Другое · 9 мин
Как начислить компенсацию за неиспользованный отпуск в 1С 8.3
Как начислить компенсацию за неиспользованный отпуск в 1С 8.3 ЗУП: при увольнении и без увольнения, настройка вида расчета, проверка НДФЛ и взносов, типичные ошибки.
Компенсация за неиспользованный отпуск в 1С 8.3 ЗУП начисляется двумя способами: автоматически в документе «Увольнение» либо отдельным начислением, если сотрудник продолжает работать, а часть отпуска заменяется денежной выплатой. Оба сценария опираются на остатки отпусков, которые программа накапливает по данным кадровых документов, поэтому корректность расчёта напрямую зависит от того, насколько полно ведётся учёт отпусков в базе.
Ошибки в этом расчёте дорого обходятся: заниженная компенсация — претензии сотрудника и трудовой инспекции, завышенная — переплата, которую удержать с уже уволенного работника практически невозможно. Ниже разобраны оба сценария, настройка вида расчёта, проверка налогов и типичные сбои.
Проверьте остатки отпусков до начисления
Прежде чем начислять компенсацию, убедитесь, что программа знает реальный остаток отпусков сотрудника. Откройте отчёт «Кадры — Отчёты по кадрам — Остатки отпусков» (в некоторых релизах — «Зарплата — Отчёты — Остатки отпусков») и сформируйте его по нужному сотруднику на дату расчёта.
Если остаток в отчёте не совпадает с реальным, причины обычно такие: отпуска вводились не документами «Отпуск», а отсутствиями или вовсе не вводились; сотрудник принят «задним числом» без начальных остатков; база ведётся не с начала работы сотрудника. В последнем случае начальные остатки вводятся документом «Кадры — Все кадровые документы — Начальная штатная расстановка» либо через ввод остатков отпусков в карточке сотрудника (ссылка «Оформить отпуск — Ввод остатков» в зависимости от релиза).
Компенсация считается пропорционально отработанному времени: за каждый полный отработанный месяц полагается доля годового отпуска (при стандартных 28 днях — 2,33 дня за месяц). Программа делает это автоматически, но только на основании корректных данных о рабочих годах сотрудника.
Сценарий 1: компенсация при увольнении
Это основной и самый простой сценарий. Создайте документ «Кадры — Приёмы, переводы, увольнения — Увольнение» (или «Увольнение списком» для группы). Заполните сотрудника и дату увольнения — программа автоматически определит рабочий год, остаток дней и рассчитает компенсацию.
На вкладке «Компенсации отпуска» (в ряде релизов — «Компенсация отпуска») проверьте: количество дней компенсации, средний заработок и итоговую сумму. Если сотрудник использовал отпуск авансом, программа вместо компенсации покажет удержание за неотработанные дни отпуска — это тоже корректное поведение.
Документ «Увольнение» одновременно является и расчётным: он начисляет зарплату за отработанные дни месяца увольнения, компенсацию, удерживает НДФЛ и считает взносы. Проверьте вкладку «Начисления и удержания» и «НДФЛ» перед проведением окончательного расчёта.
- 1Сформируйте отчёт «Остатки отпусков» и сверьте дни с реальными данными
- 2Создайте документ «Увольнение», укажите сотрудника и дату
- 3Проверьте вкладку «Компенсации отпуска»: дни и средний заработок
- 4Проверьте вкладки «Начисления и удержания» и «НДФЛ»
- 5Проведите документ и сформируйте расчётный листок для контроля
Если дни компенсации не подтянулись
Иногда вкладка компенсации пуста или дни равны нулю. Проверьте: проведены ли все документы «Отпуск» за период работы, нет ли непроведённых «Отсутствий», заполнен ли график работы сотрудника. Также убедитесь, что дата увольнения не попадает в период, за который отпуск уже полностью использован.
Сценарий 2: компенсация без увольнения
Работающему сотруднику деньгами можно заменить только часть отпуска сверх 28 календарных дней (например, дополнительный отпуск за вредные условия или ненормированный день). Заменить основные 28 дней нельзя — это нарушение трудового законодательства.
В 1С 8.3 ЗУП для этого создаётся отдельный вид начисления. Перейдите в «Настройка — Начисления» и создайте новый элемент: назначение — «Повременная оплата труда и надбавки» или «Прочие начисления», начисление выполняется «По отдельному документу», формула — фиксированной суммой или по среднему заработку за указанные дни.
Само начисление вводится документом «Зарплата — Разовые начисления» (или «Простои, отсутствия»/«Премия» в зависимости от настройки вида расчёта). Количество компенсируемых дней и сумму среднего заработка рассчитайте заранее — либо вручную по данным расчётного листка, либо через временное «черновое» увольнение в копии базы, которое потом не проводится.
Настройка налогов и взносов для вида начисления
Компенсация за неиспользованный отпуск облагается НДФЛ и страховыми взносами в полном объёме — это не та выплата, которая освобождается от налогов. В карточке вида начисления проверьте вкладку «Налоги, взносы, учёт»:
- НДФЛ: код дохода 2013 — «Компенсация за неиспользованный отпуск»;
- Страховые взносы: вид дохода «Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами»;
- Бухучёт: способ отражения обычно совпадает с отражением зарплаты сотрудника (счёт затрат по подразделению или настройке организации);
- Средний заработок: начисление не должно входить в базу среднего заработка для будущих расчётов, если методика вашей учётной политики это исключает.
Неверный код дохода — частая причина уточнёнок по 6-НДФЛ и расхождений в персонифицированной отчётности. Если начисление при увольнении считается штатным алгоритмом, коды подставляются автоматически; для самостоятельно созданного вида расчёта их нужно задать вручную.
Проверка результата расчёта
После проведения документа сформируйте расчётный листок сотрудника («Зарплата — Отчёты — Расчётный листок») и сверьте: сумма компенсации, удержанный НДФЛ, итог к выплате. Для увольняемого сотрудника итог должен включать зарплату за месяц, компенсацию и все причитающиеся удержания.
Дополнительно проверьте средний дневной заработок: он рассчитывается из выплат за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу увольнения или начисления компенсации. Если сотрудник недавно принят или в расчётном периоде были длительные отсутствия, средний может оказаться неожиданным — откройте в документе расшифровку среднего заработка (кнопка с «калькулятором» у поля среднего) и проверьте состав базы.
Как проверить результат
Совпадают с отчётом «Остатки отпусков» на дату расчёта
Дни нулевые или расходятся с остатком
База включает 12 предшествующих месяцев без чужих периодов
Пустой расчётный период или попали разовые выплаты не по правилам
Удержан с кода дохода 2013, виден в регистре и расчётном листке
Налог не рассчитан или ушёл на другой код дохода
Типичные ошибки и ограничения
Отдельное ограничение касается удержания за отпуск, использованный авансом: при некоторых основаниях увольнения (сокращение, ликвидация, призыв) удерживать такие суммы нельзя. Программа предложит удержание автоматически, поэтому бухгалтер должен вручную оценить основание увольнения и при необходимости обнулить удержание на вкладке компенсации.
Если в базе несколько организаций или сотрудник — совместитель, компенсация считается отдельно по каждому месту работы. Не переносите дни и суммы между основным местом и совместительством.
Что важно запомнить
При увольнении компенсация считается автоматически в документе «Увольнение», без увольнения — отдельным видом начисления с кодом дохода 2013. Ключ к правильной сумме — корректные остатки отпусков, которые нужно сверить до расчёта, и ручная корректировка остатков после выплаты работающему сотруднику.
Частые вопросы
Почему в документе «Увольнение» не рассчитывается компенсация?
Чаще всего не проведены документы «Отпуск» за период работы, не заполнен график сотрудника или дата увольнения попадает в полностью «закрытый» отпусками рабочий год. Проверьте отчёт «Остатки отпусков» — если там ноль, программе нечего компенсировать.
Какой код дохода НДФЛ у компенсации за неиспользованный отпуск?
Код 2013. Он отличается от кода обычной зарплаты (2000) и от отпускных (2012). При автоматическом расчёте в документе «Увольнение» код подставляется сам, для самостоятельно созданного вида начисления его нужно указать вручную на вкладке «Налоги, взносы, учёт».
Облагается ли компенсация страховыми взносами?
Да, в полном объёме — и при увольнении, и при выплате работающему сотруднику. В настройках вида начисления должен стоять вид дохода «Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами».
Можно ли выплатить компенсацию без увольнения за весь отпуск?
Нет. Денежной компенсацией заменяется только часть отпуска, превышающая 28 календарных дней за рабочий год (дополнительные отпуска). Основные 28 дней работающий сотрудник обязан отгулять.
Остаток отпуска в программе не совпадает с реальным. Что делать?
Введите начальные остатки отпусков (через карточку сотрудника или документ ввода остатков, в зависимости от релиза) и проверьте, что все фактические отпуска оформлены документами «Отпуск», а не только табелем. После исправления пересчитайте документ начисления.
Как скорректировать уже проведённую компенсацию?
Если период не закрыт, распроведите документ, исправьте данные и проведите заново. Если зарплата выплачена и отчётность сдана, используйте документ «Сторнирование начислений» или «Перерасчёты» в следующем периоде, а по налогам — уточнённые расчёты.