Другое · 13 мин
Как начислить больничный в 1С: пошаговая инструкция
Как начислить больничный в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: ввод листка нетрудоспособности, расчёт среднего заработка, проверка сумм, выплата и отчётность в СФР.
Начисление больничного в 1С сводится к созданию документа «Больничный лист», проверке расчёта среднего заработка и включению сумм в зарплатную ведомость. Основная сложность — не в самом документе, а в корректности исходных данных: стажа, среднего заработка, сведений о застрахованном лице и настройках обмена с Социальным фондом России (СФР). Если хотя бы один из этих блоков заполнен неверно, программа посчитает неправильную сумму, и ошибка обнаружится только при проверке фонда или жалобе сотрудника.
Инструкция ниже ориентирована на 1С:Зарплату и управление персоналом 8 (ред. 3.1) — основную конфигурацию для расчёта больничных. Отдельно разобраны особенности для 1С:Бухгалтерии 8, где механизм похож, но часть реквизитов расположена иначе. Действует правило: работодатель оплачивает первые три дня нетрудоспособности за свой счёт, остальные дни оплачивает СФР напрямую работнику — в программе это разделение выполняется автоматически.
Что подготовить перед начислением больничного
До создания документа убедитесь, что в программе заполнены базовые данные. В карточке сотрудника должен быть указан страховой стаж для оплаты больничных — от него зависит процент оплаты: 60% при стаже до 5 лет, 80% при стаже от 5 до 8 лет, 100% при стаже 8 лет и более. Стаж вводится в карточке физического лица по ссылке «Трудовая деятельность» или непосредственно в документе «Больничный лист» по ссылке рядом с полем процента оплаты.
Проверьте, что в учётной политике организации корректно настроены параметры расчёта пособий: применение районного коэффициента, расчётный период, признак применения МРОТ. Если организация работает в регионе с районным коэффициентом, но он не указан, пособие из МРОТ будет занижено — это одна из самых частых ошибок.
Для электронных больничных (ЭЛН) настройте обмен с СФР: в ЗУП 3.1 это делается через раздел «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» с подключённым обменом электронными документами с фондом, либо через загрузку ЭЛН по номеру при наличии действующего сертификата. Без обмена номер ЭЛН придётся вводить вручную, а данные — переписывать из личного кабинета страхователя.
Карточка физлица → Трудовая деятельность
Настройки организации → Учётная политика
Загружается из СФР или вводится вручную
Кнопка-«карандаш» в документе Больничный лист
Создание документа «Больничный лист» в 1С:ЗУП
Откройте раздел «Зарплата» → «Больничные листы» и нажмите «Создать». В шапке документа укажите месяц начисления (обычно текущий расчётный месяц), организацию и сотрудника. Если больничный продолжает ранее выданный листок, установите флаг «Является продолжением листка нетрудоспособности» и выберите первичный документ — тогда стаж и средний заработок подтянутся из него.
Поле «Номер листка» заполните номером ЭЛН. Если настроен обмен с СФР, используйте кнопку «Получить из СФР» — программа загрузит данные листка автоматически: период нетрудоспособности, причину, коды, данные о нарушении режима. Затем укажите причину нетрудоспособности (заболевание, травма, уход за ребёнком, карантин и т.д.) — от причины зависят ограничения по оплачиваемым дням и источник финансирования.
Период нетрудоспособности введите по датам «с» и «по» из листка. Если в ЭЛН указано нарушение режима с определённой даты, отметьте это — с даты нарушения пособие рассчитывается исходя из МРОТ. После заполнения основных полей нажмите «Рассчитать» или просто проведите документ: суммы пособия за счёт работодателя и за счёт СФР появятся на закладке «Оплата».
- 1Откройте Зарплата → Больничные листы → Создать
- 2Укажите сотрудника, месяц начисления и номер ЭЛН
- 3Загрузите данные из СФР или заполните вручную: причина, период, нарушение режима
- 4Проверьте стаж и процент оплаты, при необходимости исправьте в карточке сотрудника
- 5Откройте расшифровку среднего заработка и сверьте суммы за расчётные годы
- 6Проведите документ и проверьте суммы: за счёт работодателя и за счёт СФР
Проверка расчёта среднего заработка и суммы пособия
Средний заработок для больничного считается за два календарных года, предшествующих году наступления нетрудоспособности. В документе нажмите кнопку с изображением карандаша рядом с полем «Средний заработок» — откроется форма расшифровки с суммами по годам. Здесь видно, какие начисления вошли в базу, и можно вручную добавить справку о заработке с предыдущего места работы, если сотрудник её принёс.
Контролируйте два ограничения. Во-первых, средний дневной заработок не должен превышать предельную величину базы по взносам за соответствующие годы — программа обычно ограничивает сумму сама, но стоит убедиться, что в расшифровке нет аномально больших значений. Во-вторых, если средний заработок ниже МРОТ или стаж сотрудника меньше полугода, пособие считается из МРОТ с учётом районного коэффициента и неполного рабочего времени.
Итоговая сумма в документе разделена на две части: «за счёт работодателя» (первые три дня) и «за счёт СФР». Убедитесь, что разбивка присутствует — если вся сумма встала на работодателя, обычно причина в неправильной причине нетрудоспособности или в том, что период указан меньше четырёх дней. НДФЛ с больничного удерживается и с части работодателя, и с части фонда — проверьте закладку «НДФЛ».
Как проверить результат расчёта
Есть сумма за счёт работодателя (до 3 дней) и за счёт СФР
Вся сумма на работодателе или на СФР без причины
Соответствует доходам за 2 прошлых года, в пределах лимита базы
Нулевой заработок при наличии дохода или сумма выше лимита
Соответствует стажу: 60/80/100%
60% при подтверждённом стаже более 8 лет
Удержан с полной суммы пособия
НДФЛ посчитан только с части работодателя
Особые случаи: уход за ребёнком, совместительство, МРОТ
Больничный по уходу за ребёнком
При уходе за больным ребёнком все дни оплачиваются за счёт СФР — части работодателя нет. В документе выберите причину «Уход за больным ребёнком» и укажите данные ребёнка. Обратите внимание на ограничения по количеству оплачиваемых дней в году в зависимости от возраста ребёнка: программа отслеживает лимит автоматически, если предыдущие больничные введены в базу. Если сотрудник приносит больничные от другого работодателя, лимит в вашей базе будет неполным.
Совместители и несколько мест работы
Внешнему совместителю пособие начисляется по каждому месту работы, если в расчётных годах он работал у тех же работодателей. В ЗУП для внешнего совместителя создаётся отдельный документ «Больничный лист» по его сотруднику. Если сотрудник в расчётном периоде работал в других местах, он выбирает одного работодателя для выплаты — тогда в расчёт добавляются справки о заработке, а в документе отмечается, что пособие назначается по одному месту.
Расчёт из МРОТ
Пособие считается из МРОТ, если средний заработок ниже минимального, стаж меньше шести месяцев или зафиксировано нарушение режима. Проверьте, что в программе актуальное значение МРОТ (оно хранится в регистре сведений и обновляется с релизами), и что при неполной ставке пособие из МРОТ уменьшается пропорционально — сотруднику на 0,5 ставки положена половина минимального пособия.
Выплата больничного и отражение в отчётности
Часть пособия за счёт работодателя выплачивается вместе с ближайшей зарплатой или авансом. В документе «Ведомость» сумма больничного попадёт автоматически при заполнении по кнопке «Заполнить», если месяц начисления совпадает. Проверьте, что дата выплаты в ведомости корректна — от неё зависит дата удержания и срок перечисления НДФЛ.
Данные о пособии за счёт СФР передаются в фонд через обмен ЭЛН: программа формирует ответ на извещение фонда со сведениями для назначения пособия. В ЗУП 3.1 это происходит автоматически при проведении больничного листа или через обработку обмена с СФР. Следите за статусами: если ответ не отправлен или отклонён, сотрудник не получит деньги от фонда вовремя.
В отчётности суммы пособий отражаются в расчёте по страховым взносам и в формах персонифицированной отчётности. НДФЛ с больничного попадает в 6-НДФЛ. Перед сдачей отчётов сверьте обороты по счёту 69 (в 1С:Бухгалтерии) или отчёт «Анализ взносов» (в ЗУП) с суммами начисленных пособий.
Начисление больничного в 1С:Бухгалтерии 8
В 1С:Бухгалтерии 8 (ред. 3.0) механизм аналогичен: раздел «Зарплата и кадры» → «Все начисления» → «Создать» → «Больничный лист». Укажите сотрудника, период и номер ЭЛН; при настроенном обмене с СФР данные загружаются автоматически. Программа рассчитает средний заработок и разделит сумму по источникам.
Главное отличие от ЗУП — после проведения документ формирует проводки: начисление пособия за счёт работодателя относится на счёт затрат (обычно тот же, что и зарплата сотрудника), часть СФР — на счёт 69.01. Проверьте проводки по кнопке «Дт/Кт»: если счёт затрат пустой или неверный, исправьте способ учёта зарплаты в карточке сотрудника до перепроведения.
В небольших организациях с простым учётом 1С:Бухгалтерии достаточно. Но если у вас много сотрудников, сложные графики, суммированный учёт рабочего времени или частые больничные по уходу за детьми с контролем лимитов, функциональности Бухгалтерии не хватит — в этом случае расчёт ведут в ЗУП, а в Бухгалтерию передают только сводные данные.
Где вести расчёт больничных
Полный контроль стажа, лимитов по дням, сложных графиков; подходит при штате от нескольких десятков человек и кадровом учёте в той же базе
Достаточно для небольшой организации с простыми начислениями; больничный сразу формирует проводки без синхронизации
Расчёт в ЗУП, выгрузка сводных проводок в Бухгалтерию; требует настройки синхронизации и контроля переноса
Типичные ошибки и как их исправить
Наиболее частая проблема — неверный стаж, из-за которого процент оплаты занижен или завышен. Стаж нужно вводить один раз в карточке физического лица с указанием даты отсчёта; программа дальше считает его автоматически. Если стаж вводили вручную в каждом больничном, вероятны расхождения — приведите данные к единому источнику.
Вторая группа ошибок связана с ЭЛН: документ введён по бумажным данным, а фонд прислал изменённый листок (например, продление или закрытие). В этом случае не редактируйте проведённый документ вручную — создайте исправление или сторнируйте и введите новый больничный, иначе данные в отчётности разойдутся с данными фонда.
Третья типичная ситуация — больничный приходится на период после увольнения или на отпуск. При болезни в течение 30 дней после увольнения пособие платится в размере 60% независимо от стажа — в документе это настраивается отдельным признаком. При совпадении с отпуском отпуск продлевается или переносится, а дни пересечения не должны оплачиваться дважды.
Что важно запомнить
Больничный в 1С начисляется документом «Больничный лист»: корректный результат зависит от стажа, среднего заработка за два прошлых года и актуального МРОТ. Всегда проверяйте расшифровку расчёта, разделение сумм между работодателем и СФР и статус обмена с фондом до выплаты.
Частые вопросы
Можно ли начислить больничный, если ЭЛН ещё не закрыт?
Технически документ создать можно, но начислять и выплачивать пособие следует только по закрытому листку нетрудоспособности. До закрытия период нетрудоспособности может измениться, и сумма окажется неверной. Дождитесь статуса «закрыт» в обмене с СФР, после чего загрузите актуальные данные и проведите документ.
Как начислить больничный сотруднику, принятому недавно, без данных о заработке?
Если сотрудник не предоставил справку о заработке с предыдущего места работы, пособие считается из имеющихся данных — обычно из МРОТ. После предоставления справки пособие нужно пересчитать: в ЗУП создаётся исправление документа «Больничный лист» за тот же период, разница доначисляется. Сотрудник также вправе запросить у работодателя сведения через СФР в порядке межведомственного обмена.
Почему программа не делит больничный на работодателя и СФР?
Чаще всего причина в виде нетрудоспособности: при уходе за ребёнком, карантине, протезировании и ряде других случаев все дни оплачивает СФР, части работодателя нет. Вторая возможная причина — период больничного не превышает трёх дней, тогда вся сумма ложится на работодателя. Проверьте причину нетрудоспособности и длительность периода в документе.
Как исправить ошибку в уже проведённом и выплаченном больничном?
Не редактируйте прошлый документ вручную. В ЗУП 3.1 используйте механизм исправлений: в документе нажмите «Исправить» — создастся документ-исправление текущим месяцем, который сторнирует неверную сумму и начислит правильную. Разница попадёт в ближайшую ведомость, а НДФЛ и отчётность скорректируются автоматически.
Нужно ли начислять больничный внешнему совместителю?
Да, если в расчётных двух годах совместитель работал у вас же (и у других работодателей) — тогда пособие назначается по каждому месту работы, и вы начисляете его по своему документу «Больничный лист» из заработка только вашей организации. Если в расчётных годах места работы были другими, сотрудник выбирает одного работодателя для выплаты, и пособие у вас может не назначаться.
Облагается ли больничный страховыми взносами и НДФЛ?
Пособие по временной нетрудоспособности облагается НДФЛ в полном объёме — и часть работодателя, и часть СФР (фонд удерживает налог со своей части самостоятельно). Страховыми взносами пособие не облагается. Если в расчёте появились взносы с суммы больничного, проверьте настройку вида начисления — вероятно, используется пользовательский вид расчёта с ошибочным налогообложением.