Другое · 10 мин
Как начислять аванс в 1С:Бухгалтерия
Как начислить и выплатить аванс в 1С:Бухгалтерия 8.3: настройка способа расчета, документы начисления и ведомости, проводки, НДФЛ, типичные ошибки и проверка результата.
Аванс — это оплата первой половины месяца, которую работодатель обязан выплатить сотрудникам в установленные сроки. В 1С:Бухгалтерия 8.3 для этого предусмотрен отдельный механизм: программа позволяет рассчитать аванс фиксированной суммой, процентом от оклада или по фактически отработанному времени, а затем оформить выплату через ведомость. Ошибки в настройке приводят к неверному удержанию НДФЛ и расхождениям при окончательном расчете за месяц.
Важно понимать ключевую особенность: в типовой 1С:Бухгалтерия (в отличие от ЗУП) аванс обычно выплачивается без создания документа начисления — оформляется только ведомость на выплату. Начисление зарплаты за весь месяц выполняется один раз документом «Начисление зарплаты», а аванс зачитывается при окончательной выплате. Исключение — расчет аванса за первую половину месяца по отработанному времени, который появился в свежих релизах конфигурации.
Ниже разобраны оба подхода: классическая схема «ведомость на аванс + окончательный расчет» и вариант с начислением аванса отдельным документом. Вы узнаете, где задается способ расчета, как проверить проводки и НДФЛ, какие ошибки встречаются чаще всего и как убедиться, что задолженность перед сотрудником закрыта корректно.
Как устроен расчет аванса в 1С:Бухгалтерия
Программа поддерживает три способа определения суммы аванса: фиксированной суммой, процентом от плановых начислений (оклада) и расчетом за первую половину месяца по фактически отработанному времени. Способ задается либо в целом по организации в учетной политике зарплаты, либо индивидуально для каждого сотрудника — это удобно, когда часть работников получает фиксированный аванс, а руководству начисляют процент от оклада.
Классическая схема работы выглядит так: в середине месяца бухгалтер создает ведомость с видом выплаты «Аванс», программа подставляет суммы согласно настройкам, деньги выплачиваются. В конце месяца документ «Начисление зарплаты» рассчитывает всю сумму за месяц, удерживает НДФЛ со всего дохода, а в ведомости на окончательную выплату автоматически выводится разница: начислено минус аванс минус НДФЛ.
Настройка способа расчета аванса
Прежде чем выплачивать аванс, проверьте настройки. Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Порядок учета зарплаты» и убедитесь, что даты выплаты аванса и зарплаты указаны верно — эти даты влияют на определение периода получения дохода для НДФЛ. Дата выплаты аванса обычно устанавливается с 16-го по 30-е число, окончательного расчета — до 15-го числа следующего месяца.
Индивидуальный размер аванса задается в карточке сотрудника: раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники» → откройте сотрудника → ссылка «Выплата аванса» (или поле «Аванс» в зависимости от релиза). Там выбирается вариант: «Фиксированной суммой», «Процентом от оклада» (обычно 40–50%) или «Расчетом за первую половину месяца». Если поле не заполнено, программа может подставить нулевой аванс — это частая причина пустых ведомостей.
Выплата аванса ведомостью без начисления
Это стандартный сценарий для большинства организаций на 1С:Бухгалтерия. Перейдите в раздел «Зарплата и кадры» и выберите нужный вид ведомости: «Ведомости в банк» (для зарплатного проекта или перечисления на карты), «Ведомости в кассу» или «Ведомости через раздатчика». Создайте новый документ, укажите месяц начисления и в поле «Выплачивать» выберите «Аванс».
Нажмите кнопку «Заполнить» — программа подберет всех сотрудников, у которых настроен аванс, и подставит суммы. Проверьте список: при необходимости сумму можно скорректировать вручную прямо в табличной части. После проверки проведите документ. На основании ведомости создается платежное поручение (для банка) или расходный кассовый ордер (для кассы).
- 1Проверьте настройку аванса у сотрудников: карточка сотрудника → Выплата аванса
- 2Создайте ведомость: Зарплата и кадры → Ведомости в банк (или в кассу) → Создать
- 3Укажите месяц и вид выплаты «Аванс», нажмите «Заполнить»
- 4Сверьте суммы, при необходимости скорректируйте вручную, проведите документ
- 5Создайте платежное поручение или РКО на основании ведомости и выполните выплату
Начисление аванса за первую половину месяца
В актуальных релизах 1С:Бухгалтерия появилась возможность начислять аванс отдельным документом — по аналогии с 1С:ЗУП. В документе «Начисление зарплаты» в поле периода можно выбрать «Первая половина месяца». Тогда программа рассчитает начисления за дни с 1-го по 15-е число по табелю (данным об отработанном времени) и исчислит НДФЛ с этой суммы.
Этот вариант точнее отражает реальное положение дел: аванс соответствует отработанному времени, НДФЛ удерживается и перечисляется с каждой выплаты, что соответствует текущим правилам уплаты налога. Однако схема требует дисциплины: нужно своевременно вносить отсутствия (больничные, отпуска, командировки) до расчета аванса, иначе сумма будет завышена.
Сравнение вариантов
Подходит для стабильных окладов без частых отсутствий. Быстро, но НДФЛ считается только при окончательном расчете, а сумма аванса не привязана к отработанному времени.
Подходит при частых больничных и отпусках, а также для точного соблюдения правил по НДФЛ. Требует актуальных данных табеля до даты выплаты аванса.
Проводки и НДФЛ при выплате аванса
При выплате аванса ведомостью без начисления формируется только проводка по выплате: Дт 70 Кт 51 (или 50) — перечислены деньги сотрудникам. Начисления и НДФЛ на этом этапе нет: они появятся при проведении документа «Начисление зарплаты» в конце месяца (Дт 20/25/26/44 Кт 70 — начисление, Дт 70 Кт 68.01 — удержание НДФЛ со всего месячного дохода).
Если используется начисление аванса за первую половину месяца, документ сразу формирует проводки по начислению и удержанию НДФЛ, а ведомость на выплату аванса закрывает образовавшуюся задолженность. В этом случае НДФЛ перечисляется в бюджет с каждой выплаты отдельно — следите за сроками уплаты, они привязаны к дате выплаты дохода.
Проверка результата и типичные ошибки
После окончательного расчета месяца сформируйте расчетный листок сотрудника (Зарплата и кадры → Отчеты по зарплате → Расчетные листки) и оборотно-сальдовую ведомость по счету 70. В расчетном листке должна быть видна вся цепочка: начислено за месяц, удержан НДФЛ, выплачен аванс, выплачен окончательный расчет. Сальдо по счету 70 на конец месяца после полной выплаты должно быть нулевым либо равным сумме, причитающейся к выплате.
Контрольный отчет — «Анализ задолженности по зарплате» или свод начислений. Если организация выплатила все в срок, а задолженность в отчете «висит», значит, ведомость и начисление разошлись по суммам или ведомость оформлена не тем месяцем.
Как проверить результат
Начислено = аванс + окончательная выплата + НДФЛ
Суммы не сходятся, есть неучтенные выплаты
Сальдо нулевое или равно сумме к выплате за месяц
Дебетовое сальдо (переплата) или старое кредитовое
Сумма к выплате = начислено минус аванс минус НДФЛ
Аванс не зачелся, сумма к выплате равна полному начислению
Часто задаваемые вопросы
Можно ли выплатить аванс одному сотруднику, а не всем сразу?
Да. В ведомости вместо кнопки «Заполнить» используйте «Подбор» или добавьте сотрудника вручную по кнопке «Добавить». Сумма аванса подставится из его карточки, при необходимости ее можно изменить в строке документа.
Какой процент от оклада ставить на аванс?
Закон не фиксирует процент, но аванс должен соответствовать отработанному времени. На практике применяют 40–50% от оклада: 40% примерно соответствует половине оклада за вычетом НДФЛ, что снижает риск переплаты. Конкретный размер закрепляется во внутренних документах организации.
Нужно ли платить НДФЛ с аванса?
При классической схеме (ведомость без начисления) НДФЛ исчисляется и удерживается при окончательном расчете за месяц. Если аванс начисляется отдельным документом за первую половину месяца, налог удерживается с каждой выплаты. Оба подхода допустимы, но схема должна применяться последовательно.
Почему ведомость на аванс заполняется пустой?
Чаще всего в карточках сотрудников не указан размер аванса (поле «Выплата аванса»). Также проверьте, что выбран правильный месяц, сотрудники приняты на работу до даты выплаты и у них есть действующее плановое начисление.
Как исправить ошибочно выплаченный аванс?
Саму выплату (платежное поручение, РКО) сторнируют только при реальной ошибке в движении денег. Если деньги ушли сотруднику, переплата отражается как дебетовое сальдо по счету 70 и зачитывается при следующих выплатах либо удерживается с согласия работника. В ведомости следующего периода сумму можно уменьшить вручную.
Чем отличается расчет аванса в 1С:Бухгалтерия от 1С:ЗУП?
В ЗУП начисление аванса за первую половину месяца — штатный основной сценарий с полным расчетом по табелю. В Бухгалтерии исторически основной схемой была выплата ведомостью без начисления, а расчет за первую половину месяца добавлен в свежих релизах как упрощенный вариант. Для сложных расчетов (сдельщина, многочисленные надбавки) ЗУП подходит лучше.
Что важно запомнить
Аванс в 1С:Бухгалтерия выплачивается ведомостью с видом выплаты «Аванс»; размер задается в карточке сотрудника фиксированной суммой, процентом от оклада или расчетом за первую половину месяца. Окончательный расчет выполняется документом «Начисление зарплаты», где аванс зачитывается автоматически. Контролируйте результат расчетными листками и ОСВ по счету 70.