выдаётся, но сведения в СФР подать всё равно нужно — электронная передача обязательна для всех работников независимо от выбранного формата.