Другое · 9 мин
Как настроить сменный график работы в 1С
Как создать и настроить сменный график работы в 1С:ЗУП: циклы смен, заполнение календаря, привязка к сотрудникам, проверка часов и типичные ошибки настройки.
Сменный график в 1С — это основа для корректного расчёта зарплаты сотрудников, работающих по режимам «два через два», «сутки через трое» и подобным циклам. От правильности его настройки зависят табель учёта рабочего времени, расчёт ночных и праздничных часов, доплаты и норма времени сотрудника. Ошибка в графике приводит к неверным начислениям, которые расчётчик обнаружит только в конце месяца — и исправлять придётся вручную.
Основной инструмент для этой задачи — справочник «Графики работы сотрудников» в конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом (интерфейс и термины ниже описаны именно для неё; в 1С:ERP и 1С:КА логика аналогична, но расположение разделов может отличаться). В 1С:Бухгалтерии полноценные сменные графики не поддерживаются — там доступны только простые календарные режимы.
Ниже разобран полный цикл настройки: от создания графика и описания цикла смен до привязки к сотрудникам и проверки результата. Материал подходит для типовых конфигураций без доработок.
Подготовка: что определить до настройки графика
Прежде чем открывать программу, сформулируйте параметры режима работы: длительность цикла (например, 4 дня: два рабочих, два выходных), продолжительность смены, наличие ночных часов, перерывов на обед и работы в праздники. Эти данные берутся из локального нормативного акта организации — положения о рабочем времени или трудового договора сотрудника.
Также проверьте, что в программе заполнен производственный календарь (раздел «Настройка → Производственные календари»). Сменные графики опираются на него при определении праздничных дней, и без актуального календаря норма времени посчитается неверно.
Создание нового графика работы
Откройте раздел «Настройка → Графики работы сотрудников» и нажмите «Создать». Укажите наименование, которое будет понятно расчётчику, — например, «Смена 2/2 по 12 часов (бригада 1)». Если в организации несколько бригад со сдвинутыми циклами, для каждой создаётся отдельный график.
В поле «Способ заполнения» выберите «По циклам произвольной длины» — именно этот вариант подходит для сменных режимов. Вариант «По дням недели» годится только для пятидневки и шестидневки, а для «сутки через трое» он неприменим, так как цикл не привязан к календарной неделе.
Если сотрудники работают по этому графику неполное время или график предполагает суммированный учёт рабочего времени, отметьте соответствующие флажки в шапке графика. При суммированном учёте дополнительно укажите, по какому графику считать норму — обычно это стандартная пятидневка.
Настройка цикла смен и расписания дня
В табличной части «Расписание работы» опишите цикл построчно: каждая строка — один день цикла. Для рабочего дня укажите вид времени «Явка» и количество часов, для выходного — вид времени «Выходные дни» без часов. Для режима «два через два по 12 часов» цикл будет из четырёх строк: Явка 12, Явка 12, Выходной, Выходной.
Если в смене есть ночные часы, их нужно выделить отдельно: добавьте в строку расписания вид времени «Ночные часы» с количеством часов, попадающих в ночной интервал (по ТК РФ — с 22:00 до 6:00). Это необходимо, чтобы программа автоматически начисляла доплату за ночную работу.
- 1Создайте график и выберите способ заполнения «По циклам произвольной длины»
- 2Добавьте строки цикла: рабочие дни с часами явки и выходные дни
- 3Выделите ночные часы отдельным видом времени, если смена их включает
- 4Заполните календарь графика, указав дату отсчёта цикла
- 5Сохраните график и проверьте норму времени за месяц
После описания цикла нажмите «Заполнить календарь» и укажите дату, с которой начинается отсчёт цикла. Это ключевой момент: если у бригады 1 цикл начинается с рабочего дня 1 января, а у бригады 2 — с выходного, графики создаются как два отдельных элемента с разной датой отсчёта. Программа развернёт цикл на весь указанный период автоматически.
Учёт перерывов и точное время смены
Если важно учитывать не только количество часов, но и конкретное время начала и окончания смены (например, для контроля опозданий через СКУД), перейдите на закладку заполнения по времени и укажите интервалы: начало смены, перерыв на обед, окончание. Перерывы внутри смены вычитаются из оплачиваемого времени, если оформлены как неоплачиваемые.
Для большинства расчётных задач достаточно указания количества часов по видам времени без точных интервалов. Детальное расписание имеет смысл настраивать, только когда оно реально используется — иначе вы усложняете сопровождение графика без пользы для расчёта.
При режиме «сутки через трое» смену удобнее разбивать на два календарных дня: часы до полуночи относятся к одному дню цикла, часы после полуночи — к следующему. Так корректно считаются ночные часы и дни в табеле.
Назначение графика сотрудникам
Сам по себе график ничего не рассчитывает — его нужно привязать к сотрудникам. Делается это кадровыми документами: «Приём на работу», «Кадровый перевод» или специальным документом «Изменение графика работы списком сотрудников» (раздел «Кадры»), когда график меняется сразу у группы людей.
В документе в поле «График работы» выберите созданный элемент справочника и проверьте дату, с которой он действует. Если сотрудник переводится на сменный режим с середины месяца, программа разделит расчётный период: до даты перевода будет действовать старый график, после — новый.
Проверка результата: норма времени и табель
После назначения графика откройте отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» за текущий месяц по подразделению со сменными сотрудниками. Сверьте количество явок, выходных и ночных часов с фактическим расписанием бригады. Расхождения на этом этапе — признак ошибки в цикле или дате отсчёта.
Дополнительно проверьте норму времени: она видна в документе «Начисление зарплаты и взносов» при расчёте сотрудника (колонка «Норма дней/часов») и в отчётах по рабочему времени. При суммированном учёте норма сравнивается с производственным календарём за учётный период — месяц, квартал или год.
Как проверить результат
Явки и выходные совпадают с фактическим расписанием бригады
Смены сдвинуты на день-два — неверна дата отсчёта цикла
Ночные выделены отдельной строкой с доплатой
Все часы идут как дневные — ночные не указаны в расписании
Соответствует сумме часов по циклу графика
Норма равна пятидневке — сотруднику не назначен сменный график
Типичные ошибки и их последствия
Самая частая проблема — неверная дата отсчёта цикла: график формально правильный, но сдвинут, и табель не совпадает с реальными выходами сотрудников. Вторая типичная ошибка — ночные часы не выделены отдельным видом времени, из-за чего доплата за ночную работу не начисляется вовсе.
Ещё одна ошибка — попытка описать сменный режим способом «По дням недели». Такой график жёстко привязан к понедельнику–воскресенью, и цикл «два через два» в нём не реализуем: выходные будут «плавать», а программа этого не учтёт.
FAQ: частые вопросы о сменных графиках в 1С
Можно ли настроить сменный график в 1С:Бухгалтерии?
Нет, в 1С:Бухгалтерии доступны только простые календарные режимы (пятидневка, шестидневка). Для сменных графиков, суммированного учёта и расчёта ночных часов нужна конфигурация 1С:Зарплата и управление персоналом.
Как настроить график «сутки через трое»?
Создайте цикл из четырёх дней: рабочие сутки разбейте на два календарных дня (часы до и после полуночи с выделением ночных), затем три выходных дня. Укажите дату отсчёта цикла и заполните календарь.
Что делать, если график нужно изменить с середины месяца?
Создайте новый график в справочнике и оформите документ «Изменение графика работы списком сотрудников» или «Кадровый перевод» с датой перехода. Старый график не редактируйте — программа сама разделит расчётный период на две части.
Почему в табеле смены не совпадают с фактическими выходами?
Чаще всего неверно указана дата отсчёта цикла при заполнении календаря графика. Проверьте, какой день цикла приходится на первое число месяца, и скорректируйте дату отсчёта. Также убедитесь, что сотруднику назначен именно этот график, а не другой с похожим названием.
Как учесть работу в праздничные дни по сменному графику?
Если смена по графику выпадает на праздник, эти часы считаются работой в праздничный день и оплачиваются по повышенной ставке. Чтобы программа видела праздники, производственный календарь должен быть актуальным. Факт работы в праздник дополнительно можно зафиксировать документом «Работа в выходные и праздники».
Нужен ли отдельный график для каждой бригады?
Да, если бригады работают в разных фазах одного цикла (одна выходит в дни, когда другая отдыхает). Для каждой фазы создаётся свой график с собственной датой отсчёта цикла — иначе табель не сойдётся с фактическим расписанием.
Что важно запомнить
Сменный график создаётся по циклам произвольной длины, ночные часы выделяются отдельно, график назначается сотрудникам кадровым документом. Перед расчётом зарплаты всегда сверяйте табель и норму времени, а отработанные графики не редактируйте задним числом.