Как начислить пособие по временной нетрудоспособности в 1С

Начисление пособия по временной нетрудоспособности в 1С:Зарплата и управление персоналом выполняется документом «Больничный лист», который автоматически рассчитывает сумму за счёт работодателя и за счёт СФР, учитывает стаж, средний заработок и ограничения по МРОТ. Корректность расчёта зависит от полноты кадровых данных: приёма на работу, сведений о стаже и доходах за расчётный период.

С момента перехода на прямые выплаты работодатель оплачивает только первые три дня болезни, остальная сумма перечисляется сотруднику напрямую из Социального фонда России. Программа делит расчёт на две части самостоятельно, но бухгалтеру важно проверить, какая часть ложится на расходы организации, а какая уходит в реестр для фонда.

Ниже разобран весь цикл работы с больничным: от проверки исходных данных до выплаты и отправки сведений в СФР, а также типичные ошибки, из-за которых расчёт приходится сторнировать.

Что проверить до ввода больничного листа

Расчёт пособия опирается на данные, которые должны быть внесены в программу заранее. Если сотрудник недавно принят, убедитесь, что в его карточке заполнен страховой стаж: откройте карточку сотрудника, перейдите по ссылке «Трудовая деятельность» и проверьте стаж, отсчитанный на дату начала нетрудоспособности. От стажа зависит процент оплаты: до 5 лет — 60%, от 5 до 8 лет — 80%, свыше 8 лет — 100% среднего заработка.

Второй блок — заработок за расчётный период (два предшествующих календарных года). Если сотрудник работает в организации давно, данные уже есть в учёте. Для новых сотрудников введите справку о заработке с предыдущего места работы через документ «Справка о заработке для расчёта пособий» (раздел «Зарплата» — «См. также» или через карточку сотрудника). Без этих данных средний заработок будет занижен, а пособие — рассчитано исходя из МРОТ.

Третий момент — настройки учётной политики. В карточке организации на вкладке «Учётная политика и другие настройки» должен быть указан актуальный размер МРОТ и применяемые районные коэффициенты. Районный коэффициент влияет на минимальный размер пособия, и его отсутствие — частая причина расхождений с расчётом фонда.

Как создать документ «Больничный лист»

Основной инструмент — документ «Больничный лист». В типовой конфигурации 1С:ЗУП он находится в разделе «Зарплата» — «Больничные листы» либо в разделе «Кадры» — «Все отсутствия сотрудников». Нажмите «Создать» и заполните шапку документа: организацию, дату документа, месяц начисления и сотрудника.

Если сотруднику оформлен электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН), достаточно ввести его номер в поле «Номер листка» и нажать «Получить из ФСС» (в актуальных версиях — «Загрузить из СФР»). Программа через встроенный обмен подтянет даты, код причины нетрудоспособности, период освобождения от работы и статус листка. Для этого обмен с фондом должен быть настроен и действителен сертификат.

При бумажном больничном или отсутствии обмена введите данные вручную: номер, период нетрудоспособности, причину (заболевание, травма, уход за ребёнком, карантин и т.д.), а также признак продолжения, если листок является продолжением предыдущего. От кода причины зависят ограничения по количеству оплачиваемых дней в году и порядок расчёта.

1. 1
   Откройте «Зарплата» — «Больничные листы» и создайте документ
2. 2
   Укажите сотрудника и введите номер ЭЛН, загрузите данные из СФР или заполните вручную
3. 3
   Проверьте период нетрудоспособности и причину
4. 4
   На вкладке «Оплата» проверьте стаж, процент и ограничения
5. 5
   Откройте «Начислено» и сверьте расчёт среднего заработка
6. 6
   Проведите документ и проверьте отражение в расчётном листке

Как программа рассчитывает пособие

После заполнения основных реквизитов программа автоматически рассчитывает среднедневной заработок: сумма доходов за два расчётных года делится на 730. Результат сравнивается с минимальным среднедневным заработком, рассчитанным из МРОТ, и для начисления берётся большее значение. Затем применяется процент по стажу и ограничения, если они заданы законодательно (например, при нарушении режима или при пособии по уходу за больным ребёнком при амбулаторном лечении).

На вкладке «Начислено» видна детализация: сумма за первые три дня за счёт работодателя и сумма за остальные дни за счёт СФР. По кнопке с подробным расчётом (зелёный кружок с цифрой у суммы) можно открыть расшифровку — какой заработок взят по годам, какие суммы исключены как превышающие предельную базу, какой процент применён. Эту расшифровку стоит проверять всегда при первом расчёте для нового сотрудника.

Если больничный приходится на два месяца (переходящий), программа разделит начисление по месяцам в зависимости от настройки «Выплата» — с зарплатой текущего месяца или в межрасчётный период. Для выплаты в межрасчётный период установите соответствующий переключатель и дату выплаты: от неё зависит период удержания НДФЛ.

Особые случаи: уход за ребёнком, продолжение, нарушение режима

Больничный по уходу за ребёнком

При коде причины «уход за больным ребёнком» в документе появляется вкладка «Уход за детьми», где указывается ребёнок и возраст. От возраста зависит лимит оплачиваемых дней в году, а программа отслеживает его автоматически при условии, что дети внесены в справочник «Родственники» сотрудника. При амбулаторном лечении первые дни оплачиваются по стажу, последующие — в размере 50% среднего заработка; программа применяет это правило сама, но только при корректно указанном виде лечения.

Продолжение больничного

Если листок является продолжением, установите флажок «Является продолжением листка нетрудоспособности» и выберите первичный документ. Тогда первые три дня за счёт работодателя повторно не начисляются — они уже оплачены по первичному листку. Ошибка в этом реквизите приводит к двойной оплате трёх дней за счёт организации.

Нарушение режима и стаж менее шести месяцев

При отметке о нарушении режима укажите дату нарушения на вкладке «Оплата»: с этой даты пособие ограничивается размером МРОТ за полный календарный месяц. Аналогичное ограничение действует при страховом стаже менее шести месяцев — программа применяет его автоматически, если стаж в карточке сотрудника заполнен верно.

Выплата пособия и отправка сведений в СФР

Часть пособия за счёт работодателя выплачивается вместе с ближайшей выплатой зарплаты либо в межрасчётный период. Сформируйте ведомость («Зарплата» — «Ведомости…» нужного типа) с настройкой выплаты «Больничные листы» или «Зарплату и пособия» — документ подтянет начисленную сумму за минусом НДФЛ. После проведения ведомости сумма попадёт в отчёт 6-НДФЛ.

Для части фонда работодатель обязан передать в СФР сведения о застрахованном лице и данные для назначения пособия. В 1С:ЗУП это делается через документы обмена: «Исходящий документ обмена с СФР» либо автоматически при проведении больничного, если включена настройка прямого обмена. Проверьте статус отправки в журнале обмена — листок должен перейти в состояние «Принят СФР».

Если фонд вернул листок с ошибкой (например, неверный СНИЛС или реквизиты счёта сотрудника), исправьте данные в карточке сотрудника и сформируйте сведения повторно. Сам документ «Больничный лист» при этом пересчитывать не требуется.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчётный листок сотрудника

Норма

Есть строка «Больничный за счёт работодателя» с верной суммой

Тревожный признак

Начисление отсутствует или сумма не совпадает с вкладкой «Начислено»

Статус ЭЛН в журнале обмена

Норма

Статус «Принят СФР» или «Выплачено»

Тревожный признак

Ошибка приёма, статус не меняется несколько дней

НДФЛ в ведомости

Норма

Налог удержан только с части работодателя

Тревожный признак

НДФЛ рассчитан со всей суммы пособия

Средний заработок в расшифровке

Норма

Учтены доходы за оба расчётных года

Тревожный признак

Один из годов пустой без причины

Типичные ошибки и как их исправить

Самая распространённая ошибка — незаполненный стаж или справка о заработке, из-за чего пособие считается по МРОТ. Если документ уже проведён, но не выплачен, исправьте данные в карточке сотрудника и пересчитайте больничный кнопкой «Исправить» или повторным расчётом. Если пособие уже выплачено, используйте документ-исправление: программа создаст сторно и доначисление в текущем периоде.

Вторая типичная проблема — двойной ввод отсутствия. Если на период болезни уже зарегистрировано отсутствие документом «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)» или сотруднику начислен оклад за эти дни, программа выдаст конфликт документов. Удалите или отмените проведение лишнего документа отсутствия, затем пересчитайте начисление зарплаты за месяц.

Третья группа ошибок связана с обменом с фондом: просроченный сертификат, незаполненные реквизиты организации (регистрационный номер в СФР, код подчинённости) или устаревшая версия формата обмена. Проверьте настройки в разделе «Отчётность, справки» — «Настройки обмена с контролирующими органами» и обновите конфигурацию, если формат устарел.

FAQ

Можно ли начислить больничный в 1С:Бухгалтерии, а не в ЗУП?

Да, в 1С:Бухгалтерии 8 есть документ «Больничный лист» (раздел «Зарплата и кадры»). Механика аналогична: вводится номер ЭЛН или данные вручную, программа рассчитывает средний заработок по введённым суммам. Однако в бухгалтерской конфигурации расчёт менее детализирован — при сложных случаях (уход за ребёнком, несколько мест работы) рекомендуется ЗУП.

Что делать, если программа не загружает электронный больничный из СФР?

Проверьте три вещи: действительность сертификата для обмена, корректность регистрационного номера организации в СФР и статус самого листка — фонд отдаёт данные только по закрытым или готовым к оплате ЭЛН. Если обмен настроить не удаётся, введите данные листка вручную по номеру, расчёт от этого не изменится.

Как оплачивается больничный внешнему совместителю?

Для внешнего совместителя больничный оформляется отдельным документом по месту совместительства. В расчёт среднего заработка берутся только доходы, начисленные в вашей организации. Если сотрудник представил листок по каждому месту работы, пособие назначается по каждому из них с учётом ограничений по МРОТ.

Нужно ли начислять страховые взносы на пособие?

Нет. Пособие по временной нетрудоспособности не облагается страховыми взносами — ни часть работодателя, ни часть фонда. Облагается только НДФЛ. Если в отчёте по взносам сумма пособия попала в базу, проверьте настройки вида расчёта «Больничный».

Как исправить больничный, если он уже выплачен и прошёл в отчётности?

Используйте механизм исправления: в документе нажмите «Исправить» — программа создаст документ-исправление текущим периодом, сторнирует неверные суммы и доначислит правильные. Разница отразится в уточнённом 6-НДФЛ, а при изменении данных для фонда сформируйте корректирующие сведения в СФР.