Расходы на оплату труда в 1С: где посмотреть и как проанализировать

Расходы на оплату труда в 1С хранятся в нескольких местах одновременно: в кадрово-расчётной части (начисления, взносы, НДФЛ) и в бухгалтерском учёте (проводки по счетам 70, 69, 68.01 и затратные счета 20, 25, 26, 44). Из-за этого у пользователей возникает вопрос, где именно смотреть итоговую сумму и почему цифры в разных отчётах не совпадают.

Быстрый ответ зависит от конфигурации. В «1С:Зарплата и управление персоналом» основные данные дают отчёты «Анализ ФОТ», «Полный свод начислений, удержаний и выплат» и «Анализ взносов в фонды». В «1С:Бухгалтерии» расходы на оплату труда видны через оборотно-сальдовую ведомость и анализ счетов 70 и затратных счетов, куда зарплата отнесена документом «Отражение зарплаты в бухучёте».

Ниже разобраны конкретные пути в меню, варианты для разных конфигураций, способы проверить корректность цифр и типичные причины расхождений между зарплатными и бухгалтерскими отчётами.

Что входит в расходы на оплату труда и почему цифры различаются

Прежде чем искать отчёт, определите, какой именно показатель нужен. Под «расходами на оплату труда» обычно понимают одно из трёх: фонд оплаты труда (ФОТ) — все начисления сотрудникам до удержаний; сумму к выплате «на руки»; полные затраты работодателя, включая страховые взносы. Это разные величины, и в 1С они выводятся разными отчётами.

Например, «Анализ ФОТ» показывает начисленную зарплату, а «Налоги и взносы (кратко)» — взносы. Полная нагрузка на работодателя получается сложением этих сумм. Если сравнивать ФОТ с оборотом по счёту 70 в бухгалтерии, цифры совпадут только при корректном отражении зарплаты в учёте и отсутствии ручных операций.

Где посмотреть расходы на оплату труда в 1С:ЗУП

В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» откройте раздел «Отчёты, справки». Основные отчёты находятся в группах «Зарплата» и «Налоги и взносы». Наиболее информативные:

• «Полный свод начислений, удержаний и выплат» — общая сумма начислений, удержаний (НДФЛ, алименты), взносов и выплат за период с группировкой по сотрудникам или подразделениям;
• «Анализ ФОТ по сотрудникам» — детализация начислений по видам расчёта и сотрудникам;
• «Анализ ФОТ по подразделениям» — распределение расходов по структуре организации;
• «Анализ взносов в фонды» — начисленные страховые взносы по каждому сотруднику и фонду.

Установите период, при необходимости отбор по организации или подразделению, и нажмите «Сформировать». В настройках отчёта (кнопка «Настройки» или «Ещё → Изменить вариант») можно добавить группировку по статьям финансирования или способам отражения в учёте — это важно, если зарплата распределяется на разные затратные счета.

1. 1
   Откройте раздел «Отчёты, справки» → «Полный свод начислений, удержаний и выплат».
2. 2
   Укажите период и организацию, нажмите «Сформировать».
3. 3
   Найдите строку «Всего начислено» — это ФОТ за период.
4. 4
   Откройте «Анализ взносов в фонды» за тот же период и возьмите итог по взносам.
5. 5
   Сложите обе суммы — получите полные расходы работодателя на персонал.

Где смотреть расходы на оплату труда в 1С:Бухгалтерии

Если зарплата ведётся непосредственно в «1С:Бухгалтерии» (раздел «Зарплата и кадры») или синхронизируется из ЗУП, расходы видны в стандартных бухгалтерских отчётах. Основной инструмент — оборотно-сальдовая ведомость (раздел «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость»).

Смотрите следующие счета:

• 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда» — кредитовый оборот показывает начисленную за период зарплату;
• 69 «Расчёты по социальному страхованию и обеспечению» — кредитовый оборот отражает начисленные взносы;
• 20, 25, 26, 44 — дебетовые обороты с аналитикой по статье затрат «Оплата труда» показывают, на какие расходы отнесена зарплата.

Для детализации используйте «Анализ счёта» по счёту 70 или карточку счёта — там видно, какими документами сформированы суммы. Если зарплата отражается документом «Отражение зарплаты в бухучёте» (в ЗУП) или «Отражение зарплаты в регламентированном учёте», проводки формируются автоматически при переносе данных.

Как проверить расходы через затратные счета

Бухгалтеру часто нужна не просто сумма начислений, а то, как зарплата легла на себестоимость. Откройте «Анализ счёта» по счёту 20 (или 25, 26, 44) за период и разверните аналитику по статьям затрат. Статья «Оплата труда» и «Страховые взносы» (названия могут отличаться в зависимости от настройки плана счетов) покажут суммы, отнесённые на данный вид расходов.

Проверьте настройку способов отражения зарплаты: в ЗУП это справочник «Способы отражения зарплаты в бухгалтерском учёте», где для каждого способа указан счёт дебета и статья затрат. Если способ не заполнен или выбран неверно, зарплата может попадать не на тот счёт, и картина расходов исказится.

Контрольные точки

Как проверить корректность данных

ФОТ в ЗУП против кредитового оборота счёта 70 в Бухгалтерии

Норма

Суммы совпадают за один и тот же период

Тревожный признак

Есть разница — ищите ручные проводки или непроведённый документ отражения

Взносы в отчёте «Анализ взносов» против оборота счёта 69

Норма

Обороты равны

Тревожный признак

Расхождение — возможно, документ отражения сформирован до пересчёта взносов

Аналитика по статьям затрат на счетах 20/26/44

Норма

Каждая сумма зарплаты привязана к статье «Оплата труда»

Тревожный признак

Часть сумм висит без статьи или на непрофильной статье

Отчёты для руководителя: динамика и структура ФОТ

Для управленческого анализа в ЗУП полезны отчёты «Динамика численности и ФОТ» и «Штатное расписание» с колонкой планового ФОТ. Первый показывает изменение фонда оплаты труда по месяцам, второй — плановые расходы исходя из окладов и надбавок по штатному расписанию.

Сравнение планового ФОТ из штатного расписания с фактическим из «Анализа ФОТ» позволяет увидеть перерасход: сверхурочные, премии вне плана, оплату отсутствий. Расхождение само по себе не ошибка — плановый ФОТ не учитывает разовые начисления, но систематическое превышение требует анализа причин.

Типичные ошибки и расхождения

Чаще всего пользователи сталкиваются с тем, что суммы в ЗУП и Бухгалтерии не сходятся. Причины обычно типовые: документ «Отражение зарплаты в бухучёте» не проведён или проведён не за тот период; в бухгалтерии есть ручные операции по счёту 70; после переноса данных зарплата была пересчитана, а отражение не обновлено.

Вторая группа ошибок — неверная настройка способов отражения: вся зарплата падает на один счёт (например, 26), хотя часть сотрудников относится к производству. Третья — попытка считать расходы по выплаченным суммам: выплаты зависят от авансов, удержаний и долгов прошлых периодов и не равны начислениям.

Частые вопросы

Где в 1С:Бухгалтерии посмотреть зарплату конкретного сотрудника?

Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Зарплата» → отчёт «Расчётный листок» или «Расчётные листки» и выберите сотрудника. Либо сформируйте карточку счёта 70 с отбором по сотруднику — там будут все начисления, удержания и выплаты с документами-основаниями.

Почему «Анализ ФОТ» и оборотка по счёту 70 показывают разные суммы?

Проверьте, проведён ли документ «Отражение зарплаты в бухучёте» за нужный период, нет ли ручных операций по счёту 70 и не пересчитывалась ли зарплата после переноса данных в бухгалтерию. Также убедитесь, что оба отчёта сформированы по одной организации и за одинаковый период.

Как посмотреть расходы на оплату труда по подразделениям?

В ЗУП используйте отчёт «Анализ ФОТ по подразделениям» или «Полный свод» с группировкой по подразделениям. В Бухгалтерии — оборотно-сальдовую ведомость или анализ счёта 70 с группировкой по субконто «Подразделения», если такая аналитика включена в плане счетов.

Входит ли НДФЛ в расходы на оплату труда?

НДФЛ удерживается из начисленной зарплаты сотрудника, поэтому он уже входит в ФОТ и не является дополнительным расходом работодателя. Дополнительной нагрузкой являются только страховые взносы, которые начисляются сверх ФОТ за счёт работодателя.

Как выгрузить данные о расходах на оплату труда в Excel?

Сформируйте нужный отчёт (например, «Полный свод» или оборотно-сальдовую ведомость), затем используйте «Ещё → Сохранить», «Файл → Сохранить как» или кнопку сохранения табличного документа и выберите формат Excel. Структура отчёта и итоги сохранятся.

Где посмотреть плановый ФОТ до начисления зарплаты?

В ЗУП откройте раздел «Кадры» → «Штатное расписание» и включите отображение итогового ФОТ по позициям. Также доступен отчёт «Анализ штатного расписания», который показывает плановые расходы с учётом надбавок и вакансий.