Как начислить больничный лист в 1С Бухгалтерия пошагово

Начисление пособия по временной нетрудоспособности в 1С Бухгалтерия выполняется через документ «Больничный лист», который рассчитывает оплату за счёт работодателя и формирует данные для ФСС. Чтобы программа посчитала сумму корректно, должны быть настроены учётная политика, виды начислений и загружены данные о среднем заработке и стаже сотрудника.

Перед созданием документа убедитесь, что у вас актуальная версия конфигурации: порядок расчёта пособий и лимиты базы для страховых взносов периодически меняются, а программа опирается на встроенные регламентированные значения. Также проверьте, что в базе корректно введены кадровые документы сотрудника — приём на работу и, при необходимости, кадровые перемещения.

Статья рассчитана на конфигурацию «1С:Бухгалтерия 8» с включённым расчётом зарплаты. В облегчённых вариантах учёта часть операций может вестись вручную или в отдельной программе 1С:ЗУП — об этом тоже сказано ниже.

Проверьте предварительные настройки перед начислением

Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Учётная политика». Убедитесь, что установлен корректный порядок выплаты пособий: прямые выплаты через ФСС или зачётный механизм. От этого зависит, какая часть больничного отражается в учёте и какие выплаты формируются.

Проверьте, что в справочнике «Сотрудники» у работника заполнены страховой стаж и данные о заработке для расчёта пособий. Если сотрудник принят недавно, введите справку о заработке с предыдущего места работы через документ «Справка для расчёта пособий» — без неё программа применит расчёт из МРОТ, и сумма окажется заниженной.

Также убедитесь, что в настройках вида начисления «Больничный за счёт работодателя» выбран правильный способ отражения в бухучёте. Обычно это счёт затрат, соответствующий подразделению сотрудника, но при нескольких видах деятельности может потребоваться отдельная настройка.

Создайте документ «Больничный лист»

Перейдите в «Зарплата и кадры» → «Все начисления» → кнопка «Создать» → «Больничный лист». В шапке документа укажите организацию, сотрудника, месяц начисления и период нетрудоспособности по листку. Если листок электронный (ЭЛН), введите его номер — в актуальных версиях программа может загрузить данные из ФСС автоматически.

Поле «Вид нетрудоспособности» заполните по листку: общее заболевание, травма, уход за больным членом семьи и так далее. От вида зависит, сколько дней оплачивает работодатель и какие ограничения по оплате применяются. Например, при уходе за ребёнком работодатель не оплачивает дни — всё идёт за счёт ФСС.

Процент оплаты программа подставляет автоматически по страховому стажу, но при необходимости его можно скорректировать вручную. Проверьте, что стаж в карточке сотрудника заведён верно: ошибка в стаже напрямую искажает сумму пособия.

1. 1
   Откройте «Зарплата и кадры» → «Все начисления» → «Создать» → «Больничный лист»
2. 2
   Укажите организацию, сотрудника и месяц начисления
3. 3
   Введите период нетрудоспособности и номер листка
4. 4
   Выберите вид нетрудоспособности и проверьте процент оплаты
5. 5
   Проверьте расчёт среднего заработка по кнопке с суммой
6. 6
   Проведите документ и сверьте проводки

Как программа рассчитывает средний заработок

Расчёт пособия строится на среднедневном заработке за два календарных года, предшествующих году наступления нетрудоспособности. Программа берёт начисления, облагаемые взносами, и делит на установленное число дней. Посмотреть детализацию можно, нажав на сумму среднего заработка в документе — откроется форма с расшифровкой по месяцам.

Проверьте, что в расчёт попали все облагаемые начисления и не попали необлагаемые (например, ранее выплаченные пособия). Если заработок сотрудника ниже расчёта из МРОТ, программа должна применить минимальный расчёт — это видно в форме расшифровки.

Ограничение максимальной базы тоже контролируется автоматически: если средний заработок превышает предельное значение, программа обрежет сумму до лимита. Вручную это значение править не нужно — оно обновляется с конфигурацией.

Контрольные точки

Как проверить результат

Среднедневной заработок

Норма

Совпадает с расчётом по данным за два предыдущих года, учтены лимиты

Тревожный признак

Сумма равна расчёту из МРОТ при наличии справки о заработке — справка не введена

Процент оплаты

Норма

Соответствует страховому стажу сотрудника

Тревожный признак

100% при стаже менее 8 лет или 60% без оснований

Разделение сумм

Норма

Дни за счёт работодателя и ФСС разделены корректно по виду нетрудоспособности

Тревожный признак

Вся сумма повисла на работодателе при прямых выплатах

Проведение документа и проверка проводок

После заполнения нажмите «Провести». Документ формирует начисление пособия, удержание НДФЛ и проводки по счетам учёта. Откройте результат проведения кнопкой «Дт/Кт» и убедитесь, что сумма за счёт работодателя отнесена на счёт затрат, а сумма за счёт ФСС — на счёт 69 с соответствующей аналитикой.

НДФЛ с больничного удерживается в общем порядке: пособие облагается налогом, но не облагается страховыми взносами. Проверьте, что в документе корректно рассчитан налог и что он попадёт в ведомость на выплату вместе с ближайшей выплатой зарплаты.

Если больничный приходится на переходящий период (начался в одном месяце, закончился в другом), программа распределяет дни по месяцам начисления. Это важно для отчётности: пособие отражается в том месяце, к которому относятся дни нетрудоспособности.

Отражение больничного в отчётности и выплата

Пособие по больничному включается в расчётный листок сотрудника и в зарплатную отчётность. Проверьте, что сумма попала в отчёт «Расчётный листок» и корректно отразилась в регистрах по НДФЛ — это важно для формы 6-НДФЛ, где пособия показываются отдельно от зарплаты по срокам перечисления налога.

Выплата пособия оформляется ведомостью вместе с зарплатой или отдельной ведомостью — в зависимости от принятых в организации сроков. При прямых выплатах работодатель перечисляет только свою часть, а данные для ФСС передаются через реестр или отчёт, который формируется из программы.

Для проверки взаиморасчётов с фондом используйте отчёты по взносам: суммы за счёт ФСС должны совпадать с данными, ушедшими в реестр. Расхождение — признак ошибки в настройке учётной политики или в виде нетрудоспособности.

Удобно заводить больничный сразу после получения листка, а не в конце месяца: тогда при расчёте зарплаты программа корректно учтёт дни отсутствия и не начислит оклад за дни болезни. Иначе придётся делать перерасчёт вручную.

Типичные ошибки и как их исправить

Чаще всего проблемы возникают из-за незаполненного стажа, отсутствующей справки о заработке или неверного вида нетрудоспособности. Реже — из-за того, что больничный введён после расчёта зарплаты, и программа не сторнировала начисления за дни болезни. В этом случае перепроведите документы начисления зарплаты за месяц после ввода больничного.

Частые вопросы

Можно ли начислить больничный в 1С Бухгалтерия, если зарплату ведём в 1С:ЗУП?

Нет, в этом случае больничный оформляется в ЗУП, а в Бухгалтерию переносятся только итоговые данные для отражения в учёте через синхронизацию или документ «Отражение зарплаты в бухучёте». Дублировать начисление в двух программах нельзя.

Как начислить больничный внешнему совместителю?

Документ создаётся так же, но средний заработок считается только по начислениям в вашей организации. Если сотрудник предоставил справку с основного места работы, введите её через «Справка для расчёта пособий» — тогда расчёт будет полным.

Программа посчитала пособие из МРОТ, хотя у сотрудника был заработок. Что делать?

Проверьте, что за два предыдущих года в базе есть облагаемые начисления или введена справка о заработке. Также убедитесь, что виды начислений имеют корректную настройку обложения взносами — иначе суммы не попадут в базу для расчёта пособий.

Нужно ли начислять страховые взносы на больничный?

Нет, пособия по временной нетрудоспособности не облагаются страховыми взносами, но облагаются НДФЛ. Если программа начислила взносы на сумму больничного, проверьте настройки вида начисления — там должен быть указан корректный вид дохода.

Как исправить ошибочно проведённый больничный?

Отмените проведение документа, исправьте данные и проведите заново. Если больничный уже попал в сданную отчётность, может потребоваться корректирующий отчёт. Не удаляйте документ, если по нему уже были выплаты, — сначала разберитесь с ведомостями.

Что делать с электронным больничным (ЭЛН)?

В актуальных версиях программы номер ЭЛН вводится в документ, и данные подгружаются из ФСС автоматически. Если обмен не настроен, заполните документ вручную по данным листка, а реестр для фонда сформируйте штатными средствами отчётности.