Другое · 12 мин
Как начислить зарплату в 1С:Комплексная автоматизация
Как начислить зарплату в 1С:Комплексная автоматизация: настройка, документы, начисления, удержания, НДФЛ и взносы, проверка расчёта и исправление ошибок.
Начисление зарплаты в 1С:Комплексная автоматизация (КА) выполняется в подсистеме «Зарплата и кадры» и строится на цепочке документов: кадровые приказы, плановые начисления, учёт отработанного времени, итоговое начисление за месяц, расчёт НДФЛ и страховых взносов, выплата. Если хотя бы одно звено отсутствует — например, сотрудник принят без назначенного оклада — расчёт будет неполным или нулевым.
Редакция КА 2 использует типовой механизм, близкий к «1С:Зарплата и управление персоналом», поэтому логика расчёта схожа: программа собирает данные из кадровых документов, табеля и отклонений, а затем рассчитывает начисления по формулам видов расчёта. Перед первым расчётом важно проверить настройки учётной политики и графики работы — именно они определяют, как программа считает норму времени и стоимость часа.
Ниже разобран полный цикл: от подготовки программы до выплаты и отражения в учёте, с проверками на каждом этапе и разбором типичных ошибок.
Подготовка: что должно быть настроено до расчёта
Прежде чем начислять зарплату, убедитесь, что заполнены базовые данные. В разделе «НСИ и администрирование» должна быть включена функциональность учёта зарплаты и кадров. В карточке организации на закладке «Учётная политика» укажите настройки расчёта: порядок учёта НДФЛ, применяемые тарифы страховых взносов, дату выплаты зарплаты.
Каждый сотрудник должен быть принят на работу документом «Приём на работу» (раздел «Кадры»). В документе обязательно указываются подразделение, должность, график работы и плановое начисление — например, «Оплата по окладу» с суммой. Без планового начисления сотрудник попадёт в расчётный документ, но сумма по нему будет нулевой.
Графики работы сотрудников настраиваются в разделе «Настройка» — «Графики работы сотрудников». Для стандартной пятидневки подойдёт предопределённый график, но проверьте, что производственный календарь заполнен на текущий период: от него зависят норма дней и часов, праздники и переносы выходных.
Что проверить перед расчётом
Документ проведён, указаны оклад и график
Сотрудник есть в справочнике, но приказа о приёме нет
Заполнен на весь расчётный год
Норма времени в расчёте нулевая или явно неверная
В учётной политике выбран актуальный вид тарифа
Взносы считаются по стандартному тарифу при праве на пониженный
Учёт отработанного времени и отклонений
По умолчанию программа считает, что сотрудник отработал все дни по своему графику. Если были отпуска, больничные, командировки или прогулы, их нужно зарегистрировать документами до итогового расчёта: «Отпуск», «Больничный лист», «Командировка», «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск без сохранения)». Эти документы одновременно рассчитывают средний заработок и вытесняют оплату по окладу за дни отсутствия.
Если в организации ведётся суммированный учёт или сотрудники работают по сменным графикам, проверьте документ «Табель» или «Данные для расчёта зарплаты» — в зависимости от принятой схемы учёта времени. При работе по графику без отклонений отдельный табель обычно не требуется: программа берёт часы из графика.
Разовые доплаты — премии, разовые начисления, материальную помощь — оформляются отдельными документами до итогового начисления. Тогда они автоматически попадут в документ «Начисление зарплаты и взносов» и в расчётный листок сотрудника.
Создание документа «Начисление зарплаты и взносов»
Основной расчёт выполняется документом «Начисление зарплаты и взносов»: раздел «Зарплата» — «Начисление зарплаты и взносов» — кнопка «Создать». Укажите месяц начисления, организацию и, при необходимости, подразделение, если нужно рассчитать не всех сразу. Дата документа обычно ставится последним днём месяца.
Нажмите кнопку «Заполнить» — программа подберёт всех сотрудников, работавших в месяце, и рассчитает начисления, удержания, НДФЛ и взносы. Если нужно рассчитать конкретных людей, используйте «Добавить» или «Подбор» и затем «Рассчитать». На закладках документа результаты распределены по разделам: «Начисления», «Удержания», «НДФЛ», «Взносы», «Займы».
- 1Введите все кадровые документы месяца: приёмы, переводы, увольнения
- 2Оформите отклонения: отпуска, больничные, командировки, отсутствия
- 3Зарегистрируйте разовые премии и удержания (исполнительные листы, займы)
- 4Создайте документ «Начисление зарплаты и взносов» за месяц
- 5Нажмите «Заполнить» и проверьте расчёт по нескольким сотрудникам вручную
- 6Проверьте закладки «НДФЛ» и «Взносы», при необходимости пересчитайте командой «Рассчитать»
- 7Проведите документ и сформируйте расчётные листки для контроля
Проверка начислений, НДФЛ и взносов
После заполнения документа откройте строку любого сотрудника двойным щелчком — программа покажет детализацию расчёта: какой вид расчёта применён, за какой период, по какой формуле. Для окладника логика проста: оклад делится на норму дней по графику и умножается на фактически отработанные дни. Если сумма не сходится, первым делом смотрите показатели «Норма дней» и «Отработано дней».
НДФЛ рассчитывается нарастающим итогом с начала года с учётом вычетов. Проверьте, что у сотрудников с детьми введены заявления на вычеты (раздел «Налоги и взносы» — «Заявления на вычеты НДФЛ»). Если налог у конкретного сотрудника заметно отличается от ожидаемого, откройте отчёт «Регистр налогового учёта по НДФЛ» и найдите месяц, где возникло расхождение.
Страховые взносы считаются на закладке «Взносы» по тарифу, указанному в учётной политике организации. Сверьте общую сумму взносов с отчётом «Анализ взносов в фонды» (раздел «Отчётность, справки»). Расхождение между базой начислений и базой взносов обычно означает, что какой-то вид расчёта имеет неверную настройку обложения взносами.
Выплата зарплаты: ведомости и банк
После проведения начисления оформляется выплата: раздел «Зарплата» — «Ведомости в банк» (при зарплатном проекте), «Ведомости в кассу» или «Ведомости через раздатчика». В документе укажите месяц, дату выплаты и нажмите «Заполнить» — программа подберёт суммы к выплате за вычетом НДФЛ и удержаний.
Если используется зарплатный проект, сначала проверьте, что в карточках сотрудников указаны лицевые счета (документ «Заявление на открытие лицевых счетов» или ручной ввод). Обмен с банком выполняется через выгрузку файла из ведомости или через прямой обмен, если он настроен. Дата ведомости важна для НДФЛ: именно она определяет дату получения дохода и срок перечисления налога.
Аванс в 1С:КА оформляется отдельно: либо фиксированной суммой или процентом через ведомость с видом выплаты «Аванс», либо расчётом за первую половину месяца — тогда создаётся документ «Начисление за первую половину месяца». Выбранный способ задаётся в настройках учётной политики и должен соответствовать правилам внутреннего трудового распорядка.
Как выбрать способ выплаты аванса
Отражение зарплаты в учёте
Финальный этап — формирование проводок. В КА 2 используется документ «Отражение зарплаты в финансовом учёте» (раздел «Регламентированный учёт» или «Финансовый результат и контроллинг», в зависимости от настроек). Документ создаётся после начисления зарплаты и взносов, заполняется автоматически и формирует проводки по начислениям, НДФЛ, взносам и удержаниям.
Способы отражения (счета затрат и аналитика) настраиваются в справочнике «Способы отражения зарплаты в финансовом учёте» и задаются для организации в целом, подразделения, должности или конкретного сотрудника. Проверьте, что у всех сотрудников способ отражения определён — иначе документ не заполнится или проводки попадут «в никуда».
После проведения отражения сверьтесь с оборотно-сальдовой ведомостью: счёт 70 должен показывать задолженность перед сотрудниками, 68.01 — НДФЛ, 69 — взносы. Расхождения между зарплатными отчётами и бухгалтерскими регистрами чаще всего означают, что отражение сделано до окончательного расчёта или кто-то перепровёл начисление после отражения.
Если расчёт не сходится: что проверять
Наиболее частая жалоба — «сотруднику начислилось не то». Алгоритм поиска причины: откройте расчётный листок сотрудника, найдите строку с неверной суммой, затем двойным щелчком по строке в документе начисления посмотрите детализацию. Программа показывает каждый показатель формулы: оклад, норму, отработанное время, проценты и коэффициенты.
Если сотрудник вообще не попал в документ, проверьте: оформлен ли приём на работу, не уволен ли он раньше начала месяца, совпадает ли организация и подразделение в документе с кадровыми данными. Если попал, но сумма нулевая — смотрите плановые начисления в кадровом документе и историю их изменений (отчёт «Изменение плановых начислений»).
Для контроля всего фонда оплаты используйте отчёты раздела «Зарплата» — «Отчёты по зарплате»: «Полная сводка начислений, удержаний и выплат», «Расчётные листки», «Анализ ФОТ». Сводка позволяет сверить начислено — удержано — к выплате одной таблицей и быстро увидеть аномалии по подразделениям.
Что важно запомнить
Начисление зарплаты в 1С:КА — это последовательность: кадровые документы и плановые начисления, отклонения и разовые выплаты, документ «Начисление зарплаты и взносов», проверка НДФЛ и взносов, ведомость на выплату, отражение в учёте. Большинство ошибок возникает из-за незаполненных исходных данных — графиков, окладов, больничных — а не из-за самого расчётного документа.
Частые вопросы
Можно ли начислить зарплату только одному подразделению?
Да. В документе «Начисление зарплаты и взносов» заполните поле «Подразделение» — тогда кнопка «Заполнить» подберёт только сотрудников этого подразделения. Это удобно, когда зарплату считают разные расчётчики или подразделения закрываются в разное время.
Почему у сотрудника в расчёте нулевая сумма?
Чаще всего в приёме на работу не назначено плановое начисление (оклад) или оно отменено кадровым переводом. Проверьте документ приёма и отчёт «Изменение плановых начислений». Вторая причина — сотрудник весь месяц был в отсутствии без сохранения оплаты, и это корректный ноль.
Как исправить ошибку в уже выплаченной зарплате?
Не редактируйте проведённый документ напрямую. Используйте документы «Доначисление, перерасчёт» или введите корректирующий документ начисления следующим месяцем — программа автоматически пересчитает НДФЛ и взносы. После исправления оформите ведомость на разницу и проверьте, не нужно ли подавать уточнённую отчётность.
Нужно ли каждый месяц вводить табель?
Нет, если сотрудники работают по стандартным графикам, а отклонения оформляются документами (отпуск, больничный). Программа сама считает отработанное время. Табель или документы ввода данных нужны при сменных графиках, почасовой оплате по факту или когда учёт времени ведётся внешними системами.
Как начислить премию, чтобы она вошла в расчёт месяца?
Создайте документ «Премия» (раздел «Зарплата») до проведения итогового начисления и укажите в нём месяц начисления. Тогда сумма премии автоматически попадёт в документ «Начисление зарплаты и взносов», в расчётный листок, в базу НДФЛ и взносов.
Чем КА отличается от ЗУП при расчёте зарплаты?
Механизм расчёта в КА 2 унаследован от ЗУП и по основным операциям совпадает: те же виды документов, формулы и отчёты. Различия — в глубине кадрового функционала: в КА упрощены некоторые возможности (например, сложные схемы мотивации, охрана труда), зато зарплата интегрирована с производственным и финансовым учётом в одной базе.