Как начислить материальную помощь в 1С

Материальная помощь в 1С: Зарплата и управление персоналом 3.1 начисляется отдельным видом расчета через документ «Материальная помощь» либо «Премия» — в зависимости от того, как настроена программа. Прежде чем проводить выплату, нужно убедиться, что в базе существует корректный вид начисления с правильными настройками НДФЛ и страховых взносов: именно от них зависит, попадет ли сумма в расчет 6-НДФЛ, РСВ и ведомости на выплату.

Ошибки при начислении матпомощи встречаются часто: неправильный код дохода по НДФЛ, лишнее обложение взносами, неверный период выплаты. Исправлять такие ошибки приходится через сторнирование и уточненные отчеты, поэтому разумнее один раз проверить настройки, чем потом разбираться с налоговой.

Ниже разобран полный цикл: от проверки вида начисления до выплаты и контроля отражения в учете. Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП 3.1, но общая логика применима и к 1С:Бухгалтерии 8 — отличия указаны отдельно.

Проверьте, есть ли вид начисления «Материальная помощь»

В типовой конфигурации вид начисления для матпомощи обычно уже создан. Откройте раздел «Настройка» → «Начисления» и найдите в списке «Материальная помощь». Если начисление есть — проверьте его настройки, если нет — создайте новое кнопкой «Создать».

Ключевые параметры, которые нужно проконтролировать: на вкладке «Основное» назначение начисления — «Материальная помощь», начисление выполняется «По отдельному документу», вид документа — «Материальная помощь». Формула обычно не используется: сумма вводится вручную в документе.

Если в организации несколько видов матпомощи — например, к отпуску, при рождении ребенка, в связи со смертью родственника — имеет смысл создать отдельные начисления под каждый случай. У них различаются коды дохода по НДФЛ и обложение взносами, и смешивать их в одном виде расчета нельзя.

Настройте НДФЛ и страховые взносы

Налоговая настройка — самая ответственная часть. На вкладке «Налоги, взносы, учет» вида начисления укажите код дохода по НДФЛ. Для обычной материальной помощи работнику это код 2760 с вычетом (необлагаемый лимит — 4000 рублей в год на одного работника). Для помощи при рождении (усыновлении) ребенка, выплаченной в первый год, — код 2762, необлагаемый лимит — 50 000 рублей на каждого ребенка. Для помощи в связи со смертью члена семьи — код 2790, полностью необлагаемая.

По страховым взносам выберите вид дохода, соответствующий ситуации. Материальная помощь в пределах 4000 рублей в год, а также единовременная помощь при рождении ребенка (до 50 000 рублей) и в связи со смертью члена семьи взносами не облагается. В программе это выражается выбором соответствующего вида дохода по страховым взносам — «Материальная помощь, частично облагаемая страховыми взносами» или полностью необлагаемый вариант.

Неверный код дохода — самая частая причина расхождений в 6-НДФЛ и РСВ. Если сомневаетесь в правильном коде для вашей ситуации, сверьтесь с приказом ФНС, утверждающим перечень кодов доходов и вычетов, и с положениями ст. 217 и ст. 422 НК РФ.

Создайте документ «Материальная помощь»

Перейдите в раздел «Зарплата» → «Материальная помощь» и создайте новый документ. Заполните организацию, дату и месяц начисления. Добавьте сотрудника или нескольких сотрудников кнопкой «Добавить» или «Подбор» и укажите сумму помощи каждому.

В документе обратите внимание на поле выплаты: если помощь выплачивается в межрасчетный период (не с зарплатой), выберите соответствующий вариант выплаты — «В межрасчетный период». Тогда программа предложит сразу сформировать ведомость. Если выплата планируется с зарплатой, выберите «С зарплатой» — сумма попадет в общую ведомость за месяц.

При проведении документа программа автоматически рассчитает НДФЛ с учетом необлагаемого лимита и начислит взносы, если они предусмотрены настройкой. Сумму налога можно увидеть прямо в документе или через ссылку печати расчетного листка.

1. 1
   Проверьте или создайте вид начисления с верными кодами НДФЛ и взносов
2. 2
   Откройте «Зарплата» → «Материальная помощь», создайте документ
3. 3
   Укажите организацию, месяц начисления, сотрудников и суммы
4. 4
   Выберите порядок выплаты: в межрасчетный период или с зарплатой
5. 5
   Проведите документ и проверьте рассчитанный НДФЛ
6. 6
   Сформируйте ведомость на выплату с видом «Материальная помощь»

Выплатите помощь через ведомость

Начисление само по себе не означает выплату денег. Для выплаты создайте ведомость: раздел «Выплаты» → «Ведомости в банк» (или «В кассу», «Через раздатчика» — в зависимости от способа). В поле «Выплачивать» выберите «Материальная помощь», иначе программа подтянет долг по зарплате, а не по помощи.

Нажмите «Заполнить» — в табличную часть попадут сотрудники с начисленными, но не выплаченными суммами. Проверьте колонку НДФЛ: при межрасчетной выплате налог перечисляется вместе с выплатой, и ведомость должна содержать удержанный НДФЛ.

Если в ведомости сумма пустая или меньше ожидаемой, проверьте, совпадает ли месяц выплаты с месяцем начисления и не была ли помощь уже выплачена другой ведомостью. Увидеть задолженность можно в отчете «Зарплата» → «Задолженность по зарплате».

Проверьте отражение в учете и отчетности

После проведения всех документов сформируйте расчетный листок сотрудника («Зарплата» → «Отчеты по зарплате» → «Расчетный листок»): материальная помощь должна отображаться отдельной строкой, а НДФЛ — с учетом примененного вычета.

Проверьте регистры налогового учета через отчет «Налоги и взносы» → «Анализ НДФЛ по документам-основаниям» или карточку налогового учета. Убедитесь, что код дохода и сумма вычета соответствуют ожиданиям. В РСВ материальная помощь отражается в приложении 2 к разделу 1 с выделением необлагаемой части.

Для отражения в бухучете используйте документ «Отражение зарплаты в бухучете» за соответствующий месяц. Способ отражения матпомощи (счет затрат, обычно 91.02 или счета затрат на производство — по учетной политике) задается в настройках способов отражения зарплаты.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчетный листок сотрудника

Норма

Матпомощь отдельной строкой, НДФЛ с учетом лимита 4000 руб.

Тревожный признак

Помощь включена в оклад или НДФЛ посчитан со всей суммы

Ведомость на выплату

Норма

Вид выплаты «Материальная помощь», суммы заполнены

Тревожный признак

Пустая табличная часть или подтянулась зарплата

Анализ НДФЛ

Норма

Код дохода 2760/2762/2790, есть сумма вычета

Тревожный признак

Код 2000 (оплата труда) или вычет отсутствует

Особые ситуации и начисление в 1С:Бухгалтерии

Материальная помощь при рождении ребенка

Создайте отдельный вид начисления с кодом дохода 2762 и необлагаемым лимитом 50 000 рублей на ребенка. Важно: чтобы льгота применилась, выплата должна быть произведена в течение первого года жизни ребенка, а у работника должны быть документы, подтверждающие рождение. Если оба родителя работают в вашей организации, лимит считается по каждому из них отдельно на основании справки о том, получал ли второй родитель аналогичную помощь.

Начисление в 1С:Бухгалтерии 8

В 1С:Бухгалтерии нет отдельного документа «Материальная помощь». Создайте новый вид начисления в разделе «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Начисления», задайте код НДФЛ и обложение взносами. Затем начислите сумму документом «Начисление зарплаты», добавив сотрудника вручную и выбрав созданное начисление. Выплата оформляется ведомостью и банковской выпиской или кассовым документом.

Если вид начисления недоступен

Если при создании начисления нет нужного назначения «Материальная помощь», проверьте настройку расчета зарплаты: «Настройка» → «Расчет зарплаты» → ссылка «Настройка состава начислений и удержаний». Включите флажок, отвечающий за материальную помощь, — после этого нужные назначения и документы станут доступны.

Частые вопросы

Облагается ли материальная помощь НДФЛ полностью?

Нет. Обычная материальная помощь работнику не облагается НДФЛ в пределах 4000 рублей за календарный год (код дохода 2760). Сумма сверх лимита облагается по ставке, применяемой к доходам работника. Отдельные виды помощи — при рождении ребенка и в связи со смертью члена семьи — имеют собственные льготы.

Нужно ли начислять страховые взносы на материальную помощь?

В пределах необлагаемых лимитов (4000 рублей в год, до 50 000 рублей при рождении ребенка, полностью при смерти члена семьи) взносы не начисляются. Сумма сверх лимита облагается взносами в общем порядке. В программе это контролируется видом дохода по страховым взносам в настройках начисления.

Как выплатить материальную помощь бывшему сотруднику?

Для уволенного работника в ЗУП 3.1 используется документ «Выплата бывшим сотрудникам» (раздел «Зарплата»). Вид начисления настраивается аналогично, но учтите: льготы по НДФЛ для помощи уволенным применяются с ограничениями — например, необлагаемый лимит 4000 рублей действует, а льгота при рождении ребенка применима только при соблюдении условий ст. 217 НК РФ.

Почему в ведомости не заполняется сумма материальной помощи?

Чаще всего причины три: в ведомости выбран неверный вид выплаты (должна быть «Материальная помощь», а не «Зарплата за месяц»), месяц выплаты не совпадает с месяцем начисления, или сумма уже выплачена другой ведомостью. Проверьте задолженность отчетом «Задолженность по зарплате».

Можно ли начислить материальную помощь вместе с отпускными?

Да. Если помощь положена к отпуску по локальным актам, ее можно начислить прямо в документе «Отпуск» — на вкладке начислений добавьте строку с видом «Материальная помощь», если эта возможность включена в настройках. Либо оформите отдельный документ «Материальная помощь» с выплатой вместе с отпускными.

Что делать, если материальную помощь начислили ошибочно?

Не удаляйте проведенный документ из закрытого периода. Используйте документ «Сторнирование начислений» (раздел «Зарплата») — он создаст отрицательные записи по начислению, НДФЛ и взносам. Если выплата уже прошла, сумму придется удержать или оформить возврат, а в отчетность подать уточненные расчеты.