Другое · 9 мин
Как настроить штатное расписание в 1С ЗУП 8.3
Как включить и настроить штатное расписание в 1С ЗУП 8.3: создание позиций, индексация, изменения, отчёты и типичные ошибки при ведении.
Штатное расписание в 1С ЗУП 8.3 — это не просто печатная форма Т-3, а рабочий механизм, от которого зависят приёмы на работу, кадровые переводы, расчёт окладов и контроль вакансий. Если механизм включён и настроен правильно, программа автоматически подставляет начисления и размер оплаты из позиции штатного расписания, а кадровик видит свободные ставки без ручных сверок.
Механизм поддерживает два режима: простой (позиции создаются и изменяются напрямую) и с ведением истории изменений через документы «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания». Второй вариант нужен, когда требуется хранить историю индексации и изменений условий оплаты по датам.
Ниже разобран полный цикл: включение функциональности, создание позиций, индексация, контроль соответствия сотрудников штатному расписанию и типичные ошибки, из-за которых «разъезжаются» начисления.
Включение и первичная настройка механизма
По умолчанию в новой информационной базе ведение штатного расписания может быть отключено. Чтобы его активировать, откройте раздел «Настройка» → «Кадровый учет» и установите флажок «Ведется штатное расписание». После этого в разделе «Кадры» появится ссылка на справочник позиций.
Рядом находится ссылка «Настройка штатного расписания» — именно здесь определяется поведение механизма. Ключевые параметры:
- «Ведется история изменений штатного расписания» — изменения оформляются приказами, а не редактированием позиции напрямую. Включайте, если нужна история индексации и аудит изменений.
- «Используется описание позиций» — добавляет в позицию вкладки с обязанностями, требованиями и условиями.
- «Применяется тарифная сетка / разряды и категории» — для бюджетных организаций и предприятий с разрядной системой оплаты.
- «В штатном расписании используются надбавки» — позволяет назначать на позицию несколько начислений с индивидуальными размерами.
Создание позиций штатного расписания
Позиции создаются в разделе «Кадры» → «Штатное расписание» кнопкой «Создать». Обязательные реквизиты: организация (если ведётся учёт по нескольким), подразделение и должность. Должность выбирается из одноимённого справочника — заполните его заранее, чтобы не плодить дубли вроде «Менеджер» и «менеджер».
На вкладке «Оплата труда» задаются начисления позиции: оклад (тариф), надбавки, районный коэффициент. Для каждого начисления указывается размер или формула расчёта. Здесь же заполняется график работы сотрудников, занимающих позицию, — от него зависит расчёт нормы времени.
Поле «Количество ставок» определяет, сколько сотрудников можно оформить на позицию. Допускаются дробные значения (например, 0,5 ставки). При подборе сотрудника на позицию программа контролирует занятость и предупреждает о превышении числа ставок.
Утверждение и изменение штатного расписания
При включённой истории первичное заполнение выполняется документом «Утверждение штатного расписания» (раздел «Кадры» → «Штатное расписание» → ссылка на документы утверждения). В документе добавляются позиции с датой вступления в силу. Позиция становится действующей только после проведения утверждения.
Все дальнейшие корректировки — изменение оклада, количества ставок, добавление или закрытие позиций — оформляются документом «Изменение штатного расписания». Прямое редактирование позиции в справочнике в этом режиме заблокировано, и это правильно: история хранится в документах, а отчёты строятся на любую дату.
Для закрытия позиции в документе изменения используется флажок «Закрыта» с указанием даты. Закрытая позиция перестаёт предлагаться при приёме и переводе, но остаётся в истории.
- 1Откройте «Кадры» → «Изменения штатного расписания» и создайте новый документ
- 2Укажите дату изменения и подберите нужную позицию
- 3Скорректируйте начисления, размеры или количество ставок
- 4Проведите документ и проверьте позицию в отчёте «Штатное расписание» на дату изменения
Индексация заработка через штатное расписание
Когда в компании повышаются оклады, в ЗУП это оформляется документом «Изменение плановых начислений» или специализированным документом индексации (в зависимости от релиза — «Изменение оплаты труда»). Если повышение привязано к штатному расписанию, сначала оформляется «Изменение штатного расписания» с новыми размерами начислений, затем зарплатный документ подтягивает новые размеры сотрудникам, занимающим эти позиции.
Коэффициент индексации программа рассчитывает автоматически как отношение нового совокупного размера начислений к прежнему. Этот коэффициент влияет на расчёт среднего заработка для отпусков и командировок, поэтому важно, чтобы индексация была оформлена документами, а не ручной правкой начислений в карточке сотрудника.
Синхронизация сотрудников со штатным расписанием
После настройки штатного расписания нужно убедиться, что фактические условия работы сотрудников соответствуют позициям. Для этого служит обработка проверки соответствия (доступна из списка штатного расписания или раздела кадровых отчётов): она показывает расхождения между начислениями сотрудников и начислениями позиций.
Типовые расхождения: у сотрудника оклад отличается от оклада позиции, лишнее или отсутствующее начисление, другой график работы. Исправляются они кадровыми документами — «Кадровый перевод» или «Изменение оплаты труда», а не ручным редактированием.
Как проверить результат
Позиции актуальны, оклады совпадают с приказами, вакансии отображаются верно
Позиции дублируются, закрытые позиции видны как действующие
Начисления и оклад подставились из позиции автоматически
Начисления пустые или отличаются от позиции
Коэффициент индексации учтён в среднем заработке
Средний заработок посчитан без коэффициента
Отчёты для контроля
В разделе «Кадры» → «Кадровые отчеты» доступны ключевые отчёты по штатному расписанию:
- «Штатное расписание» — унифицированная форма Т-3 на выбранную дату.
- «Штатная расстановка» — кто занимает позиции, с указанием занятых и свободных ставок.
- «Вакантные места» / «Занятые и свободные ставки» — для подбора персонала.
- «Изменения штатного расписания» — список приказов об изменениях за период.
Периодически сверяйте «Штатную расстановку» с реальной численностью: расхождения обычно означают, что кто-то оформлен приёмом «мимо» позиции или позиция закрыта с сотрудником на ней.
Ограничения и когда нужен специалист
Базовая настройка штатного расписания выполняется штатными средствами без программирования. Однако есть ситуации, где безопаснее привлечь специалиста по 1С: перенос истории штатного расписания из старой базы (ЗУП 2.5, ЗиК), включение механизма в базе с многолетним учётом, настройка нестандартных формул начислений и доработка печатных форм Т-3 под требования организации.
Также учтите: механизм штатного расписания тесно связан с плановыми начислениями сотрудников. Любые массовые изменения (реорганизация подразделений, слияние позиций) выполняйте сначала на копии базы и только после проверки отчётов — в рабочей базе.
Что важно запомнить
Включите штатное расписание в настройках кадрового учёта, при необходимости — историю изменений. Позиции создавайте с корректными начислениями и ставками, все изменения оформляйте документами, а соответствие сотрудников позициям регулярно проверяйте отчётами.
Частые вопросы
Обязательно ли вести штатное расписание в ЗУП, если компания маленькая?
Нет, механизм можно не включать: приёмы и начисления оформляются без привязки к позициям. Но даже в небольшой компании штатное расписание упрощает контроль окладов и печать формы Т-3, поэтому обычно его включают сразу.
Как изменить оклад по позиции, если история изменений отключена?
Откройте позицию из справочника «Штатное расписание» и отредактируйте размер начисления напрямую. Учтите: прежнее значение не сохранится, а сотрудникам новый оклад нужно назначить отдельным документом изменения оплаты труда.
Почему при приёме на работу начисления не подставляются из позиции?
Чаще всего позиция не утверждена на дату приёма (при включённой истории) либо в документе приёма не выбрана позиция штатного расписания. Проверьте дату утверждения позиции и поле «Позиция» в документе «Прием на работу».
Можно ли оформить сотрудника на 0,5 ставки?
Да. В документе приёма укажите количество ставок 0,5 — программа пересчитает размер начислений пропорционально. Сама позиция при этом может иметь любое общее количество ставок.
Как распечатать форму Т-3?
Откройте «Кадры» → «Кадровые отчеты» → «Штатное расписание», укажите организацию и дату, сформируйте отчёт и выведите на печать. Форма соответствует унифицированной Т-3 с номерами позиций, окладами и надбавками.
Что делать, если сотрудник числится на закрытой позиции?
Оформите «Кадровый перевод» сотрудника на действующую позицию датой не позднее даты закрытия. После этого проверьте отчёт «Штатная расстановка» — расхождение должно исчезнуть.