Как настроить виды рабочего времени в 1С:ЗУП

Виды рабочего времени в 1С:ЗУП определяют, как программа распознаёт и оплачивает отработанные сотрудником часы: основную работу, ночные смены, сверхурочные, командировки, отпуска и больничные. Если справочник видов времени настроен неверно, табель заполнится с ошибками, а начисления за ночные часы или работу в выходные будут рассчитаны неправильно или не рассчитаются вовсе.

Настройка ведётся в двух взаимосвязанных местах: справочник «Виды рабочего времени» задаёт классификацию и обозначения для табеля, а начисления (виды расчёта) определяют, как именно оплачивается каждый вид времени. Менять одно без другого — типичная причина расхождений между табелем и расчётным листком.

Ниже разобраны практические шаги для актуальных версий 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1. Названия пунктов меню могут незначительно отличаться в зависимости от версии конфигурации и настроенных прав доступа.

Где находится справочник видов рабочего времени и что в нём хранится

Справочник открывается по пути «Настройка — Виды рабочего времени» (в некоторых версиях — «Настройка — Классификаторы — Виды рабочего времени»). В типовой поставке он уже содержит предопределённые элементы: Явка, Ночные, Отпуск, Больничный, Командировка и другие. Их удалять нельзя — на них завязаны механизмы расчёта.

Каждый элемент справочника содержит наименование, буквенное обозначение для табеля (Я, Н, К, ОТ и т.д.) и ссылку на основной вид времени. Именно основной вид времени определяет, как программа группирует часы: относится ли период к рабочему времени, к отсутствию, к выходным. Например, у вида «Сверхурочные» основным видом будет «Сверхурочные», а не «Явка» — иначе часы попадут в норму рабочего времени.

Перед добавлением своего вида времени проверьте, нет ли подходящего предопределённого элемента. Дублирование (например, создание второй «Явки» с другим кодом) приводит к тому, что в табеле появляются два кода для одного и того же, и данные из документов учёта времени могут не совпадать с графиком.

Как добавить новый вид рабочего времени

Новый вид времени требуется, когда в организации есть специфические режимы: например, работа вахтовым методом, суммированный учёт с особыми обозначениями, раздельный учёт вредных условий. Порядок создания: откройте справочник, нажмите «Создать», заполните поля и сохраните элемент.

1. 1
   Откройте «Настройка — Виды рабочего времени» и нажмите «Создать»
2. 2
   Укажите понятное наименование, например «Работа в выходные (повышенная оплата)»
3. 3
   Задайте буквенное обозначение для табеля — 1–2 символа, не занятые другими видами
4. 4
   Выберите основной вид времени из списка предопределённых (Явка, Сверхурочные и т.д.)
5. 5
   Запишите элемент и проверьте, что он появился в списке без дублей

Буквенное обозначение должно быть уникальным в пределах учётной системы организации. Если код уже используется другим видом, табель будет неоднозначным, а отчёты по форме Т-13 — некорректными. Для нестандартных ситуаций часто используют дополнительные буквы или сочетания, согласованные с кадровым учётом.

Поле «Основной вид времени» — критичное. Именно по нему программа определяет, входит ли период в отработанное время, считается ли он при расчёте среднего заработка, попадает ли в норму графика. Ошибка в этом поле — самая частая причина того, что табель «не сходится» с производственным календарём.

Связь видов времени с начислениями

Сам по себе вид времени ничего не оплачивает — он только классифицирует часы. Оплату задают начисления в разделе «Настройка — Начисления». Например, начисление «Оплата за работу в ночное время» ссылается на вид времени «Ночные» и содержит формулу с процентом доплаты.

Если вы создали новый вид времени, проверьте, существует ли начисление, которое его использует. Откройте нужное начисление и на вкладке «Учет времени» убедитесь, что указан правильный вид времени и правильный вариант: «За работу сверх нормы», «Дополнительно оплачиваемое время в пределах нормы» или «Отсутствие». От этого выбора зависит, будут ли часы добавляться к норме или считаться отдельно.

Типовые пары «вид времени — начисление» обычно выглядят так:

Настройка ночных, вечерних и сверхурочных часов

Ночные часы программа выделяет автоматически из графика работы, если в графике задано время начала и окончания смены и включён учёт ночного времени. Откройте график работы сотрудников («Настройка — Графики работы сотрудников»), проверьте, что в расписании указаны часы, и что в свойствах графика отмечено заполнение ночных часов.

Процент доплаты за ночные часы по умолчанию берётся из настроек расчёта зарплаты («Настройка — Расчет зарплаты» или учётная политика организации). Если в вашей организации действует повышенный процент по коллективному договору, проверьте, что он указан именно там, а не зашит вручную в формулу начисления — иначе при изменении процента придётся править формулы в нескольких местах.

Сверхурочные в типовой конфигурации не выделяются из графика автоматически — они регистрируются документом «Работа сверхурочно» (раздел «Зарплата» или «Кадры» в зависимости от настроек). В документе указывается сотрудник, дата и количество часов. При расчёте зарплаты эти часы попадут в начисление, связанное с видом времени «Сверхурочные».

Учёт отсутствий: отпуска, больничные, прогулы

Виды времени для отсутствий работают иначе, чем для работы: они вытесняют явку из табеля. Когда оформлен документ «Отпуск» или «Больничный», программа заменяет часы по графику на соответствующий вид времени отсутствия. Если в табеле одновременно стоят «Я» и «ОТ» за один день, это признак ошибки ввода документов.

Для отсутствий важно проверить настройку начисления на вкладке «Приоритеты» или «Вытесняющие начисления»: начисление отпуска должно вытеснять оплату по окладу. В типовой конфигурации это уже настроено, но при создании собственных видов отсутствий (например, отпуска без сохранения по специальной категории) приоритеты нужно задать вручную.

Неявки по невыясненным причинам (НН) и прогулы (ПР) обычно регистрируются документом «Прогул, отсутствие» или через «Данные для расчёта зарплаты». Убедитесь, что для этих видов времени не создано оплачивающих начислений — иначе программа может начислить оплату за дни отсутствия.

Проверка результата: табель и расчётный листок

После настройки сформируйте табель учёта рабочего времени (отчёт «Табель учета рабочего времени (Т-13)» в разделе «Зарплата — Отчеты») за тестовый месяц. Проверьте, что все виды времени отображаются с правильными кодами, ночные часы выделены, а отсутствия вытеснили явку.

Затем выполните расчёт зарплаты за тот же период и сверьте расчётный листок с табелем: часы каждого вида времени должны совпадать, а каждому оплачиваемому виду должна соответствовать строка начисления. Расхождение часов между табелем и расчётом — признак того, что документ учёта времени введён не за тот период или начисление ссылается на другой вид времени.

Контрольные точки

Как проверить результат

Коды в табеле Т-13

Норма

Каждый вид времени отображается со своим уникальным кодом, нет незаполненных дней

Тревожный признак

Дублирующиеся коды, пустые дни при оформленных документах, одновременно «Я» и код отсутствия

Совпадение часов табеля и расчёта

Норма

Часы по каждому виду времени в расчётном листке равны табелю

Тревожный признак

В расчёте меньше или больше часов, чем в табеле

Ночные часы

Норма

Ночные выделены из графика и оплачены отдельной строкой доплаты

Тревожный признак

Ночные не выделяются или доплата равна нулю

Вытеснение при отсутствиях

Норма

Оклад уменьшен на период отпуска или больничного

Тревожный признак

Оклад начислен полностью плюс отпускные сверху

Типичные ошибки и как их исправить

Большинство проблем с видами времени возникает не из-за самого справочника, а из-за рассогласования между графиком, документами учёта времени и начислениями. Диагностику начинайте с табеля: он показывает, какие данные программа реально собрала.

Если после исправления настроек данные за прошлые периоды остались неверными, недостаточно пересохранить справочник — нужно перезаполнить табель и пересчитать зарплату за затронутые месяцы. Делайте это только после согласования с расчётчиком, если период уже закрыт и по нему сдана отчётность.

Частые вопросы о настройке видов рабочего времени

Можно ли удалить неиспользуемый вид рабочего времени?

Предопределённые виды удалить нельзя — на них ссылаются механизмы расчёта. Самостоятельно созданный вид можно пометить на удаление только если он не используется в графиках, документах и начислениях. Перед удалением проверьте ссылки через «Ещё — Найти ссылки» или аналогичный сервис.

Почему ночные часы не выделяются в табеле автоматически?

Чаще всего в графике работы не заполнено время начала и окончания смены или не включён учёт ночных часов в свойствах графика. Откройте график, проверьте расписание по дням и настройки заполнения. После исправления графика табель нужно перезаполнить.

Как настроить оплату работы в выходной день в двойном размере?

Работа в выходные регистрируется документом «Работа в выходные и праздники», где указывается способ компенсации: повышенная оплата или отгул. Размер оплаты определяется типовым начислением, связанным с видом времени «Работа в выходные и праздничные дни». Отдельный вид времени создавать не требуется.

Что делать, если в табеле за один день стоят и явка, и код отсутствия?

Это признак дублирующихся документов или документа отсутствия, введённого не на весь день. Проверьте документы по сотруднику за эту дату через журнал «Все отсутствия» или «Данные для расчёта зарплаты», отмените лишний документ и перезаполните табель.

Нужно ли создавать отдельный вид времени для суммированного учёта?

Обычно нет. Суммированный учёт настраивается на уровне графика работы (признак суммированного учёта и учётный период), а виды времени используются типовые. Доплата за переработку по итогам учётного периода рассчитывается отдельным механизмом, а не новым видом времени.

Перенесутся ли настройки видов времени при обновлении конфигурации?

Предопределённые виды и типовые начисления обновляются автоматически. Самостоятельно созданные виды времени и начисления сохраняются, но после обновления стоит проверить, что формулы и ссылки на виды времени не изменились, и пересчитать тестовый период.