Как начислить аванс в 1С Фреш

Аванс в 1С Фреш (в облачной «1С:Зарплата и управление персоналом») начисляется специальным документом «Начисление за первую половину месяца» либо выплачивается фиксированной суммой без расчёта. Выбор способа задаётся в настройках учётной политики организации и для каждого сотрудника в приёме на работу или кадровом переводе. Ошибка на этом этапе приводит к тому, что аванс либо не рассчитается, либо будет посчитан неверно.

Сервис 1С Фреш работает через браузер, поэтому все действия выполняются в веб-интерфейсе без установки программы. Разделы и документы зарплатного блока собраны в меню «Зарплата» и «Выплаты». Ниже разобран полный цикл: от настройки до проверки проводок по НДФЛ.

Важно понимать: аванс — это оплата труда за первую половину месяца, и по законодательству он должен соответствовать фактически отработанному времени или выполненной работе. Выплата «символической» суммы рискованна при проверках трудовой инспекции, поэтому расчёт по отработанному времени считается наиболее безопасным вариантом.

Какие способы расчёта аванса есть в 1С Фреш

Программа поддерживает три варианта выплаты аванса. Первый — расчёт за первую половину месяца: программа берёт начисления сотрудника (оклад, надбавки) и фактически отработанное время с 1 по 15 число и рассчитывает сумму пропорционально. Это самый корректный с точки зрения трудового законодательства способ.

Второй вариант — фиксированная сумма. Сотруднику каждый месяц выплачивается одна и та же сумма без документа начисления. Третий — процент от оклада (тарифа), например 40%. Оба последних варианта не требуют документа «Начисление за первую половину месяца»: сумма подставляется сразу в ведомость на выплату.

Сравнение вариантов

Расчёт за первую половину месяца

Учитывает фактически отработанное время и надбавки. Требует документа начисления. Самый безопасный при проверках.

Фиксированная сумма

Быстро и просто, но при длительном отсутствии сотрудника (болезнь, отпуск) возможна переплата, которую придётся удерживать.

Процент от оклада

Компромиссный вариант: сумма меняется вместе с окладом, но не учитывает реальные пропуски в первой половине месяца.

Настройка способа расчёта аванса

Общая настройка задаётся в карточке организации: раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» → вкладка «Учётная политика и другие настройки» → «Учётная политика». Здесь указывается способ расчёта аванса по умолчанию и дата выплаты аванса (обычно с 16 по 30 число).

Индивидуальный способ для конкретного сотрудника устанавливается в документе «Приём на работу» или «Кадровый перевод» — поле «Аванс». Там же можно задать фиксированную сумму или процент. Если поле не заполнено, применяется настройка организации.

1. 1
   Откройте «Настройка» → «Реквизиты организации» → «Учётная политика» и задайте способ расчёта аванса и дату выплаты
2. 2
   Проверьте в документах приёма на работу поле «Аванс» у сотрудников
3. 3
   При способе «расчёт за первую половину месяца» создайте документ «Начисление за первую половину месяца»
4. 4
   Заполните документ кнопкой «Заполнить» и проверьте суммы
5. 5
   Создайте ведомость на выплату аванса и проверьте НДФЛ

Документ «Начисление за первую половину месяца»

Документ находится в разделе «Зарплата» → «Начисления за первую половину месяца». Создайте новый документ, укажите месяц начисления и организацию, затем нажмите «Заполнить» — программа подберёт всех сотрудников, у которых способ аванса установлен как расчёт за первую половину месяца.

Программа учитывает данные табеля: если сотрудник болел или был в отпуске в первой половине месяца и эти отсутствия введены документами до расчёта аванса, сумма уменьшится автоматически. Поэтому перед заполнением документа убедитесь, что все больничные, отпуска и командировки за период с 1 по 15 число внесены в программу.

На вкладке документа видны начисления, удержания (например, алименты, если настроено) и НДФЛ. Налог с аванса исчисляется, поскольку датой фактического получения дохода по зарплате считается день выплаты — это влияет на отражение в отчётности 6-НДФЛ.

Выплата аванса ведомостью

После начисления аванс выплачивается документом ведомости: «Выплаты» → «Ведомости в банк» (или «В кассу», «Через раздатчика»). В поле «Выплачивать» выберите значение «Аванс», укажите месяц и дату выплаты, затем нажмите «Заполнить».

Для сотрудников с расчётным авансом подтянутся суммы из документа начисления. Для сотрудников с фиксированной суммой или процентом программа подставит значения из их кадровых документов. В ведомости автоматически рассчитается НДФЛ к удержанию — проверьте его перед проведением.

После проведения ведомости перечислите НДФЛ в бюджет в установленный срок. В 1С Фреш уплата отражается ведомостью с признаком уплаты налога либо учитывается при формировании отчётности, в зависимости от настроек учёта.

Проверка результата и типичные ошибки

Контролировать правильность начисления удобно отчётами. В разделе «Зарплата» → «Отчёты» доступны «Расчётный листок», «Расчётная ведомость Т-51» и «Свод начислений и удержаний». Сформируйте расчётный листок сотрудника: аванс должен отображаться как отдельное начисление за первую половину месяца.

Для проверки НДФЛ используйте отчёты «Анализ НДФЛ» и регистры налогового учёта. Исчисленный с аванса налог должен совпасть с удержанным в ведомости; расхождение обычно означает, что ведомость заполнялась до пересчёта документа начисления.

Контрольные точки

Как проверить результат

Документ начисления аванса

Норма

Заполнен сотрудниками, суммы соответствуют отработанному времени

Тревожный признак

Пустой документ или суммы у отсутствовавших сотрудников

Ведомость на выплату

Норма

Суммы к выплате равны начисленному авансу минус НДФЛ

Тревожный признак

НДФЛ равен нулю или суммы не совпадают с начислением

Расчётный листок сотрудника

Норма

Аванс виден отдельной строкой за первую половину месяца

Тревожный признак

Аванс отсутствует или задвоен

Частые вопросы

Почему документ «Начисление за первую половину месяца» заполняется пустым?

Чаще всего у сотрудников в приёме на работу установлен способ аванса «фиксированной суммой» или «процентом» — такие сотрудники в документ расчёта не попадают. Проверьте поле «Аванс» в кадровых документах и настройку учётной политики организации.

Нужно ли удерживать НДФЛ при выплате аванса?

Да. Датой получения дохода в виде оплаты труда считается день выплаты, поэтому при выплате аванса НДФЛ исчисляется и удерживается, а затем перечисляется в бюджет в общие сроки. В 1С Фреш налог рассчитывается автоматически в ведомости.

Как выплатить аванс только одному сотруднику?

Создайте ведомость с видом выплаты «Аванс» и вместо кнопки «Заполнить» используйте «Подбор» — добавьте нужного сотрудника вручную. Сумма подставится из документа начисления или из его настройки аванса.

Что делать, если аванс выплачен больше, чем сотрудник заработал?

Переплата автоматически скорректируется при окончательном расчёте зарплаты за месяц: программа уменьшит сумму к выплате. Если сотрудник увольняется и переплату не из чего удержать, потребуется отдельное оформление возврата — действуйте аккуратно, так как удержания из зарплаты ограничены законом.

Можно ли изменить способ расчёта аванса в середине года?

Да. Создайте документ «Кадровый перевод» с новой даты и измените поле «Аванс» на нужный способ. Учтите, что порядок и сроки выплаты зарплаты должны быть закреплены во внутренних документах организации, поэтому при существенном изменении условий могут потребоваться кадровые процедуры уведомления сотрудников.