Как начислить зарплату работнику в 1С

Начисление зарплаты в 1С — это не одна кнопка, а цепочка: приём сотрудника на работу, назначение плановых начислений, учёт отработанного времени и только затем расчёт итоговой суммы с НДФЛ и страховыми взносами. Если пропустить любой этап, программа либо посчитает неправильно, либо вообще не подтянет сотрудника в документ начисления.

Порядок действий зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) расчёт ведётся полноценно: графики, отпуска, больничные, удержания. В 1С:Бухгалтерии предприятия есть упрощённый зарплатный участок, которого достаточно для небольшого штата со стабильными окладами. Ниже разобраны оба варианта с акцентом на ЗУП, так как именно там чаще всего возникают вопросы.

Перед первым расчётом убедитесь, что в базе заполнены учётная политика, сведения об организации и реквизиты для уплаты налогов. Ошибки в этих настройках проявляются не сразу, а при формировании отчётности и платёжных поручений, когда исправлять уже сложнее.

Что проверить перед первым начислением

Расчёт зарплаты опирается на настройки, которые задаются один раз. Откройте раздел «Настройка» и проверьте учётную политику организации: систему налогообложения, применяемые тарифы страховых взносов, наличие льгот. В ЗУП это «Настройка — Реквизиты организации — Учётная политика и другие настройки».

Далее убедитесь, что в справочнике «Начисления» есть нужные виды расчёта: оклад по дням или по часам, премии, районный коэффициент. В типовой поставке базовый набор уже создан, но если организация платит, например, процентную надбавку или сдельную оплату, соответствующие начисления нужно добавить и настроить формулу расчёта.

Отдельно проверьте графики работы сотрудников. По умолчанию используется пятидневка, но при сменных графиках или неполном рабочем времени нужно создать свой график и указать его в кадровом документе. От графика зависит норма времени, а значит — и сумма оклада при неполностью отработанном месяце.

Кадровые документы: приём и назначение оплаты

Создайте документ «Приём на работу» (в ЗУП: «Кадры — Приёмы, переводы, увольнения»). Укажите дату приёма, подразделение, должность, график работы и на вкладке «Оплата труда» добавьте начисление — например, «Оплата по окладу» с размером 80 000 рублей. Без строки на этой вкладке программе нечего будет начислять.

Если условия оплаты менялись в течение месяца — повышение оклада, перевод на другую должность — оформляется «Кадровый перевод» или «Изменение оплаты труда». Программа при расчёте разобьёт месяц на периоды и посчитает каждую часть по своим условиям, если документы оформлены правильными датами.

Для совместителей и сотрудников на неполной ставке в кадровом документе укажите количество ставок (например, 0,5). Тогда оклад в документе можно задать полный, а программа сама рассчитает пропорцию. Это удобнее, чем вручную делить суммы, и снижает риск ошибки при индексации.

Учёт отработанного времени и отклонений

По умолчанию ЗУП считает, что сотрудник отработал месяц полностью по своему графику. Все отклонения — отпуска, больничные, командировки, отгулы, прогулы — должны быть введены отдельными документами до расчёта зарплаты: «Отпуск», «Больничный лист», «Командировка», «Отсутствие». Каждый такой документ вытесняет оклад за соответствующие дни.

Если в организации ведётся табель фактически (а не по отклонениям), включите соответствующую настройку и заполните документ «Табель» за месяц. Тогда расчёт пойдёт по фактически указанным часам и дням, а не по графику. Смешивать оба подхода для одних и тех же сотрудников не следует — получите двойной учёт времени.

Доплаты за сверхурочную работу, работу в выходные и ночные часы тоже вводятся отдельными документами («Работа сверхурочно», «Работа в выходные и праздники»). Они попадут в расчёт автоматически при заполнении итогового документа начисления.

Документ «Начисление зарплаты и взносов»

Основной документ создаётся в разделе «Зарплата — Начисление зарплаты и взносов». Укажите месяц начисления и организацию, затем нажмите «Заполнить» — программа подберёт всех сотрудников с действующими приёмами и рассчитает начисления, удержания, НДФЛ и взносы по каждому.

Документ содержит несколько вкладок: «Начисления», «Удержания», «НДФЛ», «Взносы», «Займы». Не ограничивайтесь вкладкой начислений: проверьте, что НДФЛ рассчитан с учётом вычетов на детей (если заявления введены), а взносы посчитаны по действующему тарифу организации.

Если нужно начислить зарплату не всем, а по конкретному подразделению или списку сотрудников, используйте кнопку «Подбор» или «Добавить» вместо полного заполнения. Для разовых премий удобнее отдельный документ «Премия», который попадёт в итоговый расчёт автоматически.

1. 1
   Проверьте настройки учётной политики, графики и виды начислений
2. 2
   Оформите приём на работу с плановым начислением (окладом)
3. 3
   Введите все отклонения за месяц: отпуска, больничные, командировки
4. 4
   Создайте «Начисление зарплаты и взносов» за нужный месяц и нажмите «Заполнить»
5. 5
   Проверьте вкладки НДФЛ и Взносы, затем проведите документ
6. 6
   Сформируйте расчётный листок по сотруднику и сверьте суммы

Начисление зарплаты в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8 порядок похож, но проще. Сначала создаётся кадровый документ «Приём на работу» в разделе «Зарплата и кадры», где указывается оклад. Затем в том же разделе создаётся документ «Начисление зарплаты» с видом операции «Окончательный расчёт» — по кнопке «Заполнить» программа рассчитает суммы по всем сотрудникам.

Больничные и отпуска в Бухгалтерии начисляются отдельными документами, но их функционал ограничен по сравнению с ЗУП: например, сложные сменные графики и сдельная оплата там не поддерживаются. Для штата до нескольких десятков человек с окладной системой этого достаточно.

После проведения начисления в Бухгалтерии формируются проводки по счетам 70, 68.01 и 69. Проверьте их через отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость» — сальдо по счёту 70 после выплаты зарплаты должно обнулиться или соответствовать сумме задолженности.

Сравнение вариантов

1С:ЗУП

Полноценный расчёт: графики, отклонения, удержания, алименты, отчётность. Подходит для любого штата, требует отдельной настройки и обучения.

1С:Бухгалтерия

Упрощённый расчёт для небольших организаций с окладной системой. Всё в одной базе с бухучётом, но нет сложных кадровых сценариев.

Проверка результата расчёта

Главный инструмент проверки — расчётный листок: «Зарплата — Отчёты по зарплате — Расчётный листок». В нём видно, из чего сложилась сумма: оклад за отработанные дни, доплаты, удержанный НДФЛ, итог к выплате. Сформируйте листок по нескольким сотрудникам с разными ситуациями — с отпуском, с больничным, с вычетами.

Сводную проверку делайте отчётом «Полный свод начислений, удержаний и выплат». Сверьте итоговую сумму начисленного с фондом оплаты труда, а сумму НДФЛ — с данными вкладки «НДФЛ» документа начисления. Расхождения чаще всего означают, что какой-то разовый документ не проведён или проведён дважды.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сотрудник в документе начисления

Норма

Подтянулся автоматически при заполнении

Тревожный признак

Отсутствует — нет приёма на работу или он не проведён

Сумма оклада

Норма

Соответствует окладу при полном месяце или пропорции отработанных дней

Тревожный признак

Полный оклад при отпуске/больничном — отклонение не введено

НДФЛ

Норма

Рассчитан с учётом вычетов, сумма правдоподобна (13% от облагаемой базы)

Тревожный признак

НДФЛ нулевой при наличии дохода или завышенный — проверьте вычеты и статус резидента

Страховые взносы

Норма

Заполнены на вкладке «Взносы» по действующему тарифу

Тревожный признак

Вкладка пустая — проверьте учётную политику и дату документа

Типичные ошибки и как их исправить

Самая частая проблема — сотрудник не попадает в документ начисления. Причины: приём на работу не проведён, дата приёма позже расчётного месяца, сотрудник оформлен в другую организацию базы. Проверяйте кадровый документ, а не документ расчёта.

Вторая типичная ситуация — начислен полный оклад, хотя сотрудник был в отпуске. Это значит, что документ «Отпуск» не введён или не проведён, либо в нём не установлен флаг расчёта за период. Введите отсутствие и перезаполните документ начисления кнопкой «Заполнить» — вручную править сумму в строке не нужно.

Третья группа ошибок связана с НДФЛ: не применяются вычеты на детей (не введено заявление в разделе «Налоги и взносы — Заявления на вычеты») или налог считается с неверной даты. Дата получения дохода по зарплате — последний день месяца, и она определяется датой документа начисления.

Выплата и отражение в учёте

После начисления оформляется выплата: документы «Ведомость в банк», «Ведомость в кассу» или «Ведомость через раздатчика» в разделе «Выплаты». В ведомости укажите дату выплаты — от неё зависит срок перечисления НДФЛ. Кнопка «Заполнить» подтянет суммы к выплате по результатам начисления за минусом ранее выплаченного аванса.

Аванс в ЗУП рассчитывается документом «Начисление за первую половину месяца» либо выплачивается фиксированной суммой, заданной в кадровом документе. Выбранный способ настраивается в учётной политике и должен быть закреплён во внутренних документах организации.

Для передачи данных в бухгалтерию используется документ «Отражение зарплаты в бухучёте» (при совместной работе ЗУП и Бухгалтерии — синхронизация). Проверьте соответствие счетов учёта и статей затрат до выгрузки, иначе проводки придётся исправлять вручную.

Частые вопросы

Почему сотрудник не подтягивается в документ начисления зарплаты?

Проверьте три вещи: проведён ли приём на работу, относится ли он к той же организации, что указана в документе начисления, и не позже ли дата приёма расчётного месяца. Также убедитесь, что сотрудник не уволен до начала месяца расчёта.

Как начислить зарплату за неполный месяц?

Ничего считать вручную не нужно: если дата приёма или увольнения приходится на середину месяца, программа сама рассчитает оклад пропорционально отработанным дням по графику сотрудника. Проверьте результат в расчётном листке — там видна норма дней и фактически отработанное время.

Можно ли исправить начисление после проведения документа?

Да, если выплата и отчётность ещё не сформированы. Распроведите документ, исправьте исходные данные (кадровые документы, отклонения), затем перезаполните и проведите начисление заново. Если зарплата уже выплачена, корректировку делайте перерасчётом в следующем периоде через документ «Перерасчёт».

Как начислить разовую премию сотруднику?

Создайте документ «Премия» в разделе «Зарплата», укажите сотрудников и суммы или процент. Премия автоматически попадёт в документ «Начисление зарплаты и взносов» при его заполнении и будет обложена НДФЛ и взносами вместе с окладом.

Чем начисление в ЗУП отличается от начисления в 1С:Бухгалтерии?

ЗУП поддерживает сложные графики, все виды отклонений, удержания по исполнительным листам, сдельную оплату и полную регламентированную отчётность. В Бухгалтерии расчёт упрощённый: оклад, отпуск, больничный, НДФЛ и взносы — этого хватает небольшим организациям с простой системой оплаты труда.

Нужно ли каждый месяц создавать настройки заново?

Нет. Учётная политика, графики, виды начислений и плановые начисления сотрудников действуют постоянно. Ежемесячно создаются только документы отклонений (если были) и сам документ «Начисление зарплаты и взносов».