Другое · 9 мин
Как оформить договор займа сотруднику в 1С:ЗУП
Как оформить договор займа сотруднику в 1С:ЗУП: настройка учёта, документы, удержания из зарплаты, материальная выгода и НДФЛ. Пошаговая инструкция.
Организация может выдать сотруднику заём — беспроцентный или под проценты. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) такие операции учитываются через специальный блок документов: программа автоматически рассчитывает график погашения, удерживает платежи из зарплаты, а для беспроцентных займов и займов с низкой ставкой — начисляет материальную выгоду и НДФЛ с неё. Ниже разобран полный цикл: от настройки учёта до контроля погашения долга.
Документооборот по займам в ЗУП построен на трёх документах: «Договор займа сотруднику», «Изменение условий договора займа сотруднику» и «Погашение займа сотруднику». Все они находятся в разделе «Зарплата» и работают совместно с начислением зарплаты и ведомостями на выплату.
Подготовка: что включить перед оформлением займа
Перед созданием первого договора проверьте настройки учёта. Перейдите в раздел «Настройка» — «Расчет зарплаты» и убедитесь, что установлен флажок «Выдаются займы сотрудникам» (в некоторых релизах он называется «Учитывать займы сотрудникам»). Без этого флажка документы по займам в интерфейсе не появятся.
Также проверьте, что в программе корректно настроен учёт НДФЛ: материальная выгода от экономии на процентах облагается по ставке 35% для резидентов, и ЗУП рассчитывает её автоматически на последний день каждого месяца пользования займом. Ключевая ставка ЦБ, необходимая для расчёта, подгружается в программу вместе с регламентными данными — поддерживайте информационную базу в актуальном состоянии.
С юридической стороны договор займа с сотрудником оформляется письменно. Сам документ в ЗУП фиксирует учётные условия займа, но не заменяет бумажный договор — его текст готовится отдельно, а в программу заносятся параметры: сумма, срок, ставка, порядок выдачи и погашения.
Создание документа «Договор займа сотруднику»
Откройте раздел «Зарплата» — «Займы сотрудникам» — «Договоры займа сотруднику» и создайте новый документ. Заполните шапку: организацию, сотрудника, дату договора и его номер. Далее укажите ключевые параметры займа.
В поле «Сумма займа» введите общую сумму, в полях срока — дату начала и окончания действия договора. Процентная ставка указывается годовых; для беспроцентного займа оставьте ставку равной нулю — в этом случае программа будет начислять только материальную выгоду.
Способ выдачи может быть единовременным или траншами. При выдаче траншами задаётся график: несколько дат с суммами. Способ погашения выбирается из вариантов: единовременно в конце срока, ежемесячно только проценты с возвратом тела в конце, дифференцированные платежи или аннуитетные платежи. От выбранного варианта зависит график удержаний.
Выбор схемы погашения и график платежей
После заполнения параметров программа строит график погашения на вкладке документа. Проверьте его перед проведением: суммы ежемесячных платежей, разбивка на тело займа и проценты, итоговая переплата. Если график не соответствует бумажному договору, скорректируйте параметры — например, дату первого платежа или способ расчёта.
Для дифференцированной схемы тело займа гасится равными частями, а проценты начисляются на остаток — платежи убывают со временем. Аннуитет предполагает равный суммарный платёж с меняющейся структурой. Выбор зависит от условий договора с сотрудником; программа поддерживает оба варианта без ручных расчётов.
Сравнение вариантов погашения
Равные части тела займа плюс проценты на остаток. Подходит для большинства случаев; нагрузка на сотрудника снижается со временем.
Одинаковый ежемесячный платёж. Удобен для планирования, но общая сумма процентов выше.
Тело возвращается целиком при окончании договора. Удержаний из зарплаты почти нет, но риск невозврата выше.
Из зарплаты удерживаются проценты, тело возвращается в конце. Подходит для краткосрочных займов.
Удержания из зарплаты и документ «Погашение займа»
Если в договоре выбрано погашение удержанием из зарплаты, при расчёте документа «Начисление зарплаты и взносов» на вкладке «Займы» автоматически появятся строки: погашение тела займа и проценты. Эти суммы уменьшают выплату сотруднику и отражаются в расчётном листке.
Если сотрудник гасит заём самостоятельно — вносит деньги в кассу или перечисляет на счёт — оформите документ «Погашение займа сотруднику» из того же раздела «Займы сотрудникам». В нём укажите договор, дату платежа и сумму; программа распределит её между телом и процентами по графику и пересчитает остаток долга.
Досрочное погашение также оформляется документом «Погашение займа сотруднику»: введите фактически внесённую сумму, и график пересчитается. Проценты при этом начисляются только за фактический период пользования деньгами.
Материальная выгода и НДФЛ
Если ставка по займу ниже двух третей ключевой ставки ЦБ (для рублёвых займов), у сотрудника возникает материальная выгода от экономии на процентах. ЗУП рассчитывает её автоматически при начислении зарплаты за месяц — на последний день месяца, и удерживает НДФЛ по ставке 35% для налоговых резидентов.
Результат расчёта виден в документе «Начисление зарплаты и взносов» на вкладке «Займы» в колонке материальной выгоды, а НДФЛ с неё — на вкладке «НДФЛ» с соответствующим кодом дохода. Проверяйте эти строки ежемесячно, особенно при изменении ключевой ставки: сумма выгоды может меняться от месяца к месяцу.
Существует освобождение от НДФЛ для займов на приобретение или строительство жилья при наличии у сотрудника права на имущественный вычет и подтверждения из налоговой. В этом случае условия фиксируются в договоре, а материальная выгода не облагается — следите за корректностью отметок в документе.
Изменение условий и контроль задолженности
Если условия договора меняются — продлевается срок, меняется ставка или график — не редактируйте проведённый договор. Создайте документ «Изменение условий договора займа сотруднику»: он фиксирует новые параметры с указанной даты и перестраивает график, сохраняя историю.
Для контроля используйте отчёты раздела «Зарплата» — «Отчёты по зарплате»: «Займы сотрудникам» и «Задолженность по займам сотрудников». Они показывают выданные суммы, погашенные платежи, остаток долга и начисленные проценты по каждому договору. Сверяйте эти данные с бухгалтерским учётом (счёт 73.01) при обмене с 1С:Бухгалтерией.
Как проверить результат
Совпадает с графиком в бумажном договоре по суммам и датам
Суммы или даты расходятся — параметры введены с ошибкой
Есть строки погашения тела и процентов за текущий месяц
Строк нет при активном договоре — проверьте дату начала удержаний
Уменьшается на сумму платежей каждый месяц
Остаток не меняется — погашения не зарегистрированы
Начисляется ежемесячно по льготным займам
Выгода есть, а НДФЛ нет — проверьте настройки и статус резидентства
Частые вопросы
Можно ли оформить заём уволенному сотруднику?
Договор в ЗУП привязан к сотруднику, но удерживать платежи из зарплаты после увольнения невозможно. Погашение оформляется документом «Погашение займа сотруднику» по мере фактического внесения денег. Материальная выгода при этом продолжает рассчитываться, и организация как налоговый агент обязана учитывать НДФЛ; при невозможности удержать налог сообщается в налоговый орган.
Как выдать заём траншами?
В договоре займа выберите способ выдачи «несколькими суммами (траншами)» и заполните таблицу: даты и суммы каждой выдачи. Проценты и материальная выгода будут рассчитываться с учётом фактических дат и сумм траншей.
Что делать, если сотрудник просит отсрочку платежа?
Оформите документ «Изменение условий договора займа сотруднику» и скорректируйте график — сдвиньте даты платежей или измените срок. Не пропускайте удержания вручную в расчёте зарплаты: это нарушит график и исказит отчётность.
Облагается ли заём страховыми взносами?
Нет. Сумма займа и его погашение не являются выплатой по трудовым отношениям, поэтому взносы не начисляются. Страховые взносы не начисляются и на материальную выгоду от экономии на процентах — она облагается только НДФЛ.
Где посмотреть расчёт материальной выгоды подробно?
В документе «Начисление зарплаты и взносов» на вкладке «Займы» сумма материальной выгоды показана по каждому договору. Детализацию расчёта можно увидеть, развернув строку, а также в отчётах по займам сотрудников за соответствующий месяц.
Что важно запомнить
Заём оформляется документом «Договор займа сотруднику» после включения соответствующей настройки. График погашения строится автоматически, удержания проходят через начисление зарплаты, а по льготным займам программа сама считает материальную выгоду и НДФЛ. Изменения условий фиксируйте отдельным документом, а остаток долга контролируйте отчётами по займам.