Как настроить дату увольнения в 1С

Дата увольнения в 1С — это не просто реквизит приказа: от неё зависят расчёт компенсации за неиспользованный отпуск, определение последнего рабочего дня, формирование записи в трудовой книжке и ЭТК, а также передача сведений в СФР (бывшие ПФР и ФСС). Ошибка в дате приводит к неверным суммам, лишним начислениям и проблемам при сдаче отчётности.

В типовых конфигурациях 1С дата увольнения задаётся кадровым документом — в «1С:Зарплата и управление персоналом» это документ «Увольнение», в «1С:Бухгалтерии» — одноимённый кадровый документ. Ниже разберём, где именно указывается дата, как её исправить после проведения документа и что проверить перед закрытием месяца.

Где в 1С хранится дата увольнения и от чего она зависит

В «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) кадровые события регистрируются документами. Увольнение оформляется документом «Увольнение» или «Увольнение списком», если прекращаются трудовые отношения сразу с несколькими сотрудниками. Поле «Дата увольнения» в этом документе определяет последний день работы сотрудника — именно эта дата попадает в приказ по форме Т-8, в сведения о трудовой деятельности и в отчёт ЕФС-1.

От даты увольнения программа рассчитывает: количество дней компенсации за неиспользованный отпуск, период, за который полагается окончательный расчёт, а также дату прекращения действия всех плановых начислений и удержаний. Если сотрудник увольняется в середине месяца, зарплата рассчитывается пропорционально отработанному времени до даты увольнения включительно.

Важно понимать различие между датой документа и датой увольнения. Дата документа — это день оформления приказа, а дата увольнения — последний рабочий день сотрудника. Они могут не совпадать: приказ часто издают заранее или, наоборот, оформляют в день увольнения.

Как создать документ «Увольнение» и указать дату

Стандартный путь в ЗУП: раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» → кнопка «Создать» → «Увольнение». В открывшейся форме выберите организацию, сотрудника и заполните поле «Дата увольнения». Программа автоматически подтянет данные сотрудника, основание увольнения (статью ТК РФ) укажите вручную из списка.

После заполнения даты проверьте закладку с начислениями: если установлен флаг начисления компенсации за неиспользованный отпуск, программа рассчитает дни и сумму автоматически при проведении. Окончательный расчёт по зарплате можно выполнить либо прямо в документе увольнения (если включена соответствующая настройка учётной политики), либо отдельным документом «Начисление зарплаты и взносов».

1. 1
   Откройте Кадры → Приемы, переводы, увольнения и создайте документ «Увольнение»
2. 2
   Выберите организацию и сотрудника, укажите дату увольнения и основание (статью ТК РФ)
3. 3
   Проверьте расчёт компенсации отпуска и окончательного расчёта на соответствующих закладках
4. 4
   Проведите документ и распечатайте приказ Т-8 при необходимости
5. 5
   Сформируйте сведения для ЭТК и отчёт ЕФС-1 с событием «Увольнение»

В «1С:Бухгалтерии» порядок похожий: раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» → «Увольнение». Функционал проще, чем в ЗУП, поэтому компенсации и окончательный расчёт там чаще оформляются отдельными документами начисления зарплаты.

Как изменить дату увольнения в уже проведённом документе

Если дата указана ошибочно, откройте нужный документ «Увольнение» из журнала, измените поле «Дата увольнения» и перепроведите документ. Программа пересчитает компенсацию и окончательный расчёт автоматически, если они были рассчитаны внутри этого же документа.

Сложнее ситуация, когда после увольнения уже созданы другие документы: ведомости на выплату, начисления зарплаты за период после даты увольнения, отправленная отчётность. В этом случае сначала отмените или скорректируйте зависимые документы, и только потом меняйте дату. Если за «лишний» период уже начислена зарплата, её нужно сторнировать — иначе в учёте останется задолженность перед уволенным сотрудником.

Если отчёт ЕФС-1 с событием «Увольнение» уже сдан в СФР, после изменения даты потребуется подать корректирующую форму. Простое изменение документа в базе не отменяет ранее отправленные сведения.

Особые сценарии: отмена, перенос и увольнение задним числом

Отмена увольнения

Если сотрудник передумал увольняться или приказ отменён, документ «Увольнение» нужно пометить на удаление или распровести. При этом все начисления, рассчитанные этим документом, будут отменены. Если расчёт уже выплачен, потребуется оформить возврат или удержание — простая отмена документа денежные операции не сторнирует.

Перенос даты увольнения

Когда сотрудник отзывает заявление и договаривается о другой дате, корректнее исправить дату в том же документе, а не создавать новый. Два документа увольнения по одному сотруднику создадут конфликт в учёте и дублирующиеся сведения в отчётности.

Увольнение прошлой датой

Оформление увольнения задним числом технически возможно: укажите нужную дату в поле «Дата увольнения», даже если сам документ создаётся позже. Но учтите: если период уже закрыт (зарплата рассчитана, отчёты сданы), программа может потребовать перерасчёта, а в отчётность придётся подавать корректировки. Проверьте, не попадает ли дата в период, по которому сдан РСВ или 6-НДФЛ.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Документ проведён, но расчёт ещё не выплачен и отчёты не сданыИсправьте дату в документе и перепроведите его — этого достаточно

Расчёт выплачен, но отчётность не сданаСкорректируйте дату, пересчитайте начисления и сверьте суммы к выплате

Отчёты уже сданы в СФР или ФНСИсправьте документ, пересчитайте начисления и подайте корректирующие формы

Увольнение нужно отменить полностьюРаспроведите или пометьте документ на удаление, предварительно урегулировав выплаченные суммы

Как дата увольнения влияет на расчёты и отчётность

Компенсация за неиспользованный отпуск рассчитывается пропорционально отработанному времени на дату увольнения. Сдвиг даты даже на несколько дней может изменить количество компенсируемых дней, особенно на границе месяцев: по правилам округления отработанный период более половины месяца округляется до полного месяца.

В отчёте ЕФС-1 сведения об увольнении подаются не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. Если дата в документе неверна, в отчёт уйдут ошибочные данные о дате прекращения трудового договора, что может повлечь штрафные риски для работодателя.

Также дата увольнения определяет, до какого месяца сотрудник попадает в расчёт страховых взносов и 6-НДФЛ: доходы и налоги отражаются по фактическим датам выплаты, но период работы влияет на среднедневной заработок и вычеты.

Контрольные точки

Как проверить результат

Приказ Т-8 из документа

Норма

В печатной форме указана корректная дата последнего рабочего дня

Тревожный признак

Дата отличается от фактической или пустая

Расчёт компенсации отпуска

Норма

Количество дней соответствует периоду работы по дату увольнения

Тревожный признак

Дни завышены или занижены относительно кадровых данных

Начисления после даты увольнения

Норма

Плановые начисления прекращаются с даты увольнения

Тревожный признак

В расчётном листке есть начисления за дни после увольнения

ЕФС-1 с событием «Увольнение»

Норма

Событие сформировано с верной датой и отправлено в срок

Тревожный признак

Событие отсутствует или содержит старую дату

Типичные ошибки при работе с датой увольнения

Самая распространённая ошибка — путать дату документа с датой увольнения. Пользователь меняет дату документа, ожидая, что изменится последний рабочий день, но кадровое событие остаётся прежним. Всегда проверяйте именно поле «Дата увольнения» в шапке документа.

Вторая частая проблема — изменение даты без пересчёта зависимых документов. После правки даты обязательно перепроведите документ и проверьте расчётный листок сотрудника: там не должно остаться начислений за период после новой даты увольнения.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли указать дату увольнения в будущем?

Да, документ «Увольнение» можно оформить заранее с будущей датой. Программа учтёт сотрудника как работающего до указанной даты, а плановые начисления прекратятся автоматически после неё. Окончательный расчёт при этом удобнее выполнять непосредственно в день увольнения.

Что делать, если поле «Дата увольнения» недоступно для редактирования?

Чаще всего документ находится в закрытом периоде, на который установлена дата запрета редактирования, либо у пользователя недостаточно прав. Проверьте дату запрета изменения данных (Администрирование → Даты запрета изменения данных) и свои права доступа. При необходимости обратитесь к администратору базы.

Как уволить сотрудника, который числится в отпуске или на больничном?

Технически дату увольнения указать можно, но по трудовому законодательству увольнение по инициативе работодателя в период отпуска или болезни, как правило, недопустимо. Увольнение по собственному желанию возможно. Перед оформлением сверьтесь с кадровиком или юристом — программа юридическую корректность даты не проверяет.

Почему после изменения даты увольнения не изменилась компенсация отпуска?

Вероятно, компенсация была рассчитана отдельным документом или сумма введена вручную. Откройте документ увольнения, перейдите на закладку с начислениями и нажмите пересчёт. Если расчёт выполнялся документом «Начисление зарплаты и взносов», пересчитайте именно его.

Нужно ли заново отправлять ЕФС-1 после исправления даты увольнения?

Да. Если отчёт с событием «Увольнение» уже принят СФР, после изменения даты формируется корректирующая форма с актуальными сведениями. Изменение документа в базе само по себе не обновляет отправленные данные.

Как уволить сразу нескольких сотрудников с разными датами?

Используйте документ «Увольнение списком»: в табличной части добавьте сотрудников и для каждого укажите свою дату увольнения. Это удобнее, чем создавать отдельные документы, а приказы формируются по каждому сотруднику индивидуально.