Как начислять зарплату до МРОТ в 1С ЗУП

Если сотрудник полностью отработал месяц, а его начисления оказались ниже минимального размера оплаты труда, работодатель обязан довести выплату до МРОТ. В 1С:ЗУП это делается автоматически — через специальный вид начисления с формулой, который сравнивает фактическое начисление с нормативом и доначисляет разницу.

Ключевая сложность — правильно задать формулу: учесть неполное рабочее время, районный коэффициент, совместительство и периоды, когда сотрудник отсутствовал. Ошибка в формуле приводит либо к занижению зарплаты (и риску претензий трудовой инспекции), либо к переплате.

Ниже разобрано, какие настройки проверить до начала работы, как создать вид начисления «Доплата до МРОТ», какие формулы использовать в разных ситуациях и как убедиться, что программа считает корректно.

Проверка исходных настроек перед настройкой доплаты

Прежде чем создавать вид начисления, убедитесь, что в программе корректно заданы базовые параметры. Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» → вкладка «Учетная политика и другие настройки» и проверьте, какие начисления входят в состав зарплаты сотрудников — это понадобится при определении расчётной базы.

Актуальное значение федерального МРОТ в ЗУП хранится в регистре сведений «Минимальная оплата труда» (раздел «Настройка» → «Общие справочники и настройки» → «Минимальная оплата труда»). Проверьте, что там внесено действующее значение — программа при обновлении обычно подгружает его автоматически, но после смены года или при работе в старой базе стоит сверить вручную.

Также убедитесь, что в настройках функциональности («Настройка» → «Функциональность») включён учёт неполного рабочего времени, если у вас есть сотрудники на неполных ставках — без этого показатель «Доля неполного рабочего времени» будет недоступен для формул.

Создание вида начисления «Доплата до МРОТ»

Перейдите в раздел «Настройка» → «Начисления» и создайте новый вид начисления. На вкладке «Основное» задайте наименование, например «Доплата до МРОТ», и установите назначение начисления — «Повременная оплата труда и надбавки». Способ выполнения — «Ежемесячно», чтобы начисление рассчитывалось в документе «Начисление зарплаты и взносов».

Главное — формула. Типовой вариант для сотрудников на полной ставке без районного коэффициента:

Макс(МРОТ * ВремяВДнях / НормаДней - РасчетнаяБаза, 0)

Для сотрудников с неполным рабочим временем формула дополняется долей ставки:

Макс(МРОТ  ДоляНеполногоРабочегоВремени  ВремяВДнях / НормаДней - РасчетнаяБаза, 0)

Функция «Макс» гарантирует, что при превышении начислений над МРОТ доплата будет равна нулю, а не отрицательному значению. Показатель «МРОТ» выбирается из предопределённого списка показателей — не создавайте его вручную как число, иначе при изменении минималки придётся редактировать формулу.

1. 1
   Откройте «Настройка» → «Начисления», создайте новое начисление
2. 2
   Укажите назначение «Повременная оплата труда и надбавки», выполнение — «Ежемесячно»
3. 3
   Вставьте формулу Макс(МРОТ <em> ДоляНеполногоРабочегоВремени </em> ВремяВДнях / НормаДней - РасчетнаяБаза, 0)
4. 4
   На вкладке «Расчетная база» отметьте начисления, входящие в сравнение с МРОТ: оклад, премии, надбавки — кроме исключаемых
5. 5
   На вкладках «Налоги и взносы» укажите: НДФЛ — облагается полностью, взносы — облагается, входит в ФОТ
6. 6
   Сохраните начисление и назначьте его сотрудникам в плановом порядке

Настройка расчётной базы: что входит в сравнение с МРОТ

Расчётная база — это перечень начислений, которые суммируются и сравниваются с МРОТ. Сюда включаются оклад, тарифная ставка, премии, стимулирующие надбавки, доплаты за условия труда — всё, что относится к зарплате за отработанное время.

Не включаются в базу: оплата сверхурочных, работы в выходные и праздники сверх нормы, районный коэффициент и северные надбавки (по позиции Конституционного суда они начисляются сверх МРОТ), а также социальные выплаты — материальная помощь, пособия, оплата отпусков и больничных.

На вкладке «Расчетная база» вида начисления отметьте флажками именно те виды расчёта, которые используются в вашей организации. Если позже добавите новый вид премии — не забудьте включить его в базу доплаты до МРОТ, иначе сравнение будет некорректным.

Учёт районного коэффициента и особых условий

Если в вашей местности действует районный коэффициент, стандартная формула требует доработки. Поскольку РК и процентная надбавка начисляются поверх МРОТ, сравнение ведётся с «голым» минимумом, а сам коэффициент не включается в расчётную базу доплаты.

В ЗУП районный коэффициент обычно рассчитывается отдельным начислением автоматически по всей базе. Проверьте, что начисление «Районный коэффициент» не стоит в расчётной базе доплаты до МРОТ — тогда итоговая выплата корректно составит МРОТ плюс РК сверху.

Для совместителей и сотрудников на неполной ставке доплата считается пропорционально занимаемой доле — именно для этого в формуле используется показатель «ДоляНеполногоРабочегоВремени». Убедитесь, что в кадровых документах сотрудника количество ставок указано верно (например, 0,5), иначе пропорция исказится.

Назначение доплаты сотрудникам и расчёт

Начисление назначается в плановом порядке — документами «Приём на работу», «Кадровый перевод» или «Изменение плановых начислений». Откройте документ сотрудника, добавьте строку с доплатой до МРОТ в таблицу начислений. Сумму вручную указывать не нужно — она определяется формулой при расчёте.

Если сотрудников много, используйте документ «Изменение плановых начислений» с подбором списком — так доплата назначается группой. После проведения документа доплата начнёт рассчитываться автоматически в «Начислении зарплаты и взносов» за соответствующий месяц.

При заполнении документа «Начисление зарплаты и взносов» доплата появится отдельной строкой у тех сотрудников, чья база оказалась ниже норматива с учётом отработанного времени. У сотрудников с зарплатой выше МРОТ строка либо не появится, либо будет с нулевым результатом — это норма.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сотрудник на полной ставке, оклад ниже МРОТ, месяц отработан полностью

Норма

Доплата = МРОТ минус начисленный оклад и премии; итог равен МРОТ

Тревожный признак

Доплата отсутствует или итог ниже МРОТ

Сотрудник на 0,5 ставки

Норма

Сравнение идёт с половиной МРОТ

Тревожный признак

Сравнение с полным МРОТ — доплата завышена вдвое

Месяц отработан не полностью (отпуск, болезнь)

Норма

Норматив пересчитан пропорционально отработанным дням

Тревожный признак

Доплата посчитана от полного МРОТ при неполном месяце

Сотрудник с зарплатой выше МРОТ

Норма

Доплата равна нулю или строка отсутствует

Тревожный признак

Начислена отрицательная сумма или лишняя доплата

Типичные ошибки и их устранение

Самая частая ошибка — отсутствие показателя «ДоляНеполногоРабочегоВремени» в формуле при наличии совместителей. Итог: сотруднику на полставки доплачивают до полного МРОТ, переплата обнаруживается при проверке или аудите.

Вторая распространённая проблема — неполная расчётная база. Если премия не включена в базу доплаты, программа сравнивает с МРОТ только оклад и доначисляет лишнее. Симметричная ошибка — включение в базу отпускных или больничных, из-за чего доплата занижается.

Третья группа ошибок связана с устаревшим значением МРОТ в регистре или с тем, что начисление назначено не с начала месяца. Проверяйте дату назначения доплаты в кадровом документе и актуальность регистра «Минимальная оплата труда» после каждого повышения минималки.

Проверка и контроль расчёта

После расчёта зарплаты сформируйте расчётный листок сотрудника с минимальным окладом и сверьте: сумма по строкам, входящим в базу, плюс доплата до МРОТ должна давать норматив с учётом отработанного времени и доли ставки. Районный коэффициент при этом начисляется сверх этой суммы.

Для массового контроля используйте отчёт «Полный свод начислений, удержаний и выплат» или «Анализ ФОТ» — отфильтруйте сотрудников, у которых начислено меньше МРОТ при полностью отработанном месяце. Такие строки — повод разобраться: либо сотрудник на неполной ставке (норма), либо доплата не назначена (ошибка).

Периодически, особенно после обновлений программы и изменения МРОТ, пересчитывайте одного контрольного сотрудника вручную и сравнивайте с программой. Это занимает несколько минут и позволяет поймать сбой формулы до сдачи отчётности.

Частые вопросы

Нужно ли доводить до МРОТ зарплату совместителя?

Да, но пропорционально занимаемой ставке. Сотрудник на 0,5 ставки при полностью отработанном времени должен получить не менее половины МРОТ. В формуле это обеспечивает показатель «ДоляНеполногоРабочегоВремени».

Входят ли отпускные и больничные в сравнение с МРОТ?

Нет. Оплата отпусков и пособия по нетрудоспособности не включаются в расчётную базу доплаты. За месяц, когда сотрудник болел или был в отпуске, сравнение идёт с МРОТ, пересчитанным пропорционально отработанным дням.

Как учесть районный коэффициент при доплате до МРОТ?

Районный коэффициент и северные надбавки начисляются сверх МРОТ, поэтому их не включают в расчётную базу доплаты. Итоговая выплата сотрудника должна быть не ниже МРОТ плюс РК на всю сумму.

Что делать, если доплата не появляется в расчёте зарплаты?

Проверьте три момента: назначено ли начисление сотруднику в плановом порядке (кадровым документом), не выдаёт ли формула ноль из-за того, что база уже выше норматива, и актуально ли значение в регистре «Минимальная оплата труда».

Можно ли начислять доплату до МРОТ разово, вручную?

Технически можно через «Разовое начисление», но это плохая практика: при каждом изменении оклада, премии или отработанного времени сумму придётся пересчитывать вручную, а риск ошибки многократно возрастает. Плановое начисление с формулой надёжнее.

Меняется ли формула при повышении МРОТ?

Нет, если в формуле использован предопределённый показатель «МРОТ», а не введённое вручную число. Достаточно обновить значение в регистре «Минимальная оплата труда» — обычно это происходит автоматически при обновлении конфигурации.