Другое · 9 мин
Как выплачивать аванс в 1С: настройка и пошаговая инструкция
Как начислить и выплатить аванс в 1С:ЗУП: фиксированная сумма, процент от оклада, расчёт за первую половину месяца. Настройки, документы, ошибки.
Аванс по зарплате — обязательная выплата за первую половину месяца, и в 1С:Зарплата и управление персоналом (далее — 1С:ЗУП) для него предусмотрено три подхода: фиксированная сумма, процент от планового начисления и полноценный расчёт за отработанное время. Выбор способа определяется учётной политикой организации и требованиями Трудового кодекса: зарплата должна выплачиваться не реже чем каждые полмесяца, а размер аванса не может быть произвольно занижен.
Ошибки в выплате аванса встречаются часто: компания платит «круглую сумму» без расчёта, не удерживает НДФЛ при промежуточных выплатах там, где это требуется, или не синхронизирует даты ведомости с датой фактической выплаты. Результат — расхождения в отчётах 6-НДФЛ и претензии со стороны сотрудников и проверяющих.
Ниже разобраны настройки учётной политики, все три способа расчёта аванса, порядок формирования ведомостей, удержание НДФЛ и типовые проблемы с их решением. Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП редакции 3.1 — наиболее распространённую конфигурацию для расчёта зарплаты.
Какие способы выплаты аванса поддерживает 1С:ЗУП
Программа предлагает три варианта, и выбор между ними — не вопрос удобства, а вопрос рисков. Фиксированная сумма проста, но не учитывает фактическое отсутствие сотрудника: если человек болел всю первую половину месяца, аванс всё равно будет выплачен, и вернуть переплату бывает сложно.
Процент от планового начисления (например, 40% от оклада) частично сглаживает проблему, но тоже не привязан к табелю. Расчёт за первую половину месяца — самый корректный способ: программа берёт данные табеля с 1 по 15 число и начисляет аванс пропорционально отработанным дням.
Сравнение способов расчёта аванса
Подходит для небольших штатов со стабильной занятостью. Риск переплаты при болезни или отпуске сотрудника в первой половине месяца.
Компромисс между простотой и справедливостью. Всё ещё не учитывает фактические отсутствия.
Самый точный вариант: учитывает табель, отпуска и больничные. Требует своевременного ведения учёта рабочего времени.
Настройка учётной политики перед первой выплатой
Способ расчёта аванса задаётся в карточке организации. Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» → вкладка «Учётная политика и другие настройки» → ссылка «Бухучёт и выплата зарплаты». В поле «Аванс» выберите нужный вариант: «Рассчитывается за первую половину месяца», «Фиксированной суммой» или «Процентом от тарифа».
Там же укажите дату выплаты аванса и зарплаты — эти даты программа будет подставлять в ведомости автоматически. Если для отдельных сотрудников аванс должен отличаться от общего правила, способ можно переопределить в карточке сотрудника по ссылке «Выплаты, учёт затрат».
- 1Откройте Настройка → Реквизиты организации → Учётная политика и другие настройки
- 2Перейдите по ссылке «Бухучёт и выплата зарплаты»
- 3В поле «Аванс» выберите способ расчёта и при необходимости укажите сумму или процент
- 4Укажите даты выплаты аванса и зарплаты
- 5Сохраните настройки и проверьте на одном сотруднике, создав тестовую ведомость
Выплата аванса фиксированной суммой или процентом
Если выбран фиксированный способ или процент, отдельный документ начисления не нужен — сумма подставится в ведомость автоматически. Создайте документ «Ведомость в банк», «Ведомость на счета» или «Ведомость в кассу» (раздел «Выплаты»), в поле «Выплачивать» выберите «Аванс», укажите месяц и дату выплаты.
Нажмите кнопку «Заполнить» — программа подберёт всех сотрудников, которым положен аванс, и проставит суммы согласно настройкам. Проверьте список: сотрудники в отпуске без сохранения или уволенные до даты выплаты могут попасть в ведомость ошибочно, их строки удалите вручную.
После проверки проведите документ. Для ведомостей в банк следующий шаг — выгрузка платёжного файла в клиент-банк или обмен через сервис 1С:ДиректБанк.
Расчёт аванса за первую половину месяца
При этом способе сначала создаётся документ начисления. Перейдите в раздел «Зарплата» → «Начисление за первую половину месяца» и создайте новый документ. Укажите организацию, месяц и нажмите «Заполнить».
Программа рассчитает суммы пропорционально отработанному времени с 1 по 15 число, исходя из оклада и постоянных надбавок сотрудника. Важно: расчёт опирается на данные табеля, поэтому все отпуска, больничные и командировки первой половины месяца должны быть введены до расчёта аванса. Иначе сотруднику начислят лишнее.
После проведения документа начисления создайте ведомость с видом выплаты «Аванс» — суммы подтянутся из документа начисления. Если ведомость формируется до документа начисления, суммы будут нулевыми.
НДФЛ при выплате аванса
По действующим правилам НДФЛ удерживается при каждой выплате дохода, включая аванс. В 1С:ЗУП налог рассчитывается автоматически в документе «Начисление за первую половину месяца» на вкладке «НДФЛ» и переносится в ведомость.
При фиксированном авансе или выплате процентом НДФЛ в момент аванса обычно не удерживается — налоговой базой признаётся начисленный доход, а при этих способах начисления не происходит. Однако дату фактического получения дохода программа определяет по дате ведомости, поэтому следите, чтобы дата документа совпадала с реальной датой выплаты.
Несовпадение дат — частая причина ошибок в отчёте 6-НДФЛ: доход и налог попадают не в тот период. Перед сдачей отчётности сверьте даты ведомостей с банковскими выписками.
Проверка результата и типичные ошибки
После проведения ведомости убедитесь, что выплата отражена корректно. Откройте отчёт «Расчётный листок» по сотруднику: аванс должен отображаться в разделе «Выплачено». Свод начислений за месяц покажет общую выплаченную сумму по организации.
Как проверить результат
У всех работающих сотрудников суммы больше нуля
Нулевые строки — вероятно, не создан документ начисления за первую половину месяца
Совпадает с датой реального перечисления денег
Дата плановая, а выплата прошла позже — риск ошибок в 6-НДФЛ
Аванс виден в разделе «Выплачено»
Выплаты нет — ведомость не проведена или создана за другой месяц
Особые ситуации: отпуск, приём и увольнение в середине месяца
Если сотрудник принят после 15-го числа, аванс за первую половину месяца ему не положен — при расчётном способе программа это учтёт автоматически, при фиксированном строку придётся удалить вручную. Аналогично с увольнением: работник, уволенный в первой половине месяца, получает окончательный расчёт в день увольнения, а не аванс.
Сотруднику, уходящему в отпуск с середины месяца, отпускные выплачиваются отдельной ведомостью за три дня до начала отпуска. Аванс при этом выплачивается в обычном порядке за отработанные дни первой половины месяца.
Если в организации часто возникают споры о размере аванса, закрепите способ расчёта в положении об оплате труда и настройте 1С:ЗУП в точном соответствии с этим документом. Расхождение между положением и фактическими настройками программы — типичный повод для претензий при проверке.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли выплатить аванс отдельному сотруднику раньше общего срока?
Да. Создайте отдельную ведомость с видом выплаты «Аванс» и заполните её вручную только нужным сотрудником через кнопку «Подбор». Общая ведомость за месяц при этом сформируется без учёта уже выплаченной суммы — программа учтёт ранее проведённую выплату.
Почему в ведомости на аванс пустые суммы?
Наиболее вероятная причина — выбран способ «Расчёт за первую половину месяца», но документ начисления не создан или не проведён. Вторая причина — неверно указан месяц в ведомости. Проверьте оба момента и перезаполните документ.
Как изменить способ расчёта аванса для одного сотрудника?
Откройте карточку сотрудника, перейдите по ссылке «Выплаты, учёт затрат» и укажите индивидуальный способ расчёта аванса — сумму или процент. Настройка сотрудника имеет приоритет над настройкой организации.
Нужно ли платить аванс, если сотрудник написал заявление об отказе от него?
Нет, отказ не освобождает работодателя от обязанности платить зарплату не реже чем каждые полмесяца — это требование закона, а не договорённости сторон. В 1С такие «отказы» не настраиваются, и занижать выплату по заявлению сотрудника небезопасно.
Аванс выплачен, а потом обнаружился больничный за первую половину месяца. Что делать?
Введите больничный лист обычным порядком. При расчёте зарплаты за месяц программа скорректирует итоговую сумму с учётом уже выплаченного аванса. Если возникла переплата, она отразится в расчётном листке, и порядок её удержания нужно согласовать с сотрудником — произвольно удерживать переплату из зарплаты нельзя.
Что важно запомнить
Способ расчёта аванса задаётся в учётной политике организации, выплата оформляется ведомостью с видом «Аванс». Самый безопасный вариант — расчёт за первую половину месяца на основе табеля. Следите за датами ведомостей и вовремя вводите документы отсутствий, чтобы избежать переплат и ошибок в 6-НДФЛ.