Другое · 13 мин
Как начислять заработную плату в 1С
Как начислить зарплату в 1С ЗУП и 1С Бухгалтерии: настройка начислений, расчёт НДФЛ и взносов, выплата, проверка результатов и типичные ошибки расчётчиков.
Начисление заработной платы в 1С — это не одна кнопка, а цепочка взаимосвязанных документов: приём сотрудника на работу, учёт отработанного времени, расчёт начислений и удержаний, выплата и отражение в учёте. Если разорвать цепочку — например, начислить зарплату сотруднику без корректного кадрового документа, — расчёт либо не выполнится, либо выполнится с ошибками, которые всплывут при сдаче отчётности.
Механика расчёта в «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) и в «1С:Бухгалтерии» различается. ЗУП — специализированное решение с полным кадровым учётом, графиками работы, отсутствиями и сложными начислениями. В «1С:Бухгалтерии» зарплатный блок упрощён и подходит для небольших организаций с простой схемой оплаты труда. Ниже разобраны оба варианта, но акцент сделан на ЗУП как наиболее распространённый инструмент расчётчика.
Подготовка: что должно быть настроено до первого расчёта
До первого начисления зарплаты проверьте базовые настройки программы. В ЗУП это раздел «Настройка» — «Реквизиты организации» и «Учётная политика»: там указываются дата выплаты зарплаты, применяемые тарифы страховых взносов, особенности учёта НДФЛ. Если организация применяет пониженные тарифы взносов (например, для субъектов малого предпринимательства), это должно быть отражено в учётной политике, иначе взносы посчитаются по стандартному тарифу.
Второй обязательный блок — графики работы сотрудников (раздел «Настройка» — «Графики работы»). От графика программа считает норму времени и оплату за фактически отработанные дни. Если график не заполнен или заполнен неверно, сотруднику при полном месяце работы может начислиться неполный оклад.
Третий блок — виды начислений и удержаний («Настройка» — «Начисления», «Удержания»). Типовая поставка уже содержит оплату по окладу, премии, больничные, отпускные. Проверьте, что у используемых начислений корректно заданы коды дохода для НДФЛ и облагаемость взносами — ошибки в этих настройках искажают отчётность 6-НДФЛ и расчёт по страховым взносам.
Кадровые документы: без них зарплата не считается
Каждый сотрудник должен быть принят на работу документом «Приём на работу» (в ЗУП — раздел «Кадры»). В документе указываются подразделение, должность, график работы, дата приёма и — критически важно — плановые начисления: оклад, надбавки, ежемесячные премии. Именно из этого документа программа берёт базу для ежемесячного расчёта.
Все изменения условий оплаты оформляются кадровыми документами: «Кадровый перевод» при смене должности или оклада, «Увольнение» при расторжении договора. Ручное редактирование начислений в карточке сотрудника в обход документов — частая причина расхождений: программа ориентируется на документы, а не на данные справочника.
Отсутствия тоже вводятся документами до расчёта зарплаты: «Больничный лист», «Отпуск», «Командировка», «Прогул, отсутствие». Эти документы одновременно начисляют соответствующие выплаты и вытесняют оплату по окладу за дни отсутствия. Если отпуск не введён документом, сотруднику начислится полный оклад плюс отпускные при отдельном расчёте — двойная выплата.
Учёт отработанного времени
В типовой настройке ЗУП учёт времени ведётся по графику работы с корректировкой на документы отсутствий — так называемый метод отклонений. Табель в этом случае формируется автоматически, и отдельно вводить его не нужно. Это подходящий вариант для большинства офисных сотрудников со стабильным графиком.
Если в организации сменные графики, суммированный учёт времени или частые разовые изменения, используется документ «Табель» (раздел «Зарплата» — «Отчёты, справки» — «Табель» как отчёт, а для ввода данных — «Данные для расчёта зарплаты» — «Табели»). Важно определиться с методом заранее: смешение методов внутри одного месяца даёт противоречивые данные о времени.
Разовые доплаты — за работу в выходные, сверхурочно, в ночное время — вводятся отдельными документами из раздела «Зарплата» («Работа сверхурочно», «Работа в выходные и праздники»). Они должны быть введены до итогового начисления за месяц, иначе придётся пересчитывать документ.
Документ «Начисление зарплаты и взносов»: основной расчёт
Итоговый расчёт за месяц выполняется документом «Начисление зарплаты и взносов» (раздел «Зарплата»). Создайте документ, укажите месяц начисления и организацию, затем нажмите «Заполнить» — программа подберёт всех сотрудников с действующими плановыми начислениями и рассчитает оклад по отработанному времени, удержит НДФЛ и начислит страховые взносы.
Проверьте результат по сотруднику через кнопку «Подробнее» или двойной клик по строке: раскроется расшифровка с отработанным временем, начислениями, удержаниями, НДФЛ и взносами. Здесь же видно, какие данные легли в расчёт. Если оклад посчитан не полностью — смотрите табель и документы отсутствий; если НДФЛ отличается от ожидаемого — проверяйте вычеты и доходы с начала года, потому что НДФЛ считается нарастающим итогом.
Документ также рассчитывает аванс, если выбрать вариант заполнения «Аванс» (первую половину месяца). В ЗУП для аванса есть отдельный документ «Начисление за первую половину месяца». Аванс считается по фактически отработанному времени за первую половину месяца или фиксированной суммой — в зависимости от настроек учётной политики.
- 1Проверьте, что все кадровые документы месяца введены: приёмы, переводы, увольнения
- 2Введите документы отсутствий: больничные, отпуска, командировки, прогулы
- 3Введите разовые начисления и доплаты: премии, сверхурочные, работу в выходные
- 4Создайте документ «Начисление зарплаты и взносов», укажите месяц и нажмите «Заполнить»
- 5Выборочно проверьте расчёт по нескольким сотрудникам: время, оклад, НДФЛ, взносы
- 6Проведите документ и сформируйте расчётные листки для контроля
- 7Оформите ведомость на выплату и проведите выплату
Проверка НДФЛ и страховых взносов
НДФЛ в программе удерживается при каждом начислении с учётом налоговой базы с начала года и предоставленных вычетов. Вычеты на детей вводятся документом «Заявление на вычеты НДФЛ» (раздел «Налоги и взносы»). Если заявление не введено, вычет не применится, и налог будет завышен — сотрудник получит меньше, чем должен.
Страховые взносы рассчитываются автоматически в том же документе начисления зарплаты на отдельной вкладке «Взносы». Проверьте, что применён правильный тариф: он берётся из учётной политики организации. Расхождение взносов с ожидаемой суммой почти всегда означает либо неверный тариф, либо неверную настройку облагаемости у конкретного вида начисления.
Как проверить результат расчёта
Совпадает с табелем и производственным календарём по графику сотрудника
Время меньше ожидаемого без документов отсутствия — проверьте график и дату приёма
Примерно 13% (или применимая ставка) от облагаемого дохода с учётом вычетов
НДФЛ нулевой при наличии дохода или заметно выше ставки без причин
Тариф соответствует учётной политике, база совпадает с облагаемыми начислениями
Взносы не начислены на часть выплат — проверьте настройку вида начисления
Начислено минус НДФЛ и удержания, аванс учтён при окончательном расчёте
Отрицательная сумма или выплата больше начисленного
Выплата зарплаты и отражение в учёте
После начисления оформляется ведомость на выплату: «Ведомость в банк» для зарплатных проектов, «Ведомость в кассу» для наличной выплаты или «Ведомость через раздатчика». Документы находятся в разделе «Выплаты». При заполнении ведомость подтягивает суммы к выплате с учётом ранее выплаченного аванса и долгов прошлых периодов.
Дата ведомости имеет значение для НДФЛ: именно датой фактической выплаты определяется дата получения дохода и срок перечисления налога. Выплата, проведённая «задним числом» или с неверной датой, искажает отчёт 6-НДФЛ, и исправлять это потом приходится ручными корректировками.
Для передачи данных в бухгалтерию используется документ «Отражение зарплаты в бухучёте» (в ЗУП — раздел «Бухучёт»), который формирует проводки по счетам 70, 69, 68.01 и затратным счетам. В «1С:Бухгалтерии» при совместном ведении учёта проводки формируются самим документом начисления. Способы отражения (счета затрат) задаются в настройках по организации, подразделению или сотруднику.
Начисление зарплаты в 1С:Бухгалтерии
В «1С:Бухгалтерии» зарплатный участок компактнее. Сотрудники принимаются документом «Приём на работу» (раздел «Зарплата и кадры»), где указывается оклад. Расчёт выполняется документом «Начисление зарплаты»: при заполнении программа начисляет оклад пропорционально отработанным дням по производственному календарю, считает НДФЛ и взносы, а проводки формируются автоматически при проведении.
Ограничения бухгалтерской версии: нет полноценного табельного учёта, сложных графиков и автоматического расчёта многих видов отсутствий. Отпускные и больничные вводятся вручную или отдельными документами с ручным вводом сумм. Если в организации больше пары десятков сотрудников или есть сменные графики, почасовая оплата, сложные премии — корректнее перейти на ЗУП с синхронизацией данных в бухгалтерию.
Где вести расчёт зарплаты
Подходит при любом штате, сменных графиках, кадровом учёте в полном объёме, сложных начислениях. Требует отдельной настройки и синхронизации с бухгалтерией.
Подходит для небольшой организации с простой схемой: оклад, редкие премии, стандартный график. Не тянет сложный табельный учёт и кадровые сценарии.
Подходит, когда расчёт делает внешний провайдер, а в 1С нужны только проводки и выплаты. Ограничение — расчётные данные недоступны для оперативного анализа внутри программы.
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая проблема — расчёт до ввода всех первичных документов. Больничный, введённый после начисления зарплаты, не пересчитает её автоматически: документ начисления нужно перезаполнить или пересчитать. Заведите правило: сначала закрываются все кадровые события и отсутствия месяца, потом выполняется итоговый расчёт.
Вторая группа ошибок — настройки видов начислений. Новая премия, созданная копированием без проверки налогообложения, может попасть не в тот код дохода НДФЛ или оказаться необлагаемой взносами. Любой новый вид расчёта проверяйте на тестовом сотруднике и сверяйте с расчётным листком.
Третья группа — работа с датами. Документы, проведённые не тем числом (выплата аванса датой окончательного расчёта, начисление прошлым месяцем), ломают последовательность учёта НДФЛ. Перед закрытием месяца полезно сверить расчётные листки с ведомостями и сформировать свод начислений — расхождения видны сразу.
Что важно запомнить
Правильная последовательность: кадровые документы → отсутствия и разовые начисления → «Начисление зарплаты и взносов» → проверка НДФЛ и взносов → ведомость на выплату → отражение в учёте. Контролируйте настройки графиков, видов начислений и дат документов — именно там кроется большинство ошибок.
Частые вопросы
Почему при заполнении документа начисления сотрудник не попадает в список?
Чаще всего причина в отсутствии действующего документа приёма на работу на месяц расчёта или в том, что сотрудник уволен до начала месяца. Также проверьте, что в документе начисления выбраны правильные организация и подразделение — если ведётся учёт по подразделениям, фильтр ограничивает список.
Как начислить зарплату, если сотрудник отработал неполный месяц?
Ничего дополнительно делать не нужно: программа сама рассчитает оклад пропорционально отработанным дням по графику сотрудника. Главное — чтобы дата приёма или увольнения была указана в кадровом документе, а все отсутствия оформлены документами. Ручная корректировка суммы оклада в документе начисления — крайняя мера, она ломает связь с учётом времени.
Можно ли пересчитать зарплату после проведения документа?
Да. Если месяц ещё не закрыт, откройте документ «Начисление зарплаты и взносов», нажмите «Заполнить» повторно или пересчитайте отдельного сотрудника, затем проведите документ. Если по прошлому периоду уже сдана отчётность, исправления оформляются корректировочными документами и уточнённой отчётностью — простое перепроведение «задним числом» создаст расхождения с уже сданными формами.
Как начислить премию, чтобы она правильно вошла в расчёт?
Разовую премию вводите документом «Премия» (раздел «Зарплата») до итогового начисления за месяц. Ежемесячную премию процента от оклада лучше назначить плановым начислением в кадровом документе — тогда она рассчитается автоматически. В обоих случаях проверьте у вида начисления код дохода НДФЛ и облагаемость страховыми взносами.
Что делать, если НДФЛ посчитался неверно?
Сначала сформируйте отчёт «Анализ НДФЛ» или «Регистр налогового учёта по НДФЛ» по сотруднику — там видно, из каких документов сложилась база. Типовые причины: не введено заявление на вычеты, доход зарегистрирован дважды дублирующими документами, неверный код дохода у вида начисления. Исправляйте первичный документ, а не сумму налога напрямую.
Нужно ли отдельно начислять страховые взносы?
В ЗУП и «1С:Бухгалтерии» взносы рассчитываются автоматически в документе начисления зарплаты на вкладке «Взносы» — отдельный документ не требуется. Нужно лишь следить, чтобы в учётной политике был указан актуальный тариф, а у видов начислений — правильная облагаемость. Контроль суммы взносов выполняйте сводным отчётом по взносам перед сдачей расчёта.