Другое · 9 мин
Как начислять зарплату два раза в месяц в 1С
Как настроить и провести выплату зарплаты два раза в месяц в 1С: аванс и расчёт, документы, НДФЛ, типовые ошибки и проверка результата в ЗУП и Бухгалтерии.
По Трудовому кодексу зарплату нужно выплачивать не реже чем каждые полмесяца, поэтому в 1С расчёт всегда строится в два этапа: выплата за первую половину месяца (аванс) и окончательный расчёт по итогам месяца. В программах 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия для этого предусмотрены отдельные документы и настройки, и если выстроить их правильно, расчёт занимает минимум времени.
Ключевая особенность: аванс в 1С обычно не «начисляется» как отдельный вид дохода, а выплачивается либо фиксированной суммой, либо расчётом за фактически отработанную первую половину месяца. Полное начисление (оклад, премии, надбавки, удержания, НДФЛ) формируется один раз — документом «Начисление зарплаты и взносов» в конце месяца.
Ниже разобран порядок настройки и проведения обеих выплат в 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (редакция 3) с пояснениями для 1С:Бухгалтерии, а также типичные ошибки и способы проверки результата.
Какие документы и настройки понадобятся
Перед началом работы проверьте, что в базе заполнены базовые данные: штатное расписание или приёмы на работу с окладами, графики работы сотрудников, а также сведения об организации. Без корректных графиков расчёт аванса «за отработанное время» будет неверным.
Основные объекты, с которыми предстоит работать:
- документ «Начисление за первую половину месяца» (в ЗУП 3) — если аванс считается расчётным способом;
- ведомости на выплату: «Ведомость в банк», «Ведомость в кассу», «Ведомость через раздатчика» или «Ведомость на счета»;
- документ «Начисление зарплаты и взносов» — итоговый расчёт месяца;
- настройки учётной политики: даты выплаты аванса и зарплаты.
Даты выплаты задаются в разделе «Настройка → Организации» на вкладке «Учётная политика и другие настройки» (ссылка «Бухучёт и выплата зарплаты»). Там указывают дату аванса и дату окончательного расчёта — эти даты подставляются в ведомости автоматически и влияют на дату получения дохода для НДФЛ.
Выбор способа расчёта аванса
В 1С:ЗУП поддерживаются три подхода к авансу, и выбор делается в карточке сотрудника или в настройках расчёта зарплаты:
- Фиксированной суммой — сотруднику каждый месяц выплачивается одна и та же сумма независимо от отработанных дней;
- Процентом от оклада (тарифа) — например, 40% от оклада;
- Расчётом за первую половину месяца — программа считает оплату пропорционально фактически отработанному времени с 1 по 15 число.
Способ задаётся в кадровых документах (приём, перевод) через реквизит «Аванс» либо массово документом «Изменение аванса». Для большинства организаций безопаснее расчёт за фактически отработанное время: он исключает переплату, если сотрудник болел или был в отпуске в первой половине месяца.
Сравнение способов аванса
Просто и предсказуемо, но при отсутствиях сотрудника в первой половине месяца возможна переплата, которую придётся удерживать.
Удобен при стабильных окладах; риск переплаты сохраняется при отпусках и больничных в первой половине месяца.
Самый точный вариант с точки зрения требований к оплате труда, но требует актуальных табелей и графиков, расчёт чуть дольше.
Как выплатить аванс за первую половину месяца
Если выбран расчётный способ, сначала создайте документ «Начисление за первую половину месяца» (раздел «Зарплата»). Укажите месяц и дату, нажмите «Заполнить» — программа подберёт сотрудников, рассчитает оплату по отработанному времени и исчислит НДФЛ с аванса, если это предусмотрено настройками.
Если аванс фиксированный или процентный, отдельный документ начисления не нужен — сумма подтянется прямо в ведомость. Далее создайте ведомость на выплату: «Зарплата → Ведомости в банк» (или в кассу). В поле «Выплачивать» выберите «Аванс», укажите дату выплаты и нажмите «Заполнить».
- 1Проверьте, что табели и отсутствия за 1–15 число внесены (отпуска, больничные, командировки).
- 2Создайте «Начисление за первую половину месяца» и заполните его — только при расчётном способе аванса.
- 3Создайте ведомость на выплату, выберите «Выплачивать: Аванс», укажите дату и заполните документ.
- 4Проверьте суммы по сотрудникам и итог по ведомости, при необходимости расшифруйте сумму двойным щелчком.
- 5Проведите ведомость и выгрузите реестр в банк или выдайте деньги из кассы.
После проведения ведомости сформируйте расчётные листки или отчёт «Расчётный листок за первую половину месяца», чтобы убедиться: суммы соответствуют отработанному времени, а у сотрудников с отсутствиями аванс уменьшен.
Итоговое начисление и вторая выплата
В конце месяца создайте документ «Начисление зарплаты и взносов» (раздел «Зарплата»). По кнопке «Заполнить» программа рассчитает оклад за весь месяц, премии, надбавки, удержания (алименты, займы), НДФЛ и страховые взносы. Этот документ — единственный, который формирует полное начисление за месяц.
Затем создайте вторую ведомость, но в поле «Выплачивать» выберите «Зарплату». При заполнении программа автоматически вычтет ранее выплаченный аванс и удержит НДФЛ с оставшейся части. К выплате попадёт итоговая сумма «на руки» за вычетом аванса и налога.
Обратите внимание на вкладки документа начисления: на вкладке «НДФЛ» проверьте применённые вычеты, на вкладке «Взносы» — базу и суммы взносов. Если сотрудник принят или уволен в середине месяца, убедитесь, что расчёт выполнен за фактический период работы.
Особенности в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8 механика похожа, но документы называются иначе. Аванс выплачивается ведомостью («Зарплата и кадры → Ведомости на выплату зарплаты») с видом выплаты «Аванс»; сумма либо вводится вручную, либо рассчитывается как процент от оклада — настраивается в учётной политике по зарплате.
Итоговый расчёт выполняется документом «Начисление зарплаты», который формирует проводки по начислению, НДФЛ и взносам. Вторая ведомость с видом «Зарплата за месяц» автоматически учитывает выплаченный аванс. Если зарплатный проект подключён, реестр в банк формируется из ведомости обменным документом.
В 1С:Бухгалтерии расчёт аванса за отработанное время ограничен по сравнению с ЗУП: если в организации много отпусков и больничных в первой половине месяца, точнее считать аванс в ЗУП или фиксировать безопасный процент от оклада, чтобы избежать переплат.
Проверка результата и типичные ошибки
После обеих выплат сверьте данные отчётами: «Расчётный листок», «Свод начисленной зарплаты», «Анализ зарплаты по сотрудникам». Критерий корректности: сумма двух выплат по каждому сотруднику равна начислено минус НДФЛ и удержания, а долг на конец месяца равен нулю (если нет задолженности).
Как проверить результат
Нулевой или равен известной задолженности
Отрицательное сальдо — признак выплаты без начисления
Даты удержания совпадают с датами ведомостей
НДФЛ «висит» неудержанным или даты смещены
Уменьшена пропорционально отработанным дням
Аванс полный при отпуске или больничном в первой половине месяца
Начислено минус аванс минус НДФЛ
Сумма равна полному начислению — аванс не учтён
FAQ
Можно ли в 1С выплачивать зарплату чаще двух раз в месяц?
Да. Закон не запрещает более частые выплаты. Для промежуточных выплат используйте ведомости с видами «Премия» или «Межрасчётная выплата», а окончательный расчёт проводите как обычно — все ранее выплаченные суммы зачтутся.
Нужно ли удерживать НДФЛ с аванса?
Дата получения дохода в виде зарплаты — день выплаты, поэтому при выплате аванса НДФЛ исчисляется и удерживается. В ЗУП 3 это происходит автоматически в ведомости на аванс; проверьте, что в настройках не отключено исчисление налога при межрасчётных выплатах.
Что делать, если аванс выплачен, а сотрудник уволился до конца месяца?
Оформите увольнение документом «Увольнение» (или «Кадровый перевод»/«Увольнение» в Бухгалтерии) — программа выполнит окончательный расчёт с учётом выплаченного аванса. Если аванс превысил заработанное, образуется долг за сотрудником: его возврат оформляется отдельно и часто требует согласия работника.
Почему ведомость на аванс заполняется не всеми сотрудниками?
Чаще всего причина в том, что у части сотрудников не задан способ аванса в кадровых документах, либо сотрудник принят после 15 числа. Проверьте реквизит «Аванс» в карточке сотрудника и дату приёма на работу.
Как отменить ошибочно проведённую ведомость?
Если деньги ещё не перечислены, просто отмените проведение ведомости и скорректируйте её. Если выплата уже прошла, не удаляйте документ — оформите корректировку или возврат, чтобы данные по НДФЛ и взаиморасчётам остались достоверными.
Чем отличается «Начисление за первую половину месяца» от обычного начисления?
Первый документ считает только оплату за 1–15 число и не формирует взносы и полную налоговую базу — это промежуточный расчёт под аванс. Полное начисление со взносами, удержаниями и итоговым НДФЛ всегда делает документ «Начисление зарплаты и взносов» за весь месяц.
Что важно запомнить
Схема двух выплат в 1С едина: аванс — ведомостью с видом «Аванс» (при расчётном способе — после документа «Начисление за первую половину месяца»), окончательный расчёт — документом «Начисление зарплаты и взносов» и второй ведомостью с зачётом аванса. Контролируйте даты ведомостей, актуальность табелей и нулевое сальдо по зарплате на конец месяца.