Как оформить электронную трудовую книжку в 1С

Электронная трудовая книжка (ЭТК) в программах 1С ведётся не как отдельный документ, а через кадровые мероприятия и отчётность в Социальный фонд России: сведения о трудовой деятельности передаются формой ЕФС-1 (подраздел 1.1) при приёме, переводе, увольнении и переименовании организации. Чтобы оформить ЭТК корректно, нужно настроить обмен с фондом, собрать заявления сотрудников о способе ведения трудовой книжки и правильно регистрировать каждое кадровое событие.

Инструкция ниже ориентирована на «1С:Зарплату и управление персоналом 8» (ред. 3.1) и «1С:Бухгалтерию 8» (ред. 3.0) с кадровым учётом. Названия меню в разных релизах могут немного отличаться, но логика действий одинаковая: настройка → заявления → кадровые документы → отчёт ЕФС-1 → контроль приёмки.

Проверьте, готова ли программа к ведению ЭТК

Перед началом работы убедитесь, что конфигурация обновлена до актуального релиза: формы ЕФС-1 и состав сведений периодически меняются, и устаревшая версия может формировать отчёт, который фонд не примет. Проверить текущий релиз можно в разделе «Администрирование» → «Обновление версии программы».

Далее проверьте, что у организации заполнены регистрационные данные: ИНН, КПП, ОГРН, регистрационный номер в СФР. Эти сведения подставляются в отчёт автоматически, и ошибка в них приведёт к отказу в приёме. Откройте карточку организации («Главное» → «Реквизиты организации» или «Справочники» → «Организации») и сверьте поля с документами.

Настройте обмен с СФР

Самый удобный способ — подключённая «1С-Отчётность». Если она активна, отчёты ЕФС-1 отправляются прямо из программы, а статус приёма виден в журнале обмена. Проверить подключение можно в разделе «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность»: там отображается состояние учётной записи и срок действия сертификата.

Если 1С-Отчётности нет, возможны альтернативы: выгрузка файла отчёта и отправка через внешний оператор ЭДО или личный кабинет страхователя на портале СФР. В этом случае отчёт формируется в 1С, выгружается в файл, а контроль приёмки ведётся вручную по квитанциям фонда.

Способы отправки сведений

1С-Отчётность

Отправка и контроль статусов внутри программы; требует действующей подписки и сертификата.

Выгрузка файла + внешний оператор

Подходит, если ЭДО организован через другого провайдера; статусы приёмки проверяются вручную.

Личный кабинет СФР

Запасной вариант при разовых отправках; требует ручной загрузки файла и контроля квитанций.

Соберите заявления сотрудников о способе ведения трудовой книжки

Каждый работник вправе выбрать: продолжать вести бумажную трудовую книжку или получать сведения только в электронном виде. Выбор оформляется письменным заявлением. Если сотрудник заявления не подал, работодатель обязан продолжать вести бумажную книжку, но сведения в СФР передаются в любом случае.

В 1С:ЗУП факт подачи заявления фиксируется в карточке сотрудника или через документ-заявление (в зависимости от релиза — «Кадры» → заявления о способе ведения трудовой книжки). Эта отметка нужна для корректного учёта: по ней кадровик понимает, кому продолжать заполнять бумажный бланк, а кому выдавать выписку из электронных сведений.

Новым сотрудникам, у которых трудовая книжка оформляется впервые, бумажный бланк не заводится: сведения существуют только в электронном виде. В программе достаточно оформить приём на работу и вовремя отправить ЕФС-1.

Оформите кадровые мероприятия документами

Каждое событие, которое должно попасть в электронную трудовую книжку, регистрируется штатным кадровым документом: «Приём на работу», «Кадровый перевод», «Увольнение», а также переименование организации или структурного подразделения. В 1С:ЗУП это раздел «Кадры» → соответствующий журнал документов.

При заполнении документа обратите внимание на поля, влияющие на отчёт: дата события, должность и подразделение по штатному расписанию, трудовая функция (код по ОКЗ, если он используется в отчётности), основание увольнения со ссылкой на статью ТК РФ. Формулировка основания увольнения должна в точности соответствовать Трудовому кодексу — программа подставляет её из классификатора, но при ручном редактировании легко допустить расхождение.

1. 1
   Создайте кадровый документ (приём, перевод, увольнение) и проверьте дату, должность и основание.
2. 2
   Проведите документ и убедитесь, что в карточке сотрудника событие отобразилось.
3. 3
   Сформируйте отчёт ЕФС-1 (подраздел 1.1) за отчётный период с нужным типом мероприятия.
4. 4
   Проверьте отчёт встроенной проверкой и отправьте в СФР.
5. 5
   Дождитесь положительной квитанции и сохраните её вместе с отчётом.

Сформируйте и отправьте отчёт ЕФС-1

Отчёт создаётся в разделе «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» → «Создать» → форма ЕФС-1, либо из журнала «Отчёты по сотрудникам» в ЗУП. В настройках отчёта выберите подраздел 1.1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» и укажите вид мероприятия: приём, перевод, увольнение, переименование, установление второй профессии.

Сроки подачи жёсткие: при приёме и увольнении сведения направляются не позднее следующего рабочего дня после издания приказа, при остальных событиях — в сроки, установленные законодательством для соответствующего вида сведений. Программа не контролирует сроки автоматически, поэтому ведите календарь кадровых событий или сверяйтесь с журналом документов ежедневно в периоды массовых приёмов и увольнений.

Перед отправкой запустите встроенную проверку (кнопка «Проверка» в форме отчёта): она выявит незаполненные поля, ошибки в СНИЛС и ИНН, несоответствия формату. После отправки дождитесь квитанции о приёме — статус «Принято» в журнале обмена подтверждает, что обязанность выполнена.

Проверьте результат и исправьте ошибки

После приёма отчёта полезно сверить данные с тем, что видит сам сотрудник: выписку из электронной трудовой книжки он может получить на портале Госуслуг или в СФР. Расхождения (не та дата, должность, отсутствует событие) устраняются корректирующим или отменяющим отчётом ЕФС-1.

В 1С корректировка оформляется тем же отчётом с признаком отмены или корректировки сведений: сначала отменяется ошибочная запись (указывается тот же набор данных с признаком отмены), затем при необходимости подаётся правильная. Не исправляйте прошлые кадровые документы «задним числом» без отменяющего отчёта — иначе данные в базе и в фонде разойдутся, и при проверке это вызовет вопросы.

Особые ситуации: переименования, совместители, отсутствие событий

Переименование организации или подразделения тоже отражается в ЭТК: в ЗУП оно регистрируется соответствующим документом, после чего подаётся ЕФС-1 с мероприятием «переименование» по всем затронутым сотрудникам. Не пропускайте этот шаг — иначе у сотрудников в выписке останется старое название работодателя.

По внешним совместителям сведения подаются только при наличии заявления работника о внесении таких сведений. Если заявления нет, кадровые документы оформляются как обычно, но мероприятие в отчёт не включается — проверьте этот момент перед формированием ЕФС-1, чтобы не передать лишние данные.

Если в отчётном периоде кадровых событий не было, нулевой отчёт по подразделу 1.1 не требуется. Но убедитесь, что отсутствие событий реальное: сверьте журнал кадровых документов с приказами за период.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус отчёта в журнале обмена

Норма

Стоит «Принято», есть квитанция СФР

Тревожный признак

«Ошибка» или «Отклонено» без разбора протокола

Выписка сотрудника с Госуслуг

Норма

Событие отображается с верной датой и должностью

Тревожный признак

События нет или данные отличаются от приказа

Карточка сотрудника в 1С

Норма

СНИЛС и ФИО совпадают с документами

Тревожный признак

Есть опечатки — отчёт уйдёт с ошибкой

Срок отправки

Норма

Отчёт ушёл не позднее следующего рабочего дня после приказа

Тревожный признак

Дата отправки позже установленного срока

Частые вопросы

Обязательно ли собирать заявления от всех сотрудников?

Да, каждый работник должен определиться со способом ведения трудовой книжки и подать заявление. Если заявления нет, работодатель продолжает вести бумажную книжку, но сведения в СФР передаёт в любом случае — отчётность не зависит от выбора сотрудника.

Как оформить ЭТК сотруднику, который устраивается впервые?

Достаточно оформить в 1С документ «Приём на работу» и вовремя отправить ЕФС-1 с мероприятием «приём». Бумажная трудовая книжка такому работнику не заводится — все сведения будут существовать только в электронном виде.

Что делать, если отчёт отправлен с ошибкой в дате приёма?

Сформируйте отменяющий отчёт ЕФС-1 с тем же набором сведений и признаком отмены, дождитесь его приёмки, затем отправьте корректные сведения с правильной датой. Не ограничивайтесь исправлением документа в программе — фонд узнает об изменении только из нового отчёта.

Можно ли вести ЭТК в 1С:Бухгалтерии без ЗУП?

Да, в «1С:Бухгалтерии 8» есть кадровые документы и отчёт ЕФС-1, их достаточно для небольшого штата. Ограничение — менее развитый кадровый учёт: при сложных переводах, совместительстве и большой численности удобнее использовать ЗУП.

Нужно ли подавать отчёт, если сотрудников нет или нет событий?

Подраздел 1.1 подаётся только при наличии кадровых мероприятий. Если приёмов, переводов и увольнений в периоде не было, нулевой отчёт по этому подразделу не требуется — но проверьте, что событий действительно не было, сверив журнал документов с приказами.