Другое · 10 мин
Как начислить премию уволенному сотруднику в 1С
Как начислить и выплатить премию уволенному сотруднику в 1С:ЗУП: документы, настройка вида расчета, НДФЛ и взносы, проверка результата и типичные ошибки.
Премия уволенному сотруднику в 1С:ЗУП и 1С:ERP чаще всего «теряется» из-за того, что квартальное или годовое вознаграждение утверждают уже после даты увольнения: документ начисления либо не подхватывает бывшего работника, либо сумма ошибочно облагается НДФЛ, либо зависает в расчётной задолженности. Чтобы премия корректно попала в расчёт и выплату, операцию нужно оформить правильным документом с учётом даты увольнения и периода, за который назначено вознаграждение.
Ключевой принцип: премия начисляется документом, доступным для уволенного сотрудника, в том месяце, когда издан приказ о премировании. Дата выплаты и дата фактического получения дохода определяют период отражения в 6-НДФЛ, а страховые взносы начисляются, если выплата связана с трудовыми отношениями в период действия договора.
Ниже разобран порядок действий для 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1) — наиболее распространённой конфигурации. В 1С:ERP и 1С:КА логика аналогична, отличаются только названия разделов.
Когда премия уволенному начисляется правомерно
Право на премию после увольнения возникает, если локальным нормативным актом (положением о премировании, трудовым или коллективным договором) премия предусмотрена за фактически отработанный период и условия её выплаты выполнены. Типичный случай — квартальная или годовая премия, утверждаемая после закрытия отчётного периода.
Если положение о премировании прямо исключает выплату уволенным, начисление может быть оспорено. Перед отражением в программе убедитесь, что есть приказ руководителя о премировании бывшего сотрудника — это первичный документ, на основании которого бухгалтер делает начисление.
Отдельно проверьте, не была ли премия уже учтена при увольнении: иногда премию включают в окончательный расчёт, и повторное начисление приведёт к переплате, которую сложно вернуть.
Подготовка: проверка вида начисления и настроек
Откройте используемый вид начисления премии: раздел «Настройка» → «Начисления». Для корректного расчета налогов проверьте ключевые параметры: назначение начисления — «Премия», код дохода по НДФЛ (обычно 2002 для премий по итогам работы или 2000, если премия является частью оплаты труда), категория дохода — «Оплата труда» или «Прочие доходы» в зависимости от кода.
На вкладке «Налоги, взносы, учет» убедитесь, что начисление облагается страховыми взносами (вид дохода «Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами») — премии за трудовые показатели облагаются взносами даже при выплате после увольнения, так как связаны с периодом действия трудового договора.
Если премия разовая и отдельный вид начисления создавать не планируется, можно использовать документ «Разовое начисление» с подходящим видом расчета. Для регулярных квартальных премий удобнее типовой документ «Премия».
Начисление премии документом «Премия»
Перейдите в раздел «Зарплата» → «Премии» и создайте новый документ. В поле «Месяц» укажите текущий месяц — месяц приказа о премировании, а не период, за который премия начислена. Именно этот месяц попадёт в расчётную базу и отчётность.
При подборе сотрудника табличной части уволенный сотрудник по умолчанию может не отображаться в списке. Нажмите «Подбор» и в форме подбора снимите ограничение по работающим либо воспользуйтесь поиском по фамилии — в 1С:ЗУП 3.1 уволенные сотрудники доступны для выбора в документах начисления. Альтернатива — кнопка «Добавить» с прямым выбором сотрудника из справочника.
Укажите вид премии, сумму (фиксированной суммой или процентом), при необходимости — период, за который начисляется премия. Проведите документ. Программа рассчитает НДФЛ и страховые взносы по этому начислению при проведении либо при последующем расчёте зарплаты за месяц — зависит от настроек документа.
- 1Проверьте приказ о премировании и положение о премировании
- 2Откройте «Зарплата» → «Премии», создайте документ
- 3Укажите месяц начисления — месяц приказа
- 4Подберите уволенного сотрудника через «Подбор» или «Добавить»
- 5Укажите вид премии и сумму, проведите документ
- 6Создайте ведомость на выплату с датой фактической выплаты
- 7Проверьте НДФЛ, взносы и отражение в отчётах
Альтернатива: разовое начисление и доначисление в документе увольнения
Если документ «Премия» недоступен или премия носит единичный характер, используйте «Зарплата» → «Разовые начисления». Создайте документ, выберите сотрудника, вид начисления и сумму. Этот способ проще, но менее нагляден при массовом премировании.
Второй сценарий — премия известна до окончательного расчёта, но документ увольнения уже проведён. В этом случае правильнее не редактировать проведённое увольнение, а начислить премию отдельным документом в текущем месяце — так сохраняется корректная хронология расчётов.
Если увольнение ещё не проведено, премию можно включить прямо в документ «Увольнение»: на вкладке начислений добавьте строку с премией, и она войдёт в окончательный расчёт с выплатой в день увольнения.
Сравнение способов начисления
Подходит для плановых и массовых премий; корректно заполняет период и показатели, но требует настроенного вида премии.
Быстрый вариант для единичной выплаты; меньше аналитики, проще ошибиться с видом расчета.
Только если премия известна до расчёта при увольнении; после проведения увольнения способ недоступен.
Выплата премии и НДФЛ
Выплату оформляйте стандартной ведомостью: «Выплаты» → «Ведомости в банк» (или в кассу). При заполнении по кнопке «Заполнить» программа подтянет задолженность перед уволенным сотрудником. Если сумма не подтянулась — проверьте, проведён ли документ начисления и нет ли блокирующих взаиморасчёты (например, неотработанный аванс).
Дата ведомости — это дата фактического получения дохода для премий с кодом 2002, и она определяет срок перечисления НДФЛ (не позднее следующего рабочего дня после выплаты) и строки раздела 2 формы 6-НДФЛ. Убедитесь, что дата ведомости совпадает с реальной датой перечисления денег.
Реквизиты для перечисления возьмите из лицевого счёта сотрудника или запросите у бывшего работника. Если сотрудник получал зарплату на зарплатный проект, карта обычно остаётся действующей и после увольнения.
Страховые взносы и отражение в отчётности
Премия, начисленная за период работы, облагается страховыми взносами в общем порядке, даже если выплачена после увольнения. Программа включит её в базу месяца начисления. В расчёте по страховым взносам (РСВ) бывший сотрудник попадёт в персонифицированные сведения того квартала, в котором прошло начисление.
Проверьте, что в РСВ сотрудник отражён с корректными суммами, а в 6-НДФЛ премия попала в нужный период по дате выплаты. Разброс по периодам — нормальная ситуация: начисление в одном месяце, выплата и НДФЛ — в другом.
Как проверить результат
Премия видна отдельной строкой, НДФЛ рассчитан
Начисление отсутствует или НДФЛ равен нулю без основания
Сумма к выплате = премия минус НДФЛ
Сотрудник не подтягивается в ведомость
Выплата отражена по дате ведомости
Премии нет в отчёте или неверный код дохода
Сумма в базе взносов, сотрудник в персонификации
База не увеличилась, сотрудник отсутствует
Типичные ошибки и как их избежать
Частая ошибка — указание в документе «Премия» месяца, за который премия начислена, а не месяца приказа. Это сдвигает налоговый период и ломает отчётность. Второй типичный промах — попытка отредактировать проведённое увольнение задним числом, что приводит к перерасчёту НДФЛ и необходимости сдавать уточнёнки.
Ещё одна проблема — неверный код дохода в виде начисления, из-за чего дата получения дохода определяется неправильно и 6-НДФЛ заполняется с ошибками. Перед начислением сверьте настройки вида расчёта с учётной политикой.
Проверка результата и закрытие месяца
После проведения всех документов сформулируйте расчётный листок по сотруднику («Зарплата» → «Отчёты по зарплате» → «Расчётный листок»): премия должна отображаться отдельной строкой с удержанным НДФЛ. Затем проверьте отчёт «Анализ НДФЛ» и базу взносов через «Налоги и взносы» → «Отчёты по налогам и взносам».
Финальный контроль — свод начислений за месяц и оборотно-сальдовая ведомость по счёту 70 в бухгалтерской программе: задолженность перед бывшим сотрудником после выплаты должна быть закрыта. Если остаток «висит», ищите расхождение между начислением и ведомостью.
Что важно запомнить
Премия уволенному начисляется отдельным документом в месяце приказа, сотрудник подбирается напрямую из справочника. Выплата — отдельной ведомостью с реальной датой, НДФЛ и взносы рассчитываются автоматически при корректных настройках вида начисления. Результат проверяется расчётным листком, 6-НДФЛ и РСВ.
Частые вопросы
Почему уволенный сотрудник не отображается при подборе в документе «Премия»?
В форме подбора по умолчанию может действовать отбор по работающим сотрудникам. Снимите отбор или воспользуйтесь поиском по фамилии. Если сотрудник всё равно недоступен, проверьте, не создано ли в базе дублирующее физическое лицо, и выберите правильную карточку.
Нужно ли начислять страховые взносы на премию, выплаченную после увольнения?
Да, если премия связана с трудовыми результатами за период действия трудового договора. Такие выплаты облагаются взносами в общем порядке независимо от того, что на момент выплаты сотрудник уже уволен.
Каким месяцем начислять годовую премию, если приказ вышел в марте следующего года?
Месяцем приказа — мартом. Период, за который премия положена, указывается в документе справочно и для расчёта среднего заработка, но налоговый и отчётный период определяется месяцем начисления и датой выплаты.
Что делать, если премия выплачена, а в 6-НДФЛ она не попала?
Проверьте дату ведомости — отчёт формируется по дате фактической выплаты. Также убедитесь, что ведомость проведена и НДФЛ в ней рассчитан. Если дата и документы корректны, обновите отчёт и проверьте код дохода в виде начисления.
Можно ли выплатить премию бывшему сотруднику наличными через кассу?
Да, оформите ведомость в кассу вместо ведомости в банк. Порядок расчёта НДФЛ и взносов не меняется — отличается только способ выдачи денег и кассовый документ.
Как вернуть ошибочно начисленную премию уволенному?
Сторнируйте начисление документом «Сторнирование начислений» («Зарплата» → «Сторнирования») и скорректируйте НДФЛ и взносы. Возврат уже выплаченных денег с бывшего сотрудника возможен только добровольно или через суд, поэтому до выплаты сумму следует перепроверить.