Как начислить больничный в 1С 8

Начисление пособия по временной нетрудоспособности в программах 1С выполняется документом «Больничный лист». В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3.1) документ находится в разделе «Зарплата» или «Кадры», рассчитывает средний заработок автоматически и делит пособие на часть за счёт работодателя и часть за счёт ФСС. В «1С:Бухгалтерии 8» больничный также оформляется отдельным документом, но с более простым набором настроек.

Перед начислением убедитесь, что в базе корректно заполнены данные сотрудника: дата приёма на работу, страховой стаж, сведения о заработке за расчётные два года. От этих данных напрямую зависит сумма пособия: при стаже до 5 лет оплачивается 60% среднего заработка, от 5 до 8 лет — 80%, свыше 8 лет — 100%. Если стаж не заполнен, программа посчитает пособие по минимальному проценту или вообще по МРОТ.

С 2021 года действует механизм прямых выплат: работодатель оплачивает только первые три дня болезни, остальное перечисляет ФСС напрямую сотруднику. В 1С это отражено автоматически — документ разбивает сумму на две части, а для передачи данных в фонд формируется реестр или электронное взаимодействие с ЭЛН.

Подготовка: что проверить до начисления

Корректность расчёта на 90% зависит от исходных данных. Откройте карточку сотрудника (Кадры → Сотрудники) и проверьте поле «Страховой стаж» — оно находится по ссылке «Трудовая деятельность» или «Страхование». Если стаж не указан, введите его вручную на дату начала нетрудоспособности.

Второй блок — заработок за два предшествующих календарных года. Если сотрудник работает у вас давно, данные уже есть в базе. Если он принят недавно, внесите справку о заработке от предыдущего работодателя: в ЗУП это документ «Справка для расчёта пособий» (Зарплата → См. также → Справки для расчёта пособий). Без неё программа посчитает пособие только из вашего заработка или из МРОТ.

Третий момент — настройки учётной политики. Проверьте, что в настройках организации указан корректный территориальный коэффициент (районный), если он применяется, и что включён обмен электронными больничными, если сотрудник принёс ЭЛН. Обмен настраивается в разделе «Администрирование → Обмен электронными документами» или через сервис 1С-Отчётность.

Контрольные точки

Что проверить перед расчётом

Страховой стаж в карточке сотрудника

Норма

Стаж заполнен на дату начала болезни

Тревожный признак

Поле пустое — пособие посчитается по минимуму

Заработок за 2 расчётных года

Норма

Данные в базе или внесена справка от прошлого работодателя

Тревожный признак

Данных нет — расчёт пойдёт из МРОТ

Номер ЭЛН

Норма

Больничный загружен по номеру из ФСС

Тревожный признак

ЭЛН не найден — проверьте настройку обмена

Создание документа «Больничный лист»

Перейдите в раздел «Зарплата» и выберите «Больничные листы» (если документа нет в списке, откройте «Все отсутствия» или включите его в настройках состава документов). Нажмите «Создать». В шапке укажите месяц начисления, организацию и сотрудника.

Далее заполните номер листка нетрудоспособности. Если больничный электронный, достаточно ввести номер ЭЛН и нажать «Получить из ФСС» — программа загрузит период, причину нетрудоспособности, код диагноза и данные медучреждения автоматически. Для бумажного больничного (продолжения и редкие исключения) данные вводятся вручную.

Укажите период нетрудоспособности: даты «с» и «по». Программа автоматически определит, какие дни оплачивает работодатель (первые три), а какие — ФСС. Если больничный является продолжением предыдущего листка, установите соответствующий флажок и выберите первичный документ — тогда три дня за счёт работодателя повторно не оплачиваются.

1. 1
   Откройте Зарплата → Больничные листы → Создать
2. 2
   Укажите месяц, организацию и сотрудника
3. 3
   Введите номер ЭЛН и загрузите данные из ФСС (или заполните вручную)
4. 4
   Проверьте период, причину нетрудоспособности и процент оплаты
5. 5
   Откройте вкладку «Оплата» и сверьте средний заработок
6. 6
   Проведите документ и проверьте начисление в расчётном листке

Как программа рассчитывает средний заработок

На вкладке «Оплата» (или по кнопке «Изменить» рядом с полем «Средний заработок») отображается расчёт: суммы за два расчётных года, количество календарных дней (730, с учётом исключаемых периодов) и среднедневной заработок. Формула стандартная: заработок за два года делится на 730 и умножается на процент по стажу и количество дней болезни.

Программа автоматически применяет ограничения: среднедневной заработок не может превышать предельную базу по взносам за расчётные годы и не может быть ниже расчёта из МРОТ. Если сотрудник работает на неполной ставке, пособие из МРОТ считается пропорционально ставке. Все эти проверки видны в форме расчёта — сверяйте их, а не только итоговую сумму.

Если заработок сотрудника в базе отличается от ожидаемого, откройте детализацию по ссылке в форме среднего заработка. Там видно, какие начисления вошли в расчёт. Типичная причина расхождений — премии или доплаты, у которых в настройках вида расчёта не установлен признак облагаемости взносами в ФСС, либо ручные корректировки прошлых периодов.

Оплата за счёт работодателя и ФСС

При стандартном заболевании или бытовой травме первые три календарных дня оплачивает работодатель, с четвёртого дня — ФСС. В документе эти суммы показаны отдельными строками: «за счёт работодателя» и «за счёт ФСС». При некоторых причинах нетрудоспособности (уход за больным ребёнком амбулаторно, карантин, протезирование) правила деления другие — программа применит их по коду причины из ЭЛН.

Часть за счёт работодателя попадает в расходы организации и отражается в бухучёте при синхронизации с 1С:Бухгалтерией. Часть за счёт ФСС работодателем не оплачивается: для её перечисления в фонд отправляются сведения о страховом случае. В ЗУП это делается через «1С-Отчётность» — формируется исходящий документ «Реестр сведений в ФСС» или отправка по ЭЛН.

НДФЛ удерживается со всей суммы пособия, включая часть ФСС — работодатель выступает налоговым агентом по своей части, а фонд удерживает налог со своей. В документе НДФЛ рассчитывается автоматически на вкладке «НДФЛ» или в сводной части. Страховые взносы на пособие не начисляются.

Выплата и отражение в учёте

Больничный обычно выплачивается с ближайшей зарплатой или авансом. Если нужно выплатить раньше, в документе установите дату выплаты и создайте ведомость по кнопке «Выплатить» — программа сформирует межрасчётную ведомость именно на сумму пособия. Учтите: дата выплаты определяет период удержания НДФЛ, поэтому не ставьте её произвольно.

После проведения проверьте результат в расчётном листке сотрудника (Зарплата → Отчёты → Расчётный листок): там должна появиться строка «Оплата больничного листа» с разбивкой по источникам. Также убедитесь, что дни болезни корректно отразились в табеле — программа ставит код «Б» автоматически на основании документа.

При синхронизации с 1С:Бухгалтерией документ передаётся в составе отражения зарплаты. Проверьте, что счёт учёта для пособия за счёт работодателя соответствует вашей учётной политике (обычно тот же счёт затрат, что и у оклада сотрудника), а пособие за счёт ФСС отражается по расчётам с фондом.

Особые ситуации и тонкости

Больничный во время отпуска или после увольнения

Если сотрудник заболел в отпуске, сначала оформите больничный, затем скорректируйте отпуск: программа предложит продлить или перенести его. В ЗУП это делается через механизм «Сторнировать/исправить» документа отпуска. При болезни уволенного сотрудника в течение 30 дней после увольнения пособие платится в размере 60% независимо от стажа — в документе укажите причину и проверьте процент.

Больничный по уходу за ребёнком

При уходе за ребёнком действуют ограничения по количеству оплачиваемых дней в году и особые проценты (первые дни — по стажу, далее — 50% при амбулаторном лечении). Программа контролирует лимиты автоматически, если в базе корректно ведутся предыдущие больничные. Проверяйте остаток дней в форме документа — там выводится подсказка.

Районные коэффициенты и МРОТ

В регионах с районным коэффициентом пособие из МРОТ умножается на коэффициент. Убедитесь, что коэффициент задан в настройках организации, иначе сотрудники с низким заработком получат заниженное пособие, а ФСС при проверке укажет на ошибку.

Как исправить ошибочный больничный

Если документ уже проведён, но данные изменились (например, ФСС прислал исправленный ЭЛН), не редактируйте проведённый документ вручную в закрытом периоде. В ЗУП используйте механизм исправления: откройте документ и нажмите «Исправить» — программа создаст новый документ-исправление, который сторнирует старые суммы и начислит правильные.

Если ошибка обнаружена в текущем периоде до выплаты, допустимо просто перепровести документ с исправленными данными. После любой корректировки заново сформируйте расчётный листок и реестр в ФСС — убедитесь, что в фонд ушли актуальные сведения, а не первоначальные.

Частые вопросы

Нет пункта «Больничные листы» в меню «Зарплата». Что делать?

Откройте раздел «Зарплата» и проверьте ссылку «Все отсутствия» или настройки панели навигации (шестерёнка в правом верхнем углу раздела) — документ может быть просто скрыт. Также убедитесь, что в настройках учётной политики и функциональности программы (Администрирование → Настройка функциональности) не отключён учёт больничных.

Как начислить больничный, если сотрудник принёс бумажный листок?

Создайте документ «Больничный лист» и введите данные вручную: номер, даты, причину нетрудоспособности, код подчинённости ФСС. Алгоритм расчёта не отличается от электронного варианта — отличается только способ ввода исходных данных.

Почему программа посчитала пособие из МРОТ, хотя зарплата у сотрудника высокая?

Чаще всего в базе нет заработка за два расчётных года — например, сотрудник принят недавно, а справка от прежнего работодателя не внесена. Вторая причина — большое количество исключаемых дней или нарушение режима, отмеченное в ЭЛН. Откройте форму расчёта среднего заработка и посмотрите, какие суммы и дни учтены.

Нужно ли начислять страховые взносы на больничный?

Нет. Пособие по временной нетрудоспособности не облагается страховыми взносами ни в части работодателя, ни в части ФСС. Облагается только НДФЛ. Если в отчёте по взносам сумма пособия попала в базу — проверьте настройки вида расчёта «Оплата больничного листа».

Как оплатить больничный совместителю?

Для внутреннего совместителя создайте отдельный документ «Больничный лист» по каждому месту работы — программа рассчитает пособие из заработка по соответствующему сотруднику. Для внешнего совместителя пособие платится по правилам, зависящим от того, работал ли он у вас в расчётных годах; при необходимости учитывается справка с основного места работы.

Больничный переходит на следующий месяц. Как его начислить?

В поле «Месяц» укажите месяц, в котором начисляется пособие, а период нетрудоспособности введите полностью — программа сама распределит дни по месяцам в табеле. Если больничный ещё не закрыт (продолжается), оформите документ на закрытый период, а продолжение проведите отдельным документом с признаком «продолжение».