Другое · 9 мин
Как начислить учебный отпуск в 1С 8.3 ЗУП
Подробная инструкция, как оформить и начислить учебный отпуск в 1С 8.3 ЗУП: документ Отпуск, настройка вида расчета, оплата, налоги, проверка и типичные ошибки.
Учебный отпуск оформляется сотруднику, который совмещает работу с обучением и предоставил справку-вызов из образовательного учреждения. В 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 для этого предусмотрен стандартный механизм: кадровый документ, автоматический расчёт оплаты по среднему заработку и корректное отражение в учёте рабочего времени. Ниже разобран весь процесс — от проверки настроек до контроля результата.
Перед началом работы убедитесь, что у сотрудника есть действующее трудовое договорённое место работы в программе, а в настройках вида расчёта отпусков включён нужный вид отпуска. Ошибки чаще всего возникают не при расчёте, а на этапе настройки: отсутствует вид начисления, неверно указан вид времени или документ введён задним числом после расчёта зарплаты.
Проверка настроек перед начислением
Сначала откройте «Настройка» → «Реквизиты и дополнительные сведения» не требуется — нужен раздел «Настройка» → «Расчёт зарплаты» → «Настройка состава начислений и удержаний». На вкладке «Отпуска» проверьте, что установлены флажки для учебных отпусков: «Отпуска в связи с обучением» (оплачиваемые) и, при необходимости, «Отпуска без сохранения оплаты» для неоплачиваемых учебных отпусков.
Если флажок включён, программа автоматически создаёт виды расчёта «Отпуск учебный» и «Отпуск учебный без сохранения оплаты» в списке начислений («Настройка» → «Начисления»). Откройте вид расчёта и проверьте: на вкладке «Основное» назначение — «Оплата отпуска», на вкладке «Учёт времени» вид времени — «Отпуск по учебе» (обозначение «У») или «Дополнительный отпуск без сохранения заработной платы» («УД»), на вкладке «Налоги, взносы, учёт» — код дохода НДФЛ 2012 для оплачиваемого отпуска.
Оформление документа «Отпуск»
Перейдите в раздел «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников» (или «Зарплата» → «Отпуска») и создайте новый документ «Отпуск». Заполните организацию, дату, сотрудника и период отпуска по справке-вызову: дату начала и окончания. Программа посчитает количество календарных дней автоматически.
В поле «Вид отпуска» выберите «Отпуск учебный оплачиваемый» или «Отпуск учебный неоплачиваемый». Если нужного вида нет в списке, вернитесь к настройке состава начислений — значит, соответствующий флажок не установлен. Для оплачиваемого отпуска отметьте флажок «Рассчитать зарплату за» текущий месяц, если оформляете отпуск с выплатой вместе с расчётом.
- 1Откройте «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников» → «Создать» → «Отпуск»
- 2Заполните организацию, сотрудника, даты начала и окончания по справке-вызову
- 3Выберите вид отпуска: учебный оплачиваемый или неоплачиваемый
- 4Проверьте расчёт на вкладке «Оплата» и начисленные НДФЛ и взносы
- 5Проведите документ и при необходимости сформируйте приказ по форме Т-6
Расчёт оплаты учебного отпуска
Оплата учебного отпуска рассчитывается по среднему дневному заработку за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. Средний дневной заработок определяется делением начисленной зарплаты на количество отработанных календарных дней (среднемесячное число 29,3 применяется к полностью отработанным месяцам). Все эти вычисления программа выполняет автоматически на вкладке «Оплата» документа.
Если сотрудник работает менее расчётного периода, средний заработок считается по фактически отработанному времени. Когда в расчётном периоде вообще нет начислений (например, сотрудник только принят), программа рассчитает оплату из оклада или тарифной ставки. Проверьте детализацию кнопкой с зелёным кружком рядом с суммой среднего заработка — там видно, какие месяцы и суммы вошли в расчёт.
На вкладке «Начислено (подробно)» отображается само начисление «Отпуск учебный», на вкладках «НДФЛ» и «Взносы» — удержанный налог и страховые взносы. НДФЛ с отпускных удерживается при выплате, а перечисляется в сроки, установленные для налога с отпускных.
Совмещение с основным отпуском и частные случаи
Несколько видов отпуска в одном документе
Документ «Отпуск» позволяет оформить сразу несколько видов отпуска одному сотруднику — например, ежегодный основной и учебный, если они идут подряд. Для этого используйте флажки соответствующих видов отпуска в шапке документа и укажите период каждого. Программа рассчитает оплату по каждому виду отдельно.
Учебный отпуск без сохранения зарплаты
Для неоплачиваемого учебного отпуска (например, для сдачи вступительных экзаменов) выберите вид «Отпуск учебный неоплачиваемый». Начисление в этом случае не формируется, но дни отсутствия отражаются в табеле кодом «УД» и уменьшают отработанное время при расчёте зарплаты за месяц.
Оплата проезда к месту учёбы
Сотрудникам, обучающимся по заочной форме в учреждениях высшего образования, раз в учебный год оплачивается проезд к месту учёбы и обратно. В ЗУП это оформляется отдельным разовым начислением: создайте вид расчёта с назначением «Прочие начисления и выплаты» и зарегистрируйте его документом «Разовое начисление» или «Премия» в зависимости от настроек.
Отражение в табеле и кадровых документах
После проведения документа дни учебного отпуска автоматически попадают в табель учёта рабочего времени («Зарплата» → «Отчёты по зарплате» → «Табель учёта рабочего времени (Т-13)»): оплачиваемый отпуск отмечается кодом «У», неоплачиваемый — «УД». Эти дни исключаются из нормы рабочего времени сотрудника при расчёте оклада.
Если в организации ведётся бумажный документооборот, из документа можно распечатать приказ о предоставлении отпуска по унифицированной форме Т-6 или по самостоятельно разработанной форме. Основанием приказа укажите реквизиты справки-вызова — она должна храниться в личном деле сотрудника.
Как проверить результат
Соответствует справке-вызову: оплачиваемый или неоплачиваемый
Вид не выбирается или не совпадает с основанием
Рассчитана по среднему заработку, детализация открывается по кнопке
Сумма нулевая при оплачиваемом отпуске или средний заработок пуст
Дни отпуска отмечены кодом «У» или «УД»
Дни отображаются как рабочие или как неявки
Начислены на вкладках документа, суммы попадают в отчёты
Налоги не рассчитаны или задвоены
Выплата отпускных и отчётность
Оплата учебного отпуска должна быть произведена не позднее чем за три календарных дня до его начала. Выплату оформляйте ведомостью («Выплаты» → «Ведомости в банк» или «Ведомости в кассу») с видом выплаты «Отпуска» — тогда программа корректно подберёт сумму и зафиксирует дату получения дохода для НДФЛ.
Суммы оплаты учебного отпуска попадают в расчёт 6-НДФЛ (код дохода 2012), в расчёт по страховым взносам и в персонифицированные сведения. В регламентированной отчётности отпускные отражаются в том периоде, когда фактически выплачены, поэтому важна корректная дата ведомости.
Что важно запомнить
Учебный отпуск оформляется документом «Отпуск» с соответствующим видом, оплата считается автоматически по среднему заработку, дни отражаются в табеле кодами «У»/«УД». Ключевые проверки: включённый флажок в настройках начислений, корректные даты по справке-вызову и своевременная выплата за три дня до начала отпуска.
Часто задаваемые вопросы
Что делать, если вида «Отпуск учебный» нет в списке при заполнении документа?
Откройте «Настройка» → «Расчёт зарплаты» → «Настройка состава начислений и удержаний», вкладка «Отпуска», и установите флажок «Отпуска в связи с обучением». После сохранения настроек вид расчёта и вид отпуска станут доступны во всех документах.
Как оформить учебный отпуск, если он начинается в одном месяце, а заканчивается в другом?
Оформите один документ «Отпуск» с полным периодом. Программа сама разобьёт начисление по месяцам: в подробной таблице начислений будут отдельные строки за каждый месяц, а при расчёте зарплаты суммы корректно распределятся между периодами.
Нужно ли назначать начисление учебного отпуска сотруднику в плановом порядке?
Нет. Оплата отпуска — разовое начисление, которое возникает только при проведении документа «Отпуск». Назначение его в плановые начисления приведёт к задвоению сумм при расчёте зарплаты.
Как исправить ошибочно проведённый учебный отпуск?
Если месяц ещё не закрыт, отмените проведение документа, исправьте данные и проведите заново. Если зарплата уже рассчитана и выплачена, используйте документ «Сторнирование начислений» или введите корректный отпуск с перерасчётом — программа отразит разницу в следующем расчёте.
Облагается ли оплата учебного отпуска НДФЛ и страховыми взносами?
Да. Оплата учебного отпуска облагается НДФЛ (код дохода 2012) и страховыми взносами в общем порядке, как и оплата ежегодного отпуска. Не облагается только компенсация стоимости проезда в пределах установленных норм при соблюдении условий законодательства.
Сотрудник принес справку-вызов после начала отпуска. Как оформить?
Введите документ «Отпуск» фактическими датами отсутствия. Если на эти дни уже рассчитана зарплата как за отработанное время или зарегистрированы неявки, программа при проведении отпуска скорректирует начисления, а разница отразится в ближайшем расчёте зарплаты.