Как оформить донорский день в 1С: ЗУП

Донорский день — особый вид отсутствия: работник освобождается от работы в день сдачи крови и получает дополнительный день отдыха, при этом за ним сохраняется средний заработок (ст. 186 ТК РФ). В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) для этого предусмотрены отдельные виды расчёта и документ «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)», поэтому вручную считать средний заработок не нужно — главное правильно настроить начисление и корректно отразить дни в табеле.

Сложность оформления в том, что у донорства две составляющие: сам день сдачи крови и дополнительный день отдыха, который сотрудник может присоединить к отпуску или использовать в течение года. Каждый из них в программе отражается своим видом отсутствия, и если перепутать их, исказится и табель, и расчёт среднего заработка.

Ниже разобрано, какие настройки проверить перед оформлением, как ввести документ, как оплатить донорские дни и как проверить результат в табеле и расчётном листке. Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП 3.1, но логика применима и к другим редакциям с учётом различий интерфейса.

Что проверить в настройках перед оформлением

Прежде чем вводить документ, убедитесь, что в программе включён учёт донорских дней. Откройте «Настройка» → «Реквизиты и дополнительные сведения» либо «Настройка» → «Расчёт зарплаты» и проверьте состав начислений: в списке видов расчёта должны присутствовать «Оплата дня сдачи крови» и «Оплата дополнительного дня отдыха донора». В типовой поставке ЗУП 3.1 они созданы по умолчанию, но после ограниченной настройки могли быть отключены.

Также проверьте, что в графике работы сотрудника корректно заполнен производственный календарь: оплата донорских дней рассчитывается исходя из среднего заработка, а табель строится по графику. Если график не заполнен или устарел, день отсутствия может попасть на выходной, и программа не посчитает оплату так, как ожидается.

Какими видами отсутствия отражаются донорские дни

В ЗУП для донорства используются два разных вида отсутствия, и путать их нельзя. «День сдачи крови и ее компонентов» (в табеле — код «Г») применяется для дня, когда сотрудник фактически сдавал кровь или проходил медосмотр. «Дополнительный день отдыха донора» (код «ОВ») — для дня отдыха, который сотрудник выбрал позже по заявлению.

Если сотрудник сдал кровь в свой выходной или в отпуске, ему положены два дня отдыха вместо одного, и оба оформляются видом «ОВ». Если же он в день сдачи крови работал по согласованию с работодателем, день сдачи не отражается как отсутствие — оформляется только дополнительный день отдыха.

Сравнение вариантов

День сдачи крови (код «Г»)

Сотрудник не работал в день донации. Отражается датой справки, оплачивается по среднему заработку.

Дополнительный день отдыха (код «ОВ»)

Сотрудник по заявлению берёт день отдыха позже, в течение года после донации. Тоже оплачивается по среднему.

Сдача крови в выходной или отпуске

День «Г» не оформляется; работнику предоставляются два дня «ОВ» — за день сдачи и дополнительный.

Оформление документа «Отсутствие»

Основной документ — «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)» в разделе «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников» или «Зарплата» → «Отсутствия». Создайте документ, укажите организацию, сотрудника и месяц начисления. В поле «Вид отсутствия» выберите нужный вид — «Отсутствие в связи с сдачей крови» или «Дополнительные дни отдыха доноров».

Укажите период отсутствия. Если день сдачи крови и дополнительный день отдыха идут подряд, можно ввести один документ на оба вида, но надёжнее — два отдельных: так проще контролировать табель и привязку к конкретной справке. В комментарии документа зафиксируйте номер и дату справки — это упростит проверки.

1. 1
   Получите от сотрудника справку № 402/у (и заявление на дополнительный день отдыха, если он берёт его позже).
2. 2
   Проверьте, что виды начислений для донорских дней активны в настройках расчёта зарплаты.
3. 3
   Создайте документ «Отсутствие», выберите вид «Отсутствие в связи с сдачей крови», укажите дату по справке.
4. 4
   Для дополнительного дня отдыха создайте второй документ «Отсутствие» с видом «Дополнительные дни отдыха доноров» на дату по заявлению.
5. 5
   Проведите документы и проверьте табель: дни должны отразиться кодами «Г» и «ОВ».
6. 6
   Начислите зарплату за месяц — оплата донорских дней рассчитается автоматически по среднему заработку.

Как рассчитывается и начисляется оплата

Оплата донорских дней производится по среднему заработку по правилам, аналогичным командировочным: учитываются выплаты за 12 месяцев, предшествующих месяцу отсутствия. В ЗУП расчёт выполняется автоматически при заполнении документа «Начисление зарплаты и взносов» — строки «Оплата дня сдачи крови» и «Оплата дополнительного дня отдыха донора» появятся на вкладке «Начисления».

Если сотрудник отработал в организации меньше года, средний заработок считается из фактически отработанного периода. Проверить расчёт можно, открыв в документе начисления подробную форму расчёта среднего заработка (кнопка с «калькулятором» рядом с суммой): там видны учтённые месяцы, база и среднедневной заработок.

Донорские выплаты облагаются НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке — программа учтёт их автоматически. Удерживать или компенсировать что-либо вручную не требуется.

Отражение в табеле и проверка результата

После проведения документов сформируйте табель учёта рабочего времени («Зарплата» → «Отчёты» → «Табель учёта рабочего времени (Т-13)»). День сдачи крови должен быть отмечен буквенным кодом «Г», дополнительный день отдыха — «ОВ». Оба кода считаются оплачиваемыми отсутствиями и не уменьшают норму времени как неявка.

Дополнительно сверьте расчётный листок сотрудника: в нём должны быть отдельные строки по донорским начислениям с указанием количества оплаченных дней. Если строк нет, а отсутствие в табеле есть — чаще всего документ «Отсутствие» проведён уже после расчёта зарплаты, и нужно перезаполнить «Начисление зарплаты и взносов».

Контрольные точки

Как проверить результат

Табель Т-13

Норма

Дни отражены кодами «Г» и «ОВ», количество совпадает со справкой и заявлением

Тревожный признак

Дни показаны как «НН» (неявка) или обычные рабочие — вид отсутствия выбран неверно

Расчётный листок

Норма

Есть строки «Оплата дня сдачи крови» / «Оплата доп. дня отдыха донора» с суммой по среднему

Тревожный признак

Строк нет или сумма равна окладной части — зарплата не пересчитана после ввода отсутствия

Средний заработок

Норма

В расчёте учтены 12 предшествующих месяцев, база соответствует начислениям

Тревожный признак

Период расчёта пуст или неполный — проверьте дату приёма сотрудника и данные прошлых периодов

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — оформление дополнительного дня отдыха как обычного отпуска без сохранения заработка или как отгула. Это занижает выплаты сотруднику и искажает статистику по донорству. Вторая типичная проблема — ввод отсутствия датой, когда по графику у сотрудника выходной: программа не создаст оплату, и день «повиснет».

Ещё одна ошибка — двойное оформление: кадровик вводит отсутствие, а расчётчик вручную добавляет начисление в «Начисление зарплаты». В результате день оплачивается дважды. Все донорские дни должны попадать в расчёт только через документ «Отсутствие».

Особые ситуации: сменный график, совместительство, увольнение

При сменном графике донорский день оформляется так же, но оплата идёт за часы по графику сотрудника, а не за стандартные 8 часов. Проверьте, что график актуален на дату отсутствия: если смена длиннее обычного дня, среднечасовой заработок применится ко всем часам смены.

Внутреннему совместителю донорские дни оформляются отдельно по каждому месту работы — двумя документами «Отсутствие». Внешнему совместителю дни предоставляются по справке так же, как основному работнику. Если сотрудник увольняется, неиспользованный дополнительный день отдыха денежной компенсацией по общему правилу не заменяется — он должен быть использован до даты увольнения.

Удобно завести для сотрудников-доноров дополнительное сведение или хранить сканы справок в присоединённых файлах документа «Отсутствие» — тогда при повторных донациях видно, какие дни отдыха уже использованы, а какие ещё доступны в течение года.

FAQ: частые вопросы по донорским дням в 1С

Что делать, если в списке видов отсутствия нет донорских?

Откройте «Настройка» → «Расчёт зарплаты» → «Настройка состава начислений и удержаний» и проверьте включение учёта отсутствий. Если виды расчёта отсутствуют вовсе, создайте начисление вручную с назначением «Прочие начисления» и способом расчёта по среднему заработку, либо обновите конфигурацию — в актуальных релизах ЗУП эти виды предопределены.

Можно ли оплатить донорский день в межрасчётный период?

Да, если в вашей настройке документа «Отсутствие» включена выплата с авансом или в межрасчёт. По умолчанию оплата происходит с зарплатой за месяц. Проверьте поле «Выплата» в документе и при необходимости сформируйте ведомость на межрасчётную выплату.

Сотрудник принёс справку через месяц после донации. Как оформить?

Введите документ «Отсутствие» текущим месяцем начисления, но с периодом отсутствия в прошлом месяце. Программа предложит выполнить перерасчёт прошлого периода — согласитесь, и доначисление попадёт в текущую зарплату. Одновременно исправьте табель прошлого месяца: день «НН» или отработанный день заменится на «Г».

Облагаются ли донорские выплаты НДФЛ и взносами?

Да. Оплата дней сдачи крови и дополнительных дней отдыха относится к доходам в рамках трудовых отношений и облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке. В ЗУП это происходит автоматически при расчёте зарплаты, отдельных настроек не требуется.

Как учесть донорство, если сотрудник работает в другой организации?

Если сотрудник сдал кровь и отсутствовал у вас, оформление стандартное по его справке. Если он сдал кровь в свой выходной по вашему графику, но хочет дни отдыха у вас — оформляйте два дня «ОВ» по его заявлению и справке. Подтверждать отсутствие у другого работодателя не требуется.

Почему в табеле день отражается как «НН» вместо «Г»?

Код «НН» означает неявку по невыясненным причинам — так программа показывает отсутствие, для которого не введён оправдательный документ или вид отсутствия не настроен как оплачиваемый. Проверьте, что документ «Отсутствие» проведён, период совпадает с датой в табеле, а вид начисления активен. После исправления пересформируйте табель.