Как оформить наставничество в 1С:ЗУП

Наставничество в 1С:Зарплата и управление персоналом оформляется не одним документом, а связкой кадровых и расчетных операций: назначение наставника сотруднику, регистрация доплаты за наставничество и корректное отражение этой доплаты в расчете зарплаты, налогах и отчетности. В типовой конфигурации нет отдельного документа «Наставничество», поэтому механизм собирается из стандартных инструментов: кадровых переводов, назначения плановых начислений и разовых документов.

Конкретный набор действий зависит от того, как оплачивается наставничество в вашей организации: фиксированной суммой в месяц, процентом от оклада наставника или процента от выработки новичка. От этого зависит, какое начисление создавать и каким документом его назначать. Ниже разобраны основные сценарии и типовые ошибки, из-за которых доплата теряется при расчете или попадает не в те отчеты.

Подготовка: что нужно настроить до назначения наставника

Прежде чем назначать доплату конкретному сотруднику, проверьте настройки учета. В разделе «Настройка — Реквизиты и дополнительные сведения» убедитесь, что включены возможности учета доплат и надбавок. Если планируете вести список наставников и подопечных в системе, а не только оплачивать наставничество, понадобятся дополнительные сведения или реквизиты сотрудника: через «Настройка — Дополнительные реквизиты и сведения» можно добавить у сотрудника поле «Наставник» с типом «Сотрудник».

Далее создайте сам вид начисления. Перейдите в «Настройка — Начисления» и скопируйте подходящее типовое начисление или создайте новое. Для доплаты фиксированной суммой используйте формулу вида «СуммаДоплаты» с показателем, вводимым при назначении. Для процента от оклада — формулу «ПроцентДоплатыЗаНаставничество / 100 * РасчетнаяБаза», где расчетная база — оклад или тарифная ставка сотрудника.

Создание вида начисления для доплаты за наставничество

Откройте «Настройка — Начисления — Создать». Задайте наименование, например «Доплата за наставничество». В поле «Назначение начисления» выберите «Повременная оплата труда и надбавки», способ выполнения — «Ежемесячно», если доплата плановая. Если выплата разовая по итогам периода наставничества, выбирайте назначение «Прочие начисления и выплаты» и выполнение «По отдельному документу».

На вкладке «Расчет базы» укажите, от чего считается процент, если доплата процентная. На вкладке «Зависимости» проверьте, что начисление включается в базу районного коэффициента и северной надбавки, если они применяются в организации. На вкладке «Приоритет» обычно ничего менять не нужно — доплата не вытесняет другие начисления.

Отдельно настройте учет в бухгалтерском учете: способ отражения можно задать как «Как задано для сотрудника» или указать конкретный, если доплаты наставникам должны собираться на отдельной аналитике. Это упростит последующий анализ затрат на программу наставничества.

1. 1
   Откройте Настройка — Начисления и создайте новое начисление
2. 2
   Укажите назначение и способ выполнения (ежемесячно или по отдельному документу)
3. 3
   Настройте формулу и показатели (сумма или процент)
4. 4
   Проверьте налогообложение: НДФЛ, взносы, средний заработок
5. 5
   Сохраните и проверьте начисление на тестовом сотруднике

Назначение плановой доплаты наставнику

Если доплата выплачивается ежемесячно в течение периода наставничества, назначьте ее кадровым документом. Самый распространенный способ — документ «Кадровый перевод» (Кадры — Приемы, переводы, увольнения): создайте перевод наставника, на вкладке «Оплата труда» добавьте строку с начислением «Доплата за наставничество» и укажите размер. Дата перевода — дата начала наставничества.

Альтернатива — документ «Изменение оплаты труда» (Зарплата — Изменение оплаты сотрудников), если не хотите создавать кадровое событие. Он меняет только состав плановых начислений, не затрагивая должность и подразделение. Для массового назначения наставничества нескольким сотрудникам удобен документ «Изменение плановых начислений» — в нем можно заполнить список сотрудников табличной частью.

По окончании периода наставничества доплату нужно отменить тем же способом: кадровым переводом или документом «Прекращение плановых начислений». Если этого не сделать, доплата продолжит начисляться автоматически при каждом расчете зарплаты — это самая частая причина переплат.

Разовые выплаты за наставничество

Когда наставничество оплачивается по факту — например, премией по итогам успешной адаптации новичка, — плановое начисление не нужно. Используйте документ «Премия» (Зарплата — Премии) с видом начисления, настроенным на выплату по отдельному документу. Укажите наставника, сумму и период, за который выплачивается вознаграждение.

Второй вариант — документ «Разовое начисление» (Зарплата — Разовые начисления). Он подходит, если выплата не является премией по смыслу локальных актов, а является доплатой за конкретный период. Разница важна для учета в среднем заработке и для формулировок в приказе: премия требует основания по положению о премировании.

Оба документа подхватываются при расчете зарплаты за месяц, в котором зарегистрированы. Проверьте, что дата выплаты в документе соответствует планируемой ведомости — от нее зависит период уплаты НДФЛ и отражение в 6-НДФЛ.

Как зафиксировать сам факт наставничества

Оплата — только часть задачи. Кадрово факт наставничества фиксируется приказом по организации. В 1С:ЗУП приказ можно сформировать как печатную форму к кадровому переводу или создать произвольный документ через «Кадры — Все кадровые документы». Текст приказа редактируется вручную: укажите наставника, подопечного, срок и размер доплаты со ссылкой на положение о наставничестве.

Для учета связей «наставник — подопечный» используйте дополнительные сведения сотрудника или механизм «Остальные сведения» в карточке сотрудника. Это позволит позже построить отчет по наставникам через произвольный отчет или СКД. В типовой конфигурации готового отчета по наставничеству нет, поэтому заранее продумайте, какие данные понадобятся для анализа.

Если наставничество оформляется регулярно, заведите единый шаблон приказа и единое наименование начисления. Разнобой в формулировках («за наставничество», «за обучение новичка») затрудняет поиск начислений в отчетах и расчетных листках.

Проверка расчета и отражение в отчетах

После назначения доплаты выполните расчет зарплаты за месяц и откройте расчетный листок наставника (Зарплата — Отчеты по зарплате — Расчетный листок). Доплата должна отображаться отдельной строкой с корректной суммой. Если доплата процентная, сверьте базу расчета: она должна совпадать с окладом или иной базой, заданной в настройках начисления.

Проверьте налоги: доплата должна увеличить базу НДФЛ и страховых взносов. Сформируйте «Полный свод начислений, удержаний и выплат» и убедитесь, что начисление попало в нужный месяц. Для контроля в 6-НДФЛ проверьте код дохода в настройках начисления — для доплат за работу обычно используется код оплаты труда.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчетный листок наставника

Норма

Доплата отдельной строкой, сумма верна

Тревожный признак

Доплаты нет или сумма не совпадает с назначенной

НДФЛ и взносы

Норма

База налога увеличилась на сумму доплаты

Тревожный признак

Доплата не входит в облагаемую базу

Следующий месяц после окончания

Норма

Доплата прекратила начисляться

Тревожный признак

Доплата продолжает начисляться без основания

Типичные ошибки и ограничения

Первая ошибка — назначение доплаты через «Разовое начисление» каждый месяц вручную вместо планового начисления. Это ведет к пропускам месяцев и лишней работе расчетчика. Вторая — неверная формула процентной доплаты, когда в расчетную базу попадают премии и надбавки, хотя по положению о наставничестве базой должен быть только оклад.

Третья ошибка — отсутствие документа прекращения. Доплата, назначенная кадровым переводом, действует до следующего изменения, и забытая доплата копит переплату. Четвертая — неправильный код дохода по НДФЛ, из-за чего 6-НДФЛ заполняется некорректно и приходится подавать уточненки.

Частые вопросы

Есть ли в 1С:ЗУП готовый документ «Наставничество»?

Нет, в типовой конфигурации такого документа нет. Наставничество оформляется комбинацией кадрового перевода или изменения оплаты труда (для доплаты) и приказа в свободной форме (для фиксации факта наставничества). Связь наставника и подопечного ведется через дополнительные сведения.

Как назначить доплату сразу нескольким наставникам?

Используйте документ «Изменение плановых начислений» из раздела «Зарплата». Он позволяет заполнить список сотрудников и назначить всем одинаковое начисление одним документом, что быстрее, чем отдельные кадровые переводы.

Облагается ли доплата за наставничество налогами?

Да. Доплата за наставничество является частью оплаты труда, облагается НДФЛ и страховыми взносами и учитывается при расчете среднего заработка. Проверьте соответствующие настройки на вкладке «Налоги, взносы, учет» вида начисления.

Как прекратить доплату по окончании наставничества?

Создайте документ «Прекращение плановых начислений» или кадровый перевод с отменой доплаты с даты окончания наставничества. Без этого документа начисление продолжит выполняться автоматически при каждом расчете зарплаты.

Можно ли платить наставнику процент от результатов подопечного?

Технически да, но потребуется настройка формулы с показателями, вводимыми ежемесячно (например, через документ «Данные для расчета зарплаты»). В базе расчета указываются начисления подопечного, однако такая схема усложняет проверку расчетов и требует четких формулировок в положении о наставничестве.

Что делать, если доплата не появилась в расчете зарплаты?

Проверьте, что документ назначения проведен и его дата попадает в расчетный месяц, что начисление назначено именно этому сотруднику и что в виде расчета не стоит ограничение по подразделению или должности. Также убедитесь, что сотрудник отработал в месяце хотя бы один день — при полных невыходах повременные доплаты могут не начисляться.