Как найти штатную расстановку в 1С

Штатная расстановка — это информация о том, какие сотрудники занимают конкретные позиции штатного расписания, кто работает на полставки, где есть вакансии и совместительство. В 1С эти данные хранятся в кадровых документах и регистрах, а посмотреть их можно несколькими способами: через справочник позиций, кадровые отчёты или специализированный документ.

Чаще всего под «штатной расстановкой» пользователи имеют в виду отчёт, который показывает каждую позицию штатного расписания и занимающего её сотрудника. В 1С:ЗУП такой отчёт называется «Штатная расстановка» или «Штатное расписание» и доступен из раздела кадрового учёта. В других конфигурациях (1С:КАМИН, 1С:Бухгалтерия с кадровым блоком) путь отличается, но логика та же.

Ниже разобраны конкретные пути в разных конфигурациях, способы сформировать расстановку на нужную дату, типичные причины, почему отчёт пуст или недоступен, и как проверить корректность данных.

Где находится штатная расстановка в 1С:ЗУП

В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» основной путь выглядит так: откройте раздел Кадры, затем пункт Отчёты, справки. В списке отчётов найдите «Штатная расстановка» — в разных релизах он может называться «Штатное расписание», «Штатная расстановка (расшифровка)» или входить в группу «Штатное расписание».

Ещё один вариант — раздел Кадры → Штатное расписание. Здесь открывается список позиций: подразделение, должность, количество ставок, оклад и надбавки. Из этой формы по кнопке «Ещё» или через команду печати можно вывести печатную форму штатного расписания по форме Т-3.

Если нужно увидеть именно расстановку — кто из сотрудников какую позицию занимает, — используйте отчёт «Штатная расстановка». Он строится по данным кадровых приказов: приёмов, переводов и увольнений, поэтому корректность отчёта напрямую зависит от того, проведены ли все кадровые документы.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» в панели разделов
2. 2
   Перейдите в «Отчёты, справки» и найдите «Штатная расстановка»
3. 3
   Укажите дату, на которую нужна расстановка, и при необходимости отбор по подразделению
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и проверьте результат
5. 5
   Для печатной формы Т-3 используйте отчёт «Штатное расписание»

Как сформировать расстановку на нужную дату

В шапке отчёта обязательно укажите дату. Штатная расстановка — это «срез» данных: одна и та же база на разные даты даст разные результаты. Если дату не заполнить, отчёт обычно строится на текущую, и сотрудники, принятые «задним числом» или уволенные вчера, могут отображаться не так, как вы ожидаете.

Для анализа по структуре компании используйте отборы. Через кнопку «Настройки» добавьте отбор по подразделению, должности или конкретному сотруднику. Это удобно, когда нужно проверить расстановку только по одному филиалу или найти, кто занимает определённую позицию.

Обратите внимание на варианты отчёта. В типовой поставке часто есть несколько вариантов: с группировкой по подразделениям, с вакансиями, с отображением ставок. Переключение между вариантами выполняется через «Настройки → Варианты отчёта» или выпадающий список вариантов в форме отчёта.

Почему отчёт не находится или не открывается

Самая частая причина — отключено ведение штатного расписания. Проверьте это в разделе Настройка → Реквизиты и настройки → Кадровый учёт (в некоторых релизах: «Настройка кадрового учёта и расчёта зарплаты»). Если флаг «Ведётся штатное расписание» снят, ни справочника позиций, ни отчётов по нему в интерфейсе не будет.

Вторая причина — права доступа. Отчёты по штатному расписанию доступны пользователям с профилем кадровика, расчётчика или руководителя. Если вы заходите под учётной записью бухгалтера без кадровых прав, раздел «Кадры» может быть пустым или скрытым. Попросите администратора проверить ваши профили групп доступа.

Третья причина — изменённый интерфейс. Если конфигурация дорабатывалась, отчёт мог быть переименован или перемещён. В этом случае воспользуйтесь универсальным поиском: нажмите на значок лупы в правом верхнем углу (или Ctrl+F в панели навигации) и введите «штатн». Система найдёт все команды и отчёты с этим словом в названии.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Отчёта нет в меню «Кадры»Проверьте настройку ведения штатного расписания и свои права доступа

Отчёт есть, но формируется пустымПроверьте дату отчёта и наличие проведённых кадровых документов

Нужна расстановка в другой конфигурацииИщите отчёт через универсальный поиск по слову «штатн» или в разделе «Кадры / Персонал»

Штатная расстановка в других конфигурациях

В 1С:Бухгалтерии полноценного кадрового учёта со штатным расписанием нет — там ведётся только список сотрудников (раздел «Зарплата и кадры → Сотрудники»). Если учёт кадров ведётся в ЗУП, а в бухгалтерию выгружаются только проводки, расстановку нужно смотреть именно в ЗУП.

В 1С:КАМИН: Зарплата штатное расписание находится в разделе «Кадры», отчёт по расстановке — в группе кадровых отчётов. В 1С:Управление нашей фирмой есть упрощённое штатное расписание: раздел «Зарплата и персонал → Штатное расписание».

В самописных и сильно доработанных конфигурациях ориентируйтесь на подсистему «Кадры» или «Персонал» и на отчёты, построенные на регистре сведений о штатном расписании. Универсальный поиск по командному интерфейсу работает во всех конфигурациях на управляемых формах.

Где искать в разных конфигурациях

1С:ЗУП

Кадры → Отчёты, справки → Штатная расстановка. Полный функционал: ставки, вакансии, совместительство

1С:Бухгалтерия

Штатного расписания нет, только справочник сотрудников. Для расстановки нужна ЗУП или внешний отчёт

1С:УНФ

Зарплата и персонал → Штатное расписание. Упрощённый вариант без детальной расстановки

Доработанные конфигурации

Универсальный поиск по слову «штатн» в панели команд или раздел «Кадры / Персонал»

Как проверить корректность данных расстановки

Сверьте итоговые количества: число ставок по штатному расписанию должно сходиться с суммой занятых ставок и вакансий. Если расстановка показывает «отрицательные вакансии» (занято больше ставок, чем утверждено), это признак того, что сотрудников приняли на позицию сверх штата или в штатном расписании не хватает позиций.

Проверьте сотрудников, которые «висят» без позиции: такое бывает, когда приём оформлен без указания позиции штатного расписания (если настройки это позволяют) или позиция была закрыта приказом об исключении, а сотрудника не перевели. В ЗУП для поиска таких рассинхронизаций есть сервисные отчёты и обработки проверки кадрового учёта.

Полезно сравнить расстановку с отчётом «Список сотрудников» или «Численность и текучесть кадров» на ту же дату. Расхождения в численности укажут на непроведённые документы или ошибки в датах приёмов и увольнений.

Контрольные точки

Как проверить результат

Численность по расстановке и по списку сотрудников на одну дату

Норма

Значения совпадают

Тревожный признак

Есть расхождения — ищите непроведённые документы

Ставки по позициям

Норма

Занято ≤ утверждено, вакансии неотрицательные

Тревожный признак

Занято больше ставок, чем утверждено в штатке

Сотрудник в расстановке

Норма

Привязан к подразделению и позиции

Тревожный признак

Сотрудник есть в списке, но в расстановке отсутствует

Типичные ошибки и ограничения

Не путайте штатное расписание и штатную расстановку. Первое — это перечень позиций и ставок (что должно быть), вторая — фактическое распределение сотрудников по этим позициям (что есть). Для кадрового аудита нужны оба отчёта, и сверять их следует на одну и ту же дату.

Учитывайте особенности истории изменений. Если в программе включено ведение истории штатного расписания, отчёт на прошлую дату покажет позиции, действовавшие тогда. Если история не велась, а штатку редактировали «на месте», восстановить расстановку на прошлую дату будет затруднительно.

Работа с кадровыми данными требует аккуратности: не изменяйте позиции штатного расписания и не проводите кадровые документы задним числом без понимания последствий — это влияет на расчёт зарплаты, средний заработок и отчётность. Перед массовыми исправлениями сделайте резервную копию базы.

Частые вопросы

Почему штатная расстановка формируется пустой?

Чаще всего не заполнена дата, выбран слишком жёсткий отбор, либо в базе нет проведённых кадровых документов. Проверьте также, не отфильтрованы ли данные по конкретной организации, если в базе их несколько.

Можно ли выгрузить штатную расстановку в Excel?

Да. После формирования отчёта используйте «Файл → Сохранить» или кнопку сохранения табличного документа и выберите формат Excel (xlsx). Структура строк и колонок сохранится.

Как посмотреть расстановку на прошлую дату?

Укажите нужную дату в параметрах отчёта. Результат будет корректен, если в программе велась история изменений штатного расписания и кадровые документы того периода не изменялись задним числом.

Нет прав на отчёт — что делать?

Обратитесь к администратору 1С: вам нужен профиль доступа кадровика или права на чтение данных штатного расписания. Самостоятельно изменить права без административного доступа нельзя.

Чем расстановка отличается от формы Т-3?

Т-3 — утверждённая печатная форма штатного расписания: позиции, оклады, надбавки. Расстановка показывает фактических сотрудников на этих позициях. В ЗУП оба документа формируются из раздела «Кадры».