Как начислять зарплату в 1С: полное руководство

Начисление зарплаты в программах 1С сводится к единой логике: сначала готовятся кадровые данные и настройки расчёта, затем вводятся отклонения (отпуска, больничные, командировки), после чего документ «Начисление зарплаты и взносов» автоматически рассчитывает оклад, НДФЛ и страховые взносы. Ошибки чаще всего возникают не в самом расчёте, а на этапе подготовки — из-за незаполненных графиков работы, неверных вычетов или устаревших настроек учётной политики.

Основной инструмент расчёта зарплаты в «1С:Зарплата и управление персоналом» (1С:ЗУП) — документ «Начисление зарплаты и взносов». В «1С:Бухгалтерии» используется документ «Начисление зарплаты» с более простым функционалом, подходящим для небольших штатов. Ниже разобран полный цикл: от подготовки базы до выплаты и сверки результата.

Материал ориентирован на типовые конфигурации 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия. Названия пунктов меню могут немного отличаться в зависимости от версии конфигурации, но общая логика одинакова.

Подготовка базы перед первым расчётом

До начисления зарплаты необходимо выполнить первоначальную настройку. В 1С:ЗУП пройдите в раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» и заполните учётную политику: систему налогообложения, дату выплаты зарплаты и аванса, применяемые тарифы страховых взносов. Если организация применяет пониженные тарифы (например, для субъектов малого предпринимательства), это указывается именно здесь.

Проверьте графики работы сотрудников: «Настройка» → «Графики работы сотрудников». График определяет норму времени, от которой зависит расчёт оклада при неполном месяце. Пятидневка по производственному календарю обычно уже есть в типовой поставке, но сменные и индивидуальные графики нужно создать и заполнить вручную.

Убедитесь, что все сотрудники приняты на работу документом «Приём на работу» с указанием оклада или тарифной ставки, графика и даты приёма. Сотрудник без кадрового документа не попадёт в расчёт. Также введите заявления на вычеты НДФЛ (стандартные, на детей) — они регистрируются в разделе «Налоги и взносы» → «Заявления на вычеты».

Ввод отклонений: больничные, отпуска, отсутствия

До создания документа начисления зарплаты в базу должны быть введены все события, влияющие на отработанное время. Это критичный момент: если сначала начислить зарплату, а потом ввести больничный, оклад будет рассчитан за полный месяц, и сумму придётся сторнировать пересчётом.

Основные документы отклонений в 1С:ЗУП: «Больничный лист», «Отпуск», «Командировка», «Отсутствие» (прогул, отпуск без сохранения). Все они находятся в разделе «Зарплата» или «Кадры». Документы среднего заработка (отпуск, командировка, больничный) рассчитываются самостоятельно и при проведении автоматически вытесняют оплату по окладу за дни отсутствия.

Электронные больничные (ЭЛН) загружаются напрямую из ФСС/СФР через сервис 1С-Отчётность или вручную по номеру листка. Проверьте, что программа подтянула стаж и данные о заработке для расчёта пособия.

Начисление зарплаты: создание и заполнение документа

Перейдите в раздел «Зарплата» → «Начисление зарплаты и взносов» и создайте новый документ. Укажите месяц начисления, организацию и подразделение (если расчёт ведётся по подразделениям). Нажмите кнопку «Заполнить» — программа подберёт всех работающих сотрудников, рассчитает оклад по отработанному времени, НДФЛ с учётом вычетов и страховые взносы.

Кнопка «Подбор» позволяет добавить сотрудника вручную, если он не попал в автоматическое заполнение — например, принят в середине месяца. По кнопке «Доначислить» можно добавить разовые начисления: премии, надбавки, доплаты за совмещение.

Документ содержит несколько вкладок: «Начисления», «Удержания», «НДФЛ», «Взносы», «Займы». Каждую строку можно открыть двойным щелчком и посмотреть расшифровку — как рассчитан оклад, из какой базы взят НДФЛ, какие вычеты применены. Это основной способ проверить корректность расчёта до проведения.

1. 1
   Проверьте и обновите производственный календарь и графики работы
2. 2
   Введите все кадровые документы и документы отклонений (больничные, отпуска)
3. 3
   Создайте документ «Начисление зарплаты и взносов» за нужный месяц
4. 4
   Нажмите «Заполнить» и проверьте вкладки «Начисления», «НДФЛ», «Взносы»
5. 5
   Добавьте разовые премии и удержания при необходимости
6. 6
   Проведите документ и сформируйте расчётные листки для сверки

Проверка НДФЛ, взносов и удержаний

НДФЛ рассчитывается нарастающим итогом с начала года с учётом ранее удержанного налога. Если сотруднику положены вычеты, но налог рассчитан без них — проверьте, действует ли заявление на вычет в текущем месяце и не превышен ли лимит дохода для детских вычетов.

Страховые взносы начисляются на вкладке «Взносы» отдельно по каждому сотруднику. Сверьте применённый тариф с учётной политикой: для МСП облагаемая база сверх МРОТ обычно считается по пониженному тарифу, и программа делит базу автоматически. Если взносы рассчитаны по общему тарифу целиком — вероятно, в реквизитах организации не указана льгота.

Удержания (алименты по исполнительным листам, займы, профсоюзные взносы) должны быть зарегистрированы заранее соответствующими документами: «Исполнительный лист» в разделе «Зарплата» → «Удержания». Тогда они попадут в расчёт автоматически.

Контрольные точки

Как проверить результат

Оклад при полном месяце

Норма

Равен окладу из кадрового документа

Тревожный признак

Сумма меньше или больше без видимых отклонений

НДФЛ

Норма

13% (или применяемая ставка) от базы за минусом вычетов, без копеечных перекосов

Тревожный признак

Налог рассчитан без положенных вычетов или двойной

Страховые взносы

Норма

Тариф соответствует учётной политике, для МСП база сверх МРОТ по пониженной ставке

Тревожный признак

Вся база обложена по общему тарифу

Отработанное время

Норма

Дни отсутствий вытеснили оплату по окладу

Тревожный признак

Полный оклад при наличии больничного или отпуска

Выплата зарплаты и ведомости

После проведения начисления создайте ведомость на выплату: «Выплаты» → «Ведомости в банк» (для зарплатного проекта), «Ведомости на счета» (перечисление на карты по реквизитам) или «Ведомости в кассу». В ведомости укажите дату выплаты — от неё зависит дата фактического получения дохода для НДФЛ.

Кнопка «Заполнить» подтянет суммы «к выплате» — это начисленное минус НДФЛ и удержания. Если в базе есть задолженность прошлых периодов, программа предложит выплатить её вместе с текущей. После проведения ведомости зарегистрируйте удержание НДФЛ — в 1С:ЗУП это происходит автоматически при проведении ведомости.

Для зарплатного проекта сформируйте выгрузку в банк через «Обмен с банками по зарплатным проектам». Перед отправкой сверьте итоговую сумму файла с итогом ведомости.

Расчёт аванса (первой половины месяца)

Аванс в 1С:ЗУП рассчитывается документом «Начисление за первую половину месяца» (раздел «Зарплата»). Программа считает оплату за фактически отработанное время с 1 по 15 число и НДФЛ с этой суммы. Альтернативный вариант — выплата фиксированной суммы или процента от оклада непосредственно в ведомости, без предварительного расчёта; способ задаётся в настройках учётной политики.

Расчёт аванса «по отработанному времени» безопаснее: он исключает ситуацию, когда сотрудник получил аванс, а затем ушёл на больничный, и в конце месяца образовалась переплата. При фиксированном авансе такой риск выше.

Сравнение вариантов

Расчёт аванса за первую половину месяца

Точная сумма по отработанному времени, НДФЛ удерживается сразу. Требует ввода отклонений до 15-го числа.

Аванс фиксированной суммой или процентом

Быстрее и проще, расчёт не нужен. Риск переплаты при отсутствиях во второй половине месяца.

Расчёт в 1С:Бухгалтерии вместо ЗУП

Подходит для небольшого штата и простых начислений. Ограниченный кадровый учёт, нет сложных графиков и среднего заработка в полном объёме.

Отчёты для сверки и типичные ошибки

После расчёта сформируйте контрольные отчёты: «Расчётный листок» (по каждому сотруднику), «Расчётная ведомость Т-51», «Свод начислений» и «Анализ НДФЛ». Они находятся в разделе «Зарплата» → «Отчёты по зарплате». Сверка свода начислений с данными бухгалтерского учёта — обязательный шаг перед сдачей отчётности.

Расчётный листок — первый документ, который стоит открыть при любой жалобе сотрудника на сумму зарплаты. В нём видно всё: отработанное время, начисления, вычеты, налог, удержания и итог к выплате.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли начислять зарплату в 1С:Бухгалтерии без 1С:ЗУП?

Да, в 1С:Бухгалтерии есть документ «Начисление зарплаты», который рассчитывает оклад, НДФЛ и взносы. Он подходит для небольших организаций с простыми начислениями. Для сменных графиков, сложного среднего заработка, кадрового учёта и расчёта пособий лучше использовать 1С:ЗУП с последующей выгрузкой проводок в бухгалтерию.

Что делать, если сотрудник не попал в документ начисления?

Проверьте три вещи: оформлен ли приём на работу (не просто элемент справочника), попадает ли дата приёма в месяц начисления, не оформлено ли увольнение раньше конца месяца. Если всё корректно, добавьте сотрудника в документ вручную кнопкой «Подбор».

Как исправить ошибку в уже проведённом начислении?

Если ведомости ещё не выплачены, отмените проведение документа, исправьте данные и проведите заново. Если выплата прошла, используйте механизм доначисления: создайте новый документ начисления и скорректируйте сумму, либо введите документ отсутствия и сделайте пересчёт — программа сторнирует излишне начисленное.

Как начислить премию вместе с зарплатой?

Разовую премию удобнее оформить отдельным документом «Премия» (раздел «Зарплата») до расчёта зарплаты — тогда она попадёт в итоговый документ автоматически. Либо добавьте её вручную в документе начисления зарплаты на вкладке «Начисления». Ежемесячная премия процентом может назначаться в кадровом документе как плановое начисление.

Почему НДФЛ рассчитан без вычета на детей?

Чаще всего не введено или закончилось действие заявления на вычет (раздел «Налоги и взносы» → «Заявления на вычеты»). Также вычет перестаёт применяться, когда доход сотрудника с начала года превысил установленный лимит — это нормальное поведение, а не ошибка. Проверить применение вычетов можно в отчёте «Анализ НДФЛ».

Нужно ли пересчитывать зарплату после позднего ввода больничного?

Да. Введите больничный лист тем месяцем, к которому он относится, и выполните перерасчёт: в документе начисления зарплаты нажмите «Доначислить» или создайте документ заново. Программа сторнирует оплату за дни болезни, начислит пособие и пересчитает НДФЛ и взносы. Если переплата уже выплачена, она будет зачтена при следующей выплате.