Другое · 9 мин
Как начислить зарплату уволенному сотруднику в 1С
Как оформить окончательный расчёт при увольнении в 1С:ЗУП: компенсация отпуска, удержания, НДФЛ, взносы, сроки выплаты и проверка результата.
Окончательный расчёт при увольнении — одна из самых контролируемых операций в зарплатном учёте: по статье 140 ТК РФ все суммы нужно выплатить в день увольнения, а ошибка в компенсации отпуска или НДФЛ приводит к претензиям сотрудника, штрафам трудовой инспекции и доначислениям при проверке. В 1С:Зарплата и управление персоналом весь расчёт выполняет один документ «Увольнение», но программа корректно посчитает суммы только при условии, что кадровые данные и начисления за месяц введены правильно.
Ниже разобран полный цикл: от оформления приказа до проверки расчётного листка и выплаты. Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП 8.3, но логика действий аналогична и в других конфигурациях с зарплатным блоком (1С:Комплексная автоматизация, 1С:ERP).
Что должно быть начислено при увольнении
При окончательном расчёте сотруднику положены: зарплата за фактически отработанные дни месяца увольнения, компенсация за неиспользованные дни отпуска за всё время работы, а также иные суммы, предусмотренные договором или локальными актами — премии, надбавки, выходное пособие (при сокращении или по соглашению сторон). Одновременно могут производиться удержания: за неотработанные дни отпуска, отгулянного авансом, по исполнительным листам, за не возвращённые подотчётные суммы.
Все перечисленные начисления облагаются НДФЛ, а большинство — и страховыми взносами. Исключение — компенсационные выплаты в пределах норм, например выходное пособие в пределах трёхкратного среднего месячного заработка (шестикратного для районов Крайнего Севера) взносами не облагается. Программа применяет эти правила автоматически, если виды расчёта настроены корректно.
Подготовка: что проверить до создания документа
До оформления увольнения убедитесь, что в базе нет непроведённых или ошибочных документов по сотруднику: все отсутствия (отпуска, больничные, командировки) введены, табель за месяц увольнения актуален, а начисления за предыдущие месяцы проведены. Именно из этих данных программа берёт средний заработок и остаток отпуска.
Отдельно проверьте остаток отпуска: откройте отчёт «Остатки отпусков» (Кадры → Кадровые отчёты) по сотруднику. Если остаток в отчёте не совпадает с реальным (например, сотрудник работает давно, а история отпусков в программе велась неполностью), скорректируйте его документом «Ввод остатков отпусков» до расчёта увольнения — иначе компенсация будет неверной.
Создание документа «Увольнение»
Перейдите в раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» и создайте новый документ «Увольнение». Укажите организацию, сотрудника и дату увольнения — это последний рабочий день, за который также положена зарплата. Выберите основание увольнения (например, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ — по инициативе работника) и при необходимости реквизиты приказа.
На закладке «Компенсации отпуска» программа автоматически покажет остаток дней и рассчитает компенсацию. Если сотрудник отгулял отпуск авансом, вместо компенсации появится удержание за неотработанные дни. На закладке «Начисления и удержания» документ подтянет зарплату за отработанные дни месяца, районный коэффициент, премии и действующие удержания (алименты, займы).
Если по условиям увольнения положено выходное пособие, укажите количество дней или месяцев пособия в соответствующем поле — программа рассчитает его по среднему заработку. После заполнения нажмите «Провести»: документ сформирует кадровое движение, начисления, НДФЛ и взносы одновременно.
- 1Проверьте остаток отпуска отчётом «Остатки отпусков» и при необходимости введите корректировку
- 2Создайте документ «Увольнение», укажите дату и основание
- 3Проверьте на закладках расчёт компенсации, зарплаты за месяц и удержаний
- 4Откройте по кнопке «Начислено» расшифровку среднего заработка и сверьте расчётный период
- 5Проведите документ и сформируйте расчётный листок сотрудника
- 6Создайте ведомость на выплату с датой, равной дню увольнения
Проверка расчёта перед выплатой
Не выплачивайте суммы, не сверив три ключевых показателя. Первый — средний дневной заработок: откройте расшифровку по ссылке в поле «Средний заработок» и проверьте, что в расчёт попали все месяцы и премии, а исключаемые периоды (больничные, отпуска) учтены. Второй — остаток дней отпуска: он должен совпадать с отчётом «Остатки отпусков» на дату увольнения. Третий — НДФЛ: налог с компенсации и зарплаты исчисляется полностью, округление проверяется по регистру.
Как проверить результат
Совпадает с отчётом «Остатки отпусков» на дату увольнения
Разница в днях — не введены отпуска или остатки
В расчёт включены все месяцы периода, премии учтены по правилам
Пустые месяцы, отсутствуют премии, задвоенные суммы
Налог исчислен со всех облагаемых сумм, вычеты применены корректно
НДФЛ не рассчитан или вычет применён дважды
После проверки сформируйте расчётный листок (Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок) — его нужно выдать сотруднику в день увольнения. Также подготовьте справку о заработке за два года (форма 182н отменена, но данные для СФР можно выгрузить), выписки из раздела 3 РСВ и персонифицированных сведений, а при необходимости — справку о доходах (бывшая 2-НДФЛ).
Выплата и отражение НДФЛ
Создайте ведомость на выплату (Зарплата → Ведомости в банк / в кассу) с датой, равной дню увольнения. При подборе сотрудника программа подтянет всю задолженность по окончательному расчёту. Важно, чтобы дата ведомости совпадала с фактической датой выплаты: от неё зависит срок перечисления НДФЛ и дата получения дохода для отчётности.
Если сотрудник отсутствовал в день увольнения (например, был на больничном), выплату нужно произвести не позднее следующего дня после предъявления требования о расчёте. В программе в этом случае ведомость оформляется фактической датой — это корректно и не является нарушением.
Отдельные сценарии увольнения
Увольнение с удержанием за отпуск, отгулянный авансом
Если сотрудник использовал отпуск за неотработанный рабочий год, программа в документе «Увольнение» рассчитает удержание. Учтите ограничение статьи 138 ТК РФ: общий размер удержаний при каждой выплате, как правило, не может превышать 20% суммы (50% — в случаях, предусмотренных законом). Если начисленной суммы не хватает, остаток долга сотрудник вносит добровольно — взыскать его через программу автоматически нельзя.
Увольнение по сокращению штата
При сокращении в документе укажите основание п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ и заполните поля выходного пособия и сохраняемого заработка на период трудоустройства. Выплата среднего заработка за второй и третий месяц оформляется позже отдельными документами, если бывший сотрудник подтвердит отсутствие работы.
Увольнение в середине месяца до конца расчётного периода
Документ «Увольнение» сам начисляет зарплату за отработанные дни, поэтому предварительно создавать «Начисление зарплаты и взносов» за месяц увольнения по этому сотруднику не нужно — иначе суммы задвоятся. Начисление за месяц по остальным сотрудникам проводится в обычном порядке, уволенный в него уже не попадёт.
Частые вопросы
Можно ли отменить ошибочное увольнение?
Да. Если расчёт ещё не выплачен, пометьте документ «Увольнение» на удаление или отмените проведение — программа сторнирует начисления. Если выплата прошла и НДФЛ удержан, корректировку лучше делать через отмену документов в обратном порядке (сначала ведомость, потом увольнение), чтобы регистры очистились корректно.
Как уволить сотрудника, который в отпуске или на больничном?
Уволить по собственной инициативе работодателя в период больничного нельзя, а по инициативе работника — можно. В документе «Увольнение» укажите фактическую дату; больничный, приходящийся на период до увольнения, оплачивается в обычном порядке, а листок нетрудоспособности, открытый до увольнения, оплачивается полностью даже после расторжения договора.
Что делать, если средний заработок в документе равен нулю?
Обычно это означает, что в базе нет начислений за расчётный период — например, сотрудника приняли, но зарплату ещё не начисляли, или история не перенесена. Откройте расшифровку среднего заработка и проверьте состав периода. При отсутствии данных расчёт ведётся из оклада, но корректнее ввести недостающие начисления.
Нужно ли начислять взносы на травматизм с компенсации отпуска?
Да, компенсация за неиспользованный отпуск облагается взносами на травматизм так же, как и остальными взносами. Программа начисляет их автоматически при проведении документа «Увольнение» по установленному для организации тарифу.
Как выплатить расчёт, если сотрудник уволен задним числом?
Проведите документ «Увольнение» фактической датой приказа, а ведомость оформите днём реальной выплаты. Имейте в виду, что задержка выплаты влечёт обязанность начислить компенсацию по ст. 236 ТК РФ (не ниже 1/150 ключевой ставки за каждый день просрочки) — в 1С:ЗУП для этого есть отдельный механизм расчёта компенсации за задержку зарплаты.
Что важно запомнить
Весь окончательный расчёт выполняется одним документом «Увольнение»: зарплата за отработанные дни, компенсация отпуска, НДФЛ и взносы. Перед выплатой сверьте остаток отпуска и средний заработок, не начисляйте зарплату за месяц отдельным документом и проведите выплату датой увольнения — это убережёт от доначислений, штрафов и споров с сотрудником.