Как начислить отпуск за свой счет в 1С

Отпуск за свой счет (без сохранения заработной платы) в программах 1С оформляется кадровым документом, который регистрирует отсутствие сотрудника и автоматически уменьшает сумму начисленной зарплаты за месяц. От правильности оформления зависят табель, расчет оплаты по окладу, стаж для ежегодного отпуска и отчетность, поэтому важно не просто «поставить букву в табеле», а провести документ корректно.

Порядок действий зависит от конфигурации: в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) используется документ «Отпуск без сохранения оплаты», а в 1С:Бухгалтерии — документ «Отсутствие» или начисление с соответствующим видом расчета. Ниже разобраны оба варианта, настройка вида отсутствия и типичные ошибки.

Что нужно подготовить перед оформлением

Прежде чем создавать документ, убедитесь, что в базе есть заявление сотрудника и приказ руководителя — программа фиксирует факт отсутствия, но юридическим основанием служат именно эти документы. Отпуск без сохранения зарплаты предоставляется по соглашению сторон, а для отдельных категорий работников (участники ВОВ, пенсионеры по возрасту, инвалиды и другие) работодатель обязан его предоставить в пределах установленной Трудовым кодексом продолжительности.

Проверьте в программе, что сотрудник принят на работу, у него назначен плановый вид расчета (оклад, тарифная ставка) и заполнен график работы. Если график не заполнен, программа не сможет корректно рассчитать норму времени и сумму удержания за дни отсутствия.

Оформление в 1С:ЗУП документом «Отпуск без сохранения оплаты»

Откройте раздел «Кадры» (или «Зарплата») и выберите журнал «Отпуска» либо «Все отсутствия сотрудников» — состав журналов зависит от настроек интерфейса и версии конфигурации. Нажмите «Создать» и выберите «Отпуск без сохранения оплаты». В документе укажите организацию, сотрудника и период отсутствия: даты начала и окончания.

Программа автоматически рассчитает количество дней отсутствия по графику работы сотрудника и покажет, сколько рабочих дней (часов) приходится на период отпуска. Эти дни будут исключены из оплачиваемого времени при расчете зарплаты. Проверьте, что период указан верно и не пересекается с другими отсутствиями — больничным, командировкой, ежегодным отпуском.

Если сотруднику нужен отпуск на часть рабочего дня, в ЗУП используется отдельный механизм — отсутствие в течение части смены (документ с признаком внутрисменного отсутствия). Обычный документ «Отпуск без сохранения оплаты» регистрирует целодневные отсутствия.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» — «Отпуска» (или «Все отсутствия сотрудников»)
2. 2
   Нажмите «Создать» — «Отпуск без сохранения оплаты»
3. 3
   Укажите сотрудника и период отсутствия
4. 4
   Проверьте автоматически рассчитанные дни по графику
5. 5
   Проведите документ и сформируйте печатную форму приказа при необходимости
6. 6
   Проверьте табель учета рабочего времени за месяц

Оформление в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8 (редакция 3.0) отпуск за свой счет регистрируется документом «Отсутствие» из раздела «Зарплата и кадры» — «Отсутствия». Если документа нет в меню, проверьте, что в настройках функциональности («Администрирование» — «Параметры учета» — «Настройки зарплаты») включен учет отсутствий.

В документе укажите сотрудника и период отсутствия. При расчете зарплаты за месяц программа автоматически уменьшит начисление по окладу пропорционально отработанным дням. Обратите внимание: в 1С:Бухгалтерии механизмы кадрового учета проще, чем в ЗУП, поэтому стаж для отпусков и сложные графики здесь не отслеживаются — для этого предназначен ЗУП.

Настройка вида расчета и отражения в табеле

В типовой поставке ЗУП вид расчета «Отпуск без сохранения заработной платы» уже преднастроен, и дополнительной настройки обычно не требуется. Если в вашей базе план видов расчета изменялся, проверьте, что вид начисления имеет назначение «Отпуск без оплаты» и корректно вытесняет оплату по окладу — то есть за дни отсутствия оклад не начисляется.

В табеле учета рабочего времени (унифицированная форма Т-13 или настроенная в программе) дни отпуска за свой счет отражаются условным обозначением «ДО» (или кодом, принятым в вашей организации). Сформируйте отчет «Табель учета рабочего времени» из раздела «Зарплата» — «Отчеты по зарплате» и сверьте обозначения с периодом документа.

Контрольные точки

Как проверить результат

Табель учета рабочего времени

Норма

Дни отпуска отмечены кодом «ДО», рабочие дни уменьшены

Тревожный признак

Отсутствие не отображается или стоит код явки

Расчетный листок сотрудника

Норма

Оклад начислен пропорционально отработанным дням

Тревожный признак

Оклад начислен полностью, отсутствие не учтено

Период в документе

Норма

Даты совпадают с заявлением и приказом

Тревожный признак

Период пересекается с больничным или другим отпуском

Как отпуск за свой счет влияет на зарплату и стаж

Оплата труда за месяц, в котором есть дни отпуска без сохранения зарплаты, рассчитывается пропорционально отработанному времени. Например, при окладной системе программа делит оклад на норму рабочих дней по графику и умножает на число фактически отработанных дней. Проверить результат можно в документе «Начисление зарплаты и взносов» — сумма по строке сотрудника должна быть меньше полного оклада.

Что касается стажа: период отпуска без сохранения зарплаты до 14 календарных дней в течение рабочего года включается в отпускной стаж, свыше — не включается. В страховой стаж для больничных такие периоды входят, так как трудовые отношения сохраняются. В ЗУП учет стажей ведется автоматически, но только если отсутствия оформлены штатными документами, а не ручными корректировками.

Частые ошибки и способы их исправления

Наиболее распространенная проблема — зарплата за месяц начислена полностью, несмотря на проведенный документ отпуска. Причины: документ проведен после расчета зарплаты (пересчитайте «Начисление зарплаты и взносов»), у сотрудника не заполнен график работы, либо документ оформлен на другую организацию или другой месяц.

Вторая типичная ситуация — отпуск оформили задним числом, когда зарплата уже выплачена. В этом случае образуется переплата, которую нужно урегулировать: удержать из будущих начислений по согласованию с сотрудником или оформить возврат. Помните, что удержания из зарплаты ограничены нормами трудового законодательства.

Третья ошибка — пересечение отпуска за свой счет с праздничными днями или другими отсутствиями. Программа, как правило, контролирует пересечения документов и выдает предупреждение, но если документы вводились разными пользователями, проверьте журнал отсутствий по сотруднику за весь месяц.

Особые сценарии: длительный отпуск и частые отсутствия

Длительный отпуск без сохранения зарплаты

Если отпуск длится несколько месяцев, оформляйте один документ на весь период — программа корректно распределит дни по месяцам. В месяцах, полностью охваченных отпуском, начислений по окладу не будет, но сотрудник остается в штате, и это важно для отчетности по взносам и персонифицированного учета.

Отпуск на несколько часов

Для отсутствия на часть смены в ЗУП предусмотрен механизм внутрисменных отсутствий — в документе устанавливается соответствующий признак и указывается количество часов. В табеле такой день отражается с дробным обозначением: часть дня — явка, часть — отпуск без оплаты.

Перед массовым оформлением отпусков за свой счет (например, при простое или по инициативе работодателя — что недопустимо без согласия работников) сделайте копию базы и проверьте расчет на одном сотруднике. Отпуск без сохранения зарплаты оформляется только по заявлению работника, «отправить весь отдел» приказом нельзя.

FAQ

Можно ли оформить отпуск за свой счет в 1С задним числом?

Технически документ можно провести любой датой, но если зарплата за период уже рассчитана и выплачена, возникнет переплата. Ее нужно урегулировать: зачесть при следующих выплатах по согласованию с сотрудником. Оптимально вводить документ до расчета зарплаты за месяц.

Почему после проведения документа зарплата не уменьшилась?

Чаще всего зарплата была рассчитана раньше документа — откройте «Начисление зарплаты и взносов» и перезаполните расчет. Также проверьте, что у сотрудника заполнен график работы и документ оформлен на ту же организацию и тот же месяц.

Каким кодом отражается отпуск за свой счет в табеле?

Типовое условное обозначение — «ДО» (отпуск без сохранения заработной платы). Если в организации утверждены собственные коды, в настройках программы можно использовать их, но обозначения должны быть закреплены в учетной политике.

Влияет ли отпуск за свой счет на средний заработок для больничного?

Дни отпуска без сохранения зарплаты не исключаются из расчетного периода для пособий, но начислений за эти дни нет, поэтому средний дневной заработок может снизиться. Для отпускных дни такого отпуска и начисления за них исключаются из расчета среднего заработка.

Нужно ли создавать отдельный вид начисления для отпуска без оплаты?

В типовой конфигурации ЗУП вид расчета уже предустановлен, создавать новый не требуется. Собственный вид понадобится только при нестандартных требованиях к отражению в учете — в этом случае копируйте типовой и меняйте только нужные параметры.

Можно ли отменить ошибочно проведенный отпуск?

Да. Если зарплата еще не рассчитана, просто пометьте документ на удаление или распроведите. Если расчет уже выполнен, после отмены документа пересчитайте начисление зарплаты за соответствующий месяц, чтобы восстановить полную сумму оплаты.