Как оформить увольнение при ликвидации организации в 1С:ЗУП

Под «оформлением ликвидатора» в 1С:Зарплата и управление персоналом обычно понимают одну из двух задач: массовое увольнение сотрудников в связи с ликвидацией организации (пункт 1 части 1 статьи 81 ТК РФ) или приём и оплату труда самого ликвидатора — лица, назначенного для проведения процедуры. Чаще всего бухгалтеру нужна первая задача: корректно провести увольнения, начислить выходное пособие и закрыть расчёты с персоналом.

Ошибки в этой процедуре дорого обходятся: неверно рассчитанное пособие ведёт к претензиям трудовой инспекции и судебным искам, а неправильно сформированные сведения в СФР (бывшие ПФР и ФСС) — к штрафам и доначислениям. Поэтому важно не только нажать нужные кнопки в программе, но и понимать, какие документы и начисления должны появиться на каждом этапе.

Ниже разобран полный цикл работы в 1С:ЗУП (актуально для редакции 3.1): подготовка данных, документы увольнения, настройка начислений, расчёт пособия, выплата и отчётность. Отдельно рассмотрен вариант, когда нужно принять в штат самого ликвидатора.

Подготовка: что проверить до увольнения сотрудников

До того как проводить документы, убедитесь, что в базе отражены все начисления и кадровые события за последний период работы сотрудников: больничные, отпуска, командировки, премии, удержания. Непроведённый больничный или отсутствующая премия исказят средний заработок, от которого зависит размер выходного пособия и компенсации за неиспользованный отпуск.

Проверьте актуальность учётной политики по НДФЛ и страховым взносам, а также настройки обмена с 1С:Бухгалтерией, если синхронизация используется. Увольнения при ликвидации часто проводятся большим списком, и исправлять ошибки после синхронизации сложнее, чем до неё.

Также заранее определите дату увольнения. По закону работник должен быть предупреждён о предстоящем увольнении не менее чем за два месяца. Дата увольнения в программе должна совпадать с датой в уведомлениях и приказе — расхождение создаст проблемы при проверке.

Как оформить увольнение по пункту 1 статьи 81 ТК РФ

Для одного сотрудника используйте документ «Увольнение» (раздел «Кадры — Приёмы, переводы, увольнения»). Для массовой процедуры удобнее «Увольнение списком» — он позволяет выбрать нескольких сотрудников сразу и сформировать единый приказ.

В документе укажите дату увольнения и основание. В поле «Основание увольнения» выберите из классификатора «п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ — ликвидация организации». Именно от этого основания зависят дальнейшие автоматические расчёты: программа поймёт, что положено выходное пособие, и предложит его начислить.

На вкладке с начислениями документ автоматически рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск и, при соответствующих настройках, выходное пособие. Проверьте остаток дней отпуска — он подтягивается из учёта, но при ручных корректировках в прошлом может потребовать пересчёта.

1. 1
   Создайте документ «Увольнение» или «Увольнение списком» в разделе «Кадры»
2. 2
   Укажите дату увольнения и основание — п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ
3. 3
   Проверьте автоматический расчёт компенсации отпуска и выходного пособия
4. 4
   Проведите документ и сформируйте печатную форму приказа (Т-8 или Т-8а)
5. 5
   Проверьте расчётный листок сотрудника за последний месяц

Выходное пособие: настройка и расчёт

При ликвидации организации работнику положено выходное пособие в размере среднего месячного заработка, а также сохраняется средний заработок на период трудоустройства (в пределах, установленных законом). В 1С:ЗУП для этого существует предопределённый вид начисления «Выходное пособие».

Откройте «Настройка — Начисления» и найдите это начисление. Проверьте ключевые параметры: вариант расчёта — по среднему заработку за рабочие дни в периоде, налогообложение НДФЛ — «не облагается в пределах трёхкратного размера среднего месячного заработка» (для районов Крайнего Севера — шестикратного), страховые взносы — аналогичный необлагаемый лимит. В типовой конфигурации эти настройки уже заданы, но при доработках программы их могли изменить.

Сумма сверх необлагаемого лимита облагается НДФЛ и взносами автоматически — программа сама разделит начисление на облагаемую и необлагаемую части. Если этого не происходит, проверьте код дохода в настройках вида расчёта.

Компенсация отпуска и окончательный расчёт

Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении рассчитывается в том же документе «Увольнение». Программа определяет остаток дней на дату увольнения и среднедневной заработок за расчётный период. Если у сотрудника были отпуска без сохранения, длительные прогулы или ручные корректировки остатков — сверьте количество дней с отчётом «Остатки отпусков».

Окончательный расчёт включает зарплату за отработанные дни последнего месяца, компенсацию отпуска и выходное пособие. Все суммы должны быть выплачены не позднее дня увольнения. Выплату оформляйте стандартными документами «Ведомость в банк», «Ведомость в кассу» или «Ведомость на счета» — в зависимости от способа выплаты в организации.

Обратите внимание: если увольнение проведено в середине месяца, зарплату за последний период удобнее начислить документом «Увольнение» (он сам доначисляет оклад) либо отдельным «Начислением зарплаты и взносов» до проведения увольнения — но не дублируйте оба варианта, иначе сумма задвоится.

Выплата пособия и удержание НДФЛ

При проведении ведомости на выплату программа автоматически удержит НДФЛ с облагаемой части доходов. Срок перечисления налога — стандартный, не позднее дня, следующего за выплатой. Проверьте, что в ведомости корректно заполнена дата выплаты: от неё зависят данные отчёта 6-НДФЛ.

Если организация уже в процессе ликвидации и расчётный счёт ограничен, выплаты могут проходить через кассу. В этом случае используйте «Ведомость в кассу» и следите, чтобы кассовые документы были отражены в учёте до ликвидационного баланса.

Отчётность при увольнении: СЗВ-ТД, ЕФС-1 и персонифицированные сведения

На каждого уволенного сотрудника нужно сформировать отчёт СЗВ-ТД (в составе формы ЕФС-1) с кадровым событием «Увольнение» — не позднее следующего рабочего дня после приказа. В 1С:ЗУП это делается через раздел «Отчётность, справки — 1С-Отчётность» либо через документ «Сведения о трудовой деятельности, ЕФС-1».

Также подайте подраздел 1.2 ЕФС-1 (сведения о страховом стаже, бывший СЗВ-СТАЖ) при увольнении — в течение трёх календарных дней. Кроме того, ежемесячные персонифицированные сведения о физлицах должны включить уволенных с выплатами в отчётном месяце.

При ликвидации организации отчётность сдаётся за период с начала года до даты завершения ликвидации — включая РСВ и 6-НДФЛ. Сформируйте их до закрытия расчётного счёта и снятия с учёта, иначе подать декларации будет затруднительно.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчётный листок уволенного

Норма

Есть зарплата, компенсация отпуска, пособие; НДФЛ только с облагаемой части

Тревожный признак

Пособие полностью обложено налогом или отсутствует компенсация

ЕФС-1 (СЗВ-ТД)

Норма

Событие «Увольнение» с основанием п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ отправлено в срок

Тревожный признак

Отчёт не сформирован или основание указано неверно

Остатки отпусков

Норма

После увольнения остаток обнулён

Тревожный признак

Остаток «висит» — компенсация рассчитана не за все дни

Если нужно оформить самого ликвидатора

Иногда под этой задачей понимают приём в программу ликвидатора или ликвидационной комиссии и начисление им вознаграждения. Ликвидатор может быть оформлен как штатный сотрудник (приём на работу, трудовой договор) либо как исполнитель по договору ГПХ — в зависимости от того, как оформлены отношения по решению учредителей.

При трудовом договоре используйте стандартный документ «Приём на работу» с нужным окладом. При договоре ГПХ — «Договор (работы, услуги)» в разделе «Кадры» и начисление «Оплата по договорам ГПХ»: НДФЛ удерживается полностью, взносы начисляются на пенсионное и медицинское страхование, взносы на случай временной нетрудоспособности — нет.

Маршрут решения

Как выбрать вариант оформления

Ликвидатор состоит в штате и получает регулярную оплатуОформите приём на работу и начисляйте зарплату стандартно

Ликвидатор привлечён разово за вознаграждениеОформите договор ГПХ и начисление по договору

Нужно уволить весь персонал при ликвидацииИспользуйте «Увольнение списком» с основанием п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ

Частые вопросы

Можно ли уволить сотрудницу в декрете при ликвидации организации?

Да, ликвидация организации — единственное основание, при котором допускается увольнение беременных женщин и работников в отпуске по уходу за ребёнком по инициативе работодателя. В 1С:ЗУП увольнение оформляется стандартным документом, но предварительно проверьте, что все пособия рассчитаны и переданы в СФР, так как после ликвидации работодатель утрачивает статус страхователя.

Как начислить пособие за второй месяц поиска работы бывшему сотруднику?

После увольнения сотрудник остаётся в базе с соответствующим статусом. Выплата оформляется через механизм выплат бывшим сотрудникам: создайте начисление по среднему заработку на основании его заявления и подтверждения отсутствия трудоустройства, затем проведите ведомость на выплату.

Что делать, если пособие ошибочно обложили НДФЛ полностью?

Проверьте настройки вида расчёта «Выходное пособие»: код дохода и назначение начисления. Исправьте настройку, пересчитайте документ увольнения и ведомость. Если отчётность уже сдана, потребуется уточнённый расчёт 6-НДФЛ, а излишне удержанный налог — вернуть сотруднику.

Нужно ли уведомлять службу занятости о массовом увольнении?

Да, при ликвидации организация обязана уведомить службу занятости, а при массовом высвобождении — не позднее чем за два месяца (за три месяца при массовом увольнении по критериям, установленным отраслевыми соглашениями). Сами уведомления формируются вне 1С:ЗУП, но список увольняемых удобно получить отчётом по документу «Увольнение списком».

Можно ли провести увольнение задним числом, если все сроки уже прошли?

Технически программа позволит провести документ прошедшей датой, но это создаст риски: пересчёт среднего заработка, уточнение 6-НДФЛ и ЕФС-1, пени за несвоевременную подачу сведений. Перед проведением оцените объём корректировок и при необходимости заранее сформируйте копию базы.

Как распечатать приказ об увольнении списком?

В документе «Увольнение списком» доступна печатная форма приказа по форме Т-8а (или по собственному шаблону организации, если он настроен). Кнопка «Печать» в форме документа покажет все доступные печатные формы, включая записку-расчёт при увольнении.