Другое · 10 мин
Как начислять зарплату в 1С: подробная инструкция для бухгалтера
Пошаговое руководство по начислению зарплаты в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: настройка, документы, расчёт НДФЛ и взносов, проверка и типичные ошибки.
Начисление зарплаты в 1С — это не одна кнопка, а цепочка действий: от приёма сотрудника на работу до формирования ведомости на выплату. Если пропустить шаг или неверно настроить программу, расчёт «поедет»: не сойдутся НДФЛ, взносы и расчётные листки. Ниже разобран рабочий порядок действий для двух самых распространённых конфигураций — «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) и «1С:Бухгалтерия».
Логика в обеих программах одинаковая: сначала вводятся кадровые данные и плановые начисления, затем регистрируются отклонения (отпуска, больничные, отсутствия), и только после этого выполняется итоговый расчёт за месяц. Различается лишь глубина функционала: ЗУП рассчитана на полноценный кадровый учёт и сложные схемы оплаты, а зарплатный блок Бухгалтерии подходит для небольших компаний с простым окладным расчётом.
Перед первым расчётом убедитесь, что программа обновлена до актуального релиза: ставки взносов, предельные базы и вычеты по НДФЛ меняются, и на устаревшей версии программа посчитает налоги по старым правилам. Это одна из самых частых причин расхождений при сдаче отчётности.
Подготовка программы к расчёту зарплаты
Начните с настроек учётной политики. В ЗУП это раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» и «Учётная политика», в Бухгалтерии — «Главное» → «Учётная политика» и «Настройки зарплаты». Здесь задаётся, какие виды расчёта используются, как применяются вычеты по НДФЛ и ведётся ли учёт по подразделениям.
Проверьте графики работы сотрудников — от них зависит расчёт оклада за неполный месяц. В ЗУП графики создаются в разделе «Настройка» → «Графики работы сотрудников». Если у части коллектива сменный или сокращённый график, для них нужны отдельные графики, иначе программа будет считать время по стандартной пятидневке.
Убедитесь, что заполнен производственный календарь (в ЗУП обновляется автоматически при обновлении, в Бухгалтерии проверяется в разделе «Все функции» → «Календари»). Пустой или незаполненный календарь — типичная причина неверного расчёта нормы времени.
Что проверить перед первым расчётом
Установлено актуальное обновление
Релиз старше нескольких месяцев — ставки и вычеты могут быть устаревшими
Заполнен на текущий год, праздники отмечены
Календарь пуст или не перенесены праздничные дни
Для каждого режима работы создан свой график
Все сотрудники на одном графике при разных режимах
Приём сотрудника и назначение плановых начислений
Расчёт зарплаты невозможен без кадрового документа. В ЗУП создайте документ «Приём на работу» (раздел «Кадры»), где указываются должность, подразделение, график работы и плановые начисления — оклад, надбавки, премии. В Бухгалтерии аналогичный документ находится в разделе «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы».
Плановое начисление — это то, что программа будет считать каждый месяц автоматически. Если сотруднику положен оклад и ежемесячная премия процентом, обе строки должны быть в документе приёма. Разовые выплаты (материальная помощь, разовая премия) плановыми не назначаются — их вводят отдельными документами.
Заполните личные данные сотрудника: ИНН, СНИЛС, адрес, статус налогового резидента. От статуса зависит ставка НДФЛ, а ошибка в СНИЛС приведёт к отклонению отчётности. Также внесите заявление на стандартные вычеты на детей, если сотрудник его подал, — в ЗУП это делается в карточке сотрудника на вкладке «Налог на доходы».
Регистрация отклонений: отпуска, больничные, отсутствия
Прежде чем считать зарплату за месяц, введите все документы, влияющие на отработанное время. В ЗУП это документы «Отпуск», «Больничный лист», «Командировка», «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск за свой счёт)». Каждый из них автоматически уменьшает отработанное время и рассчитывает свою часть оплаты.
Электронные больничные (ЭЛН) загружаются прямо в программу через обмен с ФСС/СФР — в ЗУП это раздел «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» или прямая загрузка по номеру ЭЛН. Программа сама рассчитает пособие за счёт работодателя за первые дни нетрудоспособности.
Если отклонение введено после расчёта зарплаты, документ начисления нужно пересчитать — в ЗУП есть механизм доначислений, который автоматически предложит исправление при следующем расчёте. Не редактируйте суммы вручную: ручная правка отключает автоматический пересчёт и становится источником ошибок в дальнейшем.
Начисление зарплаты за месяц: пошаговый порядок
Основной документ — «Начисление зарплаты и взносов». В ЗУП он находится в разделе «Зарплата», в Бухгалтерии — «Зарплата и кадры» → «Все начисления». Создайте документ, укажите месяц начисления и нажмите «Заполнить» — программа подтянет всех работающих сотрудников с их плановыми начислениями и учтёт введённые отклонения.
На вкладках документа проверьте три блока: начисления (оклад, премии, доплаты), удержания (НДФЛ, алименты, займы) и взносы. НДФЛ считается нарастающим итогом с начала года с учётом вычетов. Взносы рассчитываются с базы по каждому сотруднику с учётом предельной величины.
Для аванса (зарплаты за первую половину месяца) в ЗУП используется документ «Начисление за первую половину месяца» — он считает оклад за фактически отработанные дни с 1 по 15 число. В Бухгалтерии аванс обычно выплачивается фиксированной суммой через ведомость без отдельного расчёта.
- 1Введите все кадровые документы и отклонения за месяц (отпуска, больничные, командировки)
- 2Создайте документ «Начисление зарплаты и взносов» и заполните его автоматически
- 3Проверьте начисления, НДФЛ и взносы по каждому сотруднику
- 4Проведите документ и сформируйте расчётные листки для контроля
- 5Оформите ведомость на выплату и отразите удержание НДФЛ при выплате
Выплата зарплаты и удержание НДФЛ
Выплата оформляется документами ведомостей: «Ведомость в банк» (для зарплатного проекта), «Ведомость на счета» (для перечисления на карты вне проекта), «Ведомость через кассу» или «Ведомость через раздатчика». При заполнении ведомости программа подтягивает суммы к выплате за вычетом НДФЛ и удержаний.
Именно в момент проведения ведомости регистрируется удержание НДФЛ — датой выплаты дохода. Это важно для сроков перечисления налога: НДФЛ перечисляется в бюджет не позднее установленного срока после выплаты. Если дата ведомости и фактическая выплата не совпадают, поправьте дату документа — от неё зависят данные уведомлений по ЕНП и отчёта 6-НДФЛ.
После выплаты сверьте остаток задолженности перед сотрудниками: в ЗУП это отчёт «Задолженность по зарплате» (раздел «Зарплата» → «Отчёты»). Ненулевой остаток после полной выплаты означает, что какой-то сотрудник не попал в ведомость или сумма начисления была изменена после формирования ведомости.
Проверка результата и отчётность
После расчёта сформируйте расчётные листки (в ЗУП — раздел «Зарплата» → «Отчёты» → «Расчётный листок») и свод начислений. Сверьте итоги: фонд оплаты труда, сумма НДФЛ, взносы по каждому виду. В Бухгалтерии дополнительно проверьте проводки — документ «Отражение зарплаты в бухучёте» формирует проводки по счетам 70, 68.01, 69.
Для контроля НДФЛ используйте регистр-отчёт «Анализ НДФЛ», для взносов — «Анализ взносов в фонды». Эти отчёты показывают базу и исчисленные суммы нарастающим итогом — по ним удобно сверяться перед сдачей 6-НДФЛ и РСВ.
Если компания небольшая и штат до нескольких человек, зарплатного блока Бухгалтерии достаточно. Для сложных схем — сменные графики, сдельная оплата, районные коэффициенты, несколько подразделений с разными условиями — нужен ЗУП, иначе придётся вести часть расчётов вручную вне программы.
ЗУП или зарплата в Бухгалтерии
Подходит для небольшого штата с простым окладным расчётом. Ограничение: нет полноценного кадрового учёта, сложных графиков и сдельных нарядов.
Подходит для полноценного кадрового и зарплатного учёта: сменные графики, отпуска, ЭЛН, сложные начисления. Ограничение: требует отдельной синхронизации с бухгалтерской программой.
Часто задаваемые вопросы
Почему программа начислила сотруднику меньше оклада?
Чаще всего сотрудник отработал неполный месяц: был приём или увольнение в середине месяца, либо введены отклонения (отпуск за свой счёт, больничный). Проверьте табель: в ЗУП это отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)». Также проверьте, какой график назначен сотруднику — неверный график искажает норму времени.
Как начислить разовую премию?
В ЗУП используйте документ «Премия» (раздел «Зарплата»), в Бухгалтерии — создайте начисление через документ «Начисление зарплаты», добавив строку вручную, либо настройте отдельный вид начисления. Разовая премия облагается НДФЛ и взносами в общем порядке.
Нужно ли начислять зарплату, если сотрудник был в отпуске весь месяц?
Да, документ «Начисление зарплаты и взносов» всё равно создаётся — в него попадут суммы отпускных, рассчитанные документом «Отпуск», и будут доначислены НДФЛ и взносы при необходимости. Если отпуск и взносы уже полностью учтены, строка по сотруднику может оказаться нулевой — это нормально.
Что делать, если НДФЛ посчитался с копейками и не сходится?
НДФЛ в 1С считается нарастающим итогом с начала года в целых рублях, поэтому копеечные расхождения с «ручным» расчётом за месяц — норма. Проверяйте налог через отчёт «Анализ НДФЛ» за год, а не за отдельный месяц. Если расхождение больше рубля — ищите промежуточные документы с доходом, который не попал в расчёт.
Можно ли исправить начисление за прошлый месяц?
Прошлый период напрямую не редактируют после сдачи отчётности. В ЗУП ошибки исправляются документами «Сторнирование начислений» или «Доначисление» в текущем периоде, после чего подаются уточнённые расчёты 6-НДФЛ и РСВ за исправляемый период.
Как выплатить зарплату, если часть сотрудников получает на карты разных банков?
Используйте документ «Ведомость на счета» — в нём для каждого сотрудника указывается его лицевой счёт и банк. Лицевые счета предварительно вносятся в карточки сотрудников на вкладке оплаты труда. Для сотрудников зарплатного проекта вместо этого формируется «Ведомость в банк».
Что важно запомнить
Зарплата в 1С начисляется строго по цепочке: кадровые документы → отклонения → «Начисление зарплаты и взносов» → ведомость на выплату. Не правьте суммы вручную, следите за актуальностью релиза и проверяйте результат расчётными листками и аналитическими отчётами по НДФЛ и взносам.