Как начислить премию уволенному сотруднику в 1С:ЗУП

Приказ на премию вышел после увольнения сотрудника — и перед бухгалтером встаёт вопрос, как провести начисление в 1С:ЗУП, чтобы не исказить НДФЛ и страховые взносы. Программа позволяет начислять выплаты бывшим работникам, но результат зависит от того, закрыт ли расчётный период, в каком месяце принято решение о выплате и как настроен вид начисления: при неверных настройках получите ошибки в 6-НДФЛ и расхождения с РСВ.

Главный принцип: премия за трудовые достижения, начисленная после увольнения, всё равно относится к доходам от трудовой деятельности. Она облагается НДФЛ и страховыми взносами, а в программе оформляется отдельным документом с датой, привязанной к месяцу начисления, а не к периоду работы сотрудника.

Ниже разобраны рабочие способы начисления, настройка вида расчёта, налогообложение и контроль результата. Материал ориентирован на 1С:ЗУП редакции 3.1 — самую распространённую версию.

Когда премия уволенному начисляется правомерно и что проверить до расчёта

Право на премию после увольнения возникает, если локальный нормативный акт (положение о премировании, коллективный договор) или приказ руководителя предусматривает выплату за период, в котором сотрудник фактически работал и выполнил условия премирования. Если положение о премировании прямо исключает выплату уволенным, начисление создаёт спорную ситуацию — сначала нужно урегулировать этот вопрос с руководством и юристами.

До работы в программе проверьте три вещи: наличие приказа или иного документального основания, период, за который начисляется премия, и месяц, в котором принято решение. От месяца решения зависит, какой период расчёта будет использоваться в программе и в каком отчётном квартале выплата попадёт в 6-НДФЛ и РСВ.

Также убедитесь, что сотрудник не удалён из базы и его карточка доступна в справочнике «Сотрудники». Увольнение не блокирует карточку: она остаётся в базе со статусом уволенного, и документы по ней можно создавать.

Настройка вида начисления для премии

Прежде чем создавать документ, убедитесь, что в программе есть подходящий вид расчёта. Откройте «Настройка — Начисления» и найдите премию, предназначенную для таких случаев. Если подходящей нет, создайте новую копированием типовой премии.

Ключевые параметры вида начисления:

• Назначение — «Премия» или «Повременная оплата труда и надбавки» в зависимости от характера выплаты;
• Способ выполнения — «По отдельному документу», чтобы начисление не тянулось в ежемесячный расчёт;
• НДФЛ — код дохода 2000 (для премий за труд) с датой получения дохода «день выплаты»;
• Страховые взносы — «Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами»;
• Учёт в среднем заработке — по правилам для премий, если это требуется.

Отдельно проверьте, что начисление не настроено как «начисляется в первых месяцах работы» или с ограничением по действующему трудовому договору — такие настройки могут помешать расчёту по уволенному. Для разовых премий корректнее вариант «по отдельному документу» без привязки к плановым начислениям.

Начисление премии документом «Премия»

Основной способ — документ «Премия» (раздел «Зарплата — Премии» или «Зарплата — Все начисления», в зависимости от настроек функциональности). Если документ недоступен, включите его в «Настройка — Расчёт зарплаты», установив флажок премирования.

Порядок заполнения:

1. Создайте документ, укажите организацию и месяц начисления — текущий месяц, в котором принято решение о выплате.
2. Выберите вид премии, настроенный для таких выплат.
3. По кнопке «Подбор» или «Добавить» выберите уволенного сотрудника из справочника. В подборе снимите отбор «показывать только работающих», если он установлен.
4. Укажите сумму премии фиксированной величиной или процентом — в зависимости от настройки вида расчёта.
5. Проверьте закладку с НДФЛ и взносами: программа рассчитает налог автоматически по актуальным ставкам.
6. Проведите документ.

1. 1
   Проверьте приказ и положение о премировании
2. 2
   Создайте или проверьте вид начисления «Премия»
3. 3
   Оформите документ «Премия» текущим месяцем
4. 4
   Подберите уволенного сотрудника в табличную часть
5. 5
   Проверьте НДФЛ и взносы в документе
6. 6
   Проведите и сформируйте ведомость на выплату

Если сотрудник не появляется в подборе, откройте справочник «Сотрудники» и убедитесь, что в настройках списка отображаются уволенные. В самом документе «Премия» ограничения по статусу обычно нет — программа позволяет выбрать любого сотрудника, включая уволенных.

Альтернатива: документ «Разовое начисление»

Если документ «Премия» по каким-то причинам не подходит — например, вид расчёта настроен как разовое начисление, а не премия, — используйте «Зарплата — Разовые начисления». Механика та же: выбираете сотрудника, вид расчёта, сумму, проводите документ текущим месяцем.

Сравнение вариантов

Документ «Премия»

Подходит для премий по приказу, корректно отражает характер выплаты в отчётах и расчётных листках. Требует включённой функциональности премирования.

«Разовое начисление»

Универсальный вариант для любых разовых выплат. Менее нагляден в аналитике премирования, но технически даёт тот же расчёт.

Доначисление в прошлом периоде

Не рекомендуется: пересчёт закрытых периодов требует корректировки отчётности и создаёт лишние риски ошибок.

Начислять премию через «Начисление зарплаты и взносов» за прошлый месяц, когда сотрудник ещё работал, — плохая идея, если период уже закрыт и отчётность сдана. Правильный подход: начисление в месяце принятия решения, выплата — в том же или следующем месяце отдельной ведомостью.

Выплата премии и отражение в отчётности

Выплата оформляется стандартной ведомостью: «Выплаты — Ведомости в банк» (или в кассу, на счета). При заполнении ведомости по кнопке «Заполнить» программа подберёт долг перед уволенным сотрудником, если настроена выплата бывшим работникам. Если автозаполнение не срабатывает, добавьте сотрудника вручную через «Подбор».

Для НДФЛ датой фактического получения дохода по премии считается день выплаты. Поэтому в 6-НДФЛ премия попадёт в тот квартал, когда деньги реально перечислены, а не когда начислены. Срок перечисления налога — стандартный: не позднее дня, следующего за выплатой (в рамках текущих правил уведомлений и платежей по НДФЛ).

Страховые взносы начисляются в месяце начисления премии и попадают в РСВ за соответствующий период. Уволенный сотрудник включается в персонифицированные сведения и раздел 3 РСВ за период начисления, даже если на его дату он уже не работает.

Проверка результата и типичные ошибки

После проведения документов сформируйте расчётный листок по уволенному сотруднику («Зарплата — Отчёты по зарплате — Расчётный листок») и сверьте: сумма премии, удержанный НДФЛ, итог к выплате. Затем проверьте отчёты «Анализ НДФЛ» и «Анализ взносов» — выплата должна быть видна в обоих.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчётный листок сотрудника

Норма

Премия, НДФЛ и сумма к выплате присутствуют и сходятся

Тревожный признак

Начисления нет или НДФЛ равен нулю без основания

Ведомость на выплату

Норма

Сотрудник заполнился, сумма совпадает с документом

Тревожный признак

Сотрудник не подбирается — проверьте статус и задолженность

Отчёт «Анализ взносов»

Норма

Премия в облагаемой базе месяца начисления

Тревожный признак

База не увеличилась — неверная настройка вида расчёта

Ещё одна частая проблема — попытка провести документ «Премия» датой до увольнения, когда период закрыт. Программа может потребовать механизм доначислений прошлого периода. Если период закрыт и отчётность сдана, начисляйте текущей датой: это и проще, и методологически корректнее.

Частые вопросы

Можно ли выплатить премию, если сотрудник уволен несколько месяцев назад?

Да, срок давности по таким выплатам не ограничивает техническую возможность в программе. Карточка сотрудника остаётся в базе, начисление и выплата оформляются текущим месяцем. Главное — документальное основание и отсутствие запрета в локальных актах.

Нужно ли делать перерасчёт компенсации отпуска из-за премии?

Если премия относится к периодам, учтённым в расчёте среднего заработка при увольнении, и по правилам учёта премий она должна входить в средний заработок, компенсацию за неиспользованный отпуск может потребоваться пересчитать и доплатить разницу. Это зависит от вида премии и периода, за который она начислена.

Сотрудник не выбирается в документе «Премия». Что делать?

Проверьте, что в подборе снят фильтр «только работающие», а в справочнике «Сотрудники» включено отображение уволенных. Также убедитесь, что карточка сотрудника не помечена на удаление и по ней не создан дубликат.

Какой код дохода НДФЛ указывать для премии уволенному?

Для премий за трудовые результаты применяется код дохода 2000 с датой получения дохода в день выплаты. Коды для материальной помощи или необлагаемых выплат использовать нельзя — это занизит налоговую базу.

Попадёт ли уволенный в РСВ после начисления премии?

Да. В расчёте по страховым взносам за период начисления сотрудник отражается с суммой премии и начисленными взносами, включая персонифицированный раздел. Отсутствие трудовых отношений на дату отчёта роли не играет.

Можно ли начислить премию сразу вместе с окончательным расчётом при увольнении?

Да, если решение о премировании принято до увольнения. Тогда премию включают в документ «Увольнение» или начисляют отдельным документом тем же месяцем, и она выплачивается в день увольнения вместе с остальными суммами.