Как настроить аванс в 1С:ЗУП

Аванс в 1С:Зарплата и управление персоналом — это выплата заработной платы за первую половину месяца. По Трудовому кодексу зарплату нужно платить не реже чем каждые полмесяца, поэтому корректная настройка аванса в программе — обязательная часть учёта. В 1С:ЗУП есть три способа расчёта аванса: фиксированной суммой, процентом от тарифа и расчётом за первую половину месяца по фактически отработанному времени.

Выбор способа задаётся для всей организации в целом, но для отдельных сотрудников его можно переопределить. От выбранного варианта зависит, какие документы понадобятся, как будет считаться НДФЛ и сколько времени бухгалтер потратит на ежемесячную рутину. Ниже разобраны все три варианта настройки, порядок выплаты и контроль результата.

Где в программе задаётся способ расчёта аванса

Основная настройка находится в карточке организации. Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты организации», выберите нужную организацию и перейдите по ссылке «Учётная политика и другие настройки». В открывшейся форме выберите закладку «Бухучёт и выплата зарплаты» — именно здесь расположен блок «Зарплата за первую половину месяца (аванс)».

В этом блоке устанавливается переключатель способа расчёта: фиксированной суммой, процентом от тарифа либо расчётом за первую половину месяца. Ниже указывается дата выплаты аванса — она подставляется по умолчанию в ведомости. Настройка действует для всех сотрудников организации, у которых не задан индивидуальный порядок.

Если в базе несколько организаций, настройку нужно выполнить для каждой отдельно — параметры не наследуются. Это частая причина ситуации, когда для одной организации аванс считается, а для другой подставляется пустое значение.

Способ 1: аванс фиксированной суммой

Самый простой вариант — каждому сотруднику выплачивается заранее определённая сумма. В учётной политике выберите «Фиксированной суммой», а затем задайте сумму конкретному сотруднику: откройте его карточку (раздел «Кадры» → «Сотрудники») и в поле «Аванс» укажите значение. Массово суммы можно установить документом «Изменение аванса» (раздел «Зарплата» → «Изменение аванса»).

При выплате создаётся ведомость («Зарплата» → «Ведомости в банк» или другой вид ведомости), в которой в поле «Выплачивать» выбирается «Аванс». Программа автоматически заполнит табличную часть сотрудниками с суммами из их карточек.

Главный риск этого способа — переплата. Если сотрудник отработал первую половину месяца не полностью (болел, был в отпуске без сохранения), фиксированный аванс может оказаться больше заработанного, и излишне выплаченную сумму придётся удерживать. Удержать переплату без согласия сотрудника можно далеко не всегда, поэтому фиксированную сумму стоит задавать с запасом «вниз».

Способ 2: аванс процентом от тарифа

В этом варианте аванс рассчитывается как доля от тарифной ставки (оклада) сотрудника. В учётной политике выберите «Процентом от тарифа» и укажите процент — типичное значение 40–50%. Для отдельного сотрудника процент можно переопределить в его карточке.

Программа берёт совокупную тарифную ставку — сумму всех плановых начислений, входящих в её состав, — и умножает на заданный процент. Если у сотрудника поменялся оклад, аванс пересчитается автоматически, ручной корректировки не требуется. Это удобнее фиксированной суммы, но риск переплаты при невыходах сохраняется: процент от оклада не учитывает фактически отработанное время.

Проверьте состав совокупной тарифной ставки: если в неё входят премии или надбавки с нестабильными суммами, аванс будет «плавать». При необходимости состав можно скорректировать в настройках начислений.

Сравнение способов расчёта аванса

Фиксированной суммой

Подходит для небольшого штата со стабильными окладами. Требует ручной актуализации сумм при изменении окладов; высокий риск переплаты при невыходах.

Процентом от тарифа

Удобен при частых изменениях окладов — пересчёт автоматический. Не учитывает фактически отработанное время, риск переплаты сохраняется.

Расчётом за первую половину месяца

Наиболее точный и безопасный вариант: учитываются отработанные дни, начисляется НДФЛ. Требует ввода табелей и документов отсутствий до середины месяца.

Способ 3: расчёт за первую половину месяца

Наиболее корректный с точки зрения законодательства вариант. В учётной политике выберите «Расчётом за первую половину месяца». В этом случае аванс начисляется документом «Начисление за первую половину месяца» (раздел «Зарплата») по фактически отработанному времени с 1 по 15 число.

Документ автоматически учитывает отпуска, больничные, командировки и другие отсутствия, зарегистрированные в программе, поэтому переплата практически исключена. Одновременно исчисляется НДФЛ с аванса — это важно, потому что с введением обязанности уплачивать НДФЛ с каждой выплаты аванс без налога может привести к расхождениям в отчётности.

Обязательное условие: до формирования документа все кадровые события первой половины месяца должны быть введены в базу. Если больничный за 10–15 числа появится после выплаты аванса, расчёт придётся корректировать вручную.

1. 1
   Проверьте, что в учётной политике выбран способ «Расчётом за первую половину месяца».
2. 2
   Введите все отпуска, больничные и отсутствия за период 1–15 числа.
3. 3
   Создайте документ «Начисление за первую половину месяца» и заполните его по кнопке «Заполнить».
4. 4
   Проверьте суммы начислений и НДФЛ по сотрудникам с отклонениями от обычного графика.
5. 5
   Создайте ведомость на выплату с вариантом «Аванс» и проверьте суммы к выплате.
6. 6
   Проведите выплату и убедитесь, что НДФЛ отразился в учёте.

Индивидуальные настройки для отдельных сотрудников

Общая настройка организации действует по умолчанию, но для конкретного сотрудника способ и размер аванса можно переопределить. Откройте карточку сотрудника и найдите поле «Аванс» — там можно выбрать другой способ и указать своё значение. Это удобно, когда, например, руководителю положен аванс в большем размере, чем остальным.

Для массового изменения используйте документ «Изменение аванса»: он позволяет задать новый способ или сумму списком сотрудников с конкретной даты. Документ сохраняет историю — в карточке сотрудника всегда видно, какой аванс действует на текущий момент и когда он менялся.

Учитывайте, что индивидуальная настройка «перекрывает» общую даже после смены учётной политики. Если когда-то сотруднику задали фиксированную сумму, а потом организация перешла на расчёт за первую половину месяца, для него продолжит действовать старое значение.

Как оформить выплату аванса ведомостью

Независимо от способа расчёта выплата оформляется ведомостью: «Ведомости в банк», «Ведомости в кассу», «Ведомости через раздатчика» или «Ведомости на счета» — в зависимости от того, как выдаётся зарплата. В шапке ведомости в поле «Выплачивать» выберите «Аванс» и укажите месяц.

По кнопке «Заполнить» программа подберёт сотрудников и суммы: для фиксированного и процентного способа — из настроек, для расчётного — из документа «Начисление за первую половину месяца». Если сотрудник в списке отсутствует или сумма равна нулю, проверьте его карточку и наличие документа начисления.

Дата ведомости важна для учёта НДФЛ: именно она определяет дату фактического получения дохода. Убедитесь, что дата выплаты аванса в учётной политике соответствует реальной дате перечисления денег, иначе сведения в отчётах 6-НДФЛ будут искажены.

Контрольные точки

Как проверить результат

Ведомость на аванс после заполнения

Норма

Все сотрудники в списке, суммы соответствуют настройкам или документу начисления

Тревожный признак

Пустые строки, нулевые суммы, отсутствуют отдельные сотрудники

НДФЛ при расчётном способе

Норма

Налог исчислен в документе «Начисление за первую половину месяца» и удержан в ведомости

Тревожный признак

НДФЛ равен нулю при ненулевых начислениях

Расчётный листок сотрудника за месяц

Норма

Аванс отражён как выплата, итоговая сумма к выплате уменьшена на аванс

Тревожный признак

Аванс не виден или задвоился, остаток к выплате не сходится

Проверка результата и контроль расчётов

После выплаты аванса сверьтесь с расчётными листками (раздел «Зарплата» → «Отчёты по зарплате» → «Расчётный листок»). В разделе «Выплачено» должна появиться строка с авансом, а сумма к выплате по итогам месяца должна уменьшиться на эту величину. Если аванс не отображается, проверьте, что ведомость проведена и относится к нужному месяцу.

Для контроля по всей организации используйте отчёт «Расчёты с сотрудниками» или «Свод начисленной зарплаты». Полезно сравнить общую сумму аванса с плановым фондом: резкие отклонения обычно означают, что у части сотрудников настройки не заполнены.

При расчётном способе дополнительно проверьте учёт НДФЛ: отчёт «Анализ НДФЛ по датам получения доходов» должен показывать исчисленный налог с аванса. Расхождения здесь — сигнал, что дата ведомости или порядок выплаты настроены неверно.

Частые вопросы

Почему сотрудник не попадает в ведомость на аванс?

Чаще всего у него не задан способ или сумма аванса в карточке, либо он принят после даты формирования ведомости. Также проверьте, не уволен ли сотрудник и не оформлен ли на него отпуск без сохранения на всю первую половину месяца при расчётном способе.

Можно ли выплатить аванс раньше или позже установленной даты?

Технически ведомость можно провести любой датой, но дата выплаты влияет на определение даты получения дохода по НДФЛ. Систематическое нарушение сроков, установленных трудовым договором и правилами внутреннего распорядка, создаёт риски при проверках трудовой инспекции.

Нужно ли удерживать НДФЛ с аванса?

При способе «расчёт за первую половину месяца» программа исчисляет и удерживает НДФЛ автоматически, что соответствует текущему порядку уплаты налога с каждой выплаты. При фиксированном и процентном способах налог, как правило, удерживается при окончательном расчёте за месяц — уточните порядок с учётом действующих норм и настроек вашей версии программы.

Как изменить аванс сразу всем сотрудникам?

Используйте документ «Изменение аванса» из раздела «Зарплата»: заполните список сотрудников, укажите новый способ или сумму и дату, с которой изменение действует. Документ сохранит историю, и старые значения останутся доступны для просмотра.

Что делать, если аванс оказался больше заработанного?

Переплата отразится как отрицательная сумма к выплате по итогам месяца. Зачесть её при следующих выплатах можно только в пределах, допустимых трудовым законодательством, а удержание из зарплаты без согласия сотрудника возможно лишь в ограниченных случаях. Практическое решение — скорректировать способ расчёта на расчётный, чтобы ситуация не повторялась.

Работает ли настройка аванса для сотрудников на совместительстве?

Да, каждый внутренний совместитель учитывается в программе как отдельный сотрудник со своей карточкой и собственной настройкой аванса. Проверьте, что для каждой такой карточки способ и сумма заданы корректно — настройки основного места работы автоматически не копируются.