Как начислить аванс в 1С: пошаговая инструкция

Аванс — это оплата труда за первую половину месяца, которую работодатель обязан выплатить сотрудникам в установленные сроки. В 1С порядок его начисления зависит от конфигурации: в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) есть полноценные документы расчёта за первую половину месяца, а в 1С:Бухгалтерии аванс чаще всего выплачивается фиксированной суммой без полноценного расчёта.

Главный вопрос, который нужно решить до настройки, — как именно считать аванс: фиксированной суммой, процентом от оклада или по фактически отработанному времени за первую половину месяца. От этого выбора зависят документы, проводки и порядок удержания НДФЛ. Ниже разобраны оба основных сценария — для ЗУП и для Бухгалтерии.

Какие способы расчёта аванса существуют и какой выбрать

Законодательство требует выплачивать зарплату не реже чем каждые полмесяца, но не фиксирует точный метод расчёта аванса. На практике применяются три подхода, и каждый поддерживается в 1С.

Фиксированная сумма. Сотруднику каждый месяц выплачивается одна и та же сумма. Просто в администрировании, но есть риск: если сотрудник отработал мало дней в первой половине месяца, аванс может оказаться больше причитающейся суммы, и переплату придётся удерживать.

Процент от оклада. Например, 40% от месячного оклада. Компромиссный вариант: расчёт предсказуем, но всё равно не учитывает фактически отработанное время, поэтому возможны переплаты при отпусках и больничных в первой половине месяца.

Расчёт за фактически отработанное время. Самый точный и безопасный с точки зрения проверок способ: программа считает оплату по табелю за первую половину месяца. В 1С:ЗУП это штатный режим документа «Начисление за первую половину месяца».

Сравнение вариантов расчёта аванса

Фиксированная сумма

Подходит для стабильных графиков без частых отсутствий. Риск переплаты при больничных и отпусках в первой половине месяца.

Процент от оклада

Подходит для окладных сотрудников со стабильной занятостью. Не учитывает фактическое время, возможны корректировки при окончательном расчёте.

По отработанному времени

Самый точный вариант, рекомендуется при сменных графиках и частых отсутствиях. Требует актуального табеля за первую половину месяца.

Настройка способа расчёта аванса в 1С:ЗУП

Прежде чем начислять аванс, проверьте настройки программы. Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты и настройки организации» (или «Настройка» → «Организации» → вкладка «Учётная политика и другие настройки») и убедитесь, что указаны даты выплаты аванса и зарплаты. Эти даты используются в ведомостях и в отчёте 6-НДФЛ.

Способ расчёта аванса задаётся в карточке сотрудника или в кадровых документах: «Приём на работу», «Кадровый перевод», «Изменение оплаты труда». Найдите поле «Аванс» и выберите вариант: «Фиксированной суммой», «Процентом от тарифа» или «Расчётом за первую половину месяца». Если поле не заполнено, программа может не включить сотрудника в расчёт аванса.

Для массового изменения удобно использовать документ «Изменение аванса» (раздел «Зарплата» или «Кадры», в зависимости от версии). Он позволяет установить новый способ расчёта сразу группе сотрудников с указанной даты.

Начисление аванса документом «Начисление за первую половину месяца»

Основной рабочий инструмент в ЗУП — документ «Начисление за первую половину месяца» (раздел «Зарплата»). Он рассчитывает оплату по окладу, тарифу и постоянным надбавкам за период с 1-го по 15-е число с учётом фактически отработанного времени и зарегистрированных отсутствий.

Порядок работы с документом:

1. Откройте «Зарплата» → «Начисления за первую половину месяца» и создайте новый документ.
2. Укажите организацию, подразделение (если расчёт ведётся по подразделениям) и месяц начисления.
3. Нажмите кнопку «Заполнить» — программа подберёт всех сотрудников, у которых настроен аванс расчётом за первую половину месяца, и рассчитает суммы.
4. Проверьте колонки «Отработано», «Начислено» и «НДФЛ». При необходимости откройте расшифровку по сотруднику кнопкой «Показать подробности расчёта».
5. Проведите документ. После проведения суммы попадут в ведомости на выплату.

Документ рассчитывает и НДФЛ с аванса — согласно действующим правилам налог исчисляется на дату фактического получения дохода, и аванс не является исключением. Удержанный налог будет перечислен при выплате вместе с суммой аванса.

1. 1
   Проверьте, что у сотрудников заполнено поле «Аванс» в кадровых документах
2. 2
   Убедитесь, что отсутствия за первую половину месяца зарегистрированы (отпуска, больничные, командировки)
3. 3
   Создайте «Начисление за первую половину месяца» и заполните его кнопкой «Заполнить»
4. 4
   Проверьте суммы, НДФЛ и отработанное время по каждому сотруднику
5. 5
   Проведите документ и создайте ведомость на выплату с характером «Аванс»
6. 6
   Выплатите аванс и проведите ведомость, проверьте перечисление НДФЛ

Выплата аванса: ведомости и НДФЛ

Начисленный аванс выплачивается ведомостью: «Ведомость в банк», «Ведомость в кассу» или «Ведомость через раздатчика» — в зависимости от способа выплаты в организации. Создайте ведомость из раздела «Выплаты» или прямо из документа начисления по кнопке «Выплатить».

Ключевой момент — поле «Выплачивать» (или «Характер выплаты»). В нём нужно выбрать значение «Аванс». Тогда ведомость подберёт именно суммы, начисленные за первую половину месяца, а не остатки по зарплате или другим выплатам. Дата ведомости должна совпадать с фактической датой выплаты — от неё зависит отражение дохода и НДФЛ в отчётности.

После проведения ведомости проверьте, что НДФЛ отразился как удержанный и попал в сроки перечисления. В ЗУП это видно в отчётах «Анализ НДФЛ по датам получения доходов» и «Расчётный листок» сотрудника.

Как начислить аванс в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии нет отдельного документа расчёта аванса за первую половину месяца — типовой механизм рассчитан на выплату аванса фиксированной суммой. Размер аванса задаётся в карточке сотрудника (раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники», поле «Аванс») или в документе «Приём на работу».

Порядок действий такой:

1. Убедитесь, что в карточке каждого сотрудника заполнено поле «Аванс» (сумма или процент).
2. Создайте документ «Ведомость на выплату зарплаты» (раздел «Зарплата и кадры» → «Ведомости к выдаче зарплаты»).
3. В поле «Выплачивать» выберите «Аванс», укажите месяц и дату выплаты.
4. Нажмите «Заполнить» — табличная часть заполнится сотрудниками с суммами аванса.
5. Проведите ведомость, затем оформите факт выплаты: расходный кассовый ордер при выплате из кассы или списание с расчётного счёта при перечислении на карты.

Проводки по выплате аванса формируются автоматически: Дт 70 Кт 50 (51) на выплаченную сумму. Окончательный расчёт за месяц выполняется документом «Начисление зарплаты», который учтёт уже выплаченный аванс и рассчитает сумму к доплате.

В 1С:Бухгалтерии аванс выплачивается без расчёта по отработанному времени, поэтому безопаснее задавать его умеренной суммой — например, около 40% от оклада. Если сотрудник ушёл на больничный в начале месяца, скорректируйте сумму аванса в ведомости вручную до проведения.

Проверка результата и типичные ошибки

После начисления и выплаты аванса убедитесь, что все данные сошлись. Основные контрольные точки: расчётный листок сотрудника, оборотно-сальдовая ведомость по счёту 70 и отчёты по НДФЛ.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчётный листок сотрудника

Норма

Видны начисление за первую половину месяца и выплата аванса, долга на конец периода нет

Тревожный признак

Аванс начислен, но не выплачен, либо сумма выплаты не совпадает с начислением

ОСВ по счёту 70

Норма

После выплаты аванса сальдо по сотруднику равно нулю или небольшой кредиторской задолженности до окончательного расчёта

Тревожный признак

Дебетовое сальдо — признак переплаты аванса

Отчёт по НДФЛ

Норма

Налог с аванса исчислен и удержан на дату выплаты

Тревожный признак

НДФЛ с аванса отсутствует или завис в статусе «исчисленный, но не удержанный»

На практике чаще всего встречаются несколько повторяющихся ошибок.

Если обнаружили переплату аванса, не спешите удерживать её вручную: в ЗУП излишне выплаченные суммы автоматически учтутся при окончательном расчёте зарплаты за месяц. Ручные корректировки долга по счёту 70 без документов-оснований приводят к расхождениям между учётными данными и отчётностью.

Частые вопросы

Обязательно ли начислять аванс отдельным документом, или можно просто выплатить деньги?

Формально аванс — это часть зарплаты, поэтому он должен быть отражён в учёте. В ЗУП корректный путь — документ «Начисление за первую половину месяца» плюс ведомость. В Бухгалтерии аванс отражается ведомостью на выплату, а начисление происходит в конце месяца документом «Начисление зарплаты». Выплата денег «мимо» документов приведёт к расхождениям в учёте и отчётности.

Нужно ли удерживать НДФЛ с аванса?

Да. НДФЛ исчисляется на дату фактического получения дохода, и аванс признаётся доходом в день его выплаты. Поэтому налог с аванса исчисляется и удерживается при выплате, а перечисляется в установленные сроки. В 1С:ЗУП это происходит автоматически при проведении документа начисления и ведомости.

Сотрудник не попал в документ «Начисление за первую половину месяца». Что проверить?

В первую очередь откройте карточку сотрудника и проверьте поле «Аванс»: должен быть выбран способ «Расчётом за первую половину месяца». Затем убедитесь, что сотрудник работает в указанных в документе организации и подразделении и что на период расчёта у него есть действующее рабочее место. Если сотрудник был принят после 15-го числа, в расчёт за первую половину он не попадёт.

Что делать, если аванс оказался больше, чем сотрудник заработал за первую половину месяца?

Ничего исправлять вручную не нужно: при окончательном расчёте зарплаты за месяц программа учтёт выплаченный аванс, и сумма к выплате уменьшится. Если переплата систематическая, пересмотрите способ расчёта аванса — перейдите с фиксированной суммы на расчёт по отработанному времени или снизьте процент от оклада.

Можно ли выплатить аванс раньше или позже установленной даты?

Дата выплаты аванса закрепляется во внутренних документах организации, и её следует соблюдать. Выплата позже установленного срока — это нарушение сроков оплаты труда с риском претензий и штрафов. Если дата выплаты меняется, внесите изменения во внутренние документы и в настройки программы, чтобы даты в ведомостях и отчётности были корректными.

Как начислить аванс сотруднику, который весь первую половину месяца был в отпуске?

Если аванс рассчитывается по отработанному времени, документ «Начисление за первую половину месяца» при наличии введённого отпуска посчитает сотруднику нулевую сумму — и это корректно, так как отпускные уже выплачены. Если аванс фиксированный, сумму в ведомости нужно скорректировать вручную, иначе возникнет переплата, которую придётся зачитывать при окончательном расчёте.