Другое · 11 мин
Как настроить ночные смены в 1С ЗУП 8.3
Настройка ночных смен в 1С ЗУП 8.3: графики работы, виды начислений, доплата за ночные часы, учет в табеле и расчет зарплаты. Практическая инструкция.
Ночные смены в 1С ЗУП 8.3 настраиваются через связку из трёх элементов: графика работы сотрудников, вида начисления «Доплата за работу в ночное время» и корректного заполнения табеля. Если хотя бы один из них настроен неверно, программа либо не посчитает ночные часы вовсе, либо насчитает их с ошибкой — и это вылезет уже при расчёте зарплаты или при проверке трудинспекцией.
По статье 96 ТК РФ ночным считается время с 22:00 до 6:00, а каждый час такой работы оплачивается в повышенном размере. Минимальная надбавка — 20% от часовой ставки, но организация вправе установить больший процент в локальных нормативных актах. В ЗУП эти правила закладываются в настройки учётной политики и графики.
Материал рассчитан на конфигурацию «1С:Зарплата и управление персоналом 8», редакция 3.1 — актуальную линейку ЗУП 8.3. Интерфейс редакции 2.5 отличается, и приведённые пути по меню там не совпадут.
Включение учёта ночных часов в настройках программы
Первое действие — проверить, что в программе вообще активирован механизм учёта ночного времени. Без этого флага вид начисления для доплаты может отсутствовать в плане видов расчёта, и графики не будут предлагать колонку ночных часов.
Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты и настройки» → «Расчёт зарплаты». Найдите флажок «Используется работа в ночное время» (в некоторых релизах он находится в группе настроек почасовой оплаты). Установите его и сохраните настройки.
После включения флага программа автоматически создаёт или активирует предопределённый вид начисления «Доплата за работу в ночное время». Проверьте его наличие в разделе «Настройка» → «Начисления». Если начисления нет — создайте его вручную по аналогии с типовым: назначение «Повременная оплата труда и надбавки», расчёт по формуле с использованием показателя процента доплаты и времени в ночных часах.
Настройка графика работы с ночными сменами
График — ключевой объект, по которому ЗУП определяет, сколько ночных часов отработал сотрудник. Перейдите в «Настройка» → «Графики работы сотрудников» и создайте новый график или откройте существующий.
Укажите способ заполнения — обычно «По циклам произвольной длины» для сменных режимов (например, «сутки через трое» или «два через два»). В таблице расписания для каждого дня цикла задайте время работы. Если смена пересекает полночь, её корректно разбивают на два интервала: например, с 19:00 до 24:00 и с 00:00 до 07:00 следующего дня.
Для ночных часов в расписании предусмотрена отдельная колонка. Программа может посчитать ночное время автоматически по стандартному интервалу 22:00–06:00, но при сложных сменах надёжнее указать часы вручную: в строке дня есть поля «Всего часов» и «в т.ч. ночных». Убедитесь, что сумма ночных часов соответствует фактическому расписанию.
- 1Откройте «Настройка» → «Графики работы сотрудников» и создайте новый график
- 2Задайте способ заполнения «По циклам произвольной длины» и длину цикла
- 3Для каждого дня цикла укажите интервалы работы, разбивая смену через полночь на два интервала
- 4Заполните колонку ночных часов по каждому дню
- 5Проверьте итоговые часы за месяц и сохраните график
- 6Назначьте график сотрудникам кадровым приказом или документом «Изменение графика работы списком»
Настройка доплаты за ночное время
Откройте начисление «Доплата за работу в ночное время» («Настройка» → «Начисления») и проверьте три вкладки. На вкладке «Основное» должна быть формула вида: процент доплаты × стоимость часа × время в ночных часах. Типовая формула использует показатель «Процент доплаты за работу в ночное время» и предопределённый показатель времени.
Сам процент задаётся в учётной политике организации: «Настройка» → «Реквизиты и настройки» → «Организации» → вкладка «Учётная политика и другие настройки» → ссылка «Учётная политика». Там есть поле процента доплаты за ночные часы. Если в организации процент выше минимальных 20%, укажите фактическое значение из коллективного договора или положения об оплате труда.
На вкладке «Зависимости» проверьте, что начисление не исключено из базы для районного коэффициента и премий, если локальные акты требуют включать его в расчётную базу. Ошибки на этой вкладке — частая причина расхождений при начислении премий «на всё заработанное».
Назначение графика сотрудникам и учёт переходящих смен
График назначается сотруднику при приёме на работу (документ «Приём на работу») или документом «Кадровый перевод» / «Изменение графика работы списком» — второй вариант удобен, когда на ночной режим переходит целое подразделение. Проверить, какой график действует у сотрудника на дату, можно в карточке сотрудника по ссылке «Трудовой договор» или через отчёт «Штатное расписание».
Особое внимание — сменам, переходящим через полночь. ЗУП корректно относит часы к датам только если смена в графике разбита на интервалы до и после 24:00. Если задать смену одной строкой «с 19:00 до 07:00», программа может неверно распределить часы между днями, и табель за крайние даты месяца будет содержать ошибки.
Если фактическое время отличается от графика (сотрудник вышел в ночную смену по подмене), используйте документы отклонений или индивидуальный график: «Зарплата» → «Индивидуальные графики». Табель, заполненный по индивидуальному графику, перекроет стандартный только на указанный месяц.
Проверка расчёта: табель и начисление зарплаты
После настройки сформируйте табель учёта рабочего времени: «Зарплата» → «Отчёты по зарплате» → «Табель учёта рабочего времени (Т-13)». В табеле ночные часы выводятся отдельным кодом «Н» (или «02»). Сверьте их количество с фактическим расписанием смен.
Затем создайте документ «Начисление зарплаты и взносов» за месяц. В табличной части у сотрудника с ночными сменами должна появиться отдельная строка «Доплата за работу в ночное время» с количеством часов и суммой. Если строки нет — последовательно проверьте: включён ли флаг ночного времени, заполнены ли ночные часы в графике, назначен ли график сотруднику на этот месяц.
Для детальной проверки по конкретному сотруднику удобен отчёт «Полный свод начислений, удержаний и выплат» или расшифровка по кнопке «Подробнее» в документе начисления — там видно, какие показатели и часы вошли в расчёт доплаты.
Как проверить результат
Есть строка «Доплата за работу в ночное время» с часами и суммой
Строки нет или часы равны нулю
Ночные часы отражены кодом «Н» и совпадают с графиком
Ночных часов нет либо они не совпадают со сменами
Сумма = процент × часовая ставка × ночные часы
Сумма не сходится при ручном пересчёте
Частые ошибки и их устранение
Самая распространённая ошибка — смена через полночь задана одним интервалом. Симптом: ночные часы «теряются» на стыке месяцев или удваиваются. Лечение — разбить смену на два интервала в расписании графика.
Вторая типичная проблема — сотруднику назначен стандартный пятидневный график вместо сменного. Тогда доплата не считается вовсе, потому что в графике нет ночных часов. Проверяйте действующий график на дату расчёта, а не только в момент приёма: график мог быть изменён кадровым переводом.
Третья группа ошибок — ручные правки табеля. Если табель скорректирован вручную без документа-основания, при следующем заполнении документа начисления правки могут затереться. Все отклонения оформляйте документами: «Отсутствие», «Работа сверхурочно», «Индивидуальный график».
Особые сценарии: суммированный учёт и совместители
При сменном режиме почти всегда применяется суммированный учёт рабочего времени. В графике установите соответствующий флажок и укажите учётный период (месяц, квартал, год). Это влияет на расчёт переработок: сверхурочные определяются по итогам учётного периода, а ночные доплаты считаются ежемесячно по фактическим часам.
Для внутренних совместителей ночные смены настраиваются независимо по каждому месту работы: у совместителя должен быть собственный график с ночными часами. Доплата рассчитается отдельно по каждому договору от его часовой ставки.
Если часть сотрудников работает ночью эпизодически (например, дежурства), а не по постоянному графику, не создавайте им сложный сменный график — достаточно регистрировать ночные часы документом или индивидуальным графиком в конкретном месяце.
Как выбрать действие
Частые вопросы
Какой минимальный процент доплаты за ночные часы нужно установить?
Минимум установлен постановлением Правительства РФ № 554 — 20% часовой тарифной ставки или оклада за каждый ночной час. Организация может установить больший процент в коллективном договоре или положении об оплате труда. В ЗУП процент указывается в учётной политике организации.
Почему в документе начисления зарплаты нет строки с доплатой за ночное время?
Проверьте три причины по порядку: включён ли флаг «Используется работа в ночное время» в настройках расчёта зарплаты; есть ли ночные часы в графике, назначенном сотруднику на расчётный месяц; задан ли процент доплаты в учётной политике организации. Чаще всего проблема во втором пункте.
Как оформить смену, которая начинается вечером и заканчивается утром следующего дня?
В расписании графика задайте два интервала: например, с 19:00 до 24:00 и с 00:00 до 07:00. Только тогда программа корректно отнесёт часы к нужным датам и правильно посчитает ночные часы на стыке дней и месяцев.
Нужно ли отдельно настраивать праздничные ночные смены?
Да, это два независимых вида доплаты. Если ночная смена попадает на праздничный день, сотруднику положены обе доплаты: за ночные часы и за работу в праздник. В ЗУП для праздничных используется отдельное начисление «Доплата за работу в праздничные дни», которое также нужно включить в настройках.
Как изменить процент доплаты с середины года?
Измените значение в учётной политике организации с указанием даты начала действия. Новый процент будет применяться к расчётам за периоды после даты изменения. Уже рассчитанные месяцы пересчитывать не требуется, если доплата в них была начислена по действовавшим тогда правилам.
Учитываются ли ночные часы при расчёте среднего заработка?
Да, доплата за ночное время входит в базу среднего заработка для отпускных и командировок как часть заработной платы. Отдельной настройки для этого не требуется — типовое начисление уже включено в соответствующую базу расчёта.
Что важно запомнить
Ночные смены в ЗУП 8.3 работают через связку: флаг учёта ночного времени в настройках, график с заполненными ночными часами и начисление доплаты с процентом из учётной политики. Смены через полночь разбивайте на два интервала, а результат проверяйте по табелю Т-13 и строке доплаты в документе начисления зарплаты.