Другое · 9 мин
Как начислить премию уволенному сотруднику в 1С
Пошаговая инструкция по начислению премии уволенному сотруднику в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии. Возврат сотрудника в списки, НДФЛ, взносы, проверка расчёта.
Годовую или квартальную премию утверждают уже после того, как сотрудник уволился — и тогда в 1С возникает проблема: уволенного нет в активных списках, а документ начисления не подтягивает его автоматически. Если локальный акт или трудовой договор распространяют премию на уволившихся, выплату начислить придётся: для этого нужно вручную подобрать бывшего сотрудника в документе, указать корректный период расчёта и подходящий вид начисления, иначе удержания, НДФЛ и отражение затрат рассчитаются с ошибками.
Способ начисления зависит от того, в какой программе вы работаете и когда принято решение о выплате. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) есть штатные механизмы для премий после увольнения, в 1С:Бухгалтерии возможности уже, но задача тоже решается. Ниже разобраны оба варианта, налоговые нюансы и типичные ошибки.
Правовые основания: когда премия уволенному обязательна
Премия после увольнения обязательна, если это предусмотрено трудовым договором, положением о премировании или коллективным договором, и сотрудник выполнил условия премирования в отработанном периоде. Например, положение о годовой премии часто распространяется на всех, кто отработал в году хотя бы часть времени, — тогда отказ в выплате из-за увольнения будет нарушением.
Если премия носит разовый, поощрительный характер и положение прямо указывает, что выплачивается только действующим сотрудникам, работодатель вправе её не начислять. Прежде чем настраивать что-либо в программе, бухгалтеру стоит получить от руководства приказ или иной распорядительный документ с суммой и основанием выплаты — это основание для проводок и защита при проверке.
Подготовка: как вернуть уволенного сотрудника в списки выбора
Главная техническая сложность — уволенный сотрудник не отображается в подборе документов начисления. В 1С:ЗУП в форме выбора сотрудника нужно снять фильтр: в поле подбора нажать кнопку выбора, в открывшемся списке отключить отбор «Показывать только работающих» или установить пометку отображения уволенных. После этого сотрудник станет доступен для выбора.
В некоторых релизах ЗУП уволенные сотрудники доступны в документах без дополнительных настроек, если дата документа относится к периоду, когда сотрудник ещё работал. Поэтому важно правильно указать месяц начисления — обычно это месяц увольнения или месяц, за который назначена премия.
Проверьте также, что вид начисления «Премия» (или иной премиальный вид расчёта) существует в плане видов расчёта и настроен корректно: назначение — «Премия», обложение НДФЛ и взносами включено. Если подходящего вида расчёта нет, создайте его копированием типового.
- 1Получите приказ о премировании с суммой и основанием
- 2Откройте раздел «Зарплата» — «Премии» (или «Разовые начисления»)
- 3Создайте документ, укажите месяц начисления — месяц увольнения или период премии
- 4В подборе сотрудников включите отображение уволенных и выберите сотрудника
- 5Укажите сумму премии и период, за который она начислена
- 6Проверьте на вкладках НДФЛ и взносов, что налоги рассчитались
- 7Проведите документ и сформируйте расчётный листок сотрудника
Начисление премии в 1С:ЗУП
Документ «Премия»
Стандартный способ — документ «Премия» в разделе «Зарплата». В шапке укажите организацию, месяц начисления и вид премии. В табличную часть добавьте уволенного сотрудника через подбор с отключённым фильтром работающих. Сумму введите вручную или рассчитайте по проценту, если вид премии это поддерживает.
Обратите внимание на поля периода: если премия квартальная или годовая, укажите даты начала и окончания периода, за который она выплачивается. От этого зависит отражение в учёте среднего заработка и корректность аналитических отчётов.
Документ «Разовое начисление»
Альтернатива — «Разовое начисление» (в некоторых релизах — «Разовые начисления»). Он подходит, когда нужно начислить сумму произвольным видом расчёта без привязки к штатному механизму премий. Логика та же: вернуть сотрудника в подбор, указать вид расчёта, сумму и период.
После проведения документа откройте расчётный листок сотрудника (раздел «Зарплата» — «Отчёты по зарплате» — «Расчётный листок») и убедитесь, что премия отобразилась, НДФЛ исчислен, а взносы попадут в отчётность за соответствующий период.
Как проверить результат
Премия видна отдельной строкой, НДФЛ рассчитан
Строки нет или НДФЛ равен нулю
Сформирована задолженность перед сотрудником
Сумма есть в начислении, но не отражена к выплате
Премия вошла в базу взносов за период начисления
Сумма не попадает в базу — проверьте настройки вида расчёта
Начисление премии в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8 механизм проще. Если ведётся полноценный расчёт зарплаты, создайте документ «Зарплата и кадры» — «Все начисления» — «Начисление зарплаты» за месяц выплаты. В табличной части добавьте уволенного сотрудника вручную: программа позволяет выбрать сотрудника из справочника даже после увольнения. Затем по кнопке «Добавить» или через подбор вида начисления укажите премию с нужной суммой.
Если расчёт зарплаты в программе не ведётся (учёт только сводными проводками), премию отражают документом «Операция, введённая вручную»: дебет счёта затрат (20, 25, 26, 44 — в зависимости от подразделения бывшего сотрудника) и кредит 70 на сумму премии, далее проводки по НДФЛ (Дт 70 Кт 68.01) и взносам (Дт затратного счёта Кт 69). При таком способе налоговые регистры не заполняются автоматически — данные для отчётности придётся контролировать вручную.
Сравнение способов отражения
Подходит при ведении расчёта зарплаты в программе: налоги и взносы считаются автоматически, данные попадают в отчётность.
Только для сводного учёта: быстро, но регистры НДФЛ и взносов не заполняются, отчётность нужно сверять отдельно.
Оптимально при регулярных подобных выплатах: полноценный кадровый и налоговый учёт без ручных корректировок.
Выплата премии и отражение в учёте
После начисления премию нужно выплатить. В ЗУП создайте ведомость (в банк, кассу или через зарплатный проект) с датой фактической выплаты — именно эта дата определяет срок перечисления НДФЛ. Уволенный сотрудник доступен для ведомости так же, как и для начисления, — через подбор с отображением уволенных.
Если бывший сотрудник просит выплату на новую карту, сначала обновите банковские реквизиты в его карточке или укажите лицевой счёт в ведомости. Выплату на старый зарплатный счёт делайте только после подтверждения, что счёт ещё действует, иначе деньги зависнут в реестре с ошибкой.
В бухгалтерском учёте проводки стандартные: начисление — Дт затратного счёта Кт 70, удержание НДФЛ — Дт 70 Кт 68.01, взносы — Дт затратного счёта Кт 69 по соответствующим субсчетам, выплата — Дт 70 Кт 51 (50). В налоговом учёте премия за производственные результаты уменьшает базу по налогу на прибыль, если предусмотрена локальными актами.
НДФЛ и страховые взносы: ключевые особенности
Дата фактического получения дохода по премии за производственные результаты — день выплаты, поэтому НДФЛ удерживается при выплате и перечисляется в стандартные сроки. Если премия начислена в месяце увольнения, она попадёт в тот же расчётный период, что и окончательный расчёт, что упрощает отчётность.
Страховые взносы начисляются на всю сумму премии, поскольку она связана с трудовыми отношениями, даже если выплачена после их прекращения. Исключение — выплаты, прямо поименованные как необлагаемые, но производственные премии к ним не относятся.
В отчёте 6-НДФЛ выплата отражается в периоде фактической выплаты, а в расчёте по страховым взносам и персонифицированных сведениях — в периоде начисления. Уволенный сотрудник включается в эти формы на общих основаниях.
Частые вопросы
Можно ли начислить премию, если сотрудник уволен несколько месяцев назад?
Да, технических ограничений нет: сотрудник остаётся в базе и доступен для документов. Начисляйте премию текущей датой с указанием периода, за который она положена. Учтите, что налоги и взносы будут отражены в периоде фактического начисления и выплаты.
Нужно ли восстанавливать сотрудника на работу для начисления премии?
Нет, отменять увольнение или создавать новый приём на работу не требуется. Достаточно включить отображение уволенных в подборе сотрудников документа начисления. Фиктивное восстановление исказит кадровый учёт и стаж.
Облагается ли премия уволенному страховыми взносами?
Да. Премия за трудовые результаты относится к выплатам в рамках трудовых отношений и облагается взносами независимо от того, что на дату выплаты сотрудник уже уволен. Необлагаемой такая выплата не является.
Что делать, если уволенный сотрудник не отображается в подборе документа?
В форме списка сотрудников откройте настройки отбора и снимите фильтр «только работающие» либо включите показ уволенных. Также проверьте, что месяц начисления в документе не раньше даты приёма на работу — при некорректном периоде сотрудник может не подбираться.
Как отразить премию, если зарплата в 1С:Бухгалтерии не рассчитывается?
Используйте операцию, введённую вручную: Дт затратного счёта Кт 70 на сумму премии, Дт 70 Кт 68.01 на НДФЛ, Дт затратного счёта Кт 69 на взносы. Помните, что при таком способе данные в регистры налогового учёта не попадают, и отчётность нужно сверять вручную.
Что важно запомнить
Премия уволенному начисляется без восстановления на работе: в ЗУП — документом «Премия» или «Разовое начисление» с включённым отображением уволенных, в Бухгалтерии — документом начисления или ручной операцией. Выплата облагается НДФЛ и взносами, основанием служит приказ, а начислять задним числом в закрытом периоде нельзя.