Как оформить больничный лист в 1С:ЗУП

Больничный лист в 1С:ЗУП оформляется документом «Больничный лист», который одновременно решает три задачи: регистрирует отсутствие сотрудника, рассчитывает пособие по временной нетрудоспособности и корректирует начисления за период болезни. Для электронных листков нетрудоспособности (ЭЛН) данные загружаются напрямую из ФСС, что исключает ручной ввод номера и дат.

Перед началом работы убедитесь, что программа обновлена до актуального релиза: форматы обмена с ФСС периодически меняются, и на старых версиях загрузка ЭЛН может завершаться ошибкой. Также проверьте, что в настройках учетной политики организации корректно указаны реквизиты для проектно-расчётной части пособий и что у пользователя есть права на документы расчёта зарплаты.

Ниже разобран полный цикл: от получения номера ЭЛН до проверки начислений и отражения пособия в отчётности. Инструкция ориентирована на 1С:Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1.

Подготовка: что проверить до ввода документа

Для работы с электронными больничными в программе должен быть настроен обмен с ФСС. Проверьте раздел «Отчетность, справки» — «1С-Отчетность» или настройки обмена с контролирующими органами: сертификат организации должен быть действующим, а обмен — включённым. Если обмен не настроен, ЭЛН можно ввести вручную по номеру, но автоматическая загрузка и последующее отправление реестров будут недоступны.

Убедитесь, что в карточке сотрудника заполнены СНИЛС, ИНН и данные о стаже. Страховой стаж влияет на процент оплаты: он хранится в карточке физического лица (ссылка «Трудовая деятельность» или «Страховой стаж»). Если стаж не указан, программа рассчитает пособие исходя из минимального процента, и сумму придётся исправлять.

Проверьте, что за расчётный период (два предшествующих календарных года) в программе есть данные о заработке сотрудника. Для новых сотрудников заработок у прежних работодателей вносится документом «Справка о заработке» (раздел «Зарплата» — «См. также» — «Справки о заработке для расчета пособий») либо загружается из ФСС по запросу.

Загрузка электронного больничного из ФСС

Откройте раздел «Зарплата» — «Больничные листы» и нажмите «Создать». В новом документе выберите организацию и сотрудника. Затем укажите номер ЭЛН, который сообщил сотрудник, и нажмите кнопку загрузки данных из ФСС (в типовой форме это команда «Загрузить из ФСС» или аналогичная ссылка рядом с полем номера).

Программа отправит запрос в ФСС и подтянет основные данные: период нетрудоспособности, код причины, дату выдачи, сведения о медицинской организации, а также отметки о нарушении режима, если они есть. После загрузки проверьте, что статус ЭЛН в ФСС позволяет его оплатить — листок должен быть закрыт медицинской организацией. Открытый (продолжающийся) больничный загрузится, но рассчитывать его раньше закрытия не следует.

Если больничный является продолжением предыдущего листка, установите признак «Является продолжением» и укажите первичный документ. Это важно: при продолжении средний заработок берётся из первичного больничного, а три дня за счёт работодателя оплачиваются только по первому листку.

1. 1
   Откройте «Зарплата» — «Больничные листы», создайте документ
2. 2
   Выберите организацию и сотрудника, введите номер ЭЛН
3. 3
   Нажмите «Загрузить из ФСС» и дождитесь заполнения данных
4. 4
   Проверьте период, код причины и статус листка
5. 5
   Укажите признак продолжения, если это второй листок

Заполнение документа и расчёт пособия

На вкладке «Главное» укажите период болезни (подставится из ЭЛН), причину нетрудоспособности и условия исчисления. Дата начала оплаты обычно совпадает с датой начала болезни, но при нарушении режима или уходе за больным членом семьи действуют особые правила, которые программа учитывает по коду причины и отметкам в листке.

На вкладке «Оплата» проверьте процент оплаты (он зависит от стажа), ограничения пособия и долю рабочего времени для совместителей. Программа автоматически разделяет пособие на часть за счёт работодателя (первые три дня при болезни самого сотрудника) и часть за счёт ФСС. При уходе за ребёнком, карантине и ряде других случаев пособие с первого дня платит ФСС — это отражается автоматически по коду причины.

На вкладке «Начислено (подробно)» виден расчёт: среднедневной заработок, сумма пособия по дням, применённые ограничения (минимальный размер из МРОТ, максимальная база). Нажмите на сумму, чтобы открыть расшифровку расчёта среднего заработка, — так проще найти ошибку, если сумма выглядит неправдоподобно.

Сторнирование зарплаты за дни болезни

Если больничный вводится после того, как за период болезни уже начислена зарплата (типичная ситуация при закрытом месяце), программа предложит сторнировать начисления за дни нетрудоспособности. В документе появится таблица сторно на вкладке «Начислено (подробно)» либо отдельная отметка о перерасчёте — поведение зависит от настроек и релиза.

Проверьте, что сторнируются именно те дни, которые попадают на период больничного, и только по видам расчёта, зависящим от отработанного времени (оклад по дням, премии за время). Начисления, не зависящие от времени (например, разовые премии фиксированной суммой), сторнироваться не должны.

Если автоматическое сторно не сработало, используйте документ «Сторнирование начислений» (раздел «Зарплата») или перерасчёт через «Доначисление, перерасчет» при следующем расчёте зарплаты. Оставлять двойную оплату — и зарплату, и пособие за одни дни — нельзя: это приведёт к излишне выплаченным суммам и проблемам при проверках.

Проверка результата и отражение в отчётности

После проведения сформируйте расчётный листок сотрудника за месяц: в нём должны появиться строки пособия за счёт работодателя и за счёт ФСС, а при необходимости — сторно оклада. Сверьте количество оплаченных дней с периодом больничного и проверьте, что пособие за счёт работодателя облагается НДФЛ, но не облагается страховыми взносами.

Для части пособия, которую платит ФСС, данные передаются в фонд в составе отчётности и реестров (ЕФС-1, сведения для назначения пособия). Проверьте, что документ попал в соответствующие регистры: при активном обмене с ФСС сведения формируются автоматически, но отправку стоит проконтролировать через «1С-Отчетность».

Отсутствие сотрудника отразится в табеле (документ «Табель» или отчёт «Табель учёта рабочего времени») кодом «Б». Если в табеле дни болезни остались рабочими, проверьте, проведён ли больничный и попадает ли его период в отчётный месяц.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчётный листок

Норма

Есть строки пособия за счёт работодателя и ФСС, сторно оклада за дни болезни

Тревожный признак

Только зарплата или пособие без разделения по источникам

Табель

Норма

Дни болезни отмечены кодом «Б»

Тревожный признак

Дни болезни показаны как отработанные

Средний заработок

Норма

Учтены доходы за два предыдущих года, сумма соответствует справкам

Тревожный признак

Нулевой или заниженный заработок при наличии работы в расчётном периоде

Особые случаи и ограничения

Больничный по уходу за ребёнком

При коде причины «уход за больным ребёнком» программа применяет ограничения по количеству оплачиваемых дней в году и по проценту оплаты в зависимости от возраста ребёнка и формы лечения. Укажите данные ребёнка в документе — от этого зависит контроль лимита дней. Остаток оплачиваемых дней можно посмотреть в карточке сотрудника или в самом документе.

Совместители и работа по ГПХ

Для внешних совместителей больничный вводится отдельным документом по каждому месту работы, если сотрудник представил листки для нескольких работодателей. По договорам ГПХ пособие рассчитывается по особым правилам и только если за исполнителя уплачивались взносы на ВНиМ в предшествующем периоде — проверьте этот факт до ввода документа.

Больничный в межрасчётный период

Если больничный начался в одном месяце, а закончился в другом, документ обычно вводится после закрытия ЭЛН и целиком относится к месяцу начисления. Часть пособия, приходящаяся на следующий месяц, программа учитывает при расчёте аванса или зарплаты соответствующего периода — не дробите один ЭЛН на несколько документов вручную.

Удобно завести правило: больничный вводится в базу в день получения номера ЭЛН от сотрудника, а проводится после закрытия листка в ФСС. Так кадровый и расчётный учёт не расходятся, а табель за месяц формируется без ручных правок.

Частые вопросы

Что делать, если ЭЛН не загружается из ФСС?

Проверьте статус листка: он должен быть закрыт медицинской организацией. Убедитесь, что номер введён без пробелов, СНИЛС сотрудника совпадает с данными ФСС, а сертификат обмена действителен. Если обмен недоступен, введите данные вручную с бумажной распечатки ЭЛН, которую сотрудник может получить в личном кабинете ФСС.

Как исправить ошибку в уже проведённом больничном?

Если месяц ещё не закрыт, откройте документ, внесите изменения и перепроведите — расчёт обновится. Если зарплата за месяц уже выплачена и отчётность сдана, используйте механизм исправлений: документ «Исправление» (кнопка «Исправить» в форме документа) создаёт корректирующий расчёт в текущем периоде.

Почему пособие рассчитано из МРОТ, хотя заработок был выше?

Так происходит, если страховой стаж меньше шести месяцев, если средний заработок за расчётный период ниже минимального или если в листке есть отметка о нарушении режима. Проверьте стаж в карточке сотрудника, наличие справок о заработке и отметки о нарушениях на вкладке документа.

Нужно ли вводить больничный, если сотрудник заболел в отпуске?

Да, больничный вводится в обычном порядке. Отпуск продлевается или переносится на дни болезни — для этого после проведения больничного скорректируйте документ «Отпуск» (в нём появится возможность изменить период) или оформите новый отпуск на перенесённые дни по заявлению сотрудника.

Как оплатить больничный внешнему совместителю?

Введите отдельный документ «Больничный лист» по месту совместительства. Средний заработок считается только из доходов по этому месту работы, а при небольшом заработке сравнивается с долей МРОТ пропорционально ставке. Убедитесь, что в ЭЛН указано, для какого работодателя выдан листок.

Что делать, если ФСС вернул реестр с ошибкой?

Откройте протокол обмена в «1С-Отчетности» и посмотрите текст ошибки — чаще всего это расхождение в СНИЛС, реквизитах организации или незакрытый ЭЛН. Исправьте данные в карточке сотрудника или документе, затем сформируйте и отправьте реестр повторно.